Việc phõn phối sản phẩm của Cụng ty thụng qua 2 kờnh phõn phối chớnh đú là: Phõn phối cho cỏc khỏch hàng lẻ và Phõn phối cho cỏc đối tỏc làm đại lý phõn phối cho sản phẩm.
1. Quy trỡnh phõn phối sản phẩm cho cỏc khỏch hàng lẻ:
Sơ đồ 3: QUY TRèNH PHÂN PHỐI SẢN PHẨM CHO CÁC KH LẺ
Hẹn gặp
Thống nhất
Sắp xếp
(1) Việc tỡm kiếm khỏch hàng do bộ phận kinh doanh thực hiện và thụng qua nhiều cỏch thức khỏc nhau, nhƣ: tỡm kiếm thụng tin qua mạng Internet, thụng qua việc đi khảo sỏt thị trƣờng thực tiếp để tỡm kiếm thụng tin của khỏch hàng, do cỏc đối tỏc kinh doanh hoặc do cỏc khỏch hàng đang sử dụng sản phẩm của Cụng ty giới thiệu. Hiện nay cỏc phƣơng phỏp tỡm kiếm khỏch hàng nhƣ trờn đều phỏt huy kết quả tớch cực, tuy nhiờn phƣơng phỏp đạt hiệu quả cao nhất vẫn đang là cỏch đi khảo sỏt thị trƣờng trực tiếp và “khỏch hàng giới thiệu khỏch hàng”. (2) Tiếp xỳc trực tiếp khỏch hàng để demo sản phẩm: đõy là giai đoạn
quan trọng nhất trong quy trỡnh bỏn hàng, quyết định cho việc lờn đƣợc hợp đồng kinh tế giữa hai bờn. Giai đoạn này thƣờng mất rất nhiều thời gian. Thụng thƣờng, trong lĩnh vực này, khỏch hàng thƣờng mua trọn gúi cả hai sản phẩm phần mềm và phần cứng (mỏy múc thiết bị), do vậy, cỏc tớnh năng của chƣơng trỡnh phần mềm cú đỏp ứng đƣợc tối đa (1) Tỡm kiếm khỏch hàng (đi
thị trƣờng, giới thiệu, Internet…)
(2) Tiếp xỳc trực tiếp (Demo sản phẩm)
(3) Ký kết hợp đồng mua bỏn (4) Lờn kế hoạch giao hàng
(5) Lắp đặt, bảo hành, bảo trỡ sản phẩm
SVTH: PHẠM THỊ NGỌC NY Trang 34
cỏc yờu cầu quản lý của khỏch hàng thỡ khỏch hàng rất dễ dàng lựa chọn cỏc sản phẩm phần cứng kốm theo. Quy mụ của khỏch hàng càng lớn, yờu cầu quản lý càng cao thỡ giỏ trị của hợp đồng ký đƣợc chắc chắn sẽ càng lớn.
(3) Ký kết hợp đồng mua bỏn: sau khi khỏch hàng đó hải lũng về sản phẩm thỡ sẽ chuyển sang giai đoạn thảo luận về cỏc điều khoản của hợp đồng mua bỏn hàng húa, hai bờn sẽ thống nhất ký kết hợp đồng về cỏc nội dung nhƣ: tổng giỏ trị hợp đồng, thời gian giao hàng, thời gian thanh toỏn, phƣơng thức thanh toỏn, thời gian nghiệm thu chƣơng trỡnh… Hợp đồng dựa trờn nguyờn tắc “thuận mua vừa bỏn, đụi bờn cựng cú lợi”.
(4) Lờn kế hoạch giao hàng: đõy là giai đoạn cũng tƣơng đối quan trọng, thuật ngữ “giao hàng” ở đõy chỉ cho cả chƣơng trỡnh phần mềm và phần cứng. Vỡ phần mềm là sản phẩm trớ tuệ và cần cài đặt một cỏch khoa học lờn phần cứng nờn kế hoạch để giao hàng và triển khai chƣơng trỡnh phần mềm cần đƣợc lờn một cỏch chi tiết cụ thể, đồng thời cũng phải thống nhất thời gian giữa ngƣời mua và ngƣời bỏn. Việc giao hàng này phụ thuộc rất nhiều vào sự sắp xếp và thuận tiện của ngƣời mua (khỏch hàng).
(5) Lắp đặt, bảo hành, bảo trỡ sản phẩm: Những gúi sản phẩm đặc thự của Trớ Tuệ Trẻ cung cấp và thị trƣờng khỏch hàng ở lĩnh vực này luụn đũi hỏi Trớ Tuệ Trẻ cần cú khõu lắp đặt chuyờn nghiệp, chế độ bảo hành, bảo trỡ sản phẩm một cỏch nhanh chúng, kịp thời và hiệu quả nhất. Do vậy, cụng tỏc bảo hành bảo trỡ sản phẩm của Trớ Tuệ Trẻ ngày càng đƣợc hoàn thiện về nhõn sự và ngày một chuyờn nghiệp hơn.
SVTH: PHẠM THỊ NGỌC NY Trang 35
2. Quy trỡnh phõn phối sản phẩm cho đại lý (đối tỏc):
Sơ đồ 4: QUY TRèNH PHÂN PHỐI SẢN PHẨM CHO ĐẠI Lí (ĐỐI TÁC)
Hẹn gặp
Thống nhất
Sắp xếp
(1)Tỡm kiếm đại lý phõn phối (đối tỏc kinh doanh): thụng qua phƣơng phỏp này Trớ Tuệ Trẻ cú thể nõng cao đƣợc doanh số bỏn thụng qua việc đẩy nhanh số lƣợng tiờu thụ sản phẩm và mở rộng thị trƣờng. Cỏch tỡm đại lý phõn phối sản phẩm, thụng thƣờng là thụng qua cỏc mối quan hệ, danh tiếng sẵn cú của cụng ty. Bờn cạnh đú, cụng ty cũng thƣờng xuyờn tỡm kiếm qua mạng Internet, qua cỏc đối tỏc giới thiệu. Việc này thƣờng do Trƣởng phũng kinh doanh hoặc Giỏm đốc, Tổng Giỏm đốc thiết lập mối quan hệ.
(2)Trỡnh bày sản phẩm và thương thảo hợp đồng đại lý: hai bờn sẽ cựng trỡnh bày về cụng ty, sản phẩm thế mạnh của doanh nghiệp mỡnh, diễn giải cho đối tỏc biết đƣợc lợi ớch khi hợp tỏc cựng nhau, trờn cơ sở đụi bờn hỗ trợ cho nhau cựng phỏt triển, đụi bờn cựng cú lợi. Hoặc đối với những Cụng ty nhỏ hơn muốn làm đại lý phõn phối sản phẩm (độc quyền hoặc khụng độc quyền) cho Trớ Tuệ Trẻ thỡ Trớ Tuệ Trẻ cũng sẽ đƣa ra cỏc phƣơng phỏp hỗ trợ tốt nhất về mặt tài chớnh, cỏc chiến dịch Marketing, sản phẩm… để cỏc đối tỏc cú thể thấy đƣợc những lợi ớch thật sự khi hợp tỏc với Trớ Tuệ Trẻ.
(1) Tỡm kiếm đại lý phõn phối (hoặc đối tỏc hợp
tỏc kinh doanh)
(2) Trỡnh bày sản phẩm và thƣơng thảo hợp đồng đại lý
(3) Ký kết hợp đồng đại lý (4) Phõn phối sản phẩm
(5) Bảo hành, bảo trỡ sản phẩm….
SVTH: PHẠM THỊ NGỌC NY Trang 36
(3)Ký kết hợp đồng đại lý: Dựa trờn những thỏa thuận đó thống nhất thụng qua bàn họp của hai bờn, hợp đồng đại lý sẽ đƣợc soạn thảo và ký kết. Đại diện phỏp luật cao nhất của hai bờn sẽ là ngƣời đứng ra ký kết hợp đồng đối tỏc. Bắt đầu từ đõy, cỏc hoạt động hợp tỏc của hai bờn sẽ đƣợc thực hiện dựa theo những nguyờn tắc và điều khoản đó đƣợc đề ra và thống nhất.
(4)Phõn phối sản phẩm: việc phõn phối sản phẩm sẽ dựa trờn nội dung của những đơn hàng cụ thể, dựa trờn giỏ cả, số lƣợng, chủng loại, thời gian giao hàng, khỏch hàng…. Việc phõn phối cú thể đƣợc phõn phối tại trụ sở của đại lý cũng cú thể giao tận nơi của khỏch hàng thụng qua thỏa thuận của hai bờn. Đồng thời, Trớ Tuệ Trẻ cũng cú tổ chức cỏc buổi hƣớng dẫn sử dụng cho bộ phận bỏn hàng của đối tỏc nắm bắt cỏc tớnh năng và chủng loại sản phẩm để tạo điều kiện thuận lợi cho đối tỏc trong khõu bỏn hàng.
(5)Bảo hành, bảo trỡ sản phẩm: cũng tƣơng tự nhƣ khi cung cấp sản phẩm cho cỏc khỏch hàng lẻ, khi bỏn hàng cho đối tỏc, Trớ Tuệ Trẻ cũng luụn chỳ trọng đến khõu bảo hành và bảo trỡ sản phẩm, hỗ trợ một cỏch tốt nhất cho đối tỏc khi cỏc vấn đề liờn quan đến sản phẩm xẩy ra.