2.2.1.1 Chức năng:
Hoạch định nguồn nhân lực: tham mưu, đề xuất, định biên và bố trí nhân sự nhằm thu hút, duy trì, phát triển nguồn nhân lực đảm bảo mục tiêu chiếc lược kinh doanh của Trung tâm KDTH. Phân tích, tổng hợp các nguồn thông tin từ thị
trường lao động và tình hình thực tế của Trung tâm nhằm đề xuất, xây dựng, triển khai các chính sách quản lý nhân sự phù hợp.
Xây dựng, duy trì hệ thống đánh giá hiệu quả công việc, năng lực cá nhân và tập thểđể phát hiện, nuôi dưỡng và phát triển các giá trị kinh tế tri thức của mỗi cá nhân và Trung tâm KDTH.
Quản lý, điều động di chuyển tài sản. Quản lý thực tế tài sản cố định, công cụ dụng cụ của Trung tâm KDTH. Quản lý các giấy tờ, hồ sơ liên quan đến hoạt động của Trung tâm KDTH.
Mua sắm trang thiết bị, vật dụng tiêu dùng nội bộ, … theo yêu cầu của các phòng ban có liên quan và có trách nhiệm quản lý các tài sản đó.
2.2.1.2 Nhiệm vụ:
Định hướng quá trình quản lý kết quả công việc giữa cấp quản lý và nhân viên.Tổ chức các cuộc họp với các cấp quản lý nhằm đảm bảo tính nhất quán của phương thức quản lý xuyên suốt trong Trung tâm KDTH.
Huấn luyện nhân viên mới trong quá trình hòa nhập. Tư vấn cho nhân viên và các cấp quản lý, thực hiện cải tiến phương pháp làm việc nhằm nâng cao hiệu quả, các cơ hội được đào tạo và phát triển.
Chăm lo đời sống, sức khỏe của Cán bộ nhân viên trong Trung tâm, tổ
chức tủ thuốc, trang bị các thiết bị sơ cấp cứu tại chỗ, khám sơ cứu và điều trị
GVHD: Thạc Sĩ Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp 06VQT2
hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế theo đúng luật lao động và quy chế của Trung tâm KDTH.
Hỗ trợ Giám đốc Trung tâm xây dựng và triển khai các hoạt động của phòng theo đúng chủ trương, chiến lược của Trung tâm KDTH . Phối hợp với các Phòng khác đểđảm bảo hoàn thành mục tiêu hành động của Phòng và chung toàn Trung tâm…
2.2.2 Phòng Kế Toán:
2.2.2.1 Chức năng:
Tổ chức, quản lý và điều hành phòng Kế toán. Kiểm tra, giám sát, cập nhật toàn bộ các nghiệp vụ về kế toán phát sinh đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác trong quá trình thực hiện. Kiểm soát chặt chẽ các phát sinh mua hàng,
đổi trả, mua công cụ dụng cụ,… của Trung tâm.
Tổ chức hệ thống kế toán của Trung tâm để tiến hành ghi chép, hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của Trung tâm, trên cơ sở
tuân thủ quy chế và quy định của kế toán công ty và pháp luật. Quản lý toàn bộ
lượng tiền mặt của Trung tâm KDTH, đảm bảo số lượng thu – chi – tồn quỹ được kiểm đếm kịp thời và chính xác. Kiểm soát việc thu tiền thực tế tại các quầy hàng ở Trung tâm, chi nhánh công ty, công ty thành viên và các điểm giao dịch khác (nếu có).
2.2.2.2 Nhiệm Vụ:
Chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán của công ty và điều hành, kiểm soát hoạt động của phòng Kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ
sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của kế toán. Phụ trách kế toán thuế và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp trong toàn hệ thống.
GVHD: Thạc Sĩ Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp 06VQT2
Xây dựng các quy trình và quy chế, chếđộ, định mức về kế toán. Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán toàn hệ thống (hoạch toán kế toán, chế độ tài chính, thuế, các quy định có liên quan đến kế toán thanh toán trong nước và nước ngoài…)
Lập báo cáo theo quy định của Pháp luật như: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, kê khai thuế giá trị gia tăng. Thiết lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế
toán, thống kê và quyết toán theo quy định của nhà nước và điều lệ Công ty. Kiểm tra, bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, nghiêp vụ, xây dựng đội ngũ kế toán viên của Trung tâm. Giám sát các hợp đồng của Trung tâm KDTH và đối chiếu các tài khoản này hàng tháng, quản lý các hóa đơn liên quan trong Trung tâm KDTH.
Hỗ trợ Giám đốc Trung tâm xây dựng và triển khai các hoạt động của Phòng theo đúng chủ trương, chiến lược của Công ty. Đảm bảo quá trình tác nghiệp của Phòng luôn chính xác, kịp thời đúng quy trình, quy định của Công ty và Pháp luật nhà nước.
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho Giám đốc Trung tâm. Tham mưu về mặt chuyên môn cho cấp trên quản lý trực tiếp…
2.2.3 Phòng Kinh doanh Dự án:
2.2.3.1 Chức Năng:
Quản lý, điều phối về chuyên môn và nhân sự của Phòng phụ trách nhằm
đạt mục tiêu chung của Trung tâm. Xây dựng và triển khai các hoạt động của Phòng theo đúng chủ trương và chiến lược của Trung tâm. Phối hợp với các phòng ban khác để đảm bảo hoàn thành mục tiêu của Phòng và của toàn Trung tâm.
Tổ chức tiếp nhận thông tin từ điện thoại và khách hàng trực tiếp đến Trung tâm KDTH. Giải quyết nhu cầu khách hàng và chuyển đến bộ phận chuyên trách giải quyết (nếu có).
GVHD: Thạc Sĩ Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp 06VQT2
Khai thác khách hàng, cập nhật thông tin, tình hình về đấu thầu/ dự án liên quan đến các hàng hóa, chức năng kinh doanh của Trung tâm nhằm điều chỉnh hợp lý và hiệu quả hoạt động bán hàng dự án của Trung tâm.
Khai thác thị trường kinh doanh truyền thống, lập kế hoạch triển khai các chương trình hoạt động kinh doanh, đẩy mạnh sang thị trường tiềm năng khác. Nắm bắt tình hình thị trường và đối thủ cạnh tranh, hàng hóa, giá cả thị trường, khách hàng tiềm năng,… để triển khai công việc nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.
2.2.3.2 Nhiệm vụ:
Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của Phòng kinh doanh nhằm hoàn thành kế hoạch và chỉ tiêu doanh số được giao. Tổ chức và điều động nhân sự
trực thuộc phát triển kinh doanh trong lĩnh vực/ thị trường do Phòng phụ trách nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh đạt được cao nhất. Chịu trách nhiệm về kết quả bán hàng và công nợ liên quan đến hoạt động kinh doanh của Phòng phụ
trách. Đồng thời quản lý chi phí và lợi nhuận của Phòng kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Thúc đẩy việc bán hàng nằm trong lĩnh vực/ thị trường phụ trách. Xây dựng quy trình thực hiện đấu thầu, chào giá cạnh tranh và phối hợp với các ngành hàng nhằm phát triển hoạt động bán hàng đấu thầu đạt hiệu quả cao nhất.
Cập nhật thông tin và tình hình đấu thầu, công trình, dự án,… trên thị
trường và quy định của Pháp luật về hoạt động kinh doanh nhằm điều chỉnh hợp lý và hiệu quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm.
Khai thác bán hàng cho các Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hàng “Điện máy” làm chương trình khuyến mãi và hỗ trợ, tư vấn giải pháp tối ưu cho khách hàng trong quá trình hoạt động. Chủđộng tìm kiếm, phát triển khách hàng mới là các công trình, dự án, …
GVHD: Thạc Sĩ Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp 06VQT2
Quản lý việc thanh toán tiền bán hàng do bộ phận mình thực hiện đúng và đủ theo quy định của Công ty. Đảm bảo quá trình tác nghiệp của bộ phận luôn chính xác, kịp thời, đúng quy trình, quy định của Trung tâm. Nghiên cứu,
đàm phán, soạn thảo Hợp đồng/ Biên bản thỏa thuận đã được Giám đốc Trung tâm KDTH hoặc Tổng giám đốc ký kết với khách hàng, đối tác. Mở rộng quan hệ với khách hàng, đối tác để tìm kiếm cơ hội kinh doanh và các hình thức bán hàng mới.
Tham mưu cho Giám đốc Trung tâm về các chính sách, chiến lược kinh doanh trong lĩnh vực do mình phụ trách. Đề xuất, kiến nghị thay đổi quy trình, quy định, thông báo hoặc những điểm chưa phù hợp với tình hình thực tế nhằm nâng cao hoạt động kinh doanh của Trung tâm KDTH. Xây dựng và phối hợp với các bộ phận liên quan để tổ chức các chương trình bán hàng, phục vụ sau bán hàng nhằm đảm bảo doanh số bán hàng theo chiến lược kinh doanh của Trung tâm KDTH.
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho Giám đốc Trung tâm.
2.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của TT.KDTH Nguyễn Kim. Kim.
2.3.1 Đối tượng khách hàng
Tất cả những khách hàng có nhu cầu mua hàng để sử dụng, thông qua các hình thức bán hàng theo đặc thù của TT.KDTH, cụ thể :
Khách hàng thuộc khối Doanh nghiệp. Khách hàng thuộc Công trình dân dụng. Khách hàng thuộc đơn vị Nhà nước.
GVHD: Thạc Sĩ Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp 06VQT2 Đặc điểm mua hàng Khách hàng thuộc khối Doanh nghiệp. Khách hàng thuộc Công trình dân dụng Khách hàng thuộc đơn vị Nhà nước Nhu cầu/ Đặc tính mua hàng - Mua hàng khi DN có nhu cầu (Mới thành lập, khi làm chương trình khuyến mãi, thay mới trang thiết bị trong văn phòng…)
- Nhu cầu phát sinh khi xây nhà mới, trang bị bổ sung cho gia đình. - Nhu cầu đã được phê duyệt và cấp ngân sách. - Mua đúng Sp đã đề xuất trước đó hoặc tương đương về giá Yếu tố quyết định mua hàng - Thương hiệu /chất lượng Sp - Giá thành Sp - Dịch vụ sau bán hàng - Người quyết định mua
hàng là Ban giám đốc hoặc Phòng mua hàng - Thương hiệu Sp. - Giá thành Sp. - Chương trình khuyến mãi. - Thương hiệu - Giá thành Sp - Hoa hồng cho người mua hàng. - Hồ sơ, giấy tờ hợp lệ theo quy định Tỷ trọng doanh số (Dữ liệu năm 2009)
- Chiếm 50% - Chiếm 30% - Chiếm 20%
Bảng 2.3.1: Đối tượng khách TT.KDTH Nguyễn Kim
2.3.2 Hình thức bán hàng
Bán hàng bằng hình thức đấu thầu, thực hiện dự án công trình cho các
đơn vị.
Bán hàng bằng hình thức cung cấp hàng hóa cho các đơn vị thực hiện các chương trình khuyến mãi, tặng quà.
GVHD: Thạc Sĩ Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp 06VQT2
Hợp tác với Ngân hàng bán hàng trả góp cho khách hàng cá nhân và đơn vị.
Cung cấp hàng hóa cho các khách hàng doanh nghiệp, cá nhân. Bán phiếu mua hàng.
Các hình thức khác phát sinh trong quá trình hoạt động của TT.KDTH.
2.3.3 Chính sách về giá bán đối với hàng hóa
Giá bán lẻ niêm yết tại các Trung Tâm Mua Sắm Sài Gòn là mức giá chuẩn
để TT.KDTH làm cơ sở giao dịch với khách hàng.
2.3.3.1 Mức chiết khấu dành cho khách hàng
Mức giảm giá/ trích hoa hồng qui định áp dụng chung là 4% trên giá bán lẻ
niêm yết tại các Trung tâm Mua sắm Sài gòn tại thời điểm giao dịch. Đối với các mặt hàng thuộc ngành hàng Thiết bị Viễn Thông và Thiết bị Tin Học là 2% /giá bán lẻ.
Căn cứ vào mục tiêu, tình hình thực tế và đối tượng bán hàng của đơn vị
trong từng thời điểm, Giám đốc TT.KDTH được quyết định giảm giá/ trích hoa hồng tối đa 5% trên giá bán lẻ, riêng đối với các mặt hàng thuộc Ngành hàng Thiết bị Viễn Thông và Thiết bị Tin Học giảm giá/ trích hoa hồng tối đa là 3% trên giá bán lẻ.
2.3.3.2 Chính sách đối với khách hàng thân thiết
Ngoài chính sách giá đối với kênh bán hàng tổng hợp, TT.KDTH còn
được áp dụng các chính sách chiết khấu thêm cho khách hàng nếu doanh số mua hàng cao để duy trì và phát triển khách hàng thân thiết, cụ thể:
Nếu doanh số mua hàng đạt từ 750 triệu đồng/ năm đến gần 1,5 tỷ đồng/ năm sẽđược chiết khấu thêm 1% trên tổng doanh số.
Nếu doanh số mua hàng đạt từ 1,5 tỷđồng/ năm trở lên sẽ được chiết khấu thêm 2% trên tổng doanh số.
GVHD: Thạc Sĩ Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp 06VQT2
Thời gian cộng dồn doanh số được tính bắt đầu từ ngày ký hợp đồng hoặc biên bản thỏa thuận đến cùng thời gian năm sau.
Phát hành thẻ VIP cho các đối tượng từ cấp Trưởng/ Phó phòng trở
lên thuộc đơn vị khách hàng thân thiết. Thẻ VIP vẫn được áp dụng chính sách cộng dồn doanh số trong năm và chiết khấu khi mua hàng tại Trung Tâm.
2.3.3.3 Đối với phiếu mua hàng (PMH)
Phiếu mua hàng (PMH) được áp dụng cho tất cả đối tượng khách hàng, PMH do Khối Tài chính kế toán phát hành và quản lý theo số sê ri thống nhất. PMH sau khi đã phát hành do Giám đốc Tài chính kế toán ký và đóng dấu Công ty sẽ có giá trị thanh toán và giao dịch như tiền mặt đối với các Trung tâm Mua sắm Sài gòn Nguyễn Kim. Trị giá thanh toán của PMH bằng đúng trị giá in trên phiếu. PMH được phát hành cho khách hàng sau khi Công ty đã nhận đủ tiền theo tổng trị giá khách hàng muốn phát hành.
Trường hợp khách hàng mua hàng không hết trị giá trên PMH hoặc muốn đổi sang lấy tiền mặt thì chỉ được tối đa là 50% tổng giá trị Phiếu mua hàng.
Mức giảm giá/trích hoa hồng tối đa cho khách hàng là 3% / tổng giá trị
PMH. Các khoản trích hoa hồng này sẽđược hạch toán vào chi phí của Công ty. Khách hàng khi mua hàng bằng PMH vẫn được tham gia các chương trình khuyến mãi được niêm yết tại các Trung tâm Mua sắm Sài gòn và được giảm thẻ Prudential đang áp dụng tại các Trung tâm Mua sắm Sài Gòn tại thời
điểm mua hàng.
2.3.3.4 Chính sách về công nợ:
Giám đốc TT.KDTH chủđộng và chịu trách nhiệm về việc quản lý công nợ bán hàng của TT.KDTH.
GVHD: Thạc Sĩ Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp 06VQT2
Đối với những khách hàng là công ty tư nhân, các đơn vị dịch vụ có quy mô nhỏ mới quan hệ mua bán lần đầu khi bán hàng phải thu tiền mặt trước khi giao hàng hoặc tại thời điểm giao hàng để tránh rủi ro.
Đối với khách hàng là những doanh nghiệp nhà nước, hành chính sự
nghiệp, liên doanh, nước ngoài, tư nhân (có uy tín) đã có mối quan hệ mua bán lâu dài với Trung tâm thì có thể bán hàng có công nợ. Giám đốc/Trưởng bộ phận kinh doanh phải có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thu hồi nợ, trong trường hợp phát sinh công nợ quá hạn chỉ cho phép tối đa 10 (mười) ngày so với thời hạn thanh toán đã ghi trong đơn hàng/hợp đồng.
2.3.3.5 Chính sách về chi phí giao nhận – lắp đặt:
Trung tâm KDTH hỗ trợ miễn phí giao nhận - lắp đặt đối với tất cả các mặt hàng, riêng đối với mặt hàng máy lạnh sẽ áp dụng qui định về chính sách hỗ
trợ công vật tư lắp đặt áp dụng chung toàn Công ty (theo qui định đã ban hành). Những trường hợp hỗ trợ vượt định mức qui định, Giám đốc TT.KDTH phải đề xuất Tổng giám đốc để có những chỉ đạo phù hợp với chiến lược chung của toàn công ty.
GVHD: Thạc Sĩ Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp 06VQT2
Không duyệt
2.3.4 Quy trình nhập hàng- Bán hàng- Giải quyết khiếu nại cho khách khách
2.3.4.1 Quy trình nhập hàng:
Lưu đồ quy trình giải nhập hàng: Diễn giải
1. Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh năm kế hoạch kinh doanh hàng tháng, nhu cầu phát sinh của thị
trường, nhu cầu dự trữ hàng hóa và cho những chương trình khuyến mãi. Giám đốc kinh doanh xác định chủng loại, số lượng hàng hóa cần mua..
2. Căn cứ và danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, hợp động nguyên tắc, thỏa thuận thương mại, bảng báo giá để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với từng chủng loại sản phẩm. Đối với các nhà cung cấp mới, cần tiến hành đánh giá theo quy trình đánh giá nhà cung cấp của tổng công ty.
- Chuyên viên nhập hàng lập đơn hàng theo mẫu, bao gồm:
9 Tồn kho theo quy định
9 Dữ liệu bán hàng quá khứ,