Lưu đồ quy trình giải nhập hàng: Diễn giải
1. Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh năm kế hoạch kinh doanh hàng tháng, nhu cầu phát sinh của thị
trường, nhu cầu dự trữ hàng hóa và cho những chương trình khuyến mãi. Giám đốc kinh doanh xác định chủng loại, số lượng hàng hóa cần mua..
2. Căn cứ và danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, hợp động nguyên tắc, thỏa thuận thương mại, bảng báo giá để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với từng chủng loại sản phẩm. Đối với các nhà cung cấp mới, cần tiến hành đánh giá theo quy trình đánh giá nhà cung cấp của tổng công ty.
- Chuyên viên nhập hàng lập đơn hàng theo mẫu, bao gồm:
9 Tồn kho theo quy định
9 Dữ liệu bán hàng quá khứ,
9 Kế hoạch nhập hàng ngày/ háng/ năm.
9 Chương trình khuyến mãi của nhà cung cấp cho Trung tâm hoặc cho người tiêu dùng (nếu có)
Không đúng 1.Xác định nhu cầu mua hàng 2. Lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn hàng 3.Xem xét và phê
4. Chuyển đơn hàng cho nhà cung cấp
5. Nhận thông tin phản hồi và nhập
6.Kiểm tra và khóa phiếu
GVHD: Thạc Sĩ Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp 06VQT2
9 Đơn hàng phải nêu rõ số lượng, chủng loại, mã hiệu, màu sắc, thời gian giao hàng, …
3. Giám đốc cân đối các điều kiện thương mại phù hợp với chiến lược kinh doanh và chính sách của công ty, kiểm tra và phê duyệt đơn hàng.
4. Chuyên viên nhập hàng chuyển đơn hàng cho nhà cung cấp. Liên hệ nhà cung cấp, nhận thông tin xác nhận vềđơn đặt hàng.
5. Nhập dữ liệu vào chương trình phần mềm bao gồm các thông số của SP theo quy trình của công ty.
6. Giám đốc kiểm tra dữ liệu nhập trên phần mềm căn cứ vào đơn hàng đã xác nhận của nhà cung cấp và khóa xác nhận trên hệ thống.
- Nếu thông tin không nhất quán với đơn hàng thì Giám đốc phản hồi thông tin ngay cho chuyên viên nhập hàng để thực hiện điều chỉnh.
7. Theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp.
8. Lưu trữ tất cả các hồ sơ liên quan theo quy trình kiểm soát hồ sơ của công ty.
Sơđồ 2.3.4.1: Quy trình nhập hàng
8. Lưu trữ hồ sơ
và kết thúc 7. Theo dõi đơn
GVHD: Thạc Sĩ Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp 06VQT2