8. Dự kiến điểm mới của đề tài
3.2.3. Giải pháp “Hoàn thiện điều kiện cơ sở vật chất và cơ cấu tổ chức
nhằm mục đích tin học hóa công tác quản lý ”.
3.2.3.1.Mục đích, ý nghĩa
- Cơ sở vật chất (CSVC), đặc biệt là máy tính và hệ thống mạng là điều kiện không thể thiếu để phát triển việc ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục. Bởi vậy, tăng cường CSVC kĩ thuật nhằm mục đích cung ứng đầy đủ các điều kiện vật chất cho việc ứng dụng CNTT trong QLGD ở các trường THCS.
- Hoàn thiện các điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho ứng dụng CNTT vào quản lý, bảo đảm cơ sở vật chất cho việc phát triển ứng dụng CNT trong công tác quản lý ở các trường THCS quận Lê Chân.
- Hoàn thiện tổ chức bộ phận chuyên trách CNTT để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến CNTT.
3.2.3.2. Nội dung
Hoàn thiện cơ sở vật chất
- Xây dựng hạ tầng truyền thông: Hạ tầng truyền thông bao gồm hệ thống các thiết bị, đường truyền dẫn kết nối Sở GD & ĐT Hải Phòng, phòng GD & ĐT quận Lê Chân với các trường THCS trong quận.
- Dành phần kinh phí cần thiết cho việc đầu tư phần cứng và phần mềm tin học. Ngoài việc đầu tư thiết bị , cần đầu tư thỏa đáng kinh phí mua phần mềm quản lý các công việc có thể tin học hóa trong nhà trường như quản lý tài chính, quản lý học sinh, quản lý cơ sở vật chất,…
- Hoàn thiện, nâng cấp hệ thống mạng nội bộ (LAN) trong toàn nhà trường. Mạng LAN có tác dụng lớn trong viêc chuyển giao thông tin nội bộ. Nhiều thông tin được chuyển giao giữa lãnh đạo và các bộ phận, các phòng làm việc, giữa các phòng học với nhau. Mạng LAN có thể được dùng để phổ
biến thông tin trong toàn thể cán bộ, giáo viên, học sinh và phụ huynh. Mạng LAN cũng có thể dùng để thay chế độ họp giao ban thường kỳ. Một số đơn vị đã sử dụng phương pháp này thay cho phương pháp tập trung toàn bộ cán bộ giáo viên lại để hợp giao ban thường kỳ. Ngoài ra, mạng LAN có thể để chuyển giao những biểu mẫu báo cáo để cán bộ giáo viên báo cáo định kỳ. Chương trình quản lý chạy trên mạng nội bộ giúp cho giáo viên cập nhật tình hình học tập hàng ngày, lãnh đạo có thể nắm được thông tin nhanh chóng mà không cần phải tham khảo ý kiến giáo viên, nhân viên; không phải yêu cầu giáo viên và nhân viên báo cáo.
- Trang bị máy tính hợp lý tại các phòng làm việc, các máy tính phải được nối mạng LAN và nối mạng internet. Các máy tính trang bị tại phòng giáo viên và các phòng chức năng giúp cán bộ giáo viên chủ động hơn trong ứng dụng CNTT trong quản lý và giảng dạy. Tại Nhà trường, công việc của cán bộ quản lý, giáo viên rất đa dạng. Ngoài công việc giảng dạy, giáo viên còn phải thực hiện công việc của giáo viên quản lý lớp, kiêm nhiệm nhiều công việc khác. Hệ thống máy tính tại các phòng có nối mạng LAN làm cho cán bộ giáo viên không mất thời gian đi từ chỗ này sang chỗ khác để thực hiện công việc. Mạng internet làm cho cán bộ giáo viên luôn luôn nắm được thông tin thời sự khắp nơi trong và ngoài nước, có thể liên lạc với nhiều đối tác với nội dung đa dạng, có thể trao đổi về chuyên môn với đồng nghiệp, với những người có cùng sở thích mà thậm chí không biết về họ, có thể quan hệ với những người có cùng mối quan tâm trên toàn thế giới. Mạng internet giúp cho cán bộ giáo viên nâng cao trình độ, nâng cao nhận thức, thấy được mức độ quan trọng của thông tin.
- Trang bị chương trình quản lý chạy trên mạng LAN. Chương trình này cần dễ sử dụng để cán bộ quản lý, giáo viên không cần phải có kiến thức sâu về CNTT cũng có thể sử dụng được. Đây là điểm quan trọng vì trình độ CNTT của cán bộ giáo viên trong Nhà trường không đồng đều. Nếu chương trình khó sử dụng sẽ làm cho cán bộ giáo viên không muốn sử dụng.
Chương trình dễ sử dụng làm cho cán bộ giáo viên chóng quen với cách thức sử dụng chương trình, quen với kỹ thuật mới, quen với ứng dụng CNTT trong công việc, nâng dần trình độ CNTT của cán bộ giáo viên. Mặt khác, chương trình cần theo chuẩn dữ liệu chung để có thể dễ dàng hòa nhập với các chương trình mà cấp trên đã trang bị hay sắp trang bị. Chuẩn dữ liệu thống nhất làm cho việc sử dụng dữ liệu cho nhiều chương trình khác nhau một cách thuận lợi.
- Trang bị hệ thống máy tính tại phòng thông tin thư viện. Nhà trường có một phòng thư viện. Đây là nơi học sinh và giáo viên có thể đến mượn đọc tài liệu. Đây là nơi tập trung vào lúc những giờ nghỉ, hoặc ngoài giờ học trên lớp. Lãnh đạo Nhà trường cần có lộ trình tăng cường trang bị hệ thống thông tin tại phòng này. Các máy tính cần đủ cấu hình để sử dụng đa dạng nhiều chương trình khác nhau và phải nối mạng internet. Dần dần trang bị thêm các sách điện tử, thay thế dần sách giấy bằng sách điện tử. Người học có thể sử dụng máy tính và mạng internet để truy cập thông tin tại đây. Hơn nữa, học sinh, phụ huynh và giáo viên có thể đề đạt những nguyện vọng của bản thân họ đến nhà trường không cần đến phòng ban giám hiệu, gặp trực tiếp lãnh đạo. Đây là cơ hội để lãnh đạo Nhà trường nắm bắt những yêu cầu, diễn biến tư tưởng của học sinh, phụ huynh học sinh và giáo viên. Do không cần gặp mặt trực tiếp, nên học sinh, phụ huynh học sinh và giáo viên có thể nói rất thật những suy nghĩ, cảm nhận của bản thân đối với Nhà trường, với những cán bộ giáo viên và người phục vụ của Nhà trường. Đây là một kênh thông tin tốt, mang lại nhiều thông tin đa chiều. Nhưng cũng có nhiều thông tin gây nhiễu. Qua việc sàng lọc những thông tin này, xác minh tính đúng đắn của thông tin mà Ban giám hiệu có thêm những cảm nhận về học sinh, phụ huynh, cán bộ giáo viên và nhân viên.
3.2.3.3. Tổ chức thực hiện
Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng để cho cán bộ giáo viên thực hiện được ý tưởng của bản thân. Cơ sở vật chất tạo ra nhu cầu sử dụng nó vào công
tác hàng ngày. Nhưng tăng cường cơ sở vật chất cần phải có lộ trình và phù hợp với năng lực ứng dụng của cán bộ giáo viên trong đơn vị, nếu không thì sẽ gây lãng phí. Phải gắn việc trang bị với việc sử dụng hiệu quả. Phải kiểm tra lại toàn bộ hệ thống thiết bị tin học hiện có, từ đó đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa những thiết bị hỏng hóc, điều chuyển để đảm bảo tính đồng bộ, trang bị bổ sung nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng,
- Dành phần kinh phí cần thiết cho việc đầu tư phần cứng và phần mềm tin học; Tích cực khai thác kinh phí từ các chương trình tin học, dự án hộ trợ đầu tư về CNTT&TT của sở GD & ĐT, của huyện, thị; Tích cực thực hiện xã hội hóa giáo dục từ phía cha mẹ học sinh; Phải gắn việc trang bị với việc sử dụng có hiệu quả. Phải kiểm tra lại toàn bộ hệ thống thiết bị tin học hiện có, từ đó đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa những thiết bị hỏng hóc, điều chuyển để đảm bảo tính đồng bộ, trang bị bổ sung nhằm nâng cao hiệu qura sử dụng;
- Ngoài việc đầu tư thiết bị cần đầu tư thỏa đáng kinh phí mua phần mềm quản lí các công việc có thể tin học hóa trong nhà trường như quản lí tài chính, quản lí học sinh, quản lí GV, quản lí CSVC,.... Trung tâm tích hợp dữ liệu của sở GD & ĐT Hải Phòng sẽ lấy dữ liệu từ các trường để xử lí thành dữ liệu chung cho toàn thành phố.
- Thông tin có thể đến theo nhiều con đường khác nhau như thông qua phương tiện thông tin đại chúng, thông qua các cuộc bàn luận, trò chuyện. Khi CNTT phát triển, thông tin đến với mọi người qua một kênh quan trọng là mạng toàn cầu internet. Thông tin trên internet được thể hiện bằng nhiều hình thức như văn bản, tranh ảnh, phim video. Thông tin trên internet được con người chấp nhận rất chóng vánh, nên internet phát triển rất nhanh, sâu và rộng trong xã hội. Thông tin trên đó rất đa dạng, nhiều lĩnh vực nên con người phải sàng lọc, xử lý thông tin để có được thông tin cần thiết cho bản thân. Mạng nội bộ cũng là một công cụ truyền thông tin hữu hiệu trong một đơn vị. Thông tin trong mạng nội bộ được chuyển giao giữa lãnh đạo với giáo viên, giữa giáo viên với giáo viên, giữa học sinh với giáo viên, giữa
học sinh với lãnh đạo và ngược lại…
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thu thập và xử lý thông tin: Thu thập thông tin là một thao tác mà người quản lý luôn cần thực hiện để các quyết định quản lý được đúng đắn. Việc thu thập thông tin theo cách thức truyền thống thường được thự hiện thông qua những cách thức thông thường như thông qua các cuộc họp, thông qua thăm dò ý kiến… Nhưng những cách thức này thường đem lại lại những thông tin không đầy đủ, không thẳng thắn do những lý do tâm lý con người như ngại va chạm, ngại phát biểu chính kiến, ngại cấp trên hiểu sai về mình. Thông tin có thể không được đầy đủ vì người phát biểu ý kiến có thể không nghĩ trọn vẹn ngay lập tức hết các khía cạnh của vấn đề, thời gian không đủ để tất cả mọi người đều trình bày ý kiến của mình. Thông tin có thể được gửi qua văn bản nhưng việc chuyển các văn bản đến người nhận thông tin cũng phải mất thời gian nhất định. CNTT giúp chúng ta giải quyết rất tốt vấn đề này. Khi cần tham khảo ý kiến mọi người, vấn đề cần tham khảo được đưa lên mạng một cách rộng rãi. Người tham gia ý kiến có thể ở một vị trí rất xa về địa lý, trong một khoảng thời gian đủ để suy nghĩ về các khía cạnh của vấn đề mà phát biểu ý kiến. Người tham gia ý kiến có thể tham khảo ý kiến của người khác trước khi đưa ra ý kiến của mình, có thể tham gia ý kiến nhiều lần mà không lo về thời gian hạn hẹp. Như vậy thông tin thu thập được có tính trọn vẹn hơn, đầy đủ hơn. Nhưng khi tham khảo ý kiến theo phương thức này, cần có sự sàng lọc, xử lý thông tin. Thông tin trên mạng máy tính quá rộng rãi, ai cũng có thể tham gia trong bất cứ thời điểm nào. Người tham khảo ý kiến phải biết cách sàng lọc, xử lý thông tin để thu nhận được những thông tin hữu ích cho công việc.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm tra: Kiểm tra là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý. Quản lý mà không có kiểm tra thì coi như không quá trình quản lý nữa. Khâu kiểm tra giúp người quản lý nắm được thực trạng của hệ thống mà mình đang phụ trách. Yêu cầu của kiểm tra là
phải khách quan, kịp thời, số liệu thu thập được phải chính xác và phản ảnh đúng thực trạng của vấn đề được kiểm tra. Trong cách thực hiện theo truyền thống, lãnh đạo yêu cầu các cấp tiến hành kiểm tra và báo cáo kết quả lên cấp trên để xử lý. Cách làm như vậy có nhiều vấn đề tế nhị nên nhiều khi số liệu thu thập thông qua khâu kiểm tra không chính xác và thiếu khách quan.
- Xây dựng một chương trình quản lý hồ sơ học sinh và giáo viên thống nhất. Hiện tại, do đặc thù công việc, mỗi cán bộ giáo viên phụ trách một số lớp gọi là giáo viên chủ nhiệm lớp. Mỗi giáo viên lại xây dựng một cơ sở dữ liệu riêng của lớp mình phụ trách. Dữ liệu của từng lớp biến đổi thường xuyên, và được giáo viên quản lý cập nhật hàng ngày. Nên có thời điểm, số liệu về lớp của từng bộ có những sai khác nhau. Vấn đề này gây nên sự thiếu đồng bộ giữa các bộ phận với nhau, thiếu đồng bộ giữa các bộ phận với giáo viên chủ nhiệm lớp, gây khó khăn trong việc quản lý. Chương trình quản lý hồ sơ tuyển sinh cần chạy trên mạng, máy tính của Nhà trường đều có thể truy cập chương trình. Mỗi cán bộ giáo viên có mã số để truy cập, người có mã số nào thì truy cập được trong lớp mình quản lý phụ trách. Chương trình quản lý hồ sơ học sinh và giáo viên cần có một người quản lý bắt đầu từ khâu tuyển sinh. Sau khi tuyển sinh, ban giám hiệu sẽ giao cho giáo viên quản lý lớp phụ trách, chuyên viên CNTT sẽ chuyển quyền truy cập cơ sở dữ liệu lớp cho giáo viên cụ thể. Từ đó, giáo viên chủ nhiệm lớp có trách nhiệm cập nhật cơ sở dữ liệu này theo biến động cụ thể của lớp. Chương trình này nếu sử dụng rộng rãi thì lãnh đạo có thể truy cập dữ liệu bất cứ lớp nào, bất cứ thời gian nào để nắm tình hình lớp mà không cần báo cáo của giáo viên chủ nhiệm lớp.
Tổ chức bộ phận chuyên trách về CNTT
Ban giám hiệu nhà trường tham khảo ý kiến chuyên gia CNTT để đề những công việc liên quan đến CNTT trong Nhà trường. Những nhiệm vụ đó gồm:
đảm bảo tham mưu đúng, phù hợp với xu thế, phù hợp với điều kiện thực có của Nhà trường, để việc sử dụng CNTT có hiệu quả nhất. Nội dung tham mưu phải cân đối giữa các yếu tố qui trình hoạt động của cán bộ giáo viên về CNTT, phần cứng, phần mềm, việc bồi dưỡng năng lực cán bộ giáo viên. Trong điều kiện kinh phí còn hạn hẹp, không nên quá chú trọng yếu tố này mà coi nhẹ hoặc bỏ qua yếu tố kia. Việc ứng dụng CNTT vào công việc phải được coi như một hệ thống bao gồm nhiều thành phần. Các thành phần này kết hợp hữu cơ với nhau theo một cấu trúc nhất định. Nếu cấu trúc này bị phá vỡ, hệ thống sẽ bị trục trặc, hoạt động không hiệu quả, gây nên lãng phí cho sự đầu tư của Nhà trường .
- Đảm bảo cho hệ thống máy tính, mạng máy tính, mạng internet hoạt động đều, thông suốt. Đây là vấn đề quan trọng trong thời đại thông tin là yếu tố quan trọng. Hệ thống ổn định, cán bộ giáo viên sẽ thực hiện nhiều ứng dụng trên máy tính hơn. Hệ thống máy tính gồm hệ thống các linh kiện kết hợp với nhau, kèm theo phần mềm chạy trên hệ thống đó. Phần cứng (máy móc) không có phần mềm thì không thể thực hiện được công việc gì, phần mềm mà thiếu phần cứng thì không có chỗ hoạt động, nên cũng không thể làm được công việc gì dù là nhỏ nhất. Việc đảm bảo hệ thống hoạt động đều cũng là một yếu tố phức tạp, đòi hỏi người cán bộ phải có một đầu óc tổng hợp, có kiến thưc sâu về CNTT, có kiến thức sâu về kiến trúc máy tính, có kiến thức sâu về phần mềm ứng dụng.
- Thu thập thông tin và xử lý thông tin, báo cáo lãnh đạo. Thông tin là yếu tố quan trọng trong quản lý và giảng dạy. Thông tin phải có bộ phận xử lý trước rồi báo cáo lên lãnh đạo thì việc xử lý của lãnh đạo sẽ hiệu quả và nhanh chóng hơn. Thông tin có thể từ cấp trên đưa xuống, đây thường là những mệnh lệnh mà cấp dưới phải thực hiện hoặc phối hợp thực hiện. Nguồn thông tin khác có thể từ các đơn vị phối hợp đào tạo đến, đó là những thông tin thông báo để Nhà trường biết và phối hợp thực hiện. Thông tin cũng có thể từ phía người học hoặc đơn vị chủ quản của người học. Đây thường là