2.2.1.1 Thành phần
Hội đồng thành viên bao gồm tất cả các thành viên công ty ( các chủ sở hữu của công ty); là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty. Thành viên của công ty TNHH hai thành viên trở lên có thể là cá nhân hay tổ chức. Nếu thành viên là cá nhân thì ngƣời đó trực tiếp tham gia vào Hội đồng thành viên, nếu thành viên đó là tổ chức thì tổ chức phải chỉ định ngƣời đại diện của mình bằng cách trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho các thành viên khác tham gia Hội đồng thành viên.
Nhƣ vậy, khác với công ty Cổ phần [ 1- trang 90], tất cả các thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên đƣợc coi là thành viên của Hội đồng thành viên và đƣơng nhiên có quyền tham dự, đƣa ra ý kiến thảo luận, biểu quyết tại Hội đồng thành viên mà không phân biệt mức vốn góp của các thành viên. Và là cơ quan tập thể, Hội đồng thành viên không làm việc thƣờng xuyên mà chỉ tồn tại trong thời gian họp và ra quyết định trên cơ sở biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến của các thành viên bằng văn bản.
Với tƣ cách là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, Hội đồng thành viên có quyền xem xét và quyết định những vấn đề chủ yếu, quan trọng nhất của công ty nhƣ: phƣơng hƣớng phát triển công ty; tăng, giảm vốn điều lệ, cơ cấu tổ chức quản lý công ty, tổ chức lại, giải thể công ty… Các quyền và nhiệm vụ cụ thể của hội đồng thành viên đƣợc quy định trong Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty.[2 - trang 150]
Luật Doanh nghiệp năm 1999 cũng quy định trƣờng hợp thành viên là tổ chức chỉ định đại diện của mình vào Hội đồng thành viên, tuy nhiên Luật 1999 không quy định gì thêm về chế định ngƣời đại diện của thành viên là tổ chức trong Hội đồng thành viên công ty. Để khắc phục những thiếu sót này, Luật doanh nghiệp 2005 có tiến bộ hơn, đã có nhiều quy định cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho thành viên là tổ chức tham gia Hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Theo Điều 48 Luật Doanh nghiệp năm 2005, thành viên là tổ chức có quyền chỉ định ngƣời có đủ tiêu chuẩn và điều kiện. Cụ thể tại Khoản 2 Điều 48 Luật Doanh nghiệp năm 2005 quy định về tiêu chuẩn và điều kiện của ngƣời đại diện theo ủy quyền của các thành viên là tổ chức tại công ty TNHH hai thành viên trở lên phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện sau:
- Đủ năng lực hành vi dân sự;
- Không thuộc đối tƣợng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;
- Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh hoặc trong ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của công ty;
- Đối với công ty con của công ty có cổ phần vốn góp hay cổ phần sở hữu Nhà nƣớc chiếm trên 50% vốn điều lệ thì vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột của ngƣời quản lý và của ngƣời có thẩm quyền bổ nhiệm ngƣời quản lý công ty mẹ không đƣợc cử làm ngƣời đại diện theo ủy quyền tại công ty con.
Đồng thời, việc chỉ định ngƣời đại diện theo ủy quyền phải bằng văn bản, đƣợc thông báo đến công ty và cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày chỉ định. Kể cả việc thay thế ngƣời đại diện theo ủy quyền phải đƣợc thông báo bằng văn bản cho công ty và cơ quan đăng ký kinh doanh.
Để đảm bảo tính khách quan khi thực hiện quyền của thành viên tổ chức trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, Khoản 3 Điều 48 Luật Doanh nghiệp năm 2005 còn quy định mọi hạn chế của thành viên đối với ngƣời đại diện theo ủy quyền của mình trong việc thực hiện các quyền thành viên thông qua Hội đồng thành viên đều không có hiệu lực pháp lý đối với bên thứ ba. Nhƣ vậy, có thể hiểu ngƣời đại diện theo ủy quyền đƣợc thực hiện tất cả các quyền có thể có của thành viên là tổ chức mà họ đại diện tại Hội đồng thành viên trong mối tƣơng quan với bên thứ ba ( bên thứ ba là bất kỳ ai ngoài hai chủ thể : thành viên là tổ chức và ngƣời đại diện ủy quyền của họ.)
Để đảm bảo tính trọn vẹn cho ngƣời đại diện theo ủy quyền thực hiện tốt chức năng của mình, Khoản 4 Điều 48 Luật Doanh nghiệp năm 2005 quy định: “ Ngƣời
đại diện theo ủy quyền có nghĩa vụ tham gia đầy đủ các cuộc họp của Hội đồng thành viên; thực hiện quyền và nghĩa vụ của thành viên Hội đồng thành viên một cách trung thực, cẩn thận, tốt nhất, bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp của thành viên và công ty.”
Để ngƣời đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức thực hiện quyền của mình tại Hội đồng thành viên, Khoản 5 Điều 48 Luật Doanh nghiệp năm 2005 quy định ngƣời đại diện theo ủy quyền có số phiếu biểu quyết tƣơng ứng với phần vốn góp đƣợc ủy quyền ( phần vốn góp của thành viên là tổ chức đó tại công ty).
2.2.1.2 Vai trò pháp lý của Hội đồng thành viên
Theo Khoản 1 Điều 47 Luật Doanh nghiệp năm 2005: Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Thành viên là tổ chức chỉ định ngƣời đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể định kỳ họp Hội đồng thành viên, nhƣng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.
Ngƣời đại diện theo ủy quyền
Việc chỉ định ngƣời đại diện theo ủy quyền phải bằng văn bản, phải đƣợc thông báo đến công ty và cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày chỉ định và có hiệu lực kể từ ngày công ty nhận đƣợc thông báo. Thông báo phải có các nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, quốc tịch, số và ngày quyết định thành lập hoặc đăng ký kinh doanh; b) Tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp; c) Họ, tên, địa chỉ thƣờng trú, quốc tịch, số giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của ngƣời đại diện theo ủy quyền đƣợc chỉ định; d)Thời hạn ủy quyền; đ) Họ, tên, chữ ký của ngƣời đại diện theo pháp luật của thành viên, của ngƣời đại diện theo ủy quyền của thành viên. ( Điều 48 Luật Doanh nghiệp 2005)
2.2.1.3 Chế độ làm việc
Hội đồng thành viên quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền theo chế độ biểu quyết tập thể tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản, hoặc hình thức khác theo quy định trong điều lệ công ty. Tuy nhiên, những vấn đề quan trọng của công ty, nhƣ sửa đổi bổ sung điều lệ; tổ chức lại, giải thể công ty; hay quyết định nhân sự về
chức danh Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên…, nên đƣợc thảo luận và biểu quyết tại các cuộc họp Hội đồng thành viên. Điều kiện biểu quyết thông qua các quyết định của Hội đồng thành viên tại các cuộc họp và hình thức khác cũng đƣợc quy định ở mức độ khác nhau.
Hội đồng thành viên họp ít nhất mỗi năm một lần và cóthể bị triệu tập họp bất cứ khi nào theo yêu cầu của chủ tịch hội đồng thành viên hoặc của thành viên ( nhóm thành viên) sở hữu trên 25% vốn điều lệ của công ty (hoặc tỉ lệ khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định). Thủ tục triệu tập họp Hội đồng thành viên, điều kiện, thể thức tiến hành họp và ra quyết định của Hội đồng thành viên đƣợc thực hiện theo quy định tại các Điều 50 đến Điều 54 Luật Doanh nghiệp năm 2005.
2.2.1.4 Triệu tập hội đồng thành viên
Theo Điều 41 Luật Doanh nghiệp năm 2005 cũng nhƣ đã phân tích ở trên, các cuộc họp định kỳ do điều lệ công ty quy định, nhƣng ít nhất mỗi năm phải họp một lần- đây là cuộc thƣờng niên, thƣờng họp vào đầu năm tài chính để xem xét, đánh giá, xử lý các kết quả kinh doanh của năm trƣớc, đề ra phƣơng hƣớng, chiến lƣợc phát triển cho năm tiếp theo. Ngoài ra còn triệu tập để giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động quản lý của công ty nhƣ bầu, bổ nhiệm, miễn nhiệm…
Về nguyên tắc, Chủ tịch Hội đồng thành viên là ngƣời có quyền đƣơng nhiên trong việc triệu tập họp Hội đồng thành viên. Nếu có yêu cầu của các thành viên theo quy định tại khoản 2, 3 Điều 41 Luật Doanh nghiệp, trong thời hạn 15 ngày, Chủ tịch Hội đồng thành viên phải triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên. Trong trƣờng hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập Hội đồng thành viên theo yêu cầu chính đáng của thành viên ( hay nhóm thành viên) thì thành viên đề nghị có quyền đứng ra triệu tập họp Hội đồng thành viên, đồng thời có quyền nhân danh mình hay công ty khởi kiện chủ tịch Hội đồng thành viên về việc không thực hiện đúng nghĩa vụ quản lý, gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của họ.( Khoản 3, 4 Điều 50 Luật Doanh nghiệp). Mọi chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp sẽ do công ty chịu.(Khoản 5 Điều 50 luật doanh nghiệp).Và đây có thể đƣợc xem là quy định tiến bộ của Luật Doanh nghiệp năm 2005 về việc bảo vệ lợi ích chính đáng cho các thành viên thiểu số.
Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể đƣợc thực hiện bằng nhiều hình thức theo điều lệ công ty quy định với các nội dung có liên quan về thời gian, địa điểm, chƣơng trình họp…Tài liệu của cuộc họp cũng phải đƣợc gửi trƣớc cuộc họp theo quy định.
Để cuộc họp đƣợc tiến hành thuận lợi, suôn sẻ thì Khoản 2 Điều 50 Luật Doanh nghiệp năm 2005 còn quy định về hình thức mời họp Hội đồng thành viên. Theo đó có thể mời họp thông qua giấy mời, điện thoại, telex hoặc các phƣơng tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và đƣợc gửi đến từng thành viên với nội dung rõ ràng về thời gian, chƣơng trình họp.
2.2.1.5 Điều kiện họp hợp lệ của Hội đồng thành viên
Hội đồng thành viên họp hợp lệ nếu có số thành viên tham dự đại diện cho ít nhất 75% vốn điều lệ của công ty, nếu điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác cao hơn.( Khoản 1 điều 51 Luật doanh nghiệp năm 2005). Nếu không đảm bảo điều kiện này thì cuộc họp phải đƣợc triệu tập lần thứ hai, lần này điều kiện đƣợc giảm nhẹ hơn, tỷ lệ đƣợc giảm xuống chỉ cần tối thiểu là 50%( nếu điều lệ không quy định khác). Nếu lần thứ hai mà vẫn không đảm bảo điều kiện này thì sẽ triệu tập họp lần thứ ba, lần này cuộc họp sẽ đƣợc tiến hành mà không phụ thuộc vào số thành viên tham dự (Điều 51 Luật Doanh nghiệp năm 2005).
Câu hỏi đƣợc đặt ra là tại sao Luật Doanh nghiệp năm 2005 lại quy định cuộc họp Hội đồng thành viên chỉ có thể tiến hành đến lần thứ ba mà thôi? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhƣ đã phân tích với lý do chủ quan là nhằm tránh trƣờng hợp các thành viên nắm tỷ lệ vốn lớn sẽ chi phối gây ảnh hƣởng đến việc triệu tập họp Hội đồng thành viên khi các thành viên mong muốn họp để giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động quản lý của công ty.
ý do khách quan là tránh trƣờng hợp các thành viên nắm tỷ lệ vốn lớn nhƣng không thể tham gia dự họp vì một số lý do bất khả kháng nào đó dẫn đến cuộc họp không đƣợc tiến hành.
Nhƣ vậy nếu cuộc họp đã đƣợc tiến hành hai lần nhƣng các thành viên không tham gia đƣợc thì đồng nghĩa với việc hoặc là họ từ chối quyền đƣợc dự họp của
mình theo lý do chủ quan hoặc là theo lý do khách quan thì cuộc họp đƣợc tiến hành ba lần với những khoảng thời gian khác nhau thì không thể họ không tham dự họp đƣợc. Phải chăng đây cũng là một trong những quy định nhằm bảo vệ quyền lợi cho các thành viên thiểu số trong công ty? Nhƣ đã phân tích thì cuộc họp hợp lệ nếu số thành viên tham dự đại diện cho ít nhất 75% vốn điều lệ của công ty, nếu quy định tỷ lệ thấp hơn thì các thành viên nắm giữ tỷ lệ vốn lớn sẽ dễ dàng họp để tiến hành họp Hội đồng cổ đông và đƣa ra những quyết định có lợi cho mình. Do đó uật Doanh nghiệp 2005 đƣa ra quy định này để hạn chế các thành viên nắm tỷ lệ vốn lớn họp vì thực tế các thành viên này họp và đạt đƣợc tỷ lệ này là điều khó xảy ra.
2.2.1.6 Thẩm quyền của Hội đồng thành viên
Vị trí, vai trò, thẩm quyền của Hội đồng thành viên thể hiện qua nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại khaỏn 2 Điều 47 Luật Doanh nghiệp năm 2005. Các quyền của Hội đồng thành viên thể hiện trên nhóm vấn đề lớn sau đây:
Quyết định về “ số phận “ của công ty nhƣ việc giải thể; chuyển đổi; yêu cầu phá sản công ty; tổ chức lại công ty : chia, tách, sáp nhập, hợp nhất công ty;
Sửa đổi, bổ sung Điều lệ, quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện;
Quyết định các vấn đề về tổ chức và bộ máy nhân sự của công ty. Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý của công ty, bầu, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quan trọng nhƣ Chủ tịch Hội đồng thành viên, ký và chấm dứt hợp đồng đối với Tổng Giám đốc ( Giám đốc), Kế toán trƣởng và các chức danh quản lý quan trọng khác theo điều lệ. Quyết định mức lƣơng, thƣởng và quyền lợi khác đối với những ngƣời quản lý điều hành công ty theo quy định tại Điều lệ công ty;
Quyết định về chiến lƣợc phát triển, kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty, các giải pháp phát triển thị trƣờng, tiếp thị, chuyển giao công nghệ, thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản đƣợc ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty;
Quyết định các dự án đầu tƣ lớn và các hợp đồng có giá trị lớn của công ty theo tỷ lệ đƣợc quy định cụ thể trong điều lệ công ty, và các hợp đồng giữa công ty với một số đối tƣợng theo quy định tại Khoản 1 Điều 59 Luật Doanh nghiệp năm 2005.
Quyết định các vấn đề quan trọng về tài chính nhƣ tăng, giảm vốn điều lệ, thời điểm và phƣơng thức huy động vốn, thông qua báo cáo tài chính hàng năm, quyết định phƣơng án sử dụng và phân chia lợi nhuận, xử lý lỗ, trích lập các quỹ… của công ty.
Về thể thức thông qua các quyết định nói trên, có thể: (i) Trực tiếp tại cuộc họp và
(ii) Thông qua việc lấy ý kiến bằng văn bản, hoặc (iii) Hình thức khác do điều lệ công ty quy định.
Tỷ lệ biểu quyết thông qua quyết định sẽ phụ thuộc vào hình thức biểu quyết và vấn đề biểu quyết. Nếu so sánh với các quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 1999, điều kiện thông qua quyết định của Hội đồng thành viên theo Luật Doanh nghiệp 2005 đã đƣợc quy định cao hơn. Tùy từng trƣờng hợp, có thể cần đại diện ít nhất cho 65% hay 75% tổng số vốn của thành viên dự họp chấp thuận, hoặc nếu lấy ý kiến bằng văn bản ít nhất là 75% vốn điều lệ chấp thuận hay tỷ lệ khác cao hơn theo điều lệ công ty ( khoản 2, 3 Điều 52 Luật Doanh nghiệp năm 2005). Tuy nhiên, để thực hiện cam kết WTO, theo Nghị quyết 71/2006/QH11, công ty TNHH có quyền quy định trong Điều lệ các tỷ lệ biểu quyết thông qua các quyết định chỉ với đa số phiếu ( chẳng hạn 51%).
Nhƣ vậy so với quy định của Luật Doanh nghiệp năm 1999 thì uật Doanh nghiệp năm 2005 quy định tỷ lệ biểu quyết thông qua các quyết định của Hội đồng thành viên có sự cao hơn. Nếu nhƣ uật Doanh nghiệp năm 1999 quy định là 51%