Giám đốc và Tổng Giám đốc phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau:
- Có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tƣợng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp;
- Là cá nhân, sở hữu ít nhất 10% vốn điều lệ của công ty hoặc ngƣời không phải là thành viên, có trình đô chuyên môn, kinh nghiệm thực tế trong quản trị kinh doanh hoặc trong các ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của công ty hoặc tiêu chuẩn, điều kiện khác quy định tại Điều lệ công ty.
Đối với công ty con của công ty có phần vốn góp, cổ phần của Nhà nƣớc chiếm trên 50% vốn điều lệ thì ngoài các tiêu chuẩn và quy định trên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc không đƣợc là vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh chị em ruột của ngƣời quản lý và ngƣời có thẩm quyền bổ nhiệm ngƣời quản lý của công ty mẹ, và ngƣời đại diện phần vốn nhà nƣớc tại công ty con đó.
2.2.3.3 Nghĩa vụ của thành viên hội đồng thành viên, iám đốc hoặc Tổng giám đốc ( Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2005)
Thành viên hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc công ty có các nghĩa vụ sau đây:
- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tố đa của công ty và chủ sở hữu của công ty;
- Trung thành với lợi ích công ty và chủ sở hữu công ty; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty; không đƣợc lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của công ty để tƣ lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
- Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho công ty về các doanh nghiệp mà họ và ngƣời có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối. Thông báo này đƣợc niêm yết tại trụ sở chính và chi nhánh của công ty;
- Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc không đƣợc tăng lƣơng, trả thƣởng khi công ty không có khả năng thanh toán đủ các khoản nợ đến hạn.[1 – trang 67]
2.2.3.4 Thù lao, tiền ƣơng và thƣởng của thành viên hội đồng thành viên, iám đốc hoặc Tổng giám đốc
Công ty có quyền trả thù lao, tiền lƣơng và thƣởng cho thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc và ngƣời quản lý khác theo kết quả và hiệu quả kinh doanh.
Thù lao, tiền lƣơng của thành viên hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và ngƣời quản lý khác đƣợc tính vào chi phí kinh doanh theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, pháp luật có liên quan và thể hiện thành mục riêng trong báo cáo tài chính hàng năm của công ty.[3- trang 108]
2.2.4 Ban kiểm soát
Về mặt pháp lí, ban kiểm soát là cơ quan thay mặt các thành viên công ty kiểm soát các hoạt động của công ty, pháp luật chỉ bắt buộc công ty TNHH trên 11 thành viên phải có ban kiểm soát. Quyền, nghĩa vụ và chế độ làm việc của ban kiểm soát, trƣởng ban kiểm soát do điều lệ công ty quy định.
Ban kiểm soát không phải là mô hình bắt buộc trong mọi công ty TNHH. Theo quy định tại Điều 46 Luật Doanh nghiệp thì trƣờng hợp công ty TNHH có từ 11 thành viên trở lên sẽ phải thành lập thêm ban kiểm soát, nếu có ít hơn 11 thành viên, có thể thành lập ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị của công ty. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp không có các quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ, tiêu chuẩn, điều kiện và chế đô làm việc của Ban kiểm soát, trƣởng Ban kiểm soát. Vì thế, Điều lệ công ty phải quy định cụ thể về các vấn đề này.
Và tại sao công ty TNHH hai thành viên trở lên phải có ban kiểm soát? Điều này đƣợc giải thích dựa trên vai trò, chức năng của Ban kiểm soát trong tƣơng quan với các cơ quan khác trong công ty. Theo đó, về nguyên tắc, Ban kiểm soát có chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động của các cơ quan trong công ty, đảm bảo cho mọi hoạt động trong công ty đƣợc minh bạch, đúng pháp luật và đúng theo quy định trong Điều lệ công ty. Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với các công ty có số lƣợng thành viên lớn ( theo ƣớc lƣợng của nhà làm luật là từ 11 thành viên trở lên), vì ở đó dễ có sự phân hóa về quyền và lợi ích giữa các thành viên, nhóm thành viên, dẫn đến sự lạm quyền trong những trƣờng hợp nhất định. Chế định Ban kiểm soát sẽ làm cho cơ chế quản trị công ty trở nên minh bạch và công bằng hơn.
KẾT LUẬN ƢƠN
Ở chƣơng 2 đề tài tập trung tìm hiểu về cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động. Công ty TNHH hai thành viên trở lên phải có Ban kiểm soát, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Công ty có từ 11 thành viên trở lên thì phải thành lập Ban kiểm soát, trƣờng hợp ít hơn 11 thành viên có thể thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị của công ty. Công ty là một pháp nhân nên nó chỉ có thể hoạt động thông qua hành vi của ngƣời đại diện theo pháp luật.Theo Điều 46 Luật Doanh nghiệp năm 2005 có quy định về đại diện theo pháp luật của công ty gồm có: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc tuy nhiên còn tuân theo Điều lệ công ty quy định ( Khoản 8 Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2005), bên cạnh đó còn làm rõ chức năng và nhiệm vụ của từng chức danh quản lý công ty.
ƢƠN I : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠ Đ NG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ - ƢƠN MẠI TẤN P Á ĐẠT. 3.1 Tổng quan về Công ty TNHH DV- TM Tấn Phát Đạt
Lịch sử hình thành và phát triển
1. Tên công ty viết bằng Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ - THƢƠNG MẠI TẤN PHÁT ĐẠT.
Tên công ty viết bằng tiếng nƣớc ngoài : TAN PHAT DAT COMMERCIAL & SERVICE CO.,LDT
Tên giao dịch: Dongnaiford. Tên viết tắt : DnaF .
Logo của công ty:
2. Địa chỉ trụ sở chính : 25A/61 – 26A/61, KP 2, Xa lộ Hà Nội, phƣờng Tam Hòa, Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai
Điện thoại : 0613.857130 Fax: 0613.857143
Email: dongnaiford.com.vn Mã số thuế: 3600843328. Tài khoản : 0121001298416 tại Ngân hàng Công Thƣơng Việt Nam chi nhánh Biên Hòa.
Ngành nghề kinh doanh : Công ty đƣợc thành lập trên sự chấp thuận và chịu sự giám sát, chỉ đạo của công ty TNHH Ford Việt Nam với hai chức năng chính: chuyên cung cấp các loại xe hơi mang thƣơng hiệu Ford và các dịch vụ sửa chữa, bảo dƣỡng, đồng sơn, khắc phục sự cố theo yêu cầu của khách hàng cũng nhƣ cung cấp các phụ tùng chính hang của Ford.
Công ty TNHH TM- DV Tấn Phát Đạt (dƣới đây gọi là Dongnaiford) đƣợc thành lập theo giấy phép số 4702002390 kí ngày 31/06/2006 do sở kế hoạch đầu tƣ tỉnh Đồng Nai cấp.
Công ty là đại lý ủy quyền chính thức của Ford Việt Nam ( FV ).
Ông: Trần Tấn Phát- Chủ tịch hội đồng thành viên kiêm Tổng Giám đốc. Bà : Vũ Thị Tuyết – Phó Tổng Giám đốc
Đƣợc thành lập ngày 20 tháng 12 năm 2006, với lợi thế là đại lý ủy quyền sau cùng trong tổng số 8 đại lý chính thức của Ford Việt Nam, Đồng Nai Ford đƣợc trang bị các dụng cụ, thiết bị hiện đại và hoàn hảo nhất với chức năng chuyên cung cấp sản phẩm xe hơi Ford và các dịch vụ sửa chữa, bảo dƣỡng, đồng sơn cũng nhƣ cung cấp phụ tùng chính hãng Ford.
Nằm trên quốc lộ 1A nối liền hai miền Nam Bắc, một vị trí đẹp là điều kiện thuận lợi cho việc trƣng bày và giới thiệu các sản phẩm của công ty. Với tổng diện tích trên 3200m2 bao gồm hệ thống phòng trƣng bày và xƣởng dịch vụ hiện đại đạt tiêu chuẩn Brand@Retail của Ford toàn cầu. Với phƣơng châm “ Vui lòng khách đến, hài lòng khách đi”, Đồng Nai Ford luôn trân trọng và lắng nghe tất cả các ý kiến đóng góp của quý khách hàng, mang lại cho khách hàng sự hài lòng cao nhất.
Đồng Nai Ford hiện đang sở hữu hệ thống trƣng bày và xƣởng dịch vụ đƣợc xây dựng the tiêu chuẩn của Ford Châu Á Thái Bình Dƣơng, bao gồm: phòng trƣng bày rộng 600m2, khu văn phòng 400m2
, phần còn lại là xƣởng bảo trì ,dịch vụ và xƣởng đồng sơn rộng trên 2200m2 với trang thiết bị hiện đại có thể phục vụ khỏang 60 xe/ ngày. Đƣợc đầu tƣ đồng bộ với hệ thống hoàn chỉnh bao gồm máy chuẩn đoán thuộc thế hệ mới nhất, máy sạc ga tự động, thiết bị cân chỉnh góc lái bằng vi tính, hệ thống kéo nắn khung xe, buồng sơn sấy với hệ thống pha sơn bằng máy tính, máy thay nhớt hộp số tự động, v.v…Bên cạnh đó đội ngũ nhân viên tại Đồng Nai Ford với sự hỗ trợ đào tạo chuyên nghiệp của những chuyên gia bán hàng và dịch vụ của công ty Ford Việt Nam, đội ngũ kỹ sƣ lành nghề, kỹ thuật viên nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ôtô, tác phong phục vụ công nghiệp và chấtlƣợng dịch vụ cao theo tiêu chuẩn của Ford cũng là một thế mạnh thúc đẩy thành viên mới trong hệ thống đại lý có đầy đủ khả năng đáp ứng cao nhất đối với mọi nhu cầu của khách hàng tại khu vực phía nam.
Ngoài ra, Đồng Nai Ford còn có một hệ thống dịch vụ khép kín: dịch vụ sữa chữa nhanh, trong 24h. Đồng Nai Ford nhận trung tu, đại tu, máy, điện, điện lạnh, đồng sơn chuyên nghiệp và dịch vụ làm đẹp, giảm nhiệt xe hơi.
Trung tâm cứu hộ 24/24:
Đồng Nai Ford đang phát triển các hoạt động cứu hộ bằng xe chuyên dụng hoạt động 24/24 tại Đồng Nai và các tỉnh lân cận khu vực phía Nam nhằm hỗ trợ khách hàng khắc phục các sự cố trên đƣờng đi. Khi gặp cố trên đƣờng, khách hàng chỉ cần liên hệ số điện thoại của đƣờng dây nóng 0613.223380 – 0613.3857133 là sẽ đƣợc đội cứu hộ chuyên nghiệp của Đồng Nai Ford phục vụ mọi lúc mọi nơi, xe của khách hàng sẽ đƣợc sửa chữa tại xƣởng dịch vụ của Đồng Nai Ford theo yêu cầu của quý khách theo đúng quy trình dịch vụ “ Quality Care” của Ford toàn cầu với đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề, thay phụ tùng chính hiệu.
Để chia sẻ rủi ro và tạo yên tâm cho khách hàng, Đồng Nai Ford đã có mối quan hệ tốt đẹp liên kết với các Công ty bảo hiểm nhằm hỗ trợ tài chính cho từng trƣờng hợp cụ thể.
Đồng Nai Ford luôn tuân thủ quy trình Quality Care ( 12 bƣớc phục vụ và chăm sóc khách hàng của Quy trình dịch vụ ) trong suốt các hoạt động của mình nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Bên cạnh đó còn có: Kiểm tra chuyên nghiệp;Hỗ trợ chuyển phát phụ tùng; Bảng giá thống nhất giữa hai bên; Chỉ sửa chữa trên cơ sở khách hàng đồng ý; Kỹ thuật viên đào tạo chuyên nghiệp; Đƣờng dây nóng hỗ trợ 24/24; Hỗ trợ kỹ thuật trên đƣờng, kéo xe bị nạn; Rửa xe miễn phí.
Ngoài ra để tại điều kiện thuận lợi cho quý khách có cơ hội dễ dàng sở hữu những chiếc xe mang thƣơng hiệu Ford bền chắc, sang trọng, hiện đại nhất Đồng Nai Ford luôn có những chính sách khuyến mãi bán hàng với nhiều ƣu đãi : nhƣ chƣơng trình giới thiệu, khuyến mãi các dòng xe Ford, trƣng bày, chạy thử…, dịch vụ giới thiệu các ngân hàng để hỗ trợ tài chính cho quý khách, thủ tục đơn giản, nhanh gọn để quý khách sớm sở hữu một chiếc xe Ford mới 100% với lãi suất thấp. Phân xƣởng nằm liền kề Showroom với đầy đủ trang thiết bị hiện đại, đảm bảo khâu bảo hành, bảo dƣỡng và làm đồng sơn cho xe với chất lƣợng cao, giao xe trong thời gian ngắn nhất.
Phòng trƣng bày mở cửa từ 7h30 – 18h00 ( Từ thứ 2 đến thứ 7) Chủ nhật : từ 7h30 – 17h00
Hình 3.1 Công ty TNHH DV-TM Tấn Phát Đạt
3.2 Thực trạng về tổ chức, hoạt động Công ty TNHH dịch vụ - thƣơng mại Tấn Phát Đạt Phát Đạt
3.2.1 Tình hình tổ chức Công ty TNHH dịch vụ - thƣơng mại Tấn Phát Đạt 3.2.1.1 Hội đồng thành viên và Ban giám đốc 3.2.1.1 Hội đồng thành viên và Ban giám đốc
Các Hội đồng thành viên và Ban giám đốc của công ty đã điều hành từ ngày thành lập cho đến thời điểm này gồm:
Ban Giám đốc:
Ông : Trần Tấn Phát Tổng Giám đốc
Bà : Vũ Thị Tuyết Phó Tổng Giám đốc
Vai trò, chức năng, nhiệm vụ
Tổng Giám đốc : Là ngƣời có quyền lực cao nhất trong công ty, có nhiệm vụ điều hành tổ chức hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Đồng thời đại diện cho công ty trong các quan hệ ngoại giao, ban hành nội quy quản lý, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, bố trí cơ cấu tổ chức, chỉ đạo công tác kiểm tra các hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của công ty trƣớc pháp luật. Và điều hành các hoạt động của công ty thông qua sự giúp đỡ và hỗ trợ của các phòng ban trong công ty.
Phó Tổng Giám đốc : Có trách nhiệm giúp Giám đốc giải quyết các hoạt động hàng ngày của công ty dƣới sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc và chịu mọi trách nhiệm trƣớc Giám đốc về công việc của mình.
Ban Giám đốc công ty có trách nhiệm lập báo cáo tài chính từng năm, phản ánh trung thực về tình hình tài chính của công ty cũng nhƣ kết quả từ hoạt động kinh doanh.
Để tiến hành hoạt động kinh doanh, Công ty TNHH DV- TM Tấn Phát Đạt đã tiến hành tổ chức quản lý theo sơ đồ sau:
3.2.1.2 ơ đồ tổ chức Công ty TNHH DV- TM Tấn Phát Đạt Nguồn [4] ơ đồ 3.1 Công ty TNHH DV-TM Tấn Phát Đạt Quản đốc Tổng Giám Đốc Giám Đốc kinh doanh Trƣởng phòng hành chính nhân sự Trƣởng Phòng kế toán Giám đốc dịch vụ Lễ tân Thƣ ký Kdoanh
Quản lý kho Nhân viên
kho Tổ trƣởng bán hàng 1 Tổ bán hàng 1 Tổ trƣởng bán hàng 2 Tổ bán hàng 2 Tổ trƣởng bán hàng 3 Tổ bán hàng 3 Nhân viên nhân sự Chuyên viên IT Nhân viên kế toán Thu ngân Kế toán dịch vụ Thƣ ký dịch vụ Cố vấn dịch vụ DCRC Phòng phụ tùng CVấn bán phụ tùng Kỹ thuật viên Thợ sắt Thợ điện Tổ trƣởng bán hàng 4 Tổ bán hàng 4 Cviên BH dự án Cviên Marketing Thợ sơn
3.2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Phòng kinh doanh
- Nhiệm vụ : Tìm kiếm khách hàng, liên hệ với khách hàng khi khách hàng có nhu cầu, giải đáp thắc mắc, tƣ vấn cho khách hàng, trực tiếp giao dịch, ký hợp đồng bán sản phẩm xe hơi mang thƣơng hiệu Ford và phụ kiện, đem lại lợi nhuận, tạo doanh thu phục vụ quá trình tái đầu tƣ.
- Thống kê doanh số, hàng tồn kho, hàng nhập về, kế hoạch ký kết hợp đồng, giao xe trong tháng cho khách.
- Đề ra các chiến lƣợc phát triển thị phần, thị trƣờng, sản phẩm cho khách hàng mục tiêu. Chiến lƣợc giá cả, hậu mãi và các chƣơng trình khuyến mãi xúc tiến bán hàng.
- Thực tế cần quan tâm đến các thông tin về hoạt động bán hàng nhƣ : số lƣợng nhân viên bán hàng, trình độ của nhân viên đáp ứng yêu cầu; hiệu quả, khả năng thƣơng lƣợng, tiếp cận khách hàng; các phƣơng thức bán hàng và hệ thống thu nhập, phân tích thông tin thị trƣờng đề ra các quyết định kinh doanh đƣợc áp dụng; mức độ hài lòng của khách hàng đối với nhân viên.
- Trách nhiệm cũng nhƣ quyền hạn của nhân viên phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm quản lý, thực hiện việc marketing, bán hàng, đặt hàng, đề nghị hồ sơ, giao nhận xe, báo cáo, tổng hợp. Đồng thời theo dõi tiến độ các hợp đồng bán hàng,