3.2.1.1 Hội đồng thành viên và Ban giám đốc
Các Hội đồng thành viên và Ban giám đốc của công ty đã điều hành từ ngày thành lập cho đến thời điểm này gồm:
Ban Giám đốc:
Ông : Trần Tấn Phát Tổng Giám đốc
Bà : Vũ Thị Tuyết Phó Tổng Giám đốc
Vai trò, chức năng, nhiệm vụ
Tổng Giám đốc : Là ngƣời có quyền lực cao nhất trong công ty, có nhiệm vụ điều hành tổ chức hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Đồng thời đại diện cho công ty trong các quan hệ ngoại giao, ban hành nội quy quản lý, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, bố trí cơ cấu tổ chức, chỉ đạo công tác kiểm tra các hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của công ty trƣớc pháp luật. Và điều hành các hoạt động của công ty thông qua sự giúp đỡ và hỗ trợ của các phòng ban trong công ty.
Phó Tổng Giám đốc : Có trách nhiệm giúp Giám đốc giải quyết các hoạt động hàng ngày của công ty dƣới sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc và chịu mọi trách nhiệm trƣớc Giám đốc về công việc của mình.
Ban Giám đốc công ty có trách nhiệm lập báo cáo tài chính từng năm, phản ánh trung thực về tình hình tài chính của công ty cũng nhƣ kết quả từ hoạt động kinh doanh.
Để tiến hành hoạt động kinh doanh, Công ty TNHH DV- TM Tấn Phát Đạt đã tiến hành tổ chức quản lý theo sơ đồ sau:
3.2.1.2 ơ đồ tổ chức Công ty TNHH DV- TM Tấn Phát Đạt Nguồn [4] ơ đồ 3.1 Công ty TNHH DV-TM Tấn Phát Đạt Quản đốc Tổng Giám Đốc Giám Đốc kinh doanh Trƣởng phòng hành chính nhân sự Trƣởng Phòng kế toán Giám đốc dịch vụ Lễ tân Thƣ ký Kdoanh
Quản lý kho Nhân viên
kho Tổ trƣởng bán hàng 1 Tổ bán hàng 1 Tổ trƣởng bán hàng 2 Tổ bán hàng 2 Tổ trƣởng bán hàng 3 Tổ bán hàng 3 Nhân viên nhân sự Chuyên viên IT Nhân viên kế toán Thu ngân Kế toán dịch vụ Thƣ ký dịch vụ Cố vấn dịch vụ DCRC Phòng phụ tùng CVấn bán phụ tùng Kỹ thuật viên Thợ sắt Thợ điện Tổ trƣởng bán hàng 4 Tổ bán hàng 4 Cviên BH dự án Cviên Marketing Thợ sơn
3.2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Phòng kinh doanh
- Nhiệm vụ : Tìm kiếm khách hàng, liên hệ với khách hàng khi khách hàng có nhu cầu, giải đáp thắc mắc, tƣ vấn cho khách hàng, trực tiếp giao dịch, ký hợp đồng bán sản phẩm xe hơi mang thƣơng hiệu Ford và phụ kiện, đem lại lợi nhuận, tạo doanh thu phục vụ quá trình tái đầu tƣ.
- Thống kê doanh số, hàng tồn kho, hàng nhập về, kế hoạch ký kết hợp đồng, giao xe trong tháng cho khách.
- Đề ra các chiến lƣợc phát triển thị phần, thị trƣờng, sản phẩm cho khách hàng mục tiêu. Chiến lƣợc giá cả, hậu mãi và các chƣơng trình khuyến mãi xúc tiến bán hàng.
- Thực tế cần quan tâm đến các thông tin về hoạt động bán hàng nhƣ : số lƣợng nhân viên bán hàng, trình độ của nhân viên đáp ứng yêu cầu; hiệu quả, khả năng thƣơng lƣợng, tiếp cận khách hàng; các phƣơng thức bán hàng và hệ thống thu nhập, phân tích thông tin thị trƣờng đề ra các quyết định kinh doanh đƣợc áp dụng; mức độ hài lòng của khách hàng đối với nhân viên.
- Trách nhiệm cũng nhƣ quyền hạn của nhân viên phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm quản lý, thực hiện việc marketing, bán hàng, đặt hàng, đề nghị hồ sơ, giao nhận xe, báo cáo, tổng hợp. Đồng thời theo dõi tiến độ các hợp đồng bán hàng, lập kế hoạch căn cứ vào nhu cầu của thị trƣờng. Tiếp thu, thực hiện các chính sách, chiến lƣợc kinh doanh của công ty do Giám đốc kinh doanh,tổ trƣởng phổ biến. Quy trình bán xe cần đƣợc thực hiện tại công ty. Ngoài ra còn phải liên hệ với phòng dịch vụ nhằm nâng cao chất lƣợng dịch vụ và chăm sóc khách hàng.
Cụ thể :
- Lễ tân : trực điện thoại
- Thƣ ký kinh doanh: soạn thảo các công việc hồ sơ, biểu mẫu phòng kinh doanh - Quản lý kho : quản lý xe mới
- Nhân viên kho : thực hiện các quy trình khi xuất nhập xe mới - Tổ trƣởng bán hàng: giám sát và trực tiếp tƣ vấn sản phẩm
- Chuyên viên bán hàng dự án : Thực hiện các công việc đăng ký, báo cáo, bán sản phẩm xe theo lô
- Chuyên viên Marketing : thực hiện trực tiếp các chƣơng trình thiết kế công ty, hệ thống các hoạt động liên quan đến quá trình nghiên cứu, dự báo, xác định nhu cầu, mong muốn của khách hàng mục tiêu và đáp ứng tốt các nhu cầu của khách hàng. Đƣa ra các chƣơng trình khuyến mãi, các chính sách ƣu đãi khi khách hàng mua xe của đại lý…
Phòng Hành chính nhân sự
- Quản lý công việc hành chính hàng ngày, tham mƣu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh, bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu của công ty.
- Quản lý nhân sự, các nội quy quy định của công ty, quy trình làm việc của công ty.
- Tạo mối quan hệ với các cơ quan chức năng có liên quan ( chính quyền địa phƣơng, bảo hiểm,…)
- Có trách nhiệm tuyển thêm công nhân, nhân viên cho công ty. Đề ra các chƣơng trình huấn luyện chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp…
Cụ thể:
- Trƣởng phòng: quản lý điều hành chung các công việc hành chính- nhân sự. - Nhân viên nhân sự: các công việc hồ sơ,…
- Chuyên viên IT: quản lý hệ thống thông tin liên lạc
Phòng kế toán tài chính
- Nhiệm vụ : Thực hiện các công việc liên quan đến tài chính, thu chi, kế hoạch sử dụng nguồn vật chất của công ty.Và hiện tại, công ty đang áp dụng hình thức tổ chức theo quy mô tập trung. Theo đó, tất cả các công việc kế toán nhƣ phân loại kiểm tra chứng từ, việc thu – chi, cân đối tài sản, doanh số cũng nhƣ lợi nhuận, vòng quay vốn, các loại thuế và mức thuế phải nộp. Với ƣu điểm là đảm bảo sự tập trung, thống nhất chặt chẽ trong các hoạt động kế toán giúp công ty kiểm tra kịp thời, hiệu quả.
Cụ thể:
- Kế toán trƣởng : à ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chung về tài chính – kế toán, điều hành mọi hoạt động của phòng kế toán. Giúp Giám đốc thực hiện các quy định về kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán của Nhà nƣớc trong hoạt động của công ty.
- Nhân viên kế toán: Thực hiện các công việc kế toán, các báo cáo tài chính. - Thu ngân: thu tiền dịch vụ và báo cáo lại tài chính.
Phòng dịch vụ
- Bao gồm : Bộ phận chăm sóc khách hàng, cố vấn dịch vụ, kỹ thuật viên, công nhân các xƣởng máy gầm, đồng sơn.
- Nhiệm vụ : Thực hiện các công việc liên quan đến các chƣơng trình hậu mãi cho khách hàng mua xe Ford, bán phụ tùng chính hãng của Ford và làm các dịch vụ sửa chữa cho các loại xe ô tô theo yêu cầu của khách hàng ( với các loại xe khác nếu có yêu cầu).
Cụ thể :
- Giám đốc dịch vụ : điều hành phòng dịch vụ
- Kế toán dịch vụ, thƣ ký dịch vụ: Thu hồi công nợ, đối tác bảo hiểm và soạn thảo văn bản hợp đồng.
- Cố vấn dịch vụ: nhận xe và chăm sóc làm theo quy trình - Bộ phận chăm sóc khách hàng (DCRC)
+ Nhiệm vụ : Hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động của công ty bao gồm : tiếp đón khách hàng đến làm dịch vụ, hƣớng dẫn khách hàng các quy định về bảo hành, bảo dƣỡng, thăm dò mức độ hài lòng của khách hàng sau khi làm dịch vụ.
- Cố vấn bán phụ tùng : bán phụ tùng ngoài
- Phòng phụ tùng: quản lý kho phụ tùng nhập và xuất
- Quản đốc: phụ trách chung xƣởng sắp xếp nhân lực thực hiện + Thợ sắt: làm công việc khi xe bị móp méo
+ Thợ điện : phần điện của xe + Kỹ thuật viên
- Nhiệm vụ : Đến định kỳ bảo dƣỡng, thực hiện các bƣớc bảo trì cho khách nhƣ: tiếp nhận xe, kiểm tra xe cùng với khách, ghi nhận các chi tiết bảo dƣỡng vào phiếu sửa chữa, báo giá cho khách hàng trong những trƣờng hợp khách hàng phải thanh toán, thông báo thời gian dự kiến và tiến hành sửa chữa, hoàn thành và giao xe cho khách hàng.Thực hiện các công việc về máy gầm.
+ Thợ sơn: Thực hiện các công đoạn sơn lại xe
3.2.1.4 ơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH DV- TM TẤN P Á ĐẠT
Theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến .Tổng Giám đốc sẽ là ngƣời ra quyết định và giám sát trực tiếp công việc của các phòng ban, các nhân viên ở các phòng ban chỉ chịu sự quản lý, lãnh đạo của cấp trên trực tiếp. Với kiểu cơ cấu này thƣờng chỉ quản lý theo chiều dọc ( mối quan hệ thể hiện từ trên xuống). Quản lý điều hành dọc từ cấp trên xuống các phòng ban và xuống các nhân viên, các xƣởng.
Đứng đầu các phòng ban là Giám đốc, trƣởng các phòng. Những ngƣời này đều có sự am hiểu, kinh nghiệm trong lĩnh vực của mình, giám sát tốt công việc cũng nhƣ nhân viên của mình. Trên cơ sở năng lực chuyên môn của từng ngƣời trong từng phòng ban, trƣởng phòng sẽ phân công công việc phù hợp cho từng ngƣời và ngƣời đó phải chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời quản lý trực tiếp của mình. Chẳng hạn Giám đốc kinh doanh với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ô tô, các tổ trƣởng bán hàng cũng là những ngƣời có kinh nghiệm lâu năm, có khả năng giao tiếp tốt, gắn bó với công ty giám sát tốt nhân viên của mình. Hoặc Giám đốc dịch vụ cũng là những ngƣời có kinh nghiệm, am hiểu về máy móc, thiết bị, có kỹ thuật chuyên môn cao. Các trƣởng phòng hành chính nhân sự, trƣởng phòng kế toán cũng là những ngƣời giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực của mình. Trong quá trình giải quyết công việc thì các phòng ban đều phải báo cáo với cấp trên. Nhƣ hàng ngày báo cáo cho ban giám đốc các hóa đơn bán hàng, lƣợng khách vào sửa chữa, bảo trì, bảo dƣỡng, giao nhận xe, việc vay vốn và chuyển khoản của khách hàng với ngân hàng.
Ngoài ra Ban Giám đốc còn tổ chức họp các tổ vào sáng thứ 7 hàng tuần để giải quyết các vấn đề có liên quan trong hoạt động của công ty và bàn kế hoạch cho
tuần tới. Các tổ thƣờng tổ chức đi thị trƣờng 2 lần trên tuần ở các tỉnh xa thuộc phạm vi hoạt động của mình, bên cạnh đó các tổ còn chia lịch trực ở showroom luân phiên mỗi tuần mỗi tổ, khi không có lịch trực thì các tổ sẽ phải đi thị trƣờng ở địa bàn mà tổ mình hoạt động. Tổng Giám đốc đƣợc các giám đốc và các trƣởng phòng trong công ty hỗ trợ, tham mƣu trƣớc khi ra quyết địnhvà chịu trách nhiệm về mọi mặt, toàn quyền quyết định các vấn đề liên quan trong nội bộ công ty.
Với cơ cấu quản lý này tạo điều kiện cho việc thống nhất tập trung trong điều hành, chế độ trách nhiệm rõ ràng, thông tin nhanh nhạy, tỉ lệ gián tiếp, sai lệch thông tin thấp và ngƣời lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của nhân viên cấp dƣới. Tuy nhiên đòi hỏi ngƣời quản lý phải có kiến thức sâu rộng, có tính quyết đoán cao trong lĩnh vực quản lý chuyên môn của mình.
3.2.1.5 Tầm nhìn và sứ mạng ( Định hƣớng phát triển)
Lấy phƣơng châm : “ ui òng khách đến, hài òng khách đi” làm mục tiêu và động lực phát triển cho công ty. Công ty không ngừng duy trì và phát triển thị trƣờng ô tô Việt Nam với chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ đem tới khách hàng nhanh nhất và tốt nhất. Trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ - thƣơng mại ô tô tại khu vực miền Đông Nam Bộ Việt Nam. Xây dựng Đồng Nai Ford trở thành một nơi làm việc chuyên nghiệp với đội ngũ nhân viên tƣ vấn bán hàng nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, kỹ thuật viên – thợ đồng sơn có trình độ và có trách nhiệm cao, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa sức sáng tạo và lòng nhiệt huyết của mình.
Công ty luôn cố gắng đảm bảo mức lƣơng ổn định cho nhân viên bên cạnh đó cũng có nhiều chiến lƣợc phát triển nhằm phát huy tối đa hoạt động kinh doanh, khuyến khích nhân viên hăng say làm việc bằng cách hƣởng lƣơng theo năng suất hiệu quả làm việc ( đƣợc hƣởng hoa hồng khi bán đƣợc sản phẩm của công ty và đƣợc tính theo lũy tiến tăng dần)
Bên cạnh đó công ty còn có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ tay nghề, kỹ thuật, tổ chức các lớp kỹ năng mềm phục vụ cho quá trình giao tiếp, giải đáp cũng nhƣ thuyết phục khách hàng cho các nhân viên tƣ vấn bán hàng.
Giao lƣu, mở rộng các mối quan hệ, thu thập thông tin chính xác hàng ngày để nắm bắt thị trƣờng, tăng cƣờng các mối quan hệ với các cơ quan, ban ngành chức năng, các ngân hàng…giúp cho khách hàng hòan thành các thủ tục một cách đơn giản và nhanh chóng.
Mở rộng thị trƣờng sang các tỉnh thành lân cận nhƣ : Quận 2, Quận 9, Thủ Đức, Bình Dƣơng, Bình Phƣớc, Tây Ninh, Củ Chi, Bảo Lộc, Phan Thiết…
Tập trung vào việc hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban cũng nhƣ nâng cao tinh thần trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, các quy định về việc bổ nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật.
Thực hiện tốt công tác chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho nhân viên công ty, đặc biệt là các dịp lễ, tết.
Tổ chức quản lý nhân viên của công ty
Lực lƣợng nhân viên của công ty đƣợc tổ chức hoạt động và quản lý theo từng phòng ban.
Mỗi phòng sẽ có một Giám đốc ( Trƣởng phòng) sẽ nắm bắt sỉ số nhân viên đi làm mỗi ngày, phân công nhiệm vụ cụ thể cho ( từng tổ) từng nhân viên trong phòng của mình, căn cứ vào trình độ chuyên môn cũng nhƣ học vấn để phân công cho hợp lý, đúng ngƣời, đúng việc nhằm giúp cho các nhân viên làm việc hiệu quả, đạt năng suất, đem lại lợi ích kinh doanh tối đa nhất. Bên cạnh đó, mỗi phòng ban đều có nội quy riêng để hoạt động nhằm đem lại hiệu quả làm việc cao nhất.
Những nhân tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động của Công ty TNHH DV- TM TẤN P Á ĐẠT
Nhân tố bên trong công ty TNHH DV- TM Tấn phát Đạt
à đại lý ủy quyền sau cùng trong tổng số tám địa lý chính thức của Ford Việt Nam, đƣợc trang bị các dụng cụ, trang thiết bị hiện đại chuyên cung cấp các sản phẩm xe thuộc hãng Ford cũng nhƣ các phụ tùng chính hãng, các dịch vụ bảo dƣỡng, sửa chữa, đồng sơn theo yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó với vị trí thuận lợi nằm trên quốc lộ 1A nối liền hai miền Nam- Bắc, đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm đây cũng là một lợi thế nhằm đáp ứng đầy đủ nhu
cầu của khách hàng tại khu vực. Tuy nhiên gần đây do lãi suất ngân hàng tăng, tình hình lạm phát cũng nhƣ việc tăng thuế đối với mặt hàng này nên đã ảnh hƣởng đến nhu cầu của khách hàng làm cho lƣợng xe bán ra chậm, lợi nhuận giảm, nhiều nhân viên muốn thay đổi chỗ làm mới…do đó mà việc triển khai các hoạt động gặp nhiều khó khăn bởi đội ngũ nhân viên không đồng đều vì thế mà năng suất làm việc không cao.
Phòng dịch vụ với bản chất công việc đòi hỏi sự khéo léo, nhanh nhẹn, có tay nghề trong các lĩnh vực kỹ thuật máy móc, mang tính chuyên nghiệp cao nhằm đảm