4. Bố cục khúa luận:
2.1.1.2: Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ mỏy:
Với mong muốn tạo một trật tự xỏc định, giỳp cho cỏc cấp quản lý thực hiện nhiệm vụ, đạt kết quả cao, đồng thời giỳp cho cụng ty thớch nghi và cú khả năng phản ứng nhạy bộn trước những biến động của mụi trường kinh doanh; Và sử dụng hiệu quả nguồn lực cũng như lao động, vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật. Sau quỏ trỡnh nghiờn cứu ban lónh đạo Vietravel Hải Phũng đó xõy dựng cơ cấu tổ chức như sau:
Nam - Vietravel - Chi nhỏnh Hải Phũng
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ mỏy của Vietravel Hải Phũng
Chức năng cụ thể của cỏc phũng ban:
a. Ban lónh đạo (Giỏm đốc):
Giỏm đốc: Bà Nguyễn Thị Hà (được bổ nhiệm từ năm 2009) là người trực tiếp điều hành cụng việc, chịu trỏch nhiệm về kết quả kinh doanh trước giỏm đốc và ban lónh đạo của tổng cụng ty, là người lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp. Cũng như thay mặt cho cụng ty đàm phỏn với đối tỏc.
b. Phũng kinh doanh:
- Bộ phận thị trường (marketting) cú nhiệm vụ:
Phối hợp với phũng điều hành xõy dựng cỏc chương trỡnh du lịch phự hợp với nhu cầu của khỏch, chủ động trong việc đưa ra những ý đồ về sản phẩm lữ hành mới cho chi nhỏnh.
Ký kết cỏc hợp đồng với cỏc hóng, cỏc tổ chức và cỏ nhõn trong và ngoài nước để khai thỏc nguồn khỏch, đề xuất và xõy dựng cỏc phương ỏn mở văn phũng đại diện của cụng ty.
Đảm bảo thụng tin giữa doanh nghiệp lữ hành với cỏc nguồn khỏch, cỏc bộ phận liờn quan trong doanh nghiệp. Về kế hoạch cỏc đoàn khỏch, nội dung hợp đồng.
Phũng thị trường được tổ chức dựa trờn những tiờu thức phõn đoạn thị trường và phỏt triển thị trường của doanh nghiệp: Cú bộ phận quốc tế và nội địa riờng. Điều này tạo sự chuyờn mụn húa của doanh nghiệp khỏc biệt với phần lớn
Nam - Vietravel - Chi nhỏnh Hải Phũng
cỏc doanh nghiệp Lữ hành khỏc trong thành phố: chỉ mới đúng vai trũ trung gian, gom khỏch cú nhu cầu du lịch quốc tế rồi gửi lờn cỏc cụng ty Du lịch liờn kết tại Hà Nội. Lỳc này khỏch hàng phải chịu giỏ tour cao hơn (vỡ bao gồm cả phần hoa hồng cho cụng ty gom khỏch tại Hải Phũng), đồng thời chất lượng dịch vụ lại khụng đảm bảo do cụng ty gom khỏch khụng thể chủ động về dịch vụ.
- Bộ phận điều hành:
Là đầu mối triển khai mọi cụng việc từ điều hành cỏc chương trỡnh du lịch, cung cấp cỏc dịch vụ du lịch. Lập kế hoạch và triển khai cỏc cụng việc cú liờn quan.
Thiết lập và duy trỡ mối quan hệ mật thiết với cỏc cơ quan hữu quan lựa chọn và ký hợp đồng với cỏc nhà cung cấp hàng húa và dịch vụ du lịch.
Theo dừi quỏ trỡnh thực hiện và nhanh chúng xử lý tỡnh huống bất thường xảy ra, khi thực hiện cỏc chương trỡnh du lịch.
- Bộ phận hướng dẫn:
Thực tế Vietravel Hải Phũng chưa cú đội ngũ hướng dẫn viờn cơ hữu của cụng ty.Hiện tại cụng ty mời hướng dẫn viờn từ đơn vị khỏc cộng tỏc. Do đú vào du lịch mựa cao điểm cụng ty rất khú mời được cỏc cộng tỏc viờn kinh nghiệm.
Với cỏc đoàn khỏch quan trọng, nhõn viờn điều hành, hoặc nhõn viờn bỏn hàng trong cụng ty trực tiếp đi hướng dẫn.
c. Phũng hành chớnh nhõn sự:
Thực hiện toàn bộ cỏc cụng việc trong quy trỡnh quản trị nguồn nhõn lực của cụng ty. Thực hiện những cụng việc quản trị văn phũng của doanh nghiệp.
Nam - Vietravel - Chi nhỏnh Hải Phũng
Bảng 2: Tỡnh hỡnh nhõn lực của Vietravel Hải Phũng
(Đơn vị: Người) TT Danh mục Số.L Trỡnh độ Giới tớnh Ng ngữ Đại học C.đẳng Tr.cấp P.th Nam Nữ 1 Giỏm đốc 1 1 1 2 2 Trưởng P.Hành chớnh nhõn sự 1 1 1 1 3 NV P.Hành chớnh nhõn sự 1 1 1 4 Trưởng phũng kinh doanh 1 1 1 1
5 Nhõn viờn kinh doanh
nội địa 8 8
6 Nhõn viờn kinh doanh
quốc tế 3 3 7 Kế toỏn trưởng 1 1 1 1 8 Kế toỏn viờn 2 2 2 9 Thủ quỹ 1 1 1 10 Bảo vệ 2 2 2 11 Bộ phận chăm súc khỏch hàng 3 3 3 1 TỔNG 24
(Nguồn: Phũng hành chớnh nhõn sự Vietravel Hải Phũng)
- Bộ phận chăm súc khỏch hàng:
Tổ chức triển khai thực hiện dịch vụ chăm súc khỏch hàng cho cỏc đối tỏc theo cỏc hợp đồng Cụng ty đó ký kết. Thắt chặt cụng tỏc quản lý, kiểm tra, đụn đốc CBCNV làm cụng tỏc CSKH nhằm đạt được năng suất cao nhất. Sắp xếp phõn bổ ca trực hợp lý tạo điều kiện cho người lao động cú thể gắn bú được với cụng việc.
Nam - Vietravel - Chi nhỏnh Hải Phũng
Quan tõm chia sẻ những kinh nghiệm và hỗ trợ kịp thời những khú khăn về nghiệp vụ cho CBCNV làm cụng tỏc CSKH nhằm phục vụ và đỏp ứng nhu cầu khỏch hàng một cỏch tốt nhất. Thống kờ, tổng hợp và phõn tớch số liệu về lưu lượng cuộc gọi, tỷ lệ phục vụ và năng suất hàng thỏng nhằm cú những biện phỏp kịp thời để nõng cao năng suất cho Cụng ty. Giao dịch với cỏc bộ phận nghiệp vụ của đối tỏc khỏch hàng cú liờn quan đến cụng tỏc nghiệp vụ chăm súc khỏch hàng của Cụng ty.
- Bộ phận bảo vệ:
Bộ phận bảo vệ cú nhiệm vụ đẩm bảo an ninh trật tự và an toàn cho cụng ty. Trụng coi, bảo vệ xe của nhõn viờn cụng ty và khỏch hàng.
Đa phần nhõn viờn của Vietravel Hải Phũng cũn trẻ độ tuổi 24- 34: Làm việc nhiệt tỡnh, năng động... Vietravel Hải Phũng vẫn xõy dựng cỏc kế hoạch kiểm tra nghiệp vụ nhõn viờn theo chỉ thị chung của tổng cụng ty.
d. Phũng tài chớnh kế toỏn:
Đõy là bộ phận đảm nhiệm và thực hiện việc thanh toỏn trả cụng cho nhõn viờn cụng ty. Với cỏc chức năng chủ yếu sau:
- Tổ chức thực hiện cỏc cụng việc tài chớnh, kế toỏn của cụng ty như theo dừi ghi chộp chỉ tiờu của doanh nghiệp theo đỳng chỉ tiờu tài khoản và chế độ kế toỏn của nhà nước. Theo dừi và phản ỏnh tỡnh hỡnh sử dụng vốn tài sản của doanh nghiệp.
- Thực hiện chế độ bỏo cỏo định kỡ, kịp thời phản ỏnh những thay đổi để lónh đạo cú biện phỏp xử lớ.
- Theo dừi thị trường, thu thập thụng tin, bỏo cỏo và đề xuất kịp thời với lónh đạo doanh nghiệp.