III. Các quyđịnh về thủ tục, ràng buộc
1. Yêucầu hệ thống Yêu cầu tính năng
- Giảm bớt một cách đáng kể thời gian, công sức và tăng tính chính xác trong việc quản lývà lập hồ sơ thanh lý cho loại hình 14 loại hình dịch vụ, nhanh chóng lập và tính toán mộtbộ hồ sơ thanh lý cho hàng trăm tờ khai.
- Tự động nhắc các tờ khai đến hạn thanh lý, hoặc phải nộp thuê giúp doanh nghiệp biết khinào thì phải thực hiện thanh lý hoặc nộp thuế, tránh quá hạn.
- Đối với loại hình dịch vụ SXXK của Hải quan, hệ thống cung cấp 15 mẫu báo cáo và chophép in ra và đi nộp (Theo QĐ929/QĐ-TCHQ Ngày 25 tháng 5 năm 2006).
- Hỗ trợ khai điện tử qua file Excel, Internet.
1.2. Các yêu cầu chung
- Cung cấp chức năng soạn thảo Hợp đồng, báo giá và Debit note bằng tiếng anh - TA - Cung cấp chức năng soạn thảo Bảng chi phí (TA và tiếng việt - TV)
- Cung cấp chức năng soạn thảo Báo cáo doanh thu, công nợ, lợi nhuận ròng và một vài báocáo khác: TA
- Cung cấp chức năng soạn thảo Quy trình nghiệp vụ: TV, TA
1.3. Các yêu cầu cụ thể
- Lập Báo giá, hợp đồng thực hiện với nhiều chính sách giá và điều khoản khác nhau: ếtxuất tài liệu ra Excel hoặc Doc để tiện thay đổi, sau đó cập nhật lại hệ thống
.- Lập Báo giá cho khách hàng vãng lai: Báo giá động theo lô hàng- Lập Báo giá cho khách hàng truyền thống sử dụng hệ thống mã khách hàng đang được ápdụng thực tế (phù hợp với sự nhận thức của khách hàng).
- Các Báo giá liệt kê các loại chi phí sau:
o Phí vận tải nội địa (Inland transportation charge) o Phí thủ tục hải quan (Facility fee)
o Phí Handling: Liên lạc khách hàng, hải quan, chuẩn bị hồ sơ hải quan, lấy vận đơn (B/L): đơn giá theo hợp đồng. Các đơn giá này phụ thuộc vào loại Cont., số lượng,khối lượng. Nếu không có loại Cont., chỉ có số lượng, khối lượng thì giá trị nàolớn hơn sẽ được sử dụng để quy đổi theo đơn vị FT (Feight Ton). Giá trị này cũngđược thoả thuận và ghi trong hợp đồng.
o Phí B/L
o Phí gom cont. hàng (Container Feightation): gom hàng cho hàng xuất, bố dỡ hàngcho hàng lẻ. Khi một Cont. không đủ cho gom hàng, dỡ hàng.
o Cước biển, hàng không: Air/Sea Feight o Phí lưu công (Storage charge) - tuỳ chọn o Và một vài phí thu hộ trả hộ khác
- Lập Tờ khai kết xuất ra Excel để email cho Customs và Backup - Nội dung tờ khai có 2 phần:
o Thông tin tĩnh: các tiêu chí trong tờ khai: 1-22 o Thông tin động: các tiêu chí trong tờ khai: 23-38
- Mã số HS: bộ mã hài hoà của Hải quan quốc tế, và trên cơ sở đó Việt nam cũng định nghĩa hệ số riêng.
- [28] = [26] x [27] - [31] = [30] x [29] - [32] = [30] + [31] - [34] = [32] x [33]
- Bảng kê tên hàng bao gồm các chi tiểu từ 23 đến 36 được chia làm 3 cách trình bày: o Có 03 mục hàng: sau khi nhập tên hàng, từ động xác định mã HS (gợi ý) và tínhtoán từ động các tiêu chí 29,30,31,32
o Có >10 mục hàng: theo mẫu
- Từ số liệu tờ khai đã lập để kiết xuất thông tin sang bảng chi phí và debit note
- Cập nhật và theo dõi tình trạng nợ chứng từ gốc. Luật Hải quan cho phép nợ trong thờihạn 30 ngày, do đó phải nhắc trước 10 ngày kể từ ngày mở tờ khai Hải quan. - Cung cấp chức năng Switch Bill: Khi bên A (Đài loan) bán cho bên B (Hàn quốc) một lôhàng, yêu cầu xuất xứ hàng tại Việt Nam: Công ty dịch vụ cần lập vận đơn giả giúp chocông ty A.
- Cung cấp chức năng xuất đối ứng: Ví dụ Nippon bán hàng cho Cannon, công ty dịch vụphải đồng thời mở 02 tờ khai: Mở tờ khai hàng xuất và Mở tờ khai hàng nhập. - Xác nhận thực xuất: xác nhận vào tờ khai (đối với hàng xuất), ghi chú kiểm hoá (đối vớihàng nhập khẩu phải kiểm hoá) để làm hoàn thành thủ tục thông quan.
- Khi kết thúc nghiệp vụ: cập nhật trạng thái trả toàn bộ chứng từ gốc cho khách hàng đãgiao cho công ty để làm thủ tục hải quan trước đó.