- Xác định được cơ cấu đội dự án phù hợp với tổ chức và các phương pháp để tập hợp đượccác thành viên dự án như mong muốn.
- Đánh giá được năng lực kỹ thuật và kỹ năng làm việc theo nhóm của các thành viên nòngcốt của đội dự án, cũng như các thành viên cấp ủy nhiệm.
- Chọn và tuyển các thành viên dự án.
- Giải quyết các vấn đề và sự thiếu hụt về nguồn nhân lực có kỹ năng cần thiết bằng cáchđàm phán để có được nguồn nhân lực khan hiếm, dựa vào tình huống nghiệp vụ và ưu tiênchiến lược của dự án:
o Xem nguồn nhân lực mà dự án yêu cầu có ảnh hưởng đến đường tới hạn ( đường găng ) hay không?
o Đàm phán với các đơn vị chức năng hoặc các Giám đốc dự án khác để có được nguồn lực cần thiết.
o Chuẩn bị tinh thần để hủy dự án nếu không tìm được hoặc không đạt được thỏa thuận để đảm bảo chi trả được cho các nguồn nhân lực có kỹ năng cần thiết. - Lập ma trận trách nhiệm ( Responsibility Matrix )
- Điều hòa giữa việc phân bổ nguồn lực với ngân sách và lịch trình dự án, đồng thời phảiphát hiện được tất cả những sự không nhất quán trong dự án.
Ví dụ:
Một công ty chuyên về các ứng dụng đã khởi công một dự án chuyển đổi hết dữ liệu củakhách hàng là doanh nghiệp của họ từ DB2 sang Oracle. Vì không có chuyên gia về Oracle nêncông ty này đã ký hợp đồng với nhà cung cấp bên ngoài để tuyển một chuyên gia về cơ sở dữ liệuOracle ( DBA về Oracle ). Phong, một DBA hàng đầu về DB2 của công ty thì lại rất thích tiếp thucông nghệ mới, Phong đã được chọn vào đội dự án, trong lúc đó công việc của anh được chuyểngiao cho một DBA mới vào nghề ở trong cùng đội của anh. Và công ty đó đã phải thu xếp với nhàcung cấp để Phong – chuyên gia DBA của họ được làm việc cùng dự án, và Phong chắc chắn là cónhiều kinh nghiệm chuyên môn để duy trì hệ thống cho tới khi hoàn thành dự án.
Bài tập 7-1: Tổ chức đội dự án Thời gian 45’
Mục đích:
Đàm phán và phân bổ nguồn lực.
Kịch bản:
Hoàng – Giám đốc một dự án Nâng cấp Hệ thống mạng ở công ty XYZ – Cần 4 kỹ sư có kỹnăng làm việc với mạn LAN/WAN và 3 kỹ sư ATM . Dự án này đòi hỏi các nhân viên phải đicông tác liên tục trong 12 tháng. Bộ phận quản lý cấp cao cũng đang triển khai hai dự án khác: Dựán tái thiết kế ứng dụng phục vụ khách hàng do Dũng quản lý và Dự án nâng cấp Hệ thống kiểmkê do Tùng quản lý. Theo kế hoạch thì Dự
án của Dũng cần một kỹ sư mạng cao cấp, và anh ta đãgửi yêu cầu tới Phong – Quản lý chức năng của các kỹ sư về hệ thống mạng, để lấy Khanh về dựán của mình. Dự án của Tùng cũng cần một kỹ sư dự án mạng cao cấp như vậy, và một chuyêngia về hệ thống mạng không dây được chuyển từ Công ty Hệ thống mạng ABC. Tùng yêu cầuPhong chuyển Khanh về dự án của mình. Bảng 7-3 chứa các tổng kết về các thành viên tiềm năngcho dự án và kỹ năng của họ.
Cuối cùng Công ty này đưa ra quyết định sẽ cử một kỹ sư cao cấp vào làm cho dự án củaHoàng và 3 kỹ sư trẻ sẽ được đào tạo về mạng WAN. Theo ý kiến của Phong, Khanh sẽ ở lạiNOC cùng với một kỹ sư trẻ để đảm trách công việc của các dự án khác; đồng thời hỗ trợ quátrình vận hành. Phong cũng đề cập đến chuyện Trung muốn làm Đội trưởng của nhóm các kỹ sưtham gia Dự án của Hoàng. Và khi Hoàng chuẩn bị rời cuộc họp với Phong, anh ta cũng đã thôngbáo trước với Phong rằng anh ta sẽ cần đến Trung trong vòng một hay hai tuần nếu công việc ởNOC rất gấp rút trong quá trình cài đặt phần cơ bản của ATM.
Kỹ năng Tên Thông tin chi tiết
Kỹ sư cao cấp( LAN/WAN )
Khanh Kỹ sư xuất sắc được mọi người yêu mến, không thích đicông tác xa.
Kỹ sư cao cấp( LAN/WAN )Trung Có kinh nghiệm làm việc với ATM, độc thân, sẵn sàng đicông tác xa
Kỹ sư trẻ ( LAN ) Hà Nhiều kinh nghiệm và làm việc hiệu quả về lĩnh vực liênquan đến mạng LAN, tiếp thu nhanh, 3 năm kinh nghiệmlàm việc với công ty. Đã kết hôn và có 3con nhỏKỹ sư trẻ ( LAN ) Vinh Thành viên trẻ tuổi nhất, mới vào làm việc trong cty được4 tháng, rất thông minh và chăm chỉ, còn ngại ngùngtrong giao tiếp xã hội. Độc thân và thích câu cá bằng ruồi.Kỹ sư trẻ ( LAN ) Ngọc Thích thử sức với công nghệ mới, đáng tin cậy và chămchỉ, được mọi người yêu mến vì sự hài hước và bản tínhqua tâm đến người khác, có 4 năm kinh nghiệm làm việctại công ty, có con đang độ tuổi trưởng thành, đã ly hônvà có ý định đi học thạc sĩ.
Các kỹ sư hệthông mạng ATMKhông thuộccông tyLà người ngoài công ty do công ty Hệ thống mạng ABCcung cấp.
Bảng 7-3: Nguồn nhân lực cho dự án của Công ty XYZ
1. Đàm phán để lấy các kỹ sư cao cấp có thể đảm trách ba dự án.
Kết quả như thế nào?
Khanh không tham gia vào dự án Nâng Cấp Hệ Thống Mạng, mà ở lại NOC và hỗ trợ chohai dự án còn lại. Thay vào đó, Trung sẽ tham gia vào dự án Nâng Cấp Hệ Thống Mạng với vaitrò là Đội trưởng đội dự án.
2. Giám đốc dự án Nâng Cấp Hệ Thống Mạng sẽ đàm phán với Phong về thời gian làm việccủa Trung.
Điều gì sẽ xảy ra?
Giám đốc dự án cố gắng đi đến thỏa thuận về việc điều khiển vận hành.
3. Giám đốc dự án Nâng Cấp Hệ Thống Mạng sẽ chọn ra 3 kỹ sư trẻ và đàm phán với Phong về thời gian làm việc của họ.
Điều gì sẽ xảy ra?
Với yêu cầu đi công tác xa thường xuyên, Hoàng không nên chọn Hà vì anh ta rất dễ từ bỏ.Hơn nữa, Phong tỏ ra rất miễn cưỡng khi phải cho kỹ sư thành thạo nhất về mạng LAN đi.
4. Giám đốc dự án Nâng Cấp Hệ Thống Mạng sẽ đàm phán với Phong về các quy tắc kiểmsoát vận hành của đội kỹ thuật.
Kết quả mong muốn như thế nào?
Phong sẽ không từ bỏ việc kiểm soát vận hành; ngược lại, sẽ phải đồng ý đưa ra một thỏathuận nào đó.
5. Bạn sẽ giải quyết xung đột về thời gian làm việc của Trung như thế nào?
Hãy sắp xếp một kế hoạch trao đổi dựa trên thời gian biểu đó.
Sau khi đã tập hợp được các thành viên dự án, chính là lúc bắt tay vào xây dựng một đội dựán đoàn kết và vững mạnh. Chủ đề này sẽ tập trung vào công tác xây dựng và hỗ trợ đội dự án.
Hãy hình dung rằng bạn đang xây dựng một ngôi nhà. Bạn sẽ chọn ai trong số những ngườisau đây vào đội thi công để hoàn tất công việc đó: Kiến trúc sư, thợ nề hay thợ sơn bả? Đội thicông sẽ cần những nguồn lực nào để hoàn thành công việc? Những người này có thể làm việccùng nhau không? Các dự án CNTT thường phụ thuộc khá nhiều vào nguồn nhân lực có kỹ năng.
Liệu các thành viên được đề xuất có hội tụ những năng lực kỹ thuật và kỹ năng cần thiết cho dựán không? Nếu không, làm thế nào để khắc phục những thiếu xót về kỹ năng? Điều quan trọngkhông chỉ là có nguồn nhân lực hội tụ các kỹ năng trong bảng thống kê, mà phải đảm bảo rằng độidự án có nguồn nhân lực cần thiết và họ có thể làm việc ăn ý với nhau.