Hãy chủ động giúp đỡ đội dự án đạt được năng suất làm việc cao nhất bằng các bước sau:
- Trong suốt quá trình hình thành, tổ chức các hoạt động xây dựng đội dự án để tạo nên mộttập thể đoàn kết, vững mạnh và phải đặt ra những kỳ vọng cho đội dự án. Để giúp đỡ cácthành viên trong giai đoạn hình thành, phải tạo điều kiện cho đội dự án làm quen với nhauvà tạo môi trường làm việc tôn trọng lẫn nhau. Đồng thời, giúp đỡ đội thực hiện một sốquy tắc cơ bản để giao tiếp với các thành viên khác trong đội. Cuối cùng, tạo cho cácthành viên dự án có cảm giác rằng họ là những người đặc biệt, và họ được chọn làm việcnhằm phục vụ một mục tiêu quan trọng cụ thể cho tổ chức. Một vài chiến lược có thể sửdụng trong giai đoạn hình thành đội dự án bao gồm:
o Chương trình của buổi họp kick-off dự án phải dành thời gian để các thành viêngiới thiệu về mình.
o Tạo một cuốn sổ tay đội dự án để ghi lại mục tiêu của đội, các công việc chính cầnđạt được mục tiêu đó, và tất cả các ràng buộc mà đội phải tuân theo.
o Tạo một thư mục dự án
o Lập các quy tắc chung của dự án về các thành viên cư xử với nhau, cách trao đổivề thời gian họp, về cách đưa ra quyết định và cách đưa ra vấn đề.
o Chọn tên hoặc biểu tượng cho đội dự án.
o Các dịp vui chơi khi bắt đầu đội dự án cũng là cơ hội để các thành viên tìm hiểukỹ về nhau hơn.
- Trong giai đoạn mâu thuẫn, hãy sử dụng các kỹ năng về giải quyết xung đột và ủy thác đểlàm dịu các cuộc xung đột giữa các thành viên. Nếu vấn đề ở mức độ nghiêm trọng thì nêntìm sự trợ giúp của phòng Nhân sự.
- Trong giai đoạn hòa giải, phải hướng cho đội tập trung đạt được các mục tiêu của dự án vàxóa bỏ các rào cản. Có thể tham khảo một số chiến lược sau:
o Tập trung nâng cao năng suất của đội nhằm đạt được mục tiêu của dự án.
o Nếu đội dự án mắc phải những vấn đề cơ bản thì hãy lập các nhóm nhỏ đội dự ánchức năng để giải quyết các vấn đề (nhóm phản ứng nhanh), nhanh chóng đưa dựán vào trạng thái hoạt động ổn định.
o Xóa bỏ tất cả những rào cản gây tổn hại đến hiệu quả làm việc của đội.
o Tạo cơ hội để ban quản lý, khách hàng, cũng như các đội khác ghi nhận hiệu quảlàm việc của đội dự án.
- Trong giai đoạn thực hiện, phải xây dựng cơ chế khen thưởng kịp thời, hiệu quả làm việccủa đội và khuyến khích đội dự án đưa ra cách giải quyết cho vấn đề nảy sinh. Tuy nhiên,nếu tiến độ đội dự án bị chậm thì đây cũng là cơ hội tốt để thử thách đội dự án với cácmục tiêu nghiêm ngặt hơn về hiệu quả làm việc.
Bài tập 7-2: phát triển đội dự án Thời gian: 30 phút
Mục đích:
Xác định phương hướng hoạt động để quản lý hiệu quả làm việc của đội dự án.
Kịch bản:
Các thành viên đội dự án Nâng cấp Hệ thống mạng ở công ty XYZ đã được tuyển chọn, vàcác thiếu xót về kỹ năng đã được xác định. Các thành viên dự án phải đi công tác đến các đơn vịđể nâng cấp mạng WAN. Giám đốc dự án – Hoàng ở lại văn phòng tổng công ty. Đội trưởngTrung sẽ đi cùng trong nhóm bốn kỹ sư lắp đặt thiết bị mạng LAN/WAN tại các đơn vị cơ sở.