I. QÚA TRèNH HèNH THÀNH HOẠT ĐỘNGCỦA TỔNG CễNG TY CHẩ VIỆT NAM
5. Quy trỡnh thực hiện xuất khẩu chố củaTổng CụngTy Chố Việt Nam.
5.1. Nghiờn cứu thị trường .
Đối với Tổng Cụng Ty chố Việt Nam, từ năm 1990 trở về trước, cụng ty là một doanh nghiệp nhà nước bằng hỡnh thức xuất khẩu theo nghị định thư, hàng đổi hàng ... do vậy mà cụng tỏc tỡm kiếm thị trường cho xuất khẩu khụng phải yờu cầu bức thiết đặt ra cho Tổng Cụng Ty.
Sau năm 1991 đến năm 1995, Tổng Cụng Ty cũng hầu như thực hiện cỏc hợp đồng xuất khẩu để trả nợ. Từ năm 1996 đến nay, khi đó thực sự tự làm chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh thỡ vấn đề mở rộng và phỏt triển thị trường luụn đặt lờn hàng đầu đối với Tổng Cụng Ty. Một mặt, Tổng Cụng Ty vẫn tiếp tục giữ quan hệ buụn bỏn với cỏc khỏch hàng cũ ngoài ra thụng qua cỏc đại diện thương mại của Việt Nam thụng qua cỏc nước bạn, cỏc văn phũng đại diện của Tổng Cụng Ty tại cỏc nước, như : Nga, Anh … Tổng Cụng Ty cũn tỡm hiểu thờm cỏc đầu mối và cỏc khỏch hàng mới cú nhu cầu tiờu thụ sản phẩm. Sau đú gửi mẫu hàng đến những địa chỉ mới kốm theo những lời giới thiệu về Tổng Cụng Ty với những ưu thế của mỡnh để khỏch hàng biết đền Tổng Cụng Ty và đặt quan hệ buụn bỏn .
Ngoài ra để giới thiệu về hoạt động của mỡnh Tổng Cụng Ty cũn tiến hành việc quảng cỏo trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng, cỏc cuộc triển lóm quốc tế tổ chức tại Việt Nam thực hiện chào hàng đến cỏc bạn hàng khi cú nguồn hàng hoặc mặt hàng mới …
5.2. Cụng tỏc tạo nguồn hàng .
Trờn thực tế hoạt động tạo nguồn cho Tổng Cụng Ty khụng phức tạp, đối với Tổng Cụng Ty chố Việt Nam, cú trụ sở đặt tại Hà Nội trong khi đú hầu hết cỏc nguồn chố phõn bố rải rỏc ở khắp cỏc tỉnh trong cả nước ( chủ yếu phớa Bắc, Miền Trung, Lõm Đồng ). Do vậy, để cú nguồn hàng xuất khẩu, cỏn bộ của phũng ban kinh doanh - xuất nhập khẩu cú thể xuống trực tiếp cỏc khu
vực trồng chố để nắm bắt về tỡnh hỡnh khả năng cung ứng và đỏnh giỏ chất lượng của từng mặt hàng chố, sau đú cú thể trực tiếp thu mua ngay của cỏc chõn hàng ở đú. Tuy nhiờn, việc tạo nguồn theo phương thức này khụng thường xuyờn vỡ số cỏn bộ trong cỏc phũng ớt, hơn nữa phũng cũng chưa cú điều kiện để thu mua tại chỗ .
Để khắc phục điều này Tổng Cụng Ty thực hiện việc chuyển mua cho cỏc chõn hàng - thường là cỏc xớ nghiệp trực thuộc, xớ nghiệp hạch toỏn độc lập của Tổng cụng ty ở cỏc tỉnh. Sau đú ký hợp đồng đứt đoạn với cỏc chõn hàng để mua lại mặt hàng. Giỏ cả sẽ phụ thuộc vào mựa vụ và giỏ trị sản lượng của từng loại chố, ngoài ra cũn tuỳ thuộc vào nhu cầu cho tiờu dựng sản xuất trong nước và nhu cầu của khỏch nước ngoài .
Núi chung giỏ cả khụng được xỏc định một cỏch lõu dài. Thụng thường gvgiỏ cả thu mua được xỏc định dựa trờn cơ sở giỏ cả hợp đồng ngoại (xuất khẩu ). Do mặt hàng chố là mặt hàng nụng sản, mặt khỏc thị phần xuất khẩu của ta lại quỏ bộ so với cỏc nước xuất khẩu chố khỏc trờn thế giới nờn giỏ cả này lại phụ thuộc vào giỏ cả trờn thị trường thế giới. Căn cứ vào giỏ cả năm trước được cỏc bạn hàng cú thị phần lớn (như : irắc) chấp nhận Tổng Cụng Ty tớnh toỏn trừ đi cỏc khoản chi phớ phỏt sinh và lợi nhuận dự kiến sẽ xỏc định giỏ cả thu mua .
Việc tạo nguồn hàng cho xuất khẩu đựơc Tổng Cụng Ty lập kế hoạch vào đầu năm. Sau đú đú thực hiện việc ký kết hợp đồng thu mua (hợp đồng nội) với cỏc đơn vị trực thuộc, cỏc chõn hàng khỏc … để thu mua và sẽ được chuyển về cỏc kho dự trữ của tổng cụng ty (như kho Cổ Loa …). Khi Tổng Cụng Ty cú đơn đặt hàng của nước ngoài thỡ tiến hành bốc hàng từ kho này. Trước khi bốc hàng, cỏn bộ của Tổng Cụng Ty xuống tận kho để kiểm tra và hướng dẫn cỏch đúng gúi .
5.3. Đàm phỏn trước khi ký kết .
Đối với Tổng Cụng Ty Chố Việt Nam, việc đàm phỏn được diễn ra một cỏch linh hoạt tuỳ vào từng đối tượng khỏch hàng. Đối với khỏch hàng thường
xuyờn của Tổng Cụng Ty thỡ cụng việc đàm phỏn hết sức đơn giản. Bờn mua fax cho Tổng Cụng Ty yờu cầu về loại ( mặt hàng ), quy cỏch phẩm chất, khối lượng sản phẩm cần mua và mức giỏ cả theo điều kiện giao hàng ... nếu Tổng Cụng Ty chấp nhận thỡ coi như hợp đồng đó được ký kết .
Cũn đối với những khỏch hàng mới, do hai bờn chưa biết được đặc điểm kinh doanh của nhau nờn cụng tỏc đàm phỏn được thực hiện chi tiết và cẩn thận hơn. Tổng Cụng Ty gửi mẫu hàng đi chào hàng, khi giao hàng Tổng Cụng Ty đảm bảo đỳng hàng được giao theo mẫu : điều kiện về giỏ cả và điều kiện giao hàng cũng được 2 bờn thoả thuận kỹ lưỡng hơn trước khi đi vào ký kết hợp đồng. Thụng thường vấn đề đàm phỏn chủ yếu được thực hiện bằng thư tớn điện thoại, trong một số trường hợp khỏch hàng cú thể đến Tổng cụng ty để giao dịch, đàm phỏn.
5.4. Ký kết hợp đồng.
Sau khi đàm phỏn thành cụng, Tổng Cụng Ty đi đến ký kết hợp đồng xuất khẩu. Hợp đồng xuất khẩu chố cũng thường bao gồm đầy đủ cỏc điều khoản như một hợp đồng xuất khẩu thụng thường. Tuy nhiờn, cú một số điều khoản cần quan tõm đối với hoạt động xuất khẩu chố.
*Xỏc định phẩm chất hàng hoỏ:
Căn cứ vào kinh nghiệm của người mua và người bỏn, hàng hoỏ thường được giao dấu với hàng mẫu như trong hợp đồng chẳng hạn: chố OP, chố FBOP, hay chố BS, BPS … chất lượng chố thường căn cứ theo tiờu chuẩn của Việt Nam TCVN 1454/83 về lượng tan, tạp chất sắt hay độ thuỷ phõn của chố,…
*Phương thức định giỏ :
- Đối với cỏc thị trường cú thị phần lớn hay đối với cỏc bạn hàng quen thuộc của Tổng Cụng Ty chố, khung giỏ chung cho mặt hàng chố thường theo giỏ chố của thị trường thế giới và của nước nhập khẩu. Mức giỏ này được bạn hàng đưa ra Tổng Cụng Ty chố Việt Nam xem xột và chấp nhận. Trờn cơ sở
giỏ này Tổng Cụng Ty tớnh giỏ thu mua vào sao cho hoạt động bảo đảm cú hiệu quả .
- Đối với những thị trường lẻ, giỏ lại được tớnh ngược lờn từ giỏ thành (giỏ thu mua). Tổng Cụng Ty đưa ra giỏ chào hàng, gửi cựng với mẫu hàng đến cỏc bạn hàng, giỏ này sẽ được hai bờn thảo luận, bàn bạc đẻ cuối cựng thống nhất phương ỏn giỏ mà Tổng Cụng Ty xem xột thấy cú lợi nhất.
Dưới đõy là một dẫn chứng về phương ỏn giỏ xuất khẩu 1000 tấn chố thành phẩm sang liờn bang Nga năm 2000
BẢNG 4: GIÁ 1.000 TẤN CHẩ XUẤT KHẨU SANG BấN NGA . Nỳi Thiếp, SNOW OPP/P/PS 40/40/20% DRAGON, BAMBOO (RED) PS/BPS- 70/30 DRAGON, BAMBOO (BLACK) BPS 1. Số lượng (tấn) 100 400 500 2. Giỏ ký hợp đồng (USD/tấn-CiF) 2.000 1.800 1.750 (Đồng /kg/CiF) 28.118 25.307 24.604 3. Giỏ chố nguyờn liệu
(đồng/kg) gồm 15% VAT
17.280 9.700 9.000 4. Phớ lưu thụng (đồng/kg) 2.159 1.880 1.835 4. Phớ lưu thụng (đồng/kg) 2.159 1.880 1.835 - Phớ QLKD 2% 346 194 180 - phớ giao nhận, KCS 240 240 240 - Phớ vận tải nội địa. 180 180 180 - Phớ đấu chộn. 126, 5 126, 5 126, 5 - Lói ngõn hàng 6 thỏng x
0, 75% /thỏng
1.266 1.139 1.108 5. Chi phớ bao bỡ 3.044 3.006 3.044 5. Chi phớ bao bỡ 3.044 3.006 3.044
100g, 200g (đồng /kg)
- Duplex +tem 1.910 1.910 1.910 - Thựng carton 426 388 426 - tỳi PP/PEHD 184 184 184 - Cụng đúng gúi 524 524 524 6. Giỏ thành xuất khẩu
(FOB(đồng /kg))
22.483 14.586 13.879 (USD/tấn) 1.600 1.038 988 (USD/tấn) 1.600 1.038 988 7. Vận tải ngoại + bảo
hiểm (USD/tấn) 340 345 340 8. phớ ngõn hàng 0, 3% (USD/tấn) 6 6 6 9. Hoa hồng (USD/tấn) 25 25 25 10. Giỏ thành xuất khẩu CiP
(USD/tấn)
1.971 1.409 1.359 11.Lói (USD/tấn) 29 391 391 11.Lói (USD/tấn) 29 391 391 Tổng lói USD/tấn :354.800 2.900 156.400 195.500 Nguồn :Tổng cụng ty chố Việt Nam .
Tuy nhiờn, vỡ giỏ trị mỗi loại chố cũn phụ thuộc rất lớn vào khớ hậu, thời tiết, đất trồng, yếu tố mựa vụ … Nờn giỏ mua vào Tổng Cụng Ty sẽ cao, thấp khỏc nhau điều này cũng làm cho giỏ xuất cao hoặc thấp và nếu khỏch hàng chấp nhận thỡ việc xuất khẩu mới được thực hiện.
*Điều kiện cơ sở giao hàng.
Tổng Cụng Ty thường thực hiện hợp đồng xuất khẩu theo giỏ FOB Hải Phũng.
*Điều kiện thanh toỏn:
Tổng Cụng Ty thường sử dụng phương thức nhờ thu (theo điều kiện D/P, documentary againt payment người mua phải trả tiền hối phiếu thỡ ngõn hàng mới trao chứng từ gửi hàng cho họ, theo điều kiện D/A, Documentary against acceptantce thay vỡ hành động trả tiền bằng hành động chấp nhận trả tiền cho người mua) đối với những khỏch hàng quen thuộc và phương thức tớn dụng chứng từ L/C để thanh toỏn .
Trờn cơ sở nắm chắc cỏc nguồn hàng trong nước, sau khi ký kết xong hợp đồng xuất khẩu, Tổng Cụng Ty bắt đầu tiến hành cỏc bước thực hiện hợp đồng .Trờn thực tế cụng việc này thường được thực hiện một cỏch nhanh gọn.
Tổng Cụng Ty bắt đầu làm thủ tục xuất hàng tại cỏc kho của Tổng Cụng Ty, hoặc cú thể là kho của cỏc chõn hàng của Tổng Cụng Ty, trong trường hợp hàng cần thiết phải tỏi chế để đảm bảo chất lượng theo hợp đồng, cỏn bộ Tổng Cụng Ty trực tiếp xuống cỏc đơn vị kho hàng để hướng dẫn cụ thể cỏch thức tỏi chế, bảo quản và đúng gúi. Khi, Tổng Cụng Ty đó thuờ được tàu hoặc đến ngày giao hàng xuống tàu kiểm tra tại Hải Phũng cỏn bộ Tổng Cụng Ty cựng với Hải Quan và kiểm dịch tiến hành kiểm tra hàng xuất tại cỏc kho. Sau khi kiểm tra, hàng được vận chuyển đi bằng container đến cảng Hải Phũng và thực hiện giao hàng tại đú đến đõy bộ chứng từ sẽ được chuyển từ phũng kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng Cụng Ty sang phũng kế toỏn-tài chớnh để phũng này hoàn tất việc thanh toỏn .Nếu khụng cú gỡ vướng mắc coi như hợp đồng thực hiện xong.