PHẦN 3 MỘT SỐ í KIẾN NHẬN XẫT VÀ ĐểNG GểP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYấN,
3.1.1. NHỮNG ƯU ĐIỂM ĐÃ ĐẠT ĐƯỢC CỦA CễNG TY
Cụng ty CP Sụng Đà 207 là đơn vị hạch toỏn độc lập thuộc thành phần kinh tế quốc dõn, tuy nhiều mặt cũn chịu sự chỉ đạo, quản lớ của nhà nước nhưng cụng ty đó xõy dựng được một mụ hỡnh hạch toỏn khoa học, hợp lớ, phự hợp với nền kinh tế thị trường, chủ động trong hoạt động SXKD, cú uy tớn trờn thị trường trong lĩnh vực xõy dựng cơ bản, đảm bảo vững vàng và phỏt triển trong điều kiện cạnh tranh khắc nghiệt ngày nay. Cú thể thấy rất rừ những ưu điểm đú qua cỏc mặt sau:
Thứ nhất: Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn, tổ chức hệ thống sổ sỏch, chứng từ, phương phỏp hạch toỏn tại cụng ty.
Cụng ty cú tổ chức bộ mỏy kế toỏn rất gọn nhẹ và khoa học. Tạo được mối liờn hệ giữa cỏc bộ phận với nhau một cỏch thuận tiện và dễ dàng.
Hỡnh thức sổ sử dụng ở cụng ty hiện nay là hỡnh thức sổ nhật kớ chung. Đõy là hỡnh thức ghi sổ đơn giản, thuận tiện, cú phần mềm kế toỏn hỗ trợ. Hiện nay, cụng ty Sụng Đà 207 đó xõy dựng được hệ thống sổ sỏch kế toỏn, cỏch thức ghi chộp khoa học, hợp lớ, phự hợp với yờu cầu, mục đớch của chế độ kế toỏn mới, tổ chức cụng tỏc kế toỏn quản trị, kế toỏn tài chớnh rừ ràng,… Giảm bớt được khối lượng cụng việc ghi sổ cho kế toỏn, đỏp ứng đầy đủ cỏc thụng tin hữu dụng đối với yờu cầu quản lớ của cụng ty và của cỏc đối tượng khỏc cú liờn quan.
Thứ hai: Về hệ thống kế toỏn mỏy:
Cụng ty Cổ phần Sụng Đà 207 đó và đang ỏp dụng vi tớnh húa trong cụng tỏc kế toỏn, sử dụng mỏy vi tớnh trong hạch toỏn kế toỏn của cụng ty. Việc đú đó nõng cao năng suất lao động cho bộ phận Tài chớnh – kế toỏn, khối lượng lao động của cỏc nhõn viờn kế toỏn được giảm nhẹ, đồng thời tạo được chuyờn mụn húa lao động kế toỏn. Ngoài ra, việc ỏp dụng mỏy vi tớnh cũn gúp phần cung cấp một cỏch chớnh xỏc, đầy đủ cỏc thụng tin cho quản lớ, nõng cao hiệu quả cụng tỏc kế toỏn của cụng ty.
Thứ ba: Về phõn loại và đỏnh giỏ nguyờn, vật liệu
Nguyờn, vật liệu ở một cụng chuyờn về xõy dựng cơ bản thỡ cũng mang những đặc trưng cơ bản đú là cỏc loại vật liệu phục vụ cho xõy dựng, cú khối lượng lớn; cú tớnh chất lớ húa riờng biệt.
Kế toỏn cụng ty đó xõy dựng được sổ danh mục điểm nguyờn, vật liệu một cỏch rất khoa học và hợp lớ, giỳp cho việc kiểm tra và hạch toỏn nguyờn, vật liệu của cụng ty được dễ dàng và thuận tiện. Mỗi loại nguyờn liệu, vật liệu đều được sắp xếp theo từng chủng loại và đặc trưng của từng loại vật liệu: Vớ dụ: xi măng được xếp vào loại nguyờn, vật liệu chớnh và mang số hiệu TK 152 (15201), mỗi loại xi măng mang nhón hiệu riờng thỡ cũng cú số hiệu riờng như xi măng Hoàng Mai cú số hiệu 15201001,… Khi hạch toỏn và vào cỏc sổ chi tiết, việc phõn loại vật tư này đặc biệt giỳp cho việc theo dừi cỏc khoản phải trả nhà cung cấp được dễ dàng; khụng chỉ vậy nú cũn giỳp cho kế toỏn NVL biết được mức sử dụng của từng loại vật liệu và nhận biết được loại vật liệu nào đang được cụng ty sử dụng nhiều hơn chất lượng tốt hơn qua đú điều chỉnh việc sử dụng vật liệu sao cho cú hiệu quả nhất để vừa nõng cao chất lượng cụng trỡnh và hạ giỏ thành sản xuất.
Thứ tư: Về phương phỏp kế toỏn nguyờn, vật liệu:
Phương phỏp hạch toỏn nguyờn vật liệu của Cụng ty là phương phỏp kờ khai thường xuyờn phự hợp với đặc điểm SXKD và yờu cầu quản lớ của một doanh nghiệp xõy dựng cơ bản, giỳp cho bộ mỏy điều hành thường xuyờn nắm được
tỡnh hỡnh biến động hàng tồn kho và ra quyết định một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc, kịp thời.
3.1.2. NHỮNG HẠN CHẾ TRONG KẾ TOÁN NGUYấN, VẬT LIỆU TẠI CễNG TY
Thứ nhất: Việc tổ chức luõn chuyển chứng từ kế toỏn chưa đỏp ứng được nhu cầu thụng tin kế toỏn một cỏch kịp thời.
Do đặc trưng của cụng ty Sụng Đà 207 là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xõy dựng và sản phẩm của cụng ty là những cụng trỡnh cú giỏ trị lớn, địa điểm xõy dựng cỏc cụng trỡnh ở nhiều khu vực khỏc nhau, thậm chớ rất xa trụ sở chớnh của Cụng ty như cụng trỡnh Saigon Pearl ở Thành Phố Hồ Chớ Minh, cỏc cụng trỡnh đấu thầu tại Hũa Bỡnh,.... Trong khi đú, bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức tập trung, cỏc chi nhỏnh xõy dựng cụng trỡnh hạch toỏn phụ thuộc, ở mỗi cụng trỡnh đều cú kế toỏn riờng và định kỡ gửi cỏc chứng từ về phũng kế toỏn của Cụng ty để hạch toỏn tổng hợp. Do đú, việc thu thập thụng tin chớnh xỏc và kịp thời là một việc khụng dễ dàng. Từ cụng trường thi cụng cụng trỡnh ở xa chuyển chứng từ về cụng ty phải mất một thời gian khỏ lõu, hơn nữa, cỏc cụng trỡnh cú quy mụ và giỏ trị lớn nờn cỏc nghiệp vụ phỏt sinh nhiều, lượng chứng từ rất lớn nờn thụng tin kế toỏn rất dễ bị sai lệch (cú thể do sơ suất hay do sự cố ý của cỏn bộ kế toỏn tại cụng trỡnh), điều này khiến cho việc quản lớ và kiểm tra thụng tin kế toỏn một cỏch chớnh xỏc là việc làm rất khú, gõy khú khăn cho kế toỏn quản trị và quản lớ doanh nghiệp.
Thứ hai: Khụng lập bảng phõn bổ nguyờn, vật liệu xuất kho
Theo như chi nhỏnh xõy dựng cụng nghiệp, khi xuất kho NVL thỡ giỏ trị xuất kho được hạch toỏn thẳng vào Sổ Nhật kớ chung và khụng tiến hành lập bảng phõn bổ NVL xuất dựng. Việc xuất kho được thực hiện như sau: Khi cú biờn bản yờu cầu xuất NVL thỡ tiến hành xuất kho từ cỏc kho riờng của từng cụng trỡnh và dựa vào phiếu xuất kho ghi luụn vào sổ Nhật kớ chung. Kế toỏn
Do vậy, khi tập hợp chi phớ để tớnh giỏ thành sản phẩm (cụng trỡnh) hoàn thành sẽ khú khăn và phức tạp hơn nhất là đối với cỏc doanh nghiệp xõy lắp cú thờm chi phớ sử dụng mỏy thi cụng.
Cú thể thấy rừ điều này ở ngay cụng trỡnh Saigon Pearl Vilass, đõy là cụng trỡnh lớn mà cụng ty được giao thầu và hiện nay vẫn đang trong quỏ trỡnh thi cụng, hoàn thiện.
Khi xuất dựng NVL, dựa vào phiếu xuất kho kế toỏn ghi giảm giỏ trị NVL và ghi luụn vào Nhật kớ chung. Thế nờn, nếu muốn biết tổng chi phớ NVL của từng bộ phận sử dụng cho cụng trỡnh là rất khú, lỳc đú phải lọc số liệu trờn Sổ Nhật kớ chung mà Cụng ty Sụng Đà 207 là một cụng ty lớn, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh rất nhiều và phong phỳ nờn việc lọc số liệu trờn đú là rất phức tạp và cú thể nhầm lẫn.
Vớ dụ: Trớch sổ Nhật kớ chung (chi nhỏnh xõy dựng cụng nghiệp) thỏng 12, năm 2007.
Bảng 3.1. Sổ Nhật ký chung
( Trớch sổ Nhật kớ chung – Cụng ty Sụng Đà 207)
Cụng ty Sụng Đà 207
Địa chỉ: 162A-Nguyễn Tuõn-Thanh Xuõn-HN Dự ỏn Sài Gũn Pearl Villas
Mó số thuế: 0102150565 SỔ NHẬT KÍ CHUNG
Ngày dd Chứng từ
Số Ngày, thỏng
… … … … … … …
22/12/2007 PXKSGV3458 24/12/2007 Xuất kho vật tư cho tổ nhõn cụng 2 62117 15201 3689343 22/12/2007 PXKSGV3459 24/12/2007 Xuất kho vật tư phục vụ thi cụng (tổ 1) 62117 15201 7000452 24/12/2008 PNKSGV747 24/12/2007 Xuất vật tư cho Trần Ngọc (mỏy lu) 6232 1521 989753 24/12/2007 PXKSGV3469 24/12/2007 Xuất kho vật tư cho tổ quản lớ cụng trường 6271 1522 670 066 24/12/2007 PXKSGV3475 24/12/2007 Xuất vật tư cho tổ nhõn cụng 2 62117 15201 5689343 24/12/2007 PXKSGV3477 24/12/2007 Xuất vật tư cho Bựi Văn Thụng (mỏy xỳc) 6232 1521 1455300
… … … … …. … …
Theo số liệu trờn sổ nhật kớ chung thỡ khi hoàn thành một hạng mục nào đú, kế toỏn phải tập hợp chi phớ để tớnh giỏ thành cụng trỡnh, chỉ trong ngày 24/12/2007 đó cú rất nhiều lần xuất kho vật tư phục vụ thi cụng. Khi tập hợp chi phớ, kế toỏn phải lọc số liệu trờn sổ nhật kớ chung và tớnh tổng số phỏt sinh của cỏc tài khoản chi phớ.
Vớ dụ: Khi tớnh tổng chi phớ nguyờn, vật liệu trực tiếp, kế toỏn phải tớnh tổng số phỏt sinh trờn tài khoản 621, theo số liệu trớch trờn sổ nhật kớ chung trờn thỡ chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp là: 5.689.343+11.000.452+5.689.343+……. Từ khi bắt đầu thi cụng cho đến khi kết thỳc một hạng mục cụng trỡnh cần tớnh giỏ thành thỡ cú rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, việc xuất kho vật liệu diễn ra thường xuyờn, liờn tục, đến khi hoàn thành hạng mục thỡ số lượng nghiệp vụ phỏt sinh liờn quan đến chi phớ. Do đú, để tập hợp một cỏch chớnh xỏc và nhanh chúng thỡ rất khú khăn.
Thứ ba: Quản lớ vật tư chưa thật hiệu quả và triệt để
Đa số cỏc cụng trỡnh của cụng ty đều là cụng trỡnh quản lớ tập trung nờn việc quản lớ cũng như sử dụng vật liệu chưa được tiết kiệm một cỏch triệt để. Điều này làm chi phớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm tăng cao. Mỗi một cụng trỡnh đều cú kho vật tư riờng, việc quản lớ vật tư do thủ kho phụ trỏch. Việc xuất kho vật liệu được thực hiện giữa thủ kho và người yờu cầu xuất vật tư (thường là đội trưởng cỏc đội thi cụng), kế toỏn và thủ trưởng đơn vị là người duyệt và xỏc nhận cho xuất kho vật liệu. Đối với một cụng ty lớn như Sụng Đà 207 thỡ cú rất nhiều nghiệp vụ nhập, xuất kho phỏt sinh trong ngày, tại cụng trường cú kế toỏn theo dừi và tập hợp chi phớ cho cụng trỡnh đú, tuy vậy, chỉ kế toỏn và thủ trưởng thỡ khụng thể nào kiểm soỏt được tất cả hoạt động của cỏc đội cụng nhõn trực tiếp thi cụng cụng trỡnh. Chớnh vỡ thế, tại cụng trường đụi khi xảy ra hiện tượng yờu cầu xuất vật tư lớn hơn số lượng cần thiết hay số vật tư khụng sử dụng hết nhưng khụng được nhập lại kho mà bị cỏ nhõn bỏn ra ngoài. Điều này khụng chỉ gõy lóng phớ vật tư (nhất là trong thời điểm hiện nay khi giỏ nguyờn, vật liệu, cụng cụ-dụng cụ tăng cao) mà cũn làm cho giỏ thành cụng trỡnh tăng lờn, cụng ty bị giảm lợi nhuận. Việc quản lớ vật tư khụng triệt để như vậy đó lảm ảnh hưởng đến việc kế toỏn nguyờn, vật liệu. Kế toỏn sẽ tập hợp chi phớ sai, số liệu kế toỏn khụng cũn đỏng tin cậy. Giả sử, một cỏ nhõn nào đú vỡ lợi ớch của bản thõn đó khai tăng số lượng vật liệu cần xuất dựng hay cắt xộn nguyờn, vật liệu trong thi cụng sẽ làm cho số liệu kế toỏn khi hạch toỏn giảm vật liệu tăng lờn, chi phớ nguyờn, vật liệu trực tiếp tăng và làm tăng giỏ thành của cụng trỡnh khi hoàn thành.
Thứ tư: Xử lớ phế liệu thu hồi cũn lóng phớ.
Việc quản lớ và thu hồi phế liệu sau thi cụng vẫn chưa được cụng ty quan tõm đỳng mức. Do đặc thự của cụng ty là doanh nghiệp xõy lắp những cụng trỡnh dõn dụng cú giỏ trị lớn, do đú lượng phế liệu thu hồi cũng cú giỏ trị khỏ lớn và cú thể tỏi sử dụng. Tuy nhiờn, cụng ty thường xử lớ lượng phế liệu là bỏn ra ngoài thu tiền chứ khụng tiến hành nhập kho mặc dự trong đú cú nhiều loại cú thể tỏi sử
dụng để phục vụ cho những hạng mục tiếp theo. Giỏ bỏn phế liệu thường thấp hơn rất nhiều so với giỏ mua vào, chớnh vỡ thế, đối với những loại phế liệu cú thể tỏi sử dụng thỡ sẽ làm cho cụng ty lóng phớ một lượng chi phớ vật liệu khi phải nhập ngoài và vận chuyển vật liệu phục vụ cho hạng mục xõy lắp tiếp sau.