xây dựng dự toán, kế hoạch
Mỗi doanh nghiệp ựều có mục ựắch nhất ựịnh, trong từng thời kỳ nhất ựịnh ựược cụ thể hoá thành các mục tiêu thể hiện qua các chỉ tiêu kinh tế mà nhà quản trị xây dựng.
+ Chỉ tiêu về sản lượng sản xuất + Chỉ tiêu về giá thành ựịnh mức + Chỉ tiêu về giá thành kế hoạch
Các chỉ tiêu này ựược thể hiện thông qua dự toán ngân sách SXKD.
Dự toán là những tắnh toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ và toàn diện nguồn lực, cách thức huy ựộng và sử dụng nguồn lực ựể thực hiện một khối lượng công việc nhất ựịnh trong một khoảng thời gian nhất ựịnh ựược biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị.
Dự toán có nhiều loại bao gồm dự toán dài hạn và dự toán ngắn hạn. Dự toán ngắn hạn là loại dự toán ựược lập cho kỳ kế hoạch là năm và chia ra từng thời kỳ ngắn hơn là từng quý, từng tháng. Dự toán ngắn hạn thường liên quan ựến các hoạt ựộng kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, sản xuất, thu, chị.. Hệ thống các chỉ tiêu dự toán bao gồm:
+ Chỉ tiêu dự toán sản lượng sản xuất sản phẩm, dịch vụ + Chỉ tiêu dự toán chi phắ sản xuất, dịch vụ
+ Chỉ tiêu dự toán chi phắ bán hàng
+ Chỉ tiêu dự toán chi phắ quản lý doanh nghiệp
+ Chỉ tiêu dự toán báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.
để xây dựng dự toán doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các mô hình:
+ Mô hình thông tin một xuống: Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán của doanh nghiệp ựược xét duyệt thông qua cho các cấp quản trị trung gian, trên cơ sở ựó cấp quản trị trung gian xét duyệt cho các ựơn vị cơ sở.
+ Mô hình thông tin hai xuống một lên: Theo mô hình này, có sự phối hợp giữa các cấp quản trị cấp cao, trung gian và cơ sở trước khi ựưa ra dự toán. Nhà quản trị cấp cao ựưa ra dự toán ban ựầu và sau khi nhận ựược các chỉ tiêu dự toán từ cấp dưới sẽ ựưa ra dự toán chắnh thức.
+ Mô hình thông tin một lên một xuống: Theo mô hình này, dự toán sẽ ựược lập từ cấp quản lý cơ sở ựến cấp quản lý cao nhất.
đối với quản trị cấp cơ sở, ựể xây dựng ựược dự toán chi phắ sản xuất một cách chắnh xác và xây dựng chỉ tiêu dự toán về sản lượng thì một nội dung quan trọng trước khi lập dự toán ựó là xây dựng ựịnh mức chi phắ cho một ựơn vị sản phẩm. định mức chi phắ SXKD là biểu hiện bằng tiền những hao phắ về lao ựộng sống và lao ựộng vật hoá theo tiêu chuẩn ựể ựảm bảo cho việc SXKD một ựơn vị sản phẩm, dịch vụ ở ựiều kiện nhất ựịnh.
Việc xây dựng ựịnh mức chi phắ có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công việc quản lý. Trước hết, nó là cơ sở ựể xây dựng dự toán ngân sách hoạt ựộng hàng năm, góp phần tắch cực vào phát huy ý nghĩa của dự toán. đồng thời là cơ sở giúp cho các bộ phận kiểm soát và tiết kiệm chi phắ, tạo ựiều kiện ựơn giản hơn trong công tác kế toán chi phắ.
để xây dựng ựịnh mức chi phắ có thể áp dụng một trong hai phương pháp cơ bản là phương pháp thống kê kinh nghiệm và phương pháp phân tắch kinh tế - kỹ thuật.
2.2.3. Chi phắ SXKD và phân loại chi phắ SXKD
2.2.3.1. Khái niệm và bản chất chi phắ SXKD
Chi phắ SXKD là toàn bộ hao phắ về lao ựộng sống và lao ựộng vật hoá và các chi phắ cần thiết khác biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp phải chi ra trong quá trình SXKD trong một thời kỳ nhất ựịnh.
Trong quá trình hoạt ựộng, doanh nghiệp phải huy ựộng, sử dụng các nguồn tài lực, vật lực (lao ựộng, vật tư, tiền vốn...) ựể thực hiện việc sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện các công việc lao vụ, thu mua dự trữ hàng hoá, luân chuyển, lưu
thông sản phẩm, hàng hoá, thực hiện hoạt ựộng ựầu tư, kể cả chi cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp.
điều ựó có nghĩa là doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản hao phắ về lao ựộng sống và lao ựộng vật hoá cho quá trình hoạt ựộng của mình. Có thể nói: chi phắ hoạt ựộng của doanh nghiệp (còn gọi là chi phắ kinh doanh của doanh nghiệp hay chi phắ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp) là toàn bộ hao phắ về lao ựộng sống cần thiết và lao ựộng vật hoá mà doanh nghiệp ựã chi ra trong một thời kỳ nhất ựịnh, biểu hiện bằng tiền. Ngoài ra còn bao gồm một số chi phắ cần thiết khác phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Hoạt ựộng kinh doanh trong doanh nghiệp thường bao gồm nhiều khâu, nhiều lĩnh vực khác nhau, như:
+ Hoạt ựộng sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện công việc, lao vụ (khâu sản xuất).
+ Hoạt ựộng thu mua, dự trữ vật tư, hàng hoá...
+ Hoạt ựộng bán hàng, luân chuyển tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ.
+ Hoạt ựộng khác như ựầu tư tài chắnh, nghiệp vụ bất thường.
+ Hoạt ựộng quản lý chung của doanh nghiệp: Quản lý hành chắnh, quản lý kinh doanh chung ở phạm vi doanh nghiệp.
2.2.3.2. Phân loại chi phắ SXKD
* Phân loại chi phắ SXKD theo nội dung, tắnh chất kinh tế
Căn cứ vào nội dung, tắnh chất của các chi phắ giống nhau ựể xếp vào một loại chi phắ mà không phân biệt chi phắ ựó phát sinh ở ựâu, có công dụng như thế nàọ Theo cách phân loại này chi phắ sản xuất ựược chia thành:
+ Chi phắ nguyên liệu vật liệu: Bao gồm toàn bộ chi phắ về các ựối tượng lao ựộng như nguyên vật liệu chắnh, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế... sử dụng trong quá trình sản xuất.
+ Chi phắ nhân công: Bao gồm toàn bộ số tiền lương, phụ cấp và các khoản trắch trên tiền lương theo quy ựịnh của công nhân viên tham gia vào quá trình sản xuất.
+ Chi phắ khấu hao TSCđ: Số trắch khấu hao trong kỳ của toàn bộ TSCđ dùng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
+ Chi phắ dịch vụ mua ngoài: Gồm các khoản chi về các loại dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài phục vụ cho hoạt ựộng sản xuất của doanh nghiệp (như dịch vụ ựược cung cấp về ựiện, nước, sửa chữa TSCđ).
+ Chi phắ khác bằng tiền: Là toàn bộ chi phắ bằng tiền chi cho hoạt ựộng sản xuất của doanh nghiệp.
Phân loại chi phắ sản xuất theo nội dung, tắnh chất kinh tế có tác dụng quan trọng ựối với việc quản lý chi phắ của lĩnh vực sản xuất: cho phép hiểu rõ cơ cấu, tỷ trọng từng yếu tố chi phắ, là cơ sở ựể phân tắch, ựánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phắ sản xuất; làm cơ sở cho việc dự trù hay xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, tiền vốn, huy dộng sử dụng lao ựộng...
* Phân loại chi phắ SXKD theo mục ựắch, công dụng kinh tế
Theo cách phân loại này các chi phắ có cùng mục ựắch và công dụng sẽ ựược xếp cùng vào một khoản mục chi phắ không phân biệt các chi phắ có nội dung kinh tế như thế nào, bao gồm:
+ Chi phắ nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Gồm chi phắ về các loại nguyên vật liệu chắnh, vật liệu phụ, nhiên liệụ.. sử dụng trực tiếp vào việc sản xuất, chế tạo sản phẩm.
+ Chi phắ nhân công trực tiếp: Bao gồm chi phắ về tiền lương, phụ cấp phải trả và các khoản trắch theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất.
+ Chi phắ sản xuất chung: Là chi phắ dùng vào việc quản lý và phục vụ sản xuất chung tại bộ phận sản xuất (phân xưởng, ựội, trại) bao gồm các khoản sau:
- Chi phắ lao ựộng gián tiếp, phục vụ quản lý sản xuất tại phân xưởng - Chi phắ nguyên, nhiên liệu dùng cho máy móc thiết bị phục vụ sản xuất; - Chi phắ khấu hao TSCđ dùng trong hoạt ựộng sản xuất;
- Chi phắ dịch vụ mua ngoài và chi phắ khác bằng tiền phục vụ cho bộ phận sản xuất.
+ Chi phắ bán hàng: Là những phắ tổn cần thiết nhằm thúc ựẩy quá trình lưu thông hàng hoá, ựảm bảo ựưa hàng hoá ựến tay người tiêu dùng.
+ Chi phắ quản lý doanh nghiệp: Là các chi phắ liên quan ựến công việc quản lý hành chắnh trong phạm vi toàn doanh nghiệp.
Phân loại chi phắ theo mục ựắch và công dụng kinh tế có tác dụng phục vụ cho việc quản lý chi phắ theo dự toán; là cơ sở cho kế toán tập hợp chi phắ sản xuất và tắnh giá thành sản phẩm theo khoản mục, là căn cứ ựể phân tắch tình hình thực hiện kế hoạch giá thành và ựịnh mức chi phắ sản xuất cho kỳ saụ
* Phân loại chi phắ SXKD theo mối quan hệ của chi phắ với các khoản mục trên Bảng cân ựối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh
Theo cách phân loại này, chi phắ có thể chia thành:
+ Chi phắ sản phẩm: Là những mục chi phắ gắn liền với quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. Chi phắ sản phẩm phát sinh và ảnh hưởng ựến nhiều kỳ báo cáo, nói cách khác, sự phát sinh và khả năng bù ựắp chi phắ của sản phẩm trải qua nhiều kỳ SXKD khác nhau, khi xác ựịnh chi phắ sản phẩm, chúng ta cần phải xem xét ựến các giai ựoạn chuyển tiếp và mức ựộ chuyển tiếp của chúng.
+ Chi phắ thời kỳ: Là những chi phắ phát sinh và ảnh hưởng trực tiếp ựến lợi nhuận trong một thời kỳ, chi phắ thời kỳ không phải là một phần của giá trị sản phẩm sản xuất hoặc hàng hoá mua vào mà chúng là những dòng chi phắ ựược khấu trừ vào kỳ tắnh lợi nhuận. Chi phắ thời kỳ trong hoạt ựộng SXKD của doanh nghiệp phát sinh khá phổ biến như chi phắ hoa hồng bán hàng, chi phắ quảng cáo, thuê nhà....Tất cả những chi phắ này ựều là chi phắ thời kỳ và chúng ựược tắnh vào chi phắ làm giảm trực tiếp lợi nhuận trong kỳ báo cáọ
* Phân loại chi phắ theo khả năng quy nạp chi phắ vào các ựối tượng kế toán chi phắ
Theo cách phân loại này, chi phắ SXKD ựược chia làm 2 loại:
+ Chi phắ trực tiếp: Là những chi phắ liên quan trực tiếp ựến từng ựối tượng kế toán tập hợp chi phắ và có thể quy nạp trực tiếp cho từng ựối tượng chịu chi phắ.
+ Chi phắ gián tiếp: Là các chi phắ có liên quan ựến nhiều ựối tượng chịu chi phắ nên không thể quy nạp trực tiếp cho từng ựối tượng chịu chi phắ, mà phải tập
hợp theo từng nơi phát sinh, sau ựó dùng phương pháp phân bổ gián tiếp ựể quy nạp cho từng ựối tượng theo tiêu thức phân bổ thắch hợp.
Cách phân loại này có ý nghĩa về mặt kỹ thuật quy nạp chi phắ vào ựối tượng tập hợp chi phắ sản xuất, khó có thể ựạt ựược mục tiêu kiểm soát chi phắ vì việc phân bổ chi phắ mặc dù ựã lựa chọn tiêu thức phân bổ thắch hợp nhưng vẫn mang tắnh chủ quan. Do vậy qua ựây ta thấy các nhân viên kế toán cần tư vấn cho các nhà quản trị doanh nghiệp ựể ựưa ra một cơ cấu tổ chức SXKD hợp lý ựể hạn chế ựược càng nhiều chi phắ gián tiếp càng tốt.
* Phân loại chi phắ theo mối quan hệ của chi phắ với khối lượng hoạt ựộng
+ Biến phắ: Biến phắ là những khoản mục chi phắ thay ựổi tỷ lệ với mức ựộ hoạt ựộng của ựơn vị, mức ựộ hoạt ựộng có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra, số giờ máy vận hành..., các chỉ tiêu trên có thể thay ựổi tỷ lệ với mức sản xuất hoặc mức ựộ hoạt ựộng tiêu dùng. Trong doanh nghiệp sản xuất, biến phắ tồn tại khá phổ biến như chi phắ nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phắ nhân công trực tiếp, chi phắ năng lượng... Những chi phắ này khi mức ựộ hoạt ựộng của doanh nghiệp gia tăng thì chúng cũng gia tăng cùng chiều và ngược lạị
+ định phắ: định phắ là những khoản mục chi phắ ắt thay ựổi hoặc không thay ựổi theo mức ựộ hoạt ựộng của ựơn vị. Nếu xét trên tổng chi phắ, ựịnh phắ không thay ựổi, ngược lại, nếu xét trên một ựơn vị hoạt ựộng, ựịnh phắ tỷ lệ nghịch với mức ựộ hoạt ựộng. Mức ựộ hoạt ựộng càng cao thì ựịnh phắ cho một ựơn vị mức ựộ hoạt ựộng càng giảm. Như vậy, dù doanh nghiệp có hoạt ựộng hay không hoạt ựộng thì vẫn tồn tại ựịnh phắ.
+ Chi phắ hỗn hợp: Chi phắ hỗn hợp là những mục chi phắ bao gồm các yếu tố biến phắ và ựịnh phắ pha trộn lẫn nhaụ Ở một mức ựộ hoạt ựộng nào ựó chi phắ hỗn hợp thể hiện ựặc ựiểm của ựịnh phắ, ở một mức ựộ hoạt ựộng khác chúng có thể thể hiện ựặc ựiểm của biến phắ.
Trên cơ sở phân tắch chi phắ thành biến phắ và ựịnh phắ sẽ tạo cơ sở nghiên cứu mối quan hệ chi phắ - khối lượng - lợi nhuận. điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc khai thác các khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp và là cơ sở cho việc ra quyết ựịnh ngắn hạn nhằm tối ựa hoá lợi nhuận.
* Phân loại chi phắ theo thẩm quyền ra quyết ựịnh
Trong các doanh nghiệp thường có sự phân cấp quản lý chi phắ cho nhà quản trị cấp dưới, do ựó khi kiểm soát chi phắ của các ựơn vị nội bộ trong danh nghiệp thì phải phân loại chi phắ của các ựơn vị này thành chi phắ kiểm soát ựược và chi phắ không kiểm soát ựược.
+ Chi phắ kiểm soát ựược là tập hợp các khoản chi tiêu tại một ựơn vị mà nhà quản trị ở ựơn vị ựược giao quyền hạn và chịu trách nhiệm về các khoản chi tiêu ựó.
+ Chi phắ không kiểm soát ựược là tập hợp các khoản chi tiêu tại ựơn vị mà nhà quản trị ở cấp này không có thẩm quyền ra quyết ựịnh.
Cách phân loại này có ý nghĩa trong việc lập báo cáo kết quả bộ phận và ựịnh hướng cho việc thực hiện chức năng kiểm soát của nhà quản trị, bởi vì khi kiểm soát tình hình thực hiện ựịnh mức, dự toán ở một ựơn vị nội bộ thì ựối tượng kiểm soát phải là chi phắ kiểm soát ựược, còn chi phắ không kiểm soát ựược thuộc về trách nhiệm nhà quản trị cấp trên.
* Phân loại chi phắ trong việc lựa chọn phương án
+ Chi phắ cơ hội: Là lợi ắch tiềm tàng bị mất do lựa chọn phương án này thay thế cho phương án khác. Ngoài các chi phắ SXKD ựã tập hợp phản ánh trên sổ sách kế toán, trước hết khi lựa chọn phương án kinh doanh nhà quản trị còn phải xem xét chi phắ cơ hội phát sinh do có thể sử dụng theo các cách khác nhau nhưng vẫn ựem lại lợi nhuận cho họ.
+ Chi phắ chìm: Là loại chi phắ mà doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu bất kể ựã lựa chọn phương án nàọ Do chi phắ chìm có ở mọi phương án nên không có tắnh chênh lệch và không phải xét ựến khi lựa chọn phương án tối ưụ
+ Chi phắ chênh lệch: Là những chi phắ có ở phương án này nhưng chỉ có một phần hoặc không có ở phương án khác. Chi phắ chênh lệch là căn cứ quan trọng ựể lựa chọn phương án kinh doanh.
2.2.4. Giá thành sản phẩm và phân loại giá thành sản phẩm
2.2.4.1. Khái niệm và bản chất giá thành sản phẩm
ựơn vị sản phẩm (công việc, lao vụ) do doanh nghiệp sản xuất ựã hoàn thành, bản chất của giá thành sản phẩm là sự dịch chuyển các yếu tố chi phắ vào sản phẩm ựã hoàn thành.
2.2.4.2. Phân loại giá thành sản phẩm
* Phân loại giá thành sản phẩm theo cơ sở số liệu và thời ựiểm tắnh giá thành
+ Giá thành kế hoạch: Là giá thành ựược tắnh trên cơ sở chi phắ SXKD kế