Tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam căn cứ vào quy trình công nghệ sản xuất, quy mô, ựặc ựiểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất thì có thể nhận diện các trung tâm chi phắ tại Tổng Công ty như sau:
+ Trung tâm sản xuất:
- Tại nhà máy giấy: Phân xưởng nguyên liệu, phân xưởng bột, phân xưởng giấy, phân xưởng xử lý nước thảị
- Tại nhà máy hoá chất: Phân xưởng xút, phân xưởng clọ Ngành axetylen, ngành Hypô.
- Tại Xắ nghiệp bảo dưỡng: Phân xưởng cơ khắ, phân xưởng ựiện, phân xưởng xây dựng, phân xưởng nghi khắ.
- Tại nhà máy ựiện: Phân xưởng nước, phân xưởng ựiện, phân xưởng nhiên liệu, phân xưởng lò hơị
Bộ phận tiếp nhận, xử lý, cung cấp thông tin quản lý và sản xuất Trung tâm chi phắ 1
NHÀ MÁY GIẤY
Trung tâm chi phắ 2 NHÀ MÁY đIỆN
Trung tâm chi phắ 3 NHÀ MÁY HÓA
Trung tâm chi phắ 4 XN VẬN TẢI
Trung tâm sản xuất
Trung tâm chi phắ 5 XN BẢO DƯỠNG
+ Trung tâm phục vụ bao gồm: phòng ựiều ựộ, phòng KCS, phòng kinh doanh, Xắ nghiệp dịch vụ (phòng quản trị, phòng y tế), phòng kỹ thuật, phòng bảo vệ, kho phụ tùng vật tư...
Với việc nhận diện các trung tâm chi phắ như trên thì vấn ựề ựặt ra là ựối với việc tổ chức công tác kế toán quản trị tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam là phải làm sao ựể thu nhận và cung cấp thông tin theo từng trung tâm chi phắ, xác ựịnh rõ trách nhiệm của từng trung tâm chi phắ trong kết quả hoạt ựộng SXKD của doanh nghiệp.
4.1.3. Phân loại chi phắ SXKD và các loại giá thành sản phẩm tại Tổng Công ty
4.1.3.1. Phân loại chi phắ SXKD
Chi phắ trong doanh nghiệp SXKD giấy bao gồm nhiều loại với nội dung, tắnh chất kinh tế và mục ựắch công dụng khác nhau nhằm phục vụ cho hạch toán chi phắ sản xuất và tắnh giá thành sản phẩm tại Tổng Công ty Giấy, chi phắ sản xuất kinh doanh giấy ựược phân loại theo các cách sau:
* Phân loại chi phắ SXKD theo công dụng của chi phắ:
Xuất phát từ yêu cầu quản lý chi phắ theo công dụng của chi phắ phát sinh theo ựịa ựiểm, Tổng Công ty ựã tiến hành phân loại chi phắ theo công dụng, bao gồm:
+ Chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phắ chi ra ựể mua nguyên liệu, vật liệu phục vụ cho sản xuất, là một doanh nghiệp sản xuất nên giá trị NVL của Tổng Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu ựộng và chi phắ NVL chiếm tới 70-80% tổng giá thành sản phẩm. để sản xuất các sản phẩm giấy, nguyên vật liệu ựầu vào của Tổng Công ty ựược sử dụng hết sức ựa dạng và phong phú. NVL chắnh sử dụng ở ựây gồm nguyên liệu thô như: tre, nứa, gỗ các loại; và NVL là tinh bột ngoại nhập khẩu, và bột giấy tẩy trắng nộị NVL phụ: keo AKD, Xút, CloẦ, nhiên liệu: xăng, dầu, than...
Bên cạnh ựó còn có hàng loạt các loại phụ tùng sửa chữa thay thế, vật tư công nghệ khác...
+ Chi phắ nhân công trực tiếp: Là toàn bộ các chi phắ về tiền lương, phụ cấp và các khoản trắch theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất giấy
+ Chi phắ sản xuất chung, ựược theo dõi chi tiết theo: - Lương nhân viên quản lý phân xưởng - Chi phắ vật liệu phân xưởng
- Chi phắ công cụ dụng cụ sản xuất - Chi phắ khấu hao TSCđ
- Chi phắ dịch vụ mua ngoài - Chi phắ khác bằng tiền
+ Chi phắ bán hàng: Là các khoản chi phắ cần thiết ựể phục vụ cho sản xuất kinh doanh giấy như chi phắ khấu hao TSCđ phục vụ kinh doanh, chi phắ nhân viên bộ phận kinh doanh, chi phắ hội nghị khách hàng, chi phắ quảng cáo, hoa hồng cho ựại lý bán giấy, chi phắ vận chuyển giấỵ.. và các chi phắ khác bằng tiền. Chi phắ bán hàng ựược theo dõi chi tiết:
- Chi phắ nhân viên - Chi phắ vật liệu, bao bì - Chi phắ công cụ dụng cụ - Chi phắ khấu hao TSCđ - Chi phắ bảo hành sản phẩm - Chi phắ dịch vụ mua ngoài - Chi phắ khác bằng tiền
+ Chi phắ quản lý doanh nghiệp: Bao gồm các khoản chi phắ liên quan ựến việc tổ chức quản lý hành chắnh, quản lý kinh tế của Tổng Công ty như chi phắ khấu hao phục vụ quản lý doanh nghiệp, chi phắ về tiền lương, công tác phắ, chi phắ vật liệu liên quan ựến hoạt ựộng chung của doanh nghiệp, tiền ựiện, tiền nước, chi phắ về các khoản thuế phải nộp theo quy ựịnh, chi phắ dịch vụ mua ngoài, chi phắ bằng tiền có tắnh chất chung toàn Tổng công tỵ Chi phắ quản lý doanh nghiệp ựược theo dõi chi tiết:
- Chi phắ nhân viên quản lý - Chi phắ vật liệu quản lý - Chi phắ ựồ dùng văn phòng - Chi phắ khấu hao TSCđ
- Thuế, phắ, lệ phắ
- Chi phắ dịch vụ mua ngoài - Chi phắ khác bằng tiền
Cách phân loại chi phắ này là cơ sở ựể hạch toán các chi phắ phát sinh tại Tổng Công ty vào các tài khoản kế toán tương ứng trên hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Qđ15/2006/Qđ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chắnh.
* Phân loại chi phắ sản xuất theo yếu tố:
+ Chi phắ nguyên liệu, vật liệu: Bao gồm toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng cho sản xuất giấy trong kỳ
- Nguyên liệu chắnh: Tre, nứa, gỗ bồ ựề, gỗ bạch ựàn, keo dùng cho sản xuất giấy ựể tạo nên bột giấy, tỷ trọng nguyên liệu chắnh chiếm khoảng 60% trong giá thành của sản phẩm bột tẩy trắng. Sau ựó, bột tẩy trắng ựược chuyển sang phân xưởng giấy ựể sản xuất giấy kết hợp với một tỷ lệ bột giấy nhập ngoại nhất ựịnh và chiếm khoảng 20% trong giá thành của giấy thành phẩm.
- Vật liệu phụ: Ở phân xưởng bột bao gồm các vật liệu: Na2SO4, Vôi, H2O2 50%, chất phân tán nhựa 2400, chất chống ựóng cặn 2139, Ô xy, chất phá bọt, Clo, xút, nước. Ở phân xưởng giấy vật liệu phụ bao gồm: bột ựá, tinh bột, tinh bột gia keo bề mặt, chất tăng trắng, keo AKD, Bentonite, Perphom, chất trợ bảo lưu, phẩm màu, keo PVA,...
- Nhiên liệu, ựộng lực: nhiên liệu ựể phục vụ cho sản xuất giấy bao gồm ựiện, hơị Trong ựó, ựiện có thể ựược cung cấp từ nhà máy ựiện và cũng có thể mua ngoàị
Tại công ty các yếu tố chi phắ còn ựược mở thêm các chi tiết ựể theo dõi phục vụ cho yêu cầu quản lý, kiểm soát chi phắ của doanh nghiệp.
+ Chi phắ lương và BHXH: Bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp có tắnh chất lương phải trả cho người lao ựộng tham gia vào hoạt ựộng sản xuất kinh doanh trên cơ sở các ựịnh mức lao ựộng và ựơn giá tiền lương hợp lý ựược cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
+ Chi phắ khấu hao TSCđ: Bao gồm các chi phắ khấu hao của toàn bộ TSCđ phục vụ cho hoạt ựộng sản xuất kinh doanh giấy
+ Chi phắ dịch vụ mua ngoài: Là khoản chi phắ trả cho các tổ chức, cá nhân ngoài công ty về việc thực hiện các dịch vụ theo yêu cầu như thuê tài sản, ựiện thoại, bảo hiểm, sách, tư vấn kiểm toán, sửa chữa thường xuyên TSCđ...
+ Chi phắ bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi bằng tiền ngoài các khoản trên ựể phục vụ sản xuất kinh doanh giấy như thuế ựất, thuế tài nguyên, chi phắ tiếp khách, giao dịch, chi phắ ăn ca, chi phắ bảo hộ lao ựộng, ăn toàn vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy ....
Các yếu tố chi phắ trên ựược tổng hợp từ các tài khoản cấp 2 trên các tài khoản chi phắ như tài khoản 621, 622, 627, 641,642.
* Phân loại chi phắ theo chức năng hoạt ựộng:
+ Chi phắ sản xuất: Là toàn bộ chi phắ có liên quan ựến quá trình sản xuất giấy bao gồm chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp, chi phắ nhân công trực tiếp, chi phắ sản xuất chung.
+ Chi phắ ngoài sản xuất bao gồm: - Chi phắ bán hàng
- Chi phắ quản lý doanh nghiệp - Chi phắ tài chắnh.
* Phân loại chi phắ theo khả năng quy nạp chi phắ vào các ựối tượng kế toán chi phắ:
+ Chi phắ trực tiếp: Chi phắ nguyên vật liệu, chi phắ nhân công trực tiếp
+ Chi phắ gián tiếp: Chi phắ sản xuất chung như chi phắ nhân viên phân xưởng, chi phắ vật liệu, chi phắ dụng cụ ựồ dùng, chi phắ dịch vụ mua ngoài, chi phắ khác bằng tiền.
Qua xem xét cách phân loại chi phắ ở Tổng Công ty Giấy Việt Nam cho thấy, Tổng Công ty chưa quan tâm ựến các cách phân loại sử dụng trong kế toán quản trị chi phắ, giá thành sản phẩm như phân loại chi phắ theo thẩm quyền ra quyết ựịnh, phân loại chi phắ theo mối quan hệ với khối lượng hoạt ựộng. Những cách phân loại này cung cấp thông tin cho việc ra quyết ựịnh SXKD ựược kịp thời, hợp lý, ựúng ựắn.
4.1.3.2. Các loại giá thành sản phẩm
+ Giá thành kế hoạch: Giá thành này ựược lập trước khi tiến hành sản xuất của năm mới trên cơ sở ựịnh mức nguyên vật liệu, tiền lương và các chi phắ khác tiêu hao cho 1 ựơn vị sản phẩm và ựơn giá của từng yếu tố ựầu vàọ Do hoạt ựộng sản xuất kinh doanh tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam hết sức phong phú và ựa dạng bao gồm: Sản phẩm giấy, sản phẩm hoá chấtẦ. Ngoài ra còn có các hoạt ựộng sản xuất kinh doanh phụ khác phục vụ cho cho hoạt ựộng sản xuất kinh doanh chắnh và bán ra ngoàị Vì thế, ở Tổng Công ty Giấy, việc lập giá thành kế hoạch sản phẩm chắnh là sản phẩm giấy còn dựa trên cơ sở giá thành kế hoạch của các sản phẩm sản xuất phụ khác. Giá thành kế hoạch ựược lập cho sản phẩm bột giấy tẩy trắng với ựộ tẩy trắng khác nhau như bột tẩy trắng 84 ISO, bột tẩy trắng 90 ISO, sản phẩm giấy cuộn ựộ trắng 84 và ựộ trắng 90, sản phẩm giấy chế biến như giấy vở ựộ trắng 84, giấy vở ựộ trắng 90, giấy ram ựộ trắng 84, giấy ram ựộ trắng caọ
+ Giá thành thực tế: Giá thành thực tế ựược Tổng Công ty tắnh trên cơ sở tập hợp chi phắ sản xuất thực tế phát sinh trong kỳ từ các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc của các bộ phận kế toán có liên quan tới kế toán chi phắ sản xuất và giá thành sản phẩm. Các sản phẩm ựược tắnh giá thành thực tế ở Nhà máy giấy chỉ bao gồm, sản phẩm giấy cuộn ựộ trắng cao, sản phẩm giấy cuộn nội ựịa, sản phẩm giấy ram ựộ trắng cao và sản phẩm giấy ram nội ựịa, phôi giấy gia công. Các sản phẩm giấy chế biến ựược tắnh giá thành theo hệ số (hệ số này căn cứ vào ựịnh mức kinh tế kỹ thuật giữa các sản phẩm) trong ựó giấy cuộn hệ số 1.0, giấy ram hệ số 1.03 và giấy vở hệ số 1.034. Các loại chi phắ tại Tổng Công ty phát sinh ựược tập hợp theo chứng từ, hoá ựơn theo quan ựiểm của kế toán tài chắnh vì thế mà giá thành sản phẩm có tháng cao tháng thấp, không ựều nhau mặc dù chi phắ bỏ ra ựể sản xuất sản phẩm không chênh lệch nhiềụ Vì thế, khi lấy số liệu từ sổ kế toán ựể phân tắch tình hình biến ựộng giá thành giữa các tháng sẽ có cái nhìn không ựúng, lệch lạc và ảnh hưởng ựến kết quả phân tắch.
+ Giá thành toàn bộ: Tổng Công ty cũng tắnh giá thành toàn bộ của các sản phẩm giấy trên cơ sở chi phắ sản xuất, chi phắ bán hàng và chi phắ QLDN.
4.1.3.3. đối tượng tập hợp chi phắ sản xuất và ựối tượng tắnh giá thành sản phẩm
Xuất phát từ ựặc ựiểm sản xuất giấy là một quy trình công nghệ khép kắn và liên tục từ khâu chế biến vật liệu rồi nghiền thành bột giấy rồi chuyển sang ựể sản xuất giấy cuộn và giấy chế biến của Tổng Công ty Giấy Việt Nam là sản phẩm Giấy các loại nên ựối tượng tập hợp chi phắ là từng phân xưởng sản xuất theo từng giai ựoạn của quy trình công nghệ sản xuất giấy, cụ thể là kế toán tập hợp chi phắ sản xuất cho 2 phân xưởng là phân xưởng bột và phân xưởng giấy (phân xưởng xeo). đối tượng tắnh giá thành phù hợp với ựối tượng chịu chi phắ là sản phẩm bột giấy tẩy trắng và sản phẩm giấy thành phẩm. Việc xác ựịnh ựối tượng tập hợp chi phắ sản xuất và ựối tượng tắnh giá thành sản phẩm là tương ựối phù hợp với ựiều kiện thực tế về tổ chức sản xuất của Tổng Công tỵ Kỳ tắnh giá thành là từng tháng.
4.1.4. Tổ chức xây dựng hệ thống dự toán tại Tổng công ty
để thực hiện quá trình SXKD một cách chủ ựộng và có hiệu quả, Tổng Công ty tiến hành lập kế hoạch và dự toán sản xuất trên cơ sở kế hoạch Hội ựồng thành viên Tổng công ty giao và ựịnh mức kinh tế kỹ thuật của ngành. Việc lập kế hoạch bao gồm: Kế hoạch tài chắnh, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch lợi nhuận.
Kế hoạch tài chắnh là một quá trình gồm nhiều khâu từ phân tắch tình hình tài chắnh kỳ báo cáo, dự báo nhu cầu tài chắnh kỳ kế hoạch và ựiều chỉnh kế hoạch.
Kế hoạch tài chắnh là một công cụ quan trọng ựể phân tắch và giám sát việc thực hiện các mục tiêu ựặt ra nhằm cung cấp thông tin một cách có hệ thống toàn bộ mục tiêu kế hoạch tài chắnh của doanh nghiệp. để xây dựng kế hoạch phải sử dụng nhiều thông tin, trong ựó quan trọng nhất là dự toán. Dự toán là phương tiện phản ánh một cách có hệ thống toàn bộ các mục tiêu của doanh nghiệp và nó là căn cứ ựể ựánh giá việc thực hiện sau nàỵ
Tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam trình tự xây dựng kế hoạch tài chắnh ựược áp dụng theo mô hình thông tin một lên một xuống. Theo mô hình này dự toán ựược lập từ cấp quản lý thấp nhất ựến cấp quản lý cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng ựiều hành của mình ựể lập các chỉ tiêu dự toán và ựược trình lên cấp quản lý cao hơn. Trên cở sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở các bộ
phận cấp mình ựể trình lên bộ phận quản lý cấp caọ Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán các cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt ựộng và việc thực hiện mục tiêu chung xét duyệt dự toán cho các cấp trung gian. Trên cơ sở ựó cấp trung gian xét duyệt thông qua cho các cấp cơ sở.
Cụ thể:
Trách nhiệm Tiến trình
Các ựơn vị trực thuộc (Các Công ty Lâm nghiệp Ầ.), các ựơn vị hạch toán báo sổ (các nhà máy, xắ nghiệp thành viênẦ)
Báo cáo về tình hình nguyên vật liệu ựầu vào (tre, nứa, gỗ): sản lượng, chi phắ ựầu vào
Phòng kế hoạch Phòng tổ chức Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật
Nghiên cứu kiểm tra kế hoạch tài chắnh của các ựơn vị báo sổ, lập kế hoạch sản xuất cho toàn doanh nghệp
Tổng Giám ựốc Trình duyệt kế hoạch tài chắnh Ầ.
Hội ựồng thành viên Phê duyệt kế hoạch tài chắnh Ầ.
CẤP CAO (Hội ựồng thành viên)
Cấp trình duyệt (Tổng Giám ựốc)
Cấp kiểm tra, soát xét trung gian
Cấp cơ sở
(Các ựơn vị trực thuộc, hạch toán báo sổ)
Phê duyệt kế hoạch
Trình duyệt
Báo cáo kiểm tra trình duyệt KH
Lập kế hoạch Trình kế hoạch
Hàng năm, Tổng Công ty ựều ựưa ra các chỉ tiêu kế hoạch SXKD chủ yếu (xem
Bảng 4.1) và lập dự toán, kế hoạch cụ thể cho từng chỉ tiêu: