IV. KẾT QUẢ NGHIấN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.3.2 Những mặt hạn chế của hệ thống KSNB
Bờn cạnh những kết quảủạt ủược, hệ thống KSNB trong quỏ trỡnh sản xuất tại Cụng ty cũn tồn tại một số vấn ủề sau:
4.3.2.1 Về mụi trường kiểm soỏt
Thứ nhất là, hoạt ủộng của BKS trong Cụng ty chưa thực sự phỏt huy ủược hiệu quả. Nguyờn nhõn do cỏc thành viờn BKS thiếu tớnh ủộc lập do phải kiờm nhiệm và trỡnh ủộ, năng lực cũn hạn chế. Sở dĩủiều này thường hay diễn ra trờn thực tế là do nhiều yếu tố, một số yếu tố cú thể kểủến: (1)Ở Việt Nam hiện nay, số lượng những cỏ nhõn cú ủủ năng lực và trỡnh ủộ chuyờn mụn ủể cú thểủảm cương vị thành viờn BKS và ủặc biệt là chức danh trưởng BKS là khụng nhiều bởi Ộlàm BKS : vẫn chưa phải là một ỘnghềỢ phổ biến ở Việt Nam. Chớnh vỡ vậy mà khi chọn người ứng cử vào chức danh này, thụng thường cỏc cổ ủụng khụng biết chọn ai và cũng khụng cú ai ủứng ra ứng cử vào những vị trớ này, ủiều này dẫn ủến việc cỏc thành viờn hội ủồng quản trị hay cỏn bộ quản lý của Cụng ty thường kiờm nhiệm luụn chức danh thành viờn, thậm chớ trưởng BKS. (2) Do trong nhận thức của người ủứng ủầu cỏc Cụng ty chưa thấy ủược vai trũ quan trọng của BKS chưa cú sự tỏch bạch rừ ràng giữa chức năng ủiều hành và kiểm tra, giỏm sỏt. (3) Cỏc thành viờn BKS chưa ủược ủào tạo bài bản về kiến thức và phương phỏp chuyờn mụn.
Thứ hai là, cụng tỏc kế hoạch cũn mang tớnh hỡnh thức, thiếu tớnh khả thi, chưa cú cơ chế giỏm sỏt hữu hiệu cho việc lập và thẩm ủịnh kế hoạch. Mặt khỏc cụng tỏc ủỏnh giỏ, kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch chưa coi trọng. Ban kiểm soỏt chưa chỳ trọng nhiều ủến kiểm soỏt trong quỏ trỡnh sản xuất mà chỉ tập trung ở quản lý tài chớnh của cụng ty.
Thứ ba là, cơ cấu tổ chức cũn nhiều bất cập, chớnh sỏch tuyển dụng nhõn sự chưa rừ ràng, hợp lý
4.3.2.2 Về hệ thống kế toỏn
Cụng tỏc kế toỏn quản trị chưa ủược chỳ trọng và quan tõm thớch ủỏng. Nguyờn nhõn của vấn ủề này là do Cụng ty chưa thấy ủược lợi ớch của kế toỏn quản trị mang lại, cỏc bỏo cỏo quản trị chưa ủược thiết lập một cỏch quy chuẩn thống nhất, khả năng phối kết hợp trong việc cung cấp thụng tin và tổng hợp bỏo cỏo cũn yếu; bờn cạnh ủú do khối lượng cụng việc lớn ở một số phong ban như phũng nhõn sự, phũng kinh doanh, phũng kế toỏn chưa ủỏp ứng cho việc lập bỏo cỏo quản trị.
4.4. Một số giải phỏp hoàn thiện hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong quỏ trỡnh sản xuất tại cụng ty đức Giang
4.4.1. Một số giải phỏp hoàn thiện mụi trường kiểm soỏt trong cụng ty
Mụi trường kiểm soỏt ủược xem là nền tảng của hệ thống kiểm soỏt nội bộ và yờu cầu phải phản ỏnh ủược sắc thỏi chung của ủơn vị, chi phối ủược ý thức kiểm soỏt của mỗi thành viờn trong ủơn vị. đối với Cụng ty, Ban giỏm ủốc cần nhận thức một cỏnh ủứng ủắn về vai trũ về sự cần thiết của hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong việc quản lý sản xuất và quản lý Cụng ty núi chung và trong việc hạn chế rủi ro nhất là trong khõu sản xuất núi riờng.
Biện phỏp ủề xuất cụ thể:
- Cỏc mục tiờu hoạt ủộng và phương phỏp quản lý của cụng ty cần phải ủược phổ biến cụng khai trong toàn bộủội ngũ nhõn viờn cụ thể:
cụng ty cũng như từng cụng việc cụ thể, mục ủớch là mỗi nhõn viờn xỏc ủịnh ủược vị trớ, vai trũ và trỏch nhiệm của mỡnh,
+ Ban Giỏm ủốc phối hợp với cỏc bộ phận ủể xõy dựng và ban hành cỏc quy chế cụ thể cho từng bộ phận, mỗi thành viờn trong bộ phận cần phải nắm chắc quy trỡnh quy chế của bộ phận mỡnh và làm việc theo cỏc quy ủịnh ủú. Bộ phận kiểm soỏt nội bộ thay mặt ban giỏm ủốc giỏm sỏt việc thực hiện quy trỡnh, quy chế của cỏc phũng ban. Bờn cạnh ủú phải bổ biến cho cỏc lao ủộng mới ủược tuyển dụng mới cần phải nắm chắc ủược quy ủịnh quy chế của bộ phận mỡnh cũng như quy chế của toàn Cụng ty trước khi bắt tay vào làm việc.
+ đề cao cỏc chuẫn mực ủạo ủức của người lao ủộng, Cụng ty cần tận dụng lợi thế cú một ủội ngũ ủụng ủảo, xõy dựng cỏc ủội ngũ cần phấn ủấu, quan tõm giỳp ủỡ và giỏm sỏt lẫn nhau giữa cỏc thành viờn trong Cụng ty, xõy dựng tinh thần ủoàn kết trong ủội ngũ lao ủộng tổ chức sinh hoạt và tặng quà nhõn ngày 8/3, 20/10 rằm trung thu.
4.4.2. điều chỉnh cơ cấu tổ chức và chỳ trọng cụng tỏc nhõn sự
Việc xõy dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và phự hợp với ủặc thự của Cụng ty là vấn ủề quan trọng ủối với Cụng ty bởi nú ảnh hưởng lớn ủến quỏ trỡnh vận hành hệ thống KSNB. Cơ cấu tổ chức Cụng ty phải gọn nhẹ nhưng phải cú hiệu quả phự hợp với yờu cầu quản lý. Do ủú, cỏc Cụng ty cần rà soỏt và xõy dựng cỏc quy chế về quản lý nhằm cụ thể hoỏ, phõn ủịnh rừ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cỏc phũng ban chức năng trong Cụng ty nhằm trỏnh tỡnh trạng chồng chộo về chức năng, nhiệm vụ, gõy tớnh ỷ lại, thiếu trỏch nhiệm trong việc giải quyết, xử lý cỏc cụng việc liờn quan ủến nhiều phũng ban, ủơn vị khỏc nhau trong nội bộ Cụng ty. Căn cứ vào quy mụ, tớnh phức tạp cũng như yờu cầu quản lý cần xõy dựng một cơ cấu tổ chức thớch hợp cả về mặt số lượng và chất lượng.
Tăng cường cụng tỏc ủào tạo ủội ngũ cỏn bộủặc biệt là cỏc cỏn bộ chủ chốt của Cụng ty. thường xuyờn rà soỏt năng lực quản lý của ủội ngũ trưởng, phú phũng ban, bộ phận ủểủào tạo lại hoặc chuyển cụng tỏc sang những cụng
việc phự hợp hơn; tạo ủiều kiện nõng cao trỡnh ủộ của ủội ngũ cỏn bộ này cũng như cả hệ thống quản lý kinh doanh. đối với cỏn bộ kỹ thuật cần khụng ngừng học tập, cập nhật cỏc kiến thức mới nhất về cụng nghệ trỏnh lạc hậu trong bối cảnh sự phỏt triển nhanh chúng trong lĩnh vực cụng nghệ thụng tin hiện nay.
Xõy dựng mụi trường làm việc thớch hợp, tạo cơ hội phỏt triển năng lực của mỗi cỏ nhõn nhằm phỏt huy sỏng tạo, ủảm bảo cụng bằng. Thực hiện tốt chớnh sỏch khen thưởng bằng vật chất ủối với những cỏn bộ hoàn thành tốt cụng việc ủược giao tạo ra ủộng lực thỳc ủẩy cỏc cỏ nhõn lao ủộng hết mỡnh vỡ Cụng ty, từng bước gõy dựng văn hoỏ Cụng ty. Xử lý nghiờm những hành vi sai trỏi gõy tổn thất hoặc làm xấu hỡnh ảnh của Cụng ty cũng là việc cần làm.
Hoàn thiện chếủộ tuyển dụng và ủỏnh giỏ Giỏm ủốc Cụng ty, thực hiện dõn chủ ủể ủảm bảo cú thể lựa chọn những người cú tài năng, giỏi về kinh doanh lờn cương vị Giỏm ủốc. Cú thể uỷ thỏc tổ chức chuyờn nghiệp tỡm người tài ủể tuyển dụng Giỏm ủốc và kế toỏn trưởng. đồng thời, thực hiện mức tiền lương của Giỏm ủốc và kế toỏn trưởng cú tớnh hấp dẫn, cú sự liờn kết với thành quả kinh doanh.
Hoàn thiện chế ủộ về trỏch nhiệm của cỏc thành viờn ban giỏm ủốc, cú chớnh sỏch khuyến khớch ủể cỏc thành viờn ban giỏm ủốc thực hiện chức trỏch một cỏch cẩn trọng, mẫn cỏn và trung thành.
đối với ủội ngũ cụng nhõn ở cỏc phõn xưởng phải cú chế ủộ lương thưởng phự hợp ủể tạo ủộng lực sản xuất. Như thưởng cho những sỏng kiến hay, tiết kiệm NVL trong sản xuất, sản xuất vượt kế hoạch...đồng thời tổ chức cho cụng nhõn ủi học cỏc lớp ủể nõng cao tay nghề, chuyờn mụn kỹ thuật, nõng cao ý thức và trỏch nhiệm của mọi người....từ ủú gúp phần nõng cao khả năng KSNB quy trỡnh sản xuất, hạn chế bớt rủi ro trong sản xuất.
4.4.3. Chuẩn hoỏ quy trỡnh lập kế hoạch hoạt ủộng kinh doanh
Kế hoạch là cơ sở ủể hiện thực hoỏ cỏc mục tiờu, chiến lược phỏt triển. Dựa vào kế hoạch ta cú thể ủỏnh giỏ hiệu quả hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của Cụng ty trong kỳ, từ ủú cỏc những ủiều chỉnh kịp thời ủối với những bất
cập trong quỏ trỡnh hoạt ủộng. Trong ủú, kế hoạch sản xuất phải ủược coi là trọng tõm ủối với Cụng ty. Hiện nay, cụng tỏc lập kế hoạch của Cụng ty cũn mang tớnh hỡnh thức, chưa ủi sỏt vào thực tế của cỏc bộ phận thực hiện. Bờn cạnh ủú, cụng tỏc thẩm ủịnh kế hoạch cũng chưa ủược quan tõm ủỳng mức. để cú thể lập kế hoạch sản xuất cú hiệu quả, cỏc nhà quản trị nờn tiến hành cỏc bước sau:
- Xỏc ủịnh mục tiờu cỏ nhõn và sựảnh hưởng của mục tiờu cỏ nhõn ủến cỏc mục ủớch sản xuất của Cụng ty, từ ủú cú thểủiều chỉnh mục tiờu cỏ nhõn cho phự hợp với mục ủớch của cụng việc.
- Thiết lập mục tiờu tăng trưởng, mục tiờu về lợi nhuận trờn vốn ủầu tư và hướng mở rộng phỏt triển của Cụng ty. Những mục tiờu này phải ủược thể hiện bằng con số cụ thể, ủưa ra cỏc dự bỏo về lợi nhuận, doanh số và so sỏnh với kết quả thực sựủạt ủược.
Trong quỏ trỡnh lập kế hoạch, nhà quản trị nờn tập trung vào cỏc ủiểm mạnh, ủiểm yếu của Cụng ty và cỏc yếu tố thuộc mụi trường vĩ mụ và vi mụ cú thể ảnh hưởng ủến việc ủạt ủược mục tiờu ủó ủề ra; ủồng thời phải phỏt triển cỏc chiến lược dựa trờn kết quả cỏc yếu tố liờn quan (chiến lược giỏ, tiềm năng về thị trường, cạnh tranh, so sỏnh chi phớ sử dụng vốn ủi vay và vốn tự cú...) ủể cú thểủưa ra hướng ủi ủỳng ủắn nhất cho sự phỏt triển của Cụng ty.
Cần chỳ ý tới nhu cầu về tài chớnh, nhõn lực và nhu cầu về vật chất hạ tầng cần thiết ủể hoàn thành kế hoạch sản xuất.
Cập nhật kế hoạch sản xuất thụng qua cỏc bỏo cỏo sản xuất mới nhất của Cụng ty. Thường xuyờn so sỏnh kết quả sản xuất Cụng thu ủược với cỏc số liệu hoạt ủộng của cỏc Cụng ty khỏc trong cựng ngành ủể biết ủược vị trớ của Cụng ty trong ngành. Tỡm ra và khắc phục ủiểm yếu của Cụng ty.
đi ủụi với việc làm trờn, cỏc Cụng ty cần quan tõm ủến cụng tỏc giỏm sỏt việc tuõn thủ cỏc kế hoạch. để tăng cường cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt tài chớnh, giỏm sỏt hoạt ủộng sản xuất ủảm bảo hiệu quả kinh doanh, Cụng ty cần tập trung vào hoàn thiện hệ thống ủịnh mức, tiờu chuẩn, dự toỏn... Cụng ty cũng cần ủịnh kỳ tiến hành phõn tớch tỡnh hỡnh sản xuất của Cụng ty nhằm
ủỏnh giỏ việc thực hiện mục tiờu của Cụng ty, ủiểm mạnh, ủiểm yếu về tỡnh hỡnh tài chớnh, qua ủú cú thể giỳp ban giỏm ủốc trong việc ủỏnh giỏ tổng quỏt tỡnh hỡnh hoạt ủộng của Cụng ty như: khả năng hoàn thành hợp ủồng sản xuất, tỡnh hỡnh luõn chuyển vật tư, tiền vốn... và cú những ủiều chỉnh hợp lý nhằm bảo ủảm mọi tài sản tiền vốn và mọi nguồn lực tài chớnh của Cụng ty ủược sử dụng một cỏch hiệu quả nhất.
4.4.4. Xõy dựng hệ thống bỏo cỏo kế toỏn quản trị
Cụng tỏc tổ chức kế toỏn tại Cụng ty hiện nay ủang ủược thực hiện khỏ tốt. Tuy nhiờn ủể hệ thống thụng tin kế toỏn cung cấp thụng tin kịp thời, ủầy ủủ và chớnh xỏc nhằm tăng cường cụng tỏc quản lý tài chớnh, Cụng ty cần sớm xõy dựng và ban hành những quy ủịnh mới về cụng tỏc kế toỏn quản trị sẽ phục vụủắc lực cho việc ủiều hành và KSNB.
Kế toỏn quản trị giỳp cung cấp cỏc thụng tin về hoạt ủộng nội bộ của Cụng ty như: chi phớ của từng bộ phận sản xuất, từng cụng việc, sản phẩm; phõn tớch, ủỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phớ, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, cụng nợ; phõn tớch mối quan hệ giữa chi phớ với khối lượng và lợi nhuận; lựa chọn thụng tin thớch hợp cho cỏc quyết ủịnh ủầu tư ngắn hạn và dài hạn; lập dự toỏn ngõn sỏch sản xuất, kinh doanh... nhằm phục vụ việc ủiều hành, kiểm tra và ra quyết ủịnh kinh tế. Do ủú, rừ ràng kế toỏn quản trị là hệ thống ủo lường, thu thập, tổng hợp xử lý, cung cấp cỏc thụng tin về kinh tế tài chớnh phục vụ cho yờu cầu quản lý trong việc lập kế hoạch, ủiều hành, theo dừi thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ Cụng ty. Kế toỏn quản trị là phương tiện ủể ban giỏm ủốc kiểm soỏt một cỏch cú hiệu quả hoạt ủộng của Cụng ty. Chớnh vỡ vậy, việc thiết lập hệ thống bỏo cỏo kế toỏn quản trị ủặc biệt cần thiết và mang lại lợi ớch thiết thực cho Cụng ty.
- Kiểm soỏt tỡnh hỡnh sản xuất và tiềm năng kinh doanh của Cụng ty như doanh số mua và tiờu thụ thực tế và ước tớnh bỡnh quõn hàng thỏng. Từủú mà phũng kế hoạch sản xuất ủưa ra kế hoạch sản xuất sỏt thực tế của từng phõn xưởng. Cũng như kế hoạch mua, dự trự NVL, nhõn lực... phục vụ tốt
cho quỏ trỡnh sản xuất
4.4.5. Hoàn thiện mụi trường phỏp lý cho việc thành lập bộ mỏy KTNB trong Cụng ty .
Việc xõy dựng bộ phận kiểm toỏn nội bộ vẫn cũn nhiều mới mẻủối với cỏc Cụng Việt Nam núi chung và Cụng ty đức Giang núi riờng. Những quy ủịnh phỏp lý chớnh thức ủỏnh dấu sự ra ủời của hoạt ủộng kiểm toỏn nội bộ trong cỏc Cụng ty Nhà nước ủược ban hành trong quy chế kiểm toỏn nội bộ theo Quyết ủịnh số 832-TC/Qđ/CđKT ngày 28 thỏng 10 năm 1997. Ngày 16 thỏng 04 năm 1998, Bộ tài chớnh ủó ban hành Thụng tư số 52/1998-TT/BTC hướng dẫn tổ chức bộ mỏy kiểm toỏn nội bộở cỏc Cụng ty Nhà nước. Nhưng do bất cập trong quy ủịnh nờn Thụng tư này ủó ủược thay thế bằng Thụng tư 171/1998-TT/BTC ngày 22/12/1998 của bộ tài chớnh. Theo chuẩn mực kiểm toỏn số 610 Ờ Sử dụng tư liệu của kiểm toỏn nội bộ Ờ ban hành theo Quyết ủịnh số 143/2001/Qđ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh.
đõy là một bộ phận quan trọng và cần thiết ủối với Cụng ty cú quy mụ phỏt triển ngày càng lớn như hiện nay. Với số lượng ủầu vào NVL rất lớn thỡ việc vào nhầm sổ sỏch là khụng thể trỏnh khỏi. Nhưng nếu làm cụng tỏc này