Hiện nay theo quan niệm phổ biến trờn thế giới thỡ sản xuất ( Production) ủược hiểu là một quỏ trỡnh ( Process) tạo ra sản phẩm ( Goods) hoặc dịch vụ ( Services).
Ở nước ta lõu nay cú một số người thường cho rằng chỉ cú những doanh nghiệp chế tạo sản xuất cỏc sản phẩm vật chất cú hỡnh thỏi cụ thể như xi măng, TV, tủ lạnh... mới gọi là cỏc ủơn vị sản xuất. Những ủơn vị cũn lại, nếu khụng sản xuất cỏc sản phẩm vật chất thỡ ủều bị xếp vào loại cỏc ủơn vị phi sản xuất. Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường, quan niệm như vậy khụng cũn phự hợp nữa.
Như vậy, về thực chất, sản xuất chớnh là quỏ trỡnh chuyển hoỏ cỏc ủầu vào, biến chỳng thành cỏc ủầu ra ( Transfroms Inputs to Outputs) dưới dạng sản phẩm hoặc dịch vụ.Với cụng ty may xem xột quỏ trỡnh sản xuất ra sản phẩm.[4]
Ta cú thể hỡnh dung quỏ trỡnh này như trong hỡnh sau:
Sơủồ 2.7. Quy trỡnh sản xuất sản phẩm 2.2.2 .Cơ sở lý luận về quản trị sản xuất
Quản trị sản xuất và dịch vụ bao gồm tất cả cỏc hoạt ủộng liờn quan ủến việc quản trị cỏc yếu tố ủầu vào, tổ chức, phối hợp cỏc yếu tố ủú nhằm chuyển hoỏ thành cỏc kết quảở ủầu ra là cỏc sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất, ủạt ủược cỏc lợi ớch lớn nhất ðể tạo ra sản phẩm và dịch vụ cỏc doanh nghiệp ủều phải thực hiện ba chức năng cơ bản sau ủõy: - Marketing - Tiến hành sản xuất, thực hiện dịch vụ - Tài chớnh kế toỏn Chuẩn bịủầu vào - ðất ủai - Lao ủộng - Vốn - Thiết bị - Tiền - Nguyờn vật liệu - Năng lượng - Phương tiện - Khoa học và nghệ thuật quản trị Quy trỡnh sản xuất Doanh nghiệp chuyển hoỏ ủầu vào thành ủầu ra thụng qua sản xuất, hoạt ủộng tài chớnh và marketing. ðầu ra - Sản phẩm - Dịch vụ
Theo kinh nghiệm ủó ủược tổng kết của Mỹ thỡ chi phớ cho khõu sản xuất, dịch vụ bao giờ cũng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phớ của một doanh nghiệp. Mặt khỏc cỏc giải phỏp tạo khả năng sinh lợi trong lĩnh vực Quản trị sản xuất và dịch vụ lớn hơn rất nhiều so với cỏc biện phỏp giảm phớ tổn trong tài chớnh và tăng doanh số thụng qua hoạt ủộng tiếp thị
Do ủú cú thể núi rằng quản trị sản xuất và dịch vụ cú tầm quan trọng ủặc biệt trong hoạt ủộng của một doanh nghiệp. Nếu quản trị tốt, ứng dụng ủược cỏc phương phỏp quản trị khoa học thỡ sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp. Ngược lại nếu quản trị xấu sẽ làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, thậm chớ cú thể bị phỏ sản.[4]
* Nội dung của quản trị sản xuất
Quản trị sản xuất trong doanh nghiệp liờn quan ủến toàn bộ cỏc quyết ủịnh quản lý, ủiều hành trong doanh nghiệp như: cỏc quyết ủịnh về dự ủoỏn, về sản phẩm và cụng nghệ, vị trớ doanh nghiệp, bố trớ mặt bằng, sử dụng cỏc nguồn lực, nhu cầu vật tư, hàng tồn kho, tiến ủộ và kiểm soỏt chất lượng sản phẩm, dịch vụ,...
Quản trị sản xuất là một chức năng ủặc biệt của quản trị kinh doanh, nú ủề cập ủến những nội dung chỉ huy, ủiều hành và cỏc quyết ủịnh ngắn hạn trong tất cả cỏc lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Nú là sự gắn kết chặt chẽ giữa cỏc khõu kế hoạch, tổ chức và kiểm tra nhằm phục vụ tốt nhất việc quản lý quỏ trỡnh chuyển hoỏ cỏc yếu tố ủầu vào thành cỏc sản phẩm ủầu ra mong muốn trong ủiều kiện nguồn lực cú hạn.
Từ ủú, nội dung quản trị sản xuất trong trong doanh nghiệp bao gồm việc xõy dựng kế hoạch, tổ chức quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch và kiểm soỏt quỏ trỡnh chuyển hoỏ cỏc yếu tố ủầu vào thành cỏc sản phẩm ủầu ra mong muốn nhằm ủỏp ứng nhu cầu khỏch hàng.
Xõy dựng kế hoạch
Là tất cả cỏc hoạt ủộng nhằm thiết lập ủịnh hướng cho hành ủộng và hướng dẫn việc ra cỏc quyết ủịnh cho tương lai. Trong cụng tỏc kế hoạch, nhà quản trị sản xuất phải xỏc ủịnh cỏc mục tiờu cho cỏc phõn hệ tỏc nghiệp của tổ chức, cỏc chớnh sỏch, chương trỡnh và thủ tục cần thiết nhằm ủạt ủược cỏc mục tiờu ủó vạch sẵn.
Tổ chức thực hiện
Là tất cả cỏc hoạt ủộng nhằm thiết lập một cơ cấu nhiệm vụ và quyền hạn cho cụng tỏc ủiều hành tại doanh nghiệp. Trong cụng tỏc tổ chức thực hiện, nhà quản trị sản xuất thiết lập một cơ cấu chức năng và luồng thụng tin trong phạm vi phõn hệủiều hành và liờn kết cỏc thụng tin ủú ủểủưa ra những quyết ủịnh phự hợp. Tổ chức cũng là quỏ trỡnh xỏc ủịnh cỏc hành ủộng cần thiết nhằm ủạt ủược cỏc mục tiờu của phõn hệ ủiều hành, phối hợp và phõn cụng quyền hạn, trỏch nhiệm cho mỗi bộ phận, hoặc cỏ nhõn ủể thực hiện chỳng.
Kiểm tra, kiểm soỏt
Là phần việc quan trọng trong quản trị sản xuất nhằm ủảm bảo kế hoạch ủược ủề ra cho cỏc phõn hệ ủiều hành ủược thực hiện. Kiểm soỏt là hành ủộng ủểủảm bảo duy trỡ cho cỏc hoạt ủộng ủược thực hiện theo ủỳng kế hoạch ủó vạch ra, ủảm bảo cả số lượng và chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp ủược tạo ra, ủỏp ứng tốt nhất cho nhu cầu của khỏch hàng. Kiểm soỏt cũng là hành ủộng ủể ủảm bảo hiệu quả thực tế của doanh nghiệp phự hợp với hiệu quả kế hoạch.
* Vai trũ của mụ hỡnh trong quản trị sản xuất
Trong quản trị sản xuất núi riờng và quản lý núi chung, người ta thường sử dụng cỏc mụ hỡnh, ủặc biệt là mụ hỡnh toỏn học ủểủưa ra một lối biểu diễn dưới dạng toỏn học cỏc vấn ủề của tổ chức và quản lý nhằm xỏc ủịnh cỏc kết cục của những hành ủộng ủó ủịnh sẵn. Quỏ trỡnh xõy dựng mụ hỡnh cú thể
giỳp cỏc nhà quản lý cỏch giải thớch ủơn giản hoỏ tỡnh hỡnh, biểu diễn cỏc mối quan hệ trong cỏc tỡnh huống quản lý, trong ủú tập trung ủược quan tõm vào cỏc yếu tố chớnh ủể cú thể quan sỏt chỳng một cỏch dễ dàng.
Cú nhiều dạng mụ hỡnh ủược sử dụng trong quản trị ủiều hành, nhưng việc sử dụng mụ hỡnh nào là tuỳ thuộc vào cỏc tỡnh huống trong quản lý. Tuy nhiờn, cú thể khỏi quỏt thành mấy dạng mụ hỡnh chủ yếu sau:
Mụ hỡnh bằng lời núi
Là dạng mụ hỡnh núi hoặc viết nhấn mạnh bằng từ ngữ mối quan hệ giữa cỏc biến. Mụ hỡnh bằng lời núi là mụ hỡnh miờu tả, là mụ hỡnh giản ủơn
Mụ hỡnh sử dụng biểu ủồ
Dạng mụ hỡnh biểu ủồ chỉ rừ mối quan hệ bằng hỡnh học giữa cỏc biến. Mụ hỡnh biểu ủồ thường dựng cỏc loại ủồ thị, biểu ủồ ủể biểu diễn mối quan hệ giữa cỏc biến liờn quan. Trong mụ hỡnh biểu ủồ người ta cú thể sử dụng cỏc ký hiệu, chỳ giải và cả cỏc kớch thước ủể giải thớch cỏc mối quan hệ.
Mụ hỡnh toỏn học
Là mụ hỡnh chỉ ra cỏc mối quan hệ cú tớnh chất hàm số giữa cỏc biến bằng cỏch sử dụng cỏc ký hiệu toỏn học và cỏc phương trỡnh. Là dạng mụ hỡnh ủang ngày càng ủược sử dụng rộng rói trong quản lý nhờ sự phỏt triển của cụng nghệ tin học, ủặc biệt nú ủược ứng dụng cú hiệu quả với cỏc phương phỏp lượng trong quản lý.
Cỏc nhà quản trị sản xuất sử dụng mụ hỡnh toỏn ủể giỳp phõn tớch cỏc vấn ủề và ủề ra cỏc giải phỏp. Trong mụ hỡnh toỏn, người ta thường sử dụng cỏc phương phỏp tối ưu và phương phỏp thử nghiệm sai lầm ủể xử lý cỏc vấn ủềủặt ra trong quản lý.
Phương phỏp tối ưu là phương phỏp tiếp cận và xử lý vấn ủề của nhà quản trị khi cỏc mối quan hệ giữa cỏc biến là những ràng buộc chặt. Nhờ phương phỏp tối ưu mà nhà quản trị cú thể thiết lập cỏc bước ủể tỡm giải phỏp tốt nhất cho vấn ủềủặt ra.
Cỏch tiếp cận khỏc khi sử dụng mụ hỡnh là phương phỏp thử nghiệm sai lầm. Thử nghiệm sai lầm là một cỏch thức hay chiến lược sử dụng luật ngún tay cỏi, hoặc cỏc thủ tục xỏc ủịnh ủề giải quyết vấn ủề. Người ta sử dụng phương phỏp thử nghiệm sai lầm khỏ phổ biến trong nhiều tỡnh huống quản trị, khi cỏc biến cú quan hệ ràng buộc khụng chặt hoặc khụng xỏc ủịnh rừ mức ủộ phụ thuộc giữa chỳng với nhau. Do vậy, sử dụng phương phỏp thử nghiệm sai lầm người ta hy vọng ủạt ủược một giải phỏp thoả món ở mức nhanh nhất. Phương phỏp thử nghiệm sai lầm tỏ ra hữu ớch cho những vấn ủề mà thuật toỏn tối ưu khụng ỏp dụng ủược.
* Lợi ớch của việc sử dụng mụ hỡnh hoỏ trong quản trị sản xuất
Việc sử dụng mụ hỡnh, ủặc biệt là cỏc mụ hỡnh toỏn học và cỏc dạng sơ ủồủó mang lại nhiều lợi ớch trong quản lý, cụ thể là:
- Việc sử dụng mụ hỡnh hoỏ giỳp cỏc nhà quản trị cú thể nhận ra những giỏ trị bờn trong của một vấn ủề cụ thể và những loại quyết ủịnh nào cần ủược thực hiện; nhỡn nhận giản ủơn cỏc ủiểm quyết ủịnh và biết tập trung vào những nhõn tố chủ yếu nhằm ủem lại hiệu quả cao hơn cho cỏc quyết ủịnh.
- Sử dụng mụ hỡnh hoỏ cũn giỳp cỏc nhà quản trị cú thể nhận ra:
+ Những biến cú thể kiểm soỏt nhằm gõy ảnh hưởng tới hiệu quả thực hiện của cả hệ thống.
+ Xỏc ủịnh ủược mối quan hệ về chi phớ của cỏc biến và cả sự kết hợp quan trọng của cỏc chi phớ ủểủạt ủược sự cõn bằng tốt nhất.[5]
2.2.3 Lý luận về kiểm soỏt quy trỡnh sản xuất sản phẩm
KSNB quy trỡnh sản xuất gồm kế hoạch tổ chức và tất cả cỏc phương phỏp, biện phỏp phối hợp ủược thừa nhận dựng trong sản xuất kinh doanh ủể
bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chớnh xỏc và tin cậy của thụng tin sản xuất, thỳc ủẩy hiệu quả hoạt ủộng và khớch lệ bỏm sỏt những chủ trương quản lý ủó ủề ra.
Hoạt ủộng kiểm soỏt sản xuất phỏt triển cỏc kế hoạch và tiến ủộ ủiều hành ngắn hạn từ kế hoạch dài hạn. Trong quỏ trỡnh ủú, nú thực hiện cỏc chức năng sau:
- Xõy dựng lịch ủiều hành sản xuất cho phự hợp với khả năng sẵn cú về vật liệu theo tiến ủộ, cỏc cụng việc cũn tồn ủọng trước ủú, xỏc ủịnh nhu cầu cho sản phẩm và thời gian chuẩn bị, kết thỳc sản xuất.
- Giải quyết nhanh gọn hoặc hướng dẫn cỏc phõn xưởng sản xuất thực hiện cỏc tỏc nghiệp cần thiết nhằm ủỏp ứng tiến ủộ sản xuất.
- Xuất vật liệu cho cỏc phõn xưởng hoạt ủộng khi chức năng này khụng ủược thực hiện bởi bộ phận kiểm tra vật liệu.
- Quản lý quỏ trỡnh hoạt ủộng trong cỏc bộ phận tỏc nghiệp, xỳc tiến cụng việc của cỏc bộ phận này sao cho nú cú thể bỏm sỏt tiến ủộ và thỏo gỡ những cụng việc của một số phũng khi tiến ủộ bị thay ủối.[7]
* Cỏc tiờu chuẩn về kiểm soỏt chất lượng sản phẩm sản xuất Theo TCVN ISO 9000:
Tiờu chuẩn 1: Trỏch nhiệm lónh ủạo
Lónh ủạo hoặc người ủược lónh ủạo uỷ quyền phải thực hiện cỏc nhiệm vụ: - Xõy dựng chớnh sỏch chất lượng của doanh nghiệp, thụng bỏo cho mọi thành viờn ủể họ tự giỏc xỏc ủịnh trỏch nhiệm của họ trước mục tiờu và ủịnh hướng của doanh nghiệp.
- Tổ chức phõn cụng trỏch nhiệm cho từng thành viờn, chỳ trọng ủào tạo nõng cao trỡnh ủộ và tay nghềủể hoàn thành tốt cụng việc ủược giao.
- Khảo sỏt, quản lý, ủảm bảo chớnh sỏch chất lượng và hiệu quả của hệ thống. Xỏc ủịnh và cung cấp ủỳng kỳ hạn, nhõn lực, vật lực, bổ nhiệm ủại diện cho lónh ủạo...
- Thiết lập sơủồ về hệ thống chất lượng, cần cú sổ tay chất lượng trong ủú mụ tả ngắn gọn cỏc hoạt ủộng kinh doanh, chớnh sỏch chất lượng, phõn cụng quyền hạn và trỏch nhiệm. -Thiết lập cỏc thủ tục của hệ thống chất lượng ủảm bảo thực hiện cú hiệu quả. Bằng thủ tục phải ghi rừ ràng: “ Qui tắc 5W + 1H” + Who: Ai ủang làm việc ủú? + What: Làm cỏi gỡ? + Where: Làm việc ủú ởủõu? + When: Khi nào?
+ Why: Tại sao làm việc ủú + How: Như thế nào?
- Lập kế hoạch chất lượng: Doanh nghiệp cần hoạch ủịnh những cụng việc ủó ủạt ủược chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Tiờu chuẩn 3: Xem xột hợp ủồng
- Doanh nghiệp phải thụng hiểu cỏc yờu cầu của khỏch hàng trước khi thực hiện
- Xem xột và ủiều chỉnh cỏc thủ tục ủược thành lập văn bản ủảm bảo cỏc yờu cầu của một hợp ủồng, ủơn ủặt hàng
- Lưu giữ hồ sơ xem xột hợp ủồng Tiờu chuẩn 4: Kiểm soỏt thiết kế
- Chuyển ủổi cỏc nhu cầu của khỏch hàng thành cỏc thụng số kỹ thuật cần chỳ ý cỏc ủiểm:
+ Thiết kế và lập kế hoạch triển khai thiết kế
+ Cỏc thụng số kỹ thuật và phõn phối nguồn tài nguyờn
+ Quan hệ giữa cỏc phũng ban trong tổ chức và cỏc nhõn viờn kỹ thuật thiết kế
+ Xỏc ủịnh và kiểm soỏt ủầu vào, ủầu ra của thiết kế + Kiểm chứng thiết kế
+ Xem xột, xỏc nhận, lập hồ sơ và kiểm soỏt thay ủổi thiết kế Tiờu chuẩn 5: Kiểm soỏt hồ sơ lưu trữ
- ðiều khoản này yờu cầu những người kiểm soỏt tài liệu và thụng tin chớnh xỏc
+ Xem xột và phờ duyệt tài liệu
+ Chuẩn bị sẵn sàng và cập nhật tài liệu cần thiết tại cỏc thời ủiểm thớch hợp
+ Loại bỏ tài liệu quỏ hạn
+ Lập hồ sơ những thay ủổi của tài liệu Tiờu chuẩn 6: Kiểm soỏt mua hàng
- ðiều khoản này nhằm kiểm soỏt việc mua hàng, nguyờn phụ liệu ủể trỏnh những sai sút ủầu và gõy nờn những biến ủộng về chất lượng của thành phẩm
+ Giỏm sỏt hoạt ủộng và nguyờn phụ liệu do khỏch hàng cung cấp + Lưu trữ hồ sơ cũ của khỏch hàng
+ Xỏc nhận bằng văn bản cỏc yờu cầu và thụng số kỹ thuật của ủơn ủặt hàng
Tiờu chuẩn 7: Kiểm soỏt sản phẩm do khỏch hàng cung cấp
- ðiều khoản này nhằm kiểm soỏt sản phẩm do khỏch hàng cung cấp phải ủỳng chất lượng trong hợp ủồng, nếu khụng thớch hợp thỡ phải thụng bỏo cho khỏch hàng kịp thời
Tiờu chuẩn 8: Xỏc ủịnh nguồn gốc của sản phẩm
- ðiều khoản này nhằm nhận biết nguồn gốc của hàng hoỏ, xỏc ủịnh phương phỏp sử dụng và hồ sơ lưu trữ
Tiờu chuẩn 9: Kiểm soỏt quỏ trỡnh