IV. KẾT QUẢ NGHIấN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1.2.Hệ thống kế toỏn
Hỡnh thức kế toỏn mà Cụng ty ỏp dụng thực hiện cụng việc kế toỏn trờn phần mềm kế toỏn Fast, mỗi phõn hệ kế toỏn ủược giao cho một nhõn viờn kế toỏn ủảm nhiệm, cỏc nhõn viờn này phải kiểm tra, ủối chiếu giữa cỏc chứng từ gốc ủể ủảm bảo nghiệp vụ thực sự phỏt sinh và cú chứng từ kế toỏn hợp lý,
hợp lệ. Việc thiết kế, bố trớ nhõn sự làm cụng tỏc kế toỏn phự hợp với hệ thống phần mềm nghiệp vụ và ủược thực hiện theo quy trỡnh. Việc phõn chia cụng việc trong phũng cho từng nhõn viờn khỏ rừ ràng và ủược phõn cấp như sau: kế toỏn trưởng thực hiện ủiều hành chung và phờ duyệt; phú phũng thực hiện chức năng kiểm soỏt và tổng hợp và nhõn viờn kế toỏn cỏc phần hành.
Cụng tỏc kế toỏn thực hiện theo nguyờn tắc kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm cao nhất trong việc tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn Cụng ty. Kế toỏn trưởng, phú phũng kế toỏn quản lý hệ thống tài khoản kế toỏn trờn hệ thống phần mềm nghiệp vụ, ủồng thời quy ủịnh sơủồ hạch toỏn cho từng nghiệp vụ phỏt sinh.
+ Về hệ thống sổ
Cụng ty sử dụng hỡnh thức sổ Nhật ký chung bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cỏi cỏc tài khoản và cỏc sổ chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết ủược mở chi tiết cho từng khỏch hàng.
+ Về hệ thống bỏo cỏo
Cụng ty lập cỏc bỏo cỏo theo quy ủịnh bắt buộc hiện nay.Theo quyết ủịnh 48/Qð – BTC ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ, bỏo cỏo tài chớnh bao gồm cỏc bảng sau : Bảng cõn ủối kế toỏn, kết quả hoạt ủộng sản xuất kinh doanh, thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh. Bờn cạnh cỏc bỏo cỏo trờn Cụng ty lập cỏc bỏo cỏo quản trị như bỏo cỏo bỏn hàng, theo từng hợp ủồng, bảng tớnh giỏ bỏn hàng húa theo từng hợp ủồng… Cuối niờn ủộ kế toỏn, Phú giỏm ủốc phụ trỏch kế toỏn cựng kế toỏn trưởng kiểm tra cụng tỏc kế toỏn, tiến hành ủối chiếu số liệu giữa cỏc số liệu với nhau.
+Bộ mỏy kế toỏn
Cụng tỏc kế toỏn thực hiện theo nguyờn tắc kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm cao nhất trong việc tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn Cụng ty. Kế toỏn trưởng, phú phũng kế toỏn quản lý hệ thống tài khoản kế toỏn trờn hệ thống phần mềm nghiệp vụ, ủồng thời quy ủịnh sơ ủồ hạch toỏn cho từng nghiệp vụ phỏt sinh. Kế toỏn cỏc phần hành kiểm tra, giỏm sỏt cỏc nghiệp vụ
phỏt sinh ủược hạch toỏn vào hệ thống phần mềm về cỏch phõn loại, ủịnh khoản, tớnh chớnh xỏc số học, tớnh ủỳng kỳ… Cỏc nghiệp vụ phỏt sinh phải nhập vào hệ thống ngay ủểủảm bảo tớnh kịp thời.
Việc thiết kế, bố trớ nhõn sự làm cụng tỏc kế toỏn phự hợp với hệ thống phần mềm nghiệp vụ và ủược thực hiện theo quy trỡnh. Việc phõn chia cụng việc trong phũng kế toỏn cho từng nhõn viờn khỏ rừ ràng và ủược phõn cấp như sau: kế toỏn trưởng thực hiện ủiều hành chung và phờ duyệt; cỏc phú phũng thực hiện chức năng kiểm soỏt và tổng hợp, cỏc phần hành kế toỏn ủược phõn ủịnh rừ ràng: kế toỏn tiền mặt, tiền gửi, kế toỏn thanh toỏn, kế toỏn thành phẩm, kế toỏn tài sản…
Cụng ty sử dụng phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp bỡnh quõn gia truyền và tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ.
Hộp 4.1. Thủ tục húa ủơn
Về hoỏ ủơn thuế GTGT mua vào ủược kiểm tra qua cỏc khẩu sau.
Nhõn viờn nhận hàng ủó phải kiểm tra chứng từ ngày, thỏng phỏt hành, thụng tin 2 bờn Cụng ty như là tờn cụng ty, ủịa chỉ, mó số thuế. Sau ủú số lượng, ủơn giỏ, thành tiền, số tiền trước thuế, phần % thuế, thuế VAT, tổng số tiền, cú con dấu và chữ ký của người cú trỏch nhiện cao nhất với tờ hoỏ ủơn ủú, sau ủú là chữ ký của bờn bỏn hàng, và chữ ký của bờn mua hàng.
Sau khi ủầu ủủ cỏc thụng tin trờn thỡ kế toỏn kho nhập kho theo hoỏ ủơn sau ủú chuyển lờn phũng kế toỏn cho kế toỏn cụng nợ nhập phần cụng nợ, kế toỏn cụng nợ vào cụng nợ xong chuyển thủ quỹ vào phần thu chi và sau ủú chuyển cho kế toỏn tổng hợp vào phần mềm tổng cục thuế ủể bỏo cỏo thuế hàng thỏng với cơ quan thuế, Cỏc từ trờn sau khi ủó nhập dữ liệu xong qua cỏc khẩu sẽ phải chuyển cho kế toỏn trưởng làm tổng hợp bỏo cỏo tài chớnh cỏc chứng từ trờn cập nhập trong ngày.
Nguồn: Phũng kế toỏn
Sơủồ 4.1. Thủ tục nhận hoỏ ủơn Giỏ trị gia tăng
Nhận xột chung:
Thứ nhất là việc bố trớ nhõn sự trong nhiều Cụng ty chưa hợp lý, chỗ thừa, chỗ thiếu và cũn gõy ra sự chồng chộo. Tại cỏc phũng ban trong Cụng ty, nhõn sự cũn cú chỗ thừa, chỗ thiếu ủặc biệt là tại cỏc phõn xưởng sản xuất. Ở cụng ty ủó tiến hành tỏi cơ cấu tổ chức, phõn loại, rà soỏt, giải quyết chếủộ cho lực lượng lao ủộng dụi dư. Tuy nhiờn cụng việc này chưa ủược thực hiện một cỏch triệt ủể và cương quyết, sự phõn cụng, phõn nhiệm cũn chồng chộo, chưa gọn nhẹ dẫn ủến trong quỏ trỡnh thực hiện cú sự ỷ lại, vụ trỏch nhiệm;
Nhận hoỏ ủơn Giỏ trị gia tăng (nhõn viờn phũng kế toỏn)
Kiểm tra hoỏ ủơn (nhõn viờn phũng kế toỏn)
Sau khi kiểm tra hoỏ ủơn xong chuyển cho kế toỏn cụng nợ
(nhõn viờn phũng kế toỏn)
Kế toỏn chuyển thủ quỹ chi trả tiền (nhõn viờn phũng kế toỏn)
Kờ khai bỏo cỏo thuế hàng thỏng (nhõn viờn phũng kế toỏn)
Bỏo cỏo tài chớnh ( kế toỏn trưởng)
chưa cú sự kiểm tra ủối chiếu giữa cỏc phũng ban trong Cụng ty nờn tớnh hiệu quả của cụng việc chưa cao.
Thứ hai là nhõn sự kiờm nhiệm nhiều dẫn ủến hiện tượng khụng ủảm bảo ủược chất lượng cụng việc.
Vớ dụ: Như thủ quỹ làm kiờm cụng tỏc kế toỏn; người cú nhu cầu về hàng hoỏ, dịch vụ trực tiếp là người ủặt mua hàng hoỏ, dịch vụ; nhõn viờn kinh doanh kiờm cả việc lo hàng hoỏ ủầu vào. ðiều này sẽ tạo sơ hở cho việc làm sai trỏi, gian lận của nhõn viờn gõy thiệt hại về tài sản của Cụng ty.
Thứ ba là cơ cấu tổ chức của Cụng ty chưa cho phộp hay tạo ủiều kiện ủể cỏc phũng ban kiểm tra chộo lẫn nhau.
Thứ tư là BKS của cụng ty chưa chỳ trọng vào kiểm soỏt quy trỡnh sản xuất sản phẩm của cụng ty, gõy nờn tỡnh trạng sản phẩm bị hỏng, sản xuất dư thừa, khụng ủỳng yờu cầu của khỏch hàng xảy ra ủó làm ảnh hưởng tới kết quả hoạt ủộng kinh doanh của cụng ty.
4.2. Kiểm soỏt nội bộ trong quy trỡnh sản xuất