III. ðẶ Cð IỂM CễNG TY CỔ PHẦN ðỨ CGIANG VÀ PHƯƠNG PHÁP
3.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty cổ phần ðứ cGiang
Nguồn:Phũng tổ chức hành chớnh
Sơủồ 3.1. Sơủồ bộ mỏy quản lý của cụng ty
Ban Giỏm ðốc
* Tổng giỏm ủốc: Là người nắm quyền hành cao nhất trong cụng ty do Chủ tịch Hội ủồng quản trị bổ nhiệm. lónh ủạo và quản lý tất cả cỏc hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của cụng ty và cỏc quan hệ ủối ngoại, chỉ ủạo và thụng qua chương trỡnh kế hoạch hàng thỏng, quý và trực tiếp phụ trỏch cỏc phũng, ban, cỏc xia nghiệp trực thuộc.
XN1 XN2 XN4 XN6 XN8 XN9 Xn thêu XN giặt XN bao bỡ Phó Tgđ kd Phó tgđ ðHsx Phó tgđ xnk Phòng TCKT Phòng XNK Phòng kỹ thuật Văn phũng tổng hợp Phòng KD tổng hợp Phòng ISO Phòng KH thị tr−ờng Tổng giám đốc CHỦ TỊCH HðQT
* Phú Tổng Giỏm ðốc ủiều hành sản xuất: Do Hội ðồng Quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, cú nhiệm vụ giỳp Tổng Giỏm ðốc trong việc ủiều hành sản xuất, giỏm sỏt kỹ thuật, nghiờn cứu mặt hàng.
* Phú Tổng Giỏm ðốc xuất nhập khẩu: Do Hội ðồng Quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cú trỏch nhiệm giỳp Tổng Giỏm ðốc về việc thiết lập cỏc mối quan hệ, giao dịch với bạn hàng, cỏc cơ quan quản lý xuất nhập khẩu. Tổ chức triển khai cỏc nghiệp vụ xuất nhập khẩu như tham gia ký kết hợp ủồng xuất nhập khẩu, xin giấy phộp xuất nhập khẩu…
* Phú Tổng Giỏm ðốc kinh doanh: Do Hội ðồng Quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cú trỏch nhiệm giỳp Tổng Giỏm ðốc về việc ủiều hành sản xuất kinh doanh của cụng ty.
Cỏc phũng ban chức năng: Quyền hạn về chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng ban chức năng do Tổng Giỏm ủốc quyết ủịnh với nội dung cụ thể kốm theo ủiều lệ của cụng ty (ủược quy ủịnh cụ thể trong “Chức năng, nhiệm vụ của cỏc ủơn vị trong toàn cụng ty”).
* Văn phũng tổng hợp: là phũng quản lý nghiệp vụ, cú chức năng giỳp Chủ tịch hội ủồng quản trị, tổng giỏm ủốc cụng ty trong cụng tỏc quản lý, triển khai, thực hiện cỏc cụng việc thuộc lỡnh vực tổ chức lao ủộng, tiền lương, văn phũng và hành chớnh quản trị.
* Phũng kế hoạch thị trường: Tham mưu cho Tổng Giỏm ủốc về kế hoạch sản xuất và chiến lược kinh doanh. Bỏo cỏo Tổng Giỏm ủốc tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh, nắm vững cỏc yếu tố về nguyờn vật liệu, phụ kiện, năng suất lao ủộng… ủể xõy dựng kế hoạch sản xuất và ủiều ủộ sản xuất.
Cụng tỏc tổ chức nhõn sự:
- ðịnh hướng phỏt triển trong từng thời kỳ, nghiờn cứu xõy dựng cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa cỏc phũng ban.
- Xõy dựng quy hoạch cỏn bộ, phỏt triển nguồn nhõn lực, ủào tạo bồi dưỡng cỏn bộ cụng nhõn viờn
- Tuyển dụng, xếp lương, nõng ngạch bậc lương, ủiều ủộng, thuyờn truyển, ủề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm, ủỏnh giỏ cỏn bộ, khen thưởng thi ủua, kỷ luật, chếủộ chớnh sỏch ủối với người lao ủộng.
- Cụng tỏc thanh tra, kiểm tra, phỏp chế, bảo vệ chớnh trị nội bộ, an ninh quốc phũng.
- Chủ trỡ xõy dựng cỏc quy chế nội bộ liờn quan ủến lĩnh vực tổ chức cỏn bộ, thi ủua khen thưởng, chếủộ chớnh sỏch ủối với người lao ủộng.
- Phổ biến cỏc chếủộ chớnh sỏch của ðảng, Nhà nước và Tổng cụng ty. - Quản lý hồ sơ cỏn bộ, tài liệu phỏp lý vềðiều lệ tổ chức và hoạt ủộng của Tổng cụng ty.
Cụng tỏc lao ủộng tiền lương:
- Tổ chức xõy dựng, giải trỡnh ủơn giỏ tiền lương, quản lý, sử dụgn hiệu quả tiền lương.
- Quản lý, ủề xuất bố trớ sử dụng lao ủộng hợp lý trong toàn cụng ty. - Xõy dựng, bổ sung, sửa ủổi thoả ước lao ủộng tập thể, nội quy lao ủộng, nội quy, quy chế nội bộ của Tổng cụng ty cú liờn quan ủến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao ủộng và người sử dụng lao ủộng.
- Thực hiện cỏc chế ủộ chớnh sỏch ủối với người lao ủộng như : Bảo hiểm xó hội, bảo hỉờm y tế, thụi việc, nghỉ việc, An toàn lao ủộng vệ sinh cụng nghiệp.
Cụng tỏc văn phũng, hành chớnh quản trị:
- Quản lý cụng tỏc văn thư, lưu trữ taỡ liệu, thụng tin liờn lạc… - Sắp xếp chương trỡnh làm việc, lịch cụng tỏc.
- Bố trớ phương tiện, ủiều ủộng xe ủi cụng tỏc theo quy chế của Tổng cụng ty.
- Kết hợp với cỏc phũng ban liờn quan ủể ngăn ngừa, giải quyết cỏc hành ủộng khụng phự hợp.
- Cỏc cụng việc khỏc khi ủược Tổng giỏm ủốc cụng ty yờu cầu.
* Phũng xuất nhập khẩu:
- Là phũng nghiệp vụ ủame bảo thực hiện toàn bộ hoạt ủộng xuất nhập khẩu của Tổng cụng ty, phối hợp với cỏc phũng nghiệp vụ khỏc như phũng kế hoạch, phũng kế toỏn, phũng kỹ thuật và cỏc ủơn vị sản xuất.
- Tham mưu cho tổng giỏm ủốc về cỏc vấn ủề kinh doanh và xuất nhập khẩu ủể hoạch ủịnh kế hoạch kinh doanh của Tổng cụng ty theo từng vụ, từng năm.
- Tham mưu cho Tổng giỏm ủốc về nhiệm vụủối ngoại, tiếp xỳc khỏch hàng, chủng loại mặt hàng, giỏ cả… ủảm bảo hiệu quả cao cho sản xuất kinh doanh của Tổng cụng ty.
- Phỏt triển mở rộng thị trường xuất khẩu, thị trường nguyờn phụ liệu, mở rộng mạng khỏch hàng, tỡm kiếm cỏc hướng thương mại khỏc.
- Kết hợp với cỏc ủơn vị phũng ban liờn quan ủể phũng ngừa, giải quyết cỏc hành ủộng khụng phự hợp.
* Phũng kế hoạch thị trường:
- Lập kế hoạch, theo dừi và kiểm tra tiến ủộ thực hiện kế hoạch của cỏc ủơn vị liờn quan.
- Kiểm tra nguyờn liệu và phụ liệu ủầu vào. Theo dừi, kiểm soỏt sản phẩm do khỏch hàng cung cấp.
- Quản lý kho nguyờn phụ liệu, thành phẩm, hũm hộp theo ủỳng yờu cầu của hệ thống chất lượng.
- Lờn kế hoạch và chỉủạo việc cấp phỏt NPL phục vụ sản xuất.
- Kiểm soỏt hoạt ủộng mua hàng, lưu giữ hồ sơ mua hàng, hồ sơ nhà cung ứng.
- Tập hợp hồ sơ cú liờn quan cho việc ủỏnh giỏ nhà cung ứng. Xem xột khả năng ủỏp ứng của nhà cung ứng.
- Nhận lệnh và bỏo cỏo lờn phú tổng giỏm ủốc kỹ thuật, phú tổng giỏm ủốc sản xuất kỹ thuật hoặc Tổng giỏm ủốc.
- Thực hiện mục tiờu chất lượng - mụi trường ủó ủề ra.
- Kết hợp với cỏc ủơn vị phũng ban liờn quan ủể phũng ngừa, giải quyết cỏc hành ủộng khụng phự hợp.
* Phũng kinh doanh tổng hợp
- Kinh doanh cỏc sản phẩm dệt may (chủ yếu là cỏc ủơn hàng FOB). Kinh doanh thiết bị mỏy múc ngành may.
- Nhập khẩu sắt, thộp, gỗ, mỏy múc thiết bị, vật tư nguyờn liệu cho sản xuất kinh doanh, kinh doanh kim loại màu (kẽm, nhụm, chỡ) làm nguyờn liệu cho sản xuất.
- Nghiờn cứu, tỡm hiểu thị trường dựa trờn cỏc lĩnh vực kinh doanh của phũng và của cụng ty, tỡm kiếm khỏch hàng, trao ủổi, ủàm phỏn với khỏch hàng ủể tỡm ủối tỏc ký kết cỏc hợp ủồng. Cú nhiệm vụ khảo sỏt, nghiờn cứu ủể lập cỏc bỏo giỏ sao cho phự hợp vừa ủể cú lợi nhuận cho Tổng cụng ty vừa cú thể bỏn ủược hàng.
- Xõy dựng hệ thống giới thiệu, phõn phối sản phẩm may mặc và NVL may mặc trong nước và nước ngoài.
- Tiếp nhận thụng tin yờu cầu của khỏch hàng từ bộ phận Marketing ủể triển khai may mẫu cho cỏc ủơn hàng. Thiết kế, tạo mẫu mó mới và triển khai mẫu theo yờu cầu của khỏch hàng.
- Kết hợp với phũng kỹ thuật ủể triển khai sản xuất cỏc ủơn hàng ủó ký với khỏch hàng.
- Kết hợp với cỏc ủơn vị phũng ban liờn quan ủể phũng ngừa, giải quyết cỏc hành ủộng khụng phự hợp.
- ðầu mối về cụng tỏc chuẩn bị sản xuất, xỏc ủịnh chớnh sỏch chất lượng và năng suất trong từng thời kỳ cụ thể.
- Tiếp nhận thụng tin yờu cầu của khỏch hàng ủể triển khai may mẫu cho cỏc ủơn hàng. Thiết kế, tạo mẫu mó mới và triển khai mẫu theo yờu cầu của khỏch hàng. Giỏm sỏt và hướng dẫn yờu cầu kỹ thuật cỏc ủơn hàng.
- Tham gia hội ủồng ủỏnh giỏ nhà thầu phụ.
- Xõy dựng ủịnh mức nguyờn liệu trung bỡnh, ủịnh mức phụ liệu và ủịnh mức quy cỏch hũm hộp carton.
- Kiểm soỏt hành ủộng khắc phục/phũng ngừa, giải quyết cỏc phản ỏnh, khiếu nại của khỏch hàng, nhõn viờn về vấn ủề chất lượng.
- Nhận lệnh và bỏo cỏo trực tiếp lờn phú Tổng giỏm ủốc sản xuất kỹ thuật.
Kết hợp với cỏc ủơn vị phũng ban liờn quan ủể phũng ngừa, giải quyết cỏc hành ủộng khụng phự hợp.
* Phũng ủầu tư
- Phụ trỏch cụng tỏc ủầu tư toàn Tổng cụng ty lờn kế hoạch ủầu tư, phương hướng ủầu tư.
- Triển khai cụng tỏc ủầu tư bao gồm ủầu tư theo dự ỏn cũng nhưủầu tư bổ sung, ủầu tư lẻ ủể tiếp cận kịp thời yờu cầu cụng nghệ, ủầu tư bao gồm XDCB cũng như thiết bị mỏy múc;
- Theo dừi về ủầu tư, lập dự toỏn, thiết kế, giỏm sỏt, quyết ủoỏn…ủầu tư của Tổng cụng ty, lợi nhuận mang lại, cỏc hướng ủầu tư mới ủể phự hợp với tỡnh hỡnh mới…
- Quản lý ủất ủai, xõy dựng quy hoạch ủất ủai của Tổng cụng ty, ủảm bảo sử dụng ủất ủai cú hiệu quả;
- Trong tương lai gần cú thờm cỏc chức năng khỏc như: quản lý và kinh doanh bất ủộng sản, kinh doanh nhà ở, siờu thị và cỏc hoạt ủộng khỏc.
Kết hợp với cỏc ủơn vị phũng ban liờn quan ủể phũng ngừa, giải quyết cỏc hành ủộng khụng phự hợp
* Phũng tài chớnh kế toỏn
Chức năng:
Là phũng quản lý nghiệp vụ, cú chức năng giỳp Tổng Giỏm ủốc cụng ty trong cụng tỏc kế toỏn, tài chớnh; hạch toỏn kinh tế trong sản xuất kinh doanh, ủầu tư mua sắm; bảo toàn và phỏt triển vốn của Tổng cụng ty theo ủỳng qui ủịnh của phỏp luật.
Nhiệm vụ:
- Giỳp Tổng Giỏm ủốc Tổng cụng ty tiếp nhận, quản lý phần vốn của Nhà nước
- Xõy dựng kế hoạch tài chớnh dài hạn, hàng năm theo qui ủịnh - Tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn, tài chớnh
- Thực hiện cỏc chếủộ, chớnh sỏch về quản lý tài chớnh, kế toỏn, quản lý vật tư, tài sản, tiền vốn; bảo toàn và phỏt triển vốn của Cụng ty
- Thực hiện cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn trong sản xuất kinh doanh - Quản lý thu – chi tiền mặt, cỏc loại nguồn vốn, cụng nợ phải thu, phải trả. - Thực hiện nghĩa vụ với Ngõn sỏch Nhà nước, Tổng Cụng ty; trớch lập, quản lý cỏc quỹ của doanh nghiệp. - Kiểm kờ, ủỏnh giỏ lại tài sản, vật tư, tiền vốn, cụng nợ của Tổng cụng ty và ủề xuất cỏc phương ỏn xử lý. - Phõn tớch hoạt ủộng kinh doanh, ủề xuất cỏc biện phỏp quản lý, ủiều hành thớch hợp giỳp Tổng Giỏm ủốc Tổng cụng ty chỉủạo kịp thời.
- Lập bỏo cỏo quyết toỏn tài chớnh, bỏo cỏo nghiệp vụ khỏc theo quy ủịnh - Phối hợp cựng cỏc phũng liờn quan rà soỏt giỏ cả, ủiều kiện thực hiện giỳp Tổng Giỏm ủốc Tổng cụng ty ký kết HðKT, theo dừi quỏ trỡnh thực hiện hợp ủồng, thu chi tài chớnh, chủ trỡ cụng tỏc thu hồi nợ.
- Xõy dựng qui chế quản lý tài chớnh của Tổng cụng ty.
* Phũng ISO
- Giỳp ủại diện lónh ủạo trong việc xõy dựng, ỏp dụng và duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng - mụi trường - trỏch nhiệm xó hội theo tiờu chuẩn ISO 9001: 2008, ISO14001: 2005, SA8000. WRAP.
- Tập hợp cỏc hồ sơ liờn quan cho việc xem xột của lónh ủạo.
- Tổng hợp và theo dừi hành ủộng khắc phục/ phũng ngừa, giải quyết cỏc phản ỏnh, khiếu nại của khỏch hàng và cỏc ủơn vị.
- Lập kế hoạch, theo dừi và tổ chức thực hiện cỏc cuộc ủỏnh giỏ nội bộ - Kiểm soỏt cỏc tài liệu, hồ sơ của hệ thống quản lý chất lượng - mụi trường - trỏch nhiệm xó hội, kể cả cỏc loại hồ sơ tài liệu cú nguồn gốc từ bờn ngoài.
- Kiểm tra cỏc ủơn vị trong Tổng cụng ty thực hiện việc xõy dựng, ỏp dụng duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng - mụi trường - trỏch nhiệm xó hội.
- Theo dừi ủụn ủốc nhắc nhở cỏc ủơn vị thực hiện mục tiờu chất lượng - mụi trường - trỏch nhiệm xó hội
- Nhận lệnh trực tiếp và bỏo cỏo Tổng Giỏm ủốc hoặc Phú Tổng giỏm ủốc sản xuất, kỹ thuật.
* Cỏc xớ nghiệp may
- Tổ chức và ủiều hành sản xuất theo kế hoạch và lệnh sản xuất của Tổng cụng ty.
- Kiểm soỏt và theo dừi quỏ trỡnh sản xuất, ủảm bảo thực hiện ủỳng cỏc quy trỡnh, hướng dẫn ủó ban hành, ủảm bảo cỏc tiờu chuẩn, và yờu cầu kỹ thuật của sản phẩm.
- Xõy dựng tiến ủộ sản xuất, năng suất ủể ủỏp ứng kế hoạch và thời gian lao ủộng do Cụng ty ủề ra.
- Quản lý mỏy múc trang thiết bịủược giao.
- Phõn cụng nhiệm vụ và kiểm soỏt hoạt ủộng của nhõn viờn thuộc quyền quản lý.
- Phờ duyệt cỏc văn bản kỹ thuật cho từng mó hàng của tổ kỹ thuật trước khi chuyển xuống cỏc bộ phận ủể thực hiện (sau quỏ trỡnh chuẩn bị sản xuất)
- Phối hợp với cỏc phũng chức năng (Phũng KDXNK - KH - KT) trong việc kiểm soỏt nguyờn phụ liệu ủể sản xuất và giao hàng ủỳng thời hạn
- Chịu trỏch nhiệm trước Tổng Giỏm ủốc về mọi hoạt ủộng liờn quan ủến chất lượng sản phẩm và tiến ủộ sản xuất của ủơn vị mỡnh.
- Nhận lệnh và bỏo cỏo trực tiếp tới Phú Tổng giỏm ủốc sản xuất kỹ thuật hoặc Tổng Giỏm ủốc Tổng cụng ty.
- Kết hợp với cỏc ủơn vị phũng ban liờn quan ủể phũng ngừa, giải quyết cỏc hành ủộng khụng phự hợp.
* Xớ nghiệp giặt mài
- Chịu trỏch nhiệm chớnh trong việc ủiều hành, hướng dẫn và kiểm soỏt quỏ trỡnh giặt mài từ ủầu vào - quỏ trỡnh sản xuất - ủến ủầu ra ủảm bảo yờu cầu năng suất, chất lượng