Bảng 7: BẢNG LƯU HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ
Tên mẫu Phòng lưu Thời gian
lưu
Cách lưu Huỷ bỏ
Kế hoạch đánh giá - Ban ISO - P.KHTH
05 năm Lưu hồ sơ Ban ISO Theo quy định tại biên bản tiêu huỷ tài liệu Chương trình đánh giá - Ban ISO
- Đơn vị được ĐG
05 năm Lưu theo hồ sơ của đợt đánh giá
nt
Thông báo Chương trình đánh giá
- Ban ISO
- Đơn vị được ĐG
05 năm nt nt
Phiếu ghi chép Ban ISO 05 năm nt nt
Báo cáo chi tiết kết quả đánh giá
- Ban ISO
- Đơn vị được ĐG
05 năm nt nt
Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ HTQLCL
- Ban ISO
- Đơn vị được ĐG - VPGĐ&HĐQT
05 năm nt nt
động khắc phục/phòng ngừa
- Đơn vị được ĐG
2- Thực trạng hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản ly' chất lượng ISO 9001:2000 trong PVFC: ISO 9001:2000 trong PVFC:
2.1- Thực trạng công tác lập kế hoạch đánh giá nội bộ :
* Trách nhiệm của cán bộ đánh giá và trưởng nhóm đánh giá :
- Trách nhiệm của cán bộ đánh giá :
+ Tuân thủ các yêu cầu của cuộc đánh giá.
+ Thông báo, trao đổi và làm sáng tỏ các yêu cầu của cuộc đánh giá với các bộ phận/cá nhân được đánh giá.
+ Lập chương trình đánh giá và thực hiện các công việc được giao. + Ghi chép các quan sát trong quá trình đánh giá. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Kiểm tra xác nhận hiệu quả của các hành động khắc phục sau cuộc đánh giá.
+ Duy trì và bảo quản cacs tài liệu/hồ sơ đánh giá. + Hợp tác và hỗ trợ trưởng nhóm đánh giá.
- Trách nhiệm của trưởng nhóm đánh giá :
+ Chịu trách nhiệm trong cả quá trình đánh giá.
+ Báo cáo những điểm không phù hợp nghiêm trọng cho bên được đánh giá ngay khi phát hiện.
+ Báo cáo những trở ngại trong quá trình đánh giá. + Báo cáo đánh giá rõ ràng, đầy đủ và kịp thời.
* Công tác lập chương trình đánh giá và thời gian đánh giá:
Để tiến hành cuộc đánh giá sẽ phải bố trí thời gian, nhân lực và cần sự tham gia hợp tác của hiều người từ các bộ phận khác nhau, vì vậy pahir lập chương trình đanh giá rõ ràng, cụ thể, thông báo tới các bộ phận/cá nhân liên quan để có sự chuẩn bị.
Kế hoạch/chương trình đánh giá cần có sự nhất trí của các bộ phận được đánh giá. Kế hoạch đánh giá có các nội dung sau:
- Mục tiêu và phạm vi đánh giá.
- Trách nhiệm của các cán bộ đánh giá. - Nêu rõ các tài liệu liên quan / tham khảo.
- Thời gian và địa điểm (bộ phận) được đánh giá.
* Xem xét tài liệu và chuẩn bị phiếu hỏi :
Trước khi tiến hành đánh giá, cán bộ đánh giá cần hiểu rõ về hệ thống chất lượng của công ty và các thủ tục/quy trình của hệ thống chất lượng liên quan tới bộ phận sẽ được đánh giá. Việc này được thực hiện thông qua nghiên cứu trước các tài liệu liên quan , sổ tay chất lượng hay các thủ tục / quy trình chất lượng liên quan.
Phiếu hỏi giống như một hướng dẫn cho cán bộ đánh giá các bước hay các công việc mình sẽ tiến hành trong quá trình đánh giá. Nó giúp cho quá trình đánh giá dễ dàng và tập trung hơn. Có được một danh sách những mục/điểm cần tiến hành xem xét khi đánh giá. Điều này giúp cán bộ đánh giá theo dõi công việc đánh giá được kỹ lưỡng và liên tục. Phiếu hỏi giúp cán bộ đánh giá báo cáo những phát hiện trong quá trình đánh giá được kỹ lưỡng và liên tục.
Tuy nhiên nhược điểm của phiếu hỏi là làm cho quá trình đánh giá trở nên máy móc theo nhưng điểm đã chuẩn bị trước, không linh hoạt theo thực tế thực hiện.
Chuẩn bị phiếu hỏi: Đánh giá lần đầu: Liệt kê các câu hỏi dựa vào các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO9001:2000 và hệ thống tài liệu của công ty. Các lần đánh giá sau: phiếu hỏi có thể được chuẩn bị dựa trên nhữn phát hiện trong lần đánh giá trước. Cán bộ đánh giá cũng là người hiểu rõ những điểm mạnh/yếu của doanh nghiệp nên có thể chuẩn bị phiếu hỏi với những điểm cần tập trung khi tiến hành đánh giá.
2.2- Thực trạng công tác tiến hành đánh giá nội bộ :
* Họp tiến hành đánh giá.
- Họp khai mạc: Họp khai mạc được tổ chức với sự tham gia của nhóm đánh giá, đại diện của các bộ phận được đánh giá.
Trong buổi họp khai mạc, trưởng nhóm đánh giá sẽ trình bày về mục tiêu của cuộc đánh giá, phạm vi đánh giá, giới thiệu chương trình đánh giá, các thành viên đoàn đánh giá, đại diện các bộ phận được đánh giá, giải thích rõ cách thức cuộc đnash giá được tiến hành, các tài liệu và người liên quan
*Các phương pháp đánh giá đã được thực hiện.
- Phương pháp đánh giá lựa chọn theo phòng ban/bộ phận đánh giá: Phương pháp này được tiến hành như sau: Bộ phận đánh giá nội bộ sẽ tiến hành đánh giá mọi hoạt động trong một bộ phận/phòng/ban nhất định rồi tổng hợp kết quả đánh giá và báo cáo cho Lãnh đạo chất lượng.
- Phương pháp đánh giá lựa chọn theo yêu cầu tiêu chuẩn. Phương pháp này được tiến hành như sau: Bộ phận đánh giá nội bộ sẽ tiến hành đánh giá tất cả những gì liên quan tới một yêu cầu của bộ tiêu chuẩn chất lượng đã áp dụng (ISO 9001:2000). Cách này ít được sử dụng vì nó thích hợp cho những công ty nhỏ khi dễ dàng xem xét mọi hoạt động, mọi khu vực và thông tin sẵn sàng, trong khi đó PVFC là một Tổng công ty, bao gồm nhiều bộ phận , phòng ban, chi nhánh, việc đánh giá theo từng yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí. Do vậy, việc đánh giá theo từng bộ phận phòng ban sẽ là một lựa chọn thích hợp nhất với công ty hiện nay.
*Các kỹ thuật đánh giá:
- Phỏng vấn, trao đổi với các cán bộ, nhân viên khác: Nhằm kiểm tra nhận thức và thông hiểu của từng cá nhân, nhóm hay phòng ban về vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của họ. Kiểm tra xác nhận các mối quan hệ công tác và điều phối giữa các cá nhân, nhóm và các phòng ban/bộ phận. Xác nhận lại việc thực hiện hệ thống chất lượng đã xây dựng.
Cách đặt câu hỏi thường sử dụng là: Tại sao? Cái gì? Khi nào? ở đâu? Ai và như thế nào? Tránh đưa ra các câu "đóng" khiến người được hỏi sẽ chỉ có thể trả lời được có hoặc không. Ví dụ: Anh chị có tuân thủ theo hướng dẫn công việc không?
Kiểm tra sự tồn tại của hệ hệ thống chất lượng dưới dạng các thủ tục/quy trình, hướng dẫn công việc, mô tả trách nhiệm công việc, các cách thức kiểm tra, kiểm soát… đã lập thành văn bản. Kiểm tra việc thực hiện đúng và hiệu quả của hệ thống thông qua các hồ sơ. Thông qua việc xem xét các tài liệu và hồ sơ, cán bộ đánh giá sẽ tìm kiếm những bằng chứng khách quan để xác nhận những gì người/bộ phận được đsnh giá đã trình bày. Một cách đặt câu hỏi nữa cũng thường được dùng, đó là "làm ơn cho xem" khi cần có những bằng chứng cụ thể .
Số lượng các hồ sơ hay tài liệu cần phải kiểm tra không có quy định là bao nhiêu, tùy thuộc vào hệ thống tài liệu của công ty hiện tại và mục tiêu của cuộc đánh giá.
- Quan sát công việc đang được tiến hành: Để kiểm tra việc thực hiện đúng đắn các thủ tục/quy trình và qua đó xác định sự tồn tại của hệ thống trên thực tế. Để kiểm tra việc bảo quản, lưu kho hợp lệ; có nhận biết các sản phẩm không. Để kiểm tra việc nhận biết và phân biệt rõ ràng và thích hợp đối với các sản phẩm không phù hợp. Để xem xét các tài lieu liên quan được sử dụng, cập nhật và loại bỏ như thế nào. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kiểm tra lại công việc: Tự kiểm tra hay kiểm tra lại các công việc đã thực hiện để xem xét hiệu quả của hệ thống thông qua mức độ quan trọng của công tác kiểm tra, mức độ chấp nhận đối với sản phẩm, dịch vụ.
- Kiểm tra lại các trang thiết bị và nguồn lực: Để kiểm tra sự tồn tại, đầy đủ, áp dụng và bảo trì các nguồn lực và trang thiết bị theo yêu cầu.
* Thái độ của cán bộ đánh giá :
Các cán bộ đánh giá luôn suy nghĩ khách quan, tránh đưa ra những giả thiết/suy diễn trong quá trình đánh giá. Luôn đảm bảo giữ bí mật, đảm bảo độ tin cậy, vì họ thường được biết nhiều thông tin bí mật và thường về những cá nhân, do đó họ không được làm mất đi sự tin tưởng này. Luôn luôn có thái độ lịch thiệp, nhã nhặn, khách quan, luôn sử dụng những chứng cứ thực trong quá trình đánh giá. Cán bộ đánh giá không tìm kiếm những lỗi quá nhỏ vì nhiệm vụ của họ không phải là tìm kiếm những lỗi nhỏ đó, mà họ tìm ra những điểm không phù hợp và mô tả chính sác những điểm không phù hợp đó, nhằm đưa ra những giải pháp cải tiến phù hợp. Điều này yêu cầu cán bộ đánh giá phải có kỹ năng nói và viết để trình bày những điểm không phù hợp đã tìm ra một cách thật rõ ràng.
2.3- Báo cáo điểm phù hợp và không phù hợp phát hiện trong quá trình đánh giá nội bộ: đánh giá nội bộ: