xu t h nh ng Đề ấ à độ kh c ph c/phòng ng aắ ụ ừ - n v th c hi n h nh ng Đơ ị ự ệ à độ kh c ph c/phòng ng aắ ụ ừ Ki m traể Báo cáo k t qu th c hi nế ả ự ệ h nh à động KP/PN - Duyệt
Sau khi tổng hợp các sai lỗi phát hiện sau kiểm tra, đánh giá nội bộ người phát hiện kịp thời thông báo cho lãnh đạo Phòng hoặc Tổ trưởng Tổ đánh giá để báo cáo tới Giám đốc hoặc QMR.
Thông tin về sự không phù hợp có thể được thu thập từ các nguồn sau: - Kết quả xem xét của lãnh đạo về Hệ thống Quản lý chất lượng
- Kết quả các cuộc đánh giá Hệ thống Quản lý chất lượng do nội bộ hay do tổ chức bên ngoài thực hiện
- Kết quả đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng của các đơn vị - Kết quả kiểm tra của hệ thống Kiểm tra, Kiểm soát nội bộ
- Kết luận của Thanh tra Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức kiểm toán bên ngoài - Khi có sự bổ sung sửa đổi các văn bản pháp quy của Nhà nước liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ của Công ty qua đó nảy sinh yêu cầu bổ sung, sửa đổi các quy định nội bộ của PVFC
V.2.2:Chỉ đạo của Giám đốc hoặc QMR
Chỉ đạo của Giám đốc hoặc QMR liên quan đến việc xử lý đối với các phát hiện sau kiểm tra, đánh giá. Đối với các phát hiện tại báo cáo kiểm tra nội bộ Giám đốc Công ty sẽ trực tiếp chỉ đạo, đối với các phát hiện tại báo cáo đánh giá nội bộ QMR sẽ trực tiếp chỉ đạo. Tùy theo nội dung chỉ đạo của Giám đốc hoặc QMR các đơn vị liên quan thực hiện các bước tiếp theo.
V.2.3: Lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục/phòng ngừa:
Đối với trường hợp Giám đốc chỉ đạo trực tiếp, Phòng KTKSNB hoặc Ban ISO có trách nhiệm lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục/phòng ngừa (và gửi cho đơn vị được yêu cầu thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa và tiếp tục thực hiện công việc quy định tại mục V.2.4
Đối với trường hợp Giám đốc chỉ đạo VPGĐ&HĐQT hoặc các đơn vị có sai lỗi trực tiếp xử lý thì các đơn vị đó có trách nhiệm thực hiện các chỉ đạo của Giám đốc theo quy định tại mục V.2.6
Nhận được Phiếu yêu cầu hành động khắc phục/phòng ngừa, đơn vị phải đưa ra đầy đủ các nguyên nhân cũng như đề xuất biện pháp khắc phục/phòng ngừa sau đó trình Giám đốc (hoặc QMR) xem xét.
Nhận được Phiếu yêu cầu hành động khắc phục/phòng ngừa, đơn vị phải ghi đầy đủ các nội dung trong phiếu:
- Đối với hành động khắc phục: cần tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự không phù hợp đã được phát hiện, xác định các hành động khắc phục cần thiết để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp, ngăn ngừa sự tái diễn.
- Đối với hành động phòng ngừa: cần phân tích rủi ro tiềm ẩn, hoạch định một cách có hệ thống việc ngăn ngừa tổn thất cho quá trình kinh doanh và quá trình hỗ trợ kinh doanh
- Phân công người thực hiện và ghi rõ thời hạn hoàn thành các hành động khắc phục/phòng ngừa
Sau khi điền đầy đủ các nội dung vào Phiếu, các đơn vị chuyển lại cho Phòng KTKSNB theo đúng thời hạn được thông báo trước và Phòng KTKSNB có trách nhiệm kiểm tra lại trước khi trình Giám đốc hoặc QMR phê duyệt.
V.2.5: Phê duyệt
Giám đốc (hoặc QMR) phê duyệt đề xuất hành động khắc phục/phòng ngừa của đơn vị. Nếu Giám đốc hoặc QMR không đồng ý với bất cứ nội dung nào liên quan đến việc đề xuất xử lý thì Phiếu KP/PN sẽ được chuyển lại cho đơn vị đó để thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Giám đốc (hoặc QMR).
V.2.6 Đơn vị thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa, chỉ thị của VPGĐ hoặcchỉ đạo của Giám đốc. chỉ đạo của Giám đốc.
Đơn vị thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa theo các biện pháp đã được Giám đốc (hoặc QMR) phê duyệt.
Đối với các chỉ đạo của Giám đốc, chỉ thị của VPGĐ hoặc các kết quả kiểm tra nội bộ khác mà không lập phiếu KP/PN thì đơn vị phải khắc phục theo các chỉ thị hoặc chỉ đạo của Giám đốc.
Người được phân công kiểm tra có trách nhiệm kiểm tra tình hình khắc phục các phát hiện sau kiểm tra, đánh giá nội bộ tại các đơn vị liên quan.
Người được phân công kiểm tra có thể là cán bộ kiểm tra tại các Tổ nghiệp vụ và/hoặc cán bộ của Tổ Tổng hợp và phân tích của Phòng KTKSNB. Người được phân công kiểm tra có trách nhiệm:
* Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra tình hình thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa các phát hiện đã được kiến nghị sau các lần kiểm tra nội bộ, đánh giá nội bộ trước tại các đơn vị.
* Thu thập các bằng chứng về việc thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa, các phát hiện đã được kiến nghị sau các lần kiểm tra nội bộ, đánh giá nội bộ trước tại các đơn vị và đánh giá hiệu quả của việc thực hiện các hành động này.
- Tổ đánh giá nội bộ sẽ kiểm tra kết quả của việc khắc phục các kiến nghị sau đánh giá nội bộ vào cuối quý để có cơ sở báo cáo QMR trước khi báo cáo Giám đốc.
- Tổ Tổng hợp và phân tích, Phòng KTKSNB hàng tháng tổng hợp kết quả kiểm tra, đánh giá để theo dõi, đánh giá tình hình xử lý các phát hiện sau kiểm tra, đánh giá nội bộ và báo cáo tình hình thực hiện các QT, QC nội bộ gửi Giám đốc hàng quý.
- Nhận xét, đánh giá về kết quả thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa vào Phiếu Yêu cầu hành động khắc phục/phòng ngừa hoặc biên bản kiểm tra nội bộ theo các trường hợp cụ thể đã quy định tại mục V.2.3
V.2.8: Báo cáo Giám đốc về tình hình thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa của đơn vị: ngừa của đơn vị:
Người được phân công kiểm tra có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc (hoặc QMR) về tình hình thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa của các đơn vị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hàng quý, Ban ISO báo cáo cho Giám đốc tình hình thực hiện các khắc phục phòng ngừa tại các đơn vị và đề xuất các biện pháp cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng.