Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty được nhà nước cung cấp những người nhận thầu bán hàng chịu hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ chưa thu tiền theo các hợp đồng đã ký kết. Trong thời gian Công ty nhận được hàng hoá, vật tư chưa thanh toán tiền sẽ phát sinh các khoản phải trả cho người bán hoặc người nhận thầu.
Để phản ánh số hiện có và tình hình vận động của các khoản phải trả người bán. Tài khoản này ngoài việc phản ánh số tiền phải trả và tình hình trả nợ người bán còn phản ánh số tiền ứng trước, đặt trước của khách hàng.
Kế toán ở TK331 “phải trả cho người bán cần tôn trọng một số quy định sau đây.
- Chỉ phản ánh vào tài khoản tiền phải trả cho người bán người cung cấp vật tư dịch vụ và người nhận thầu theo đúng hợp đồng đã ký kết hoặc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa trả tiền.
- Những vật tư hàng hoá dịch vụ đã nhận nhưng cuối kỳ chưa có hoá đơn kế toán phải sử dụng giá tạm tính để ghi sổ, khi nhận được hoá đơn hoặc được thông báo giá chính thức sẽ điều chỉnh theo giá thực tế.
- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi riêng đối với từng người nhận thầu và từng người đặt hàng.
Nội dung kết cấu chủ yếu của TK 331. TK331
- Số tiền đã trả cho người bán
- Trị giá vật tư hàng hoá dịch vụ đã giao cho người đặt hàng
- Số tiền chiết khấu giảm giá được hưởng
- Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán
- SDĐK :Số tiền phải trả người bán Số tiền nhận của khách đặt hàng điều chỉnh giá thực tế > giá tạm ứng
Số tiền còn nợ người nhận thầu và khách hàng.
* Trình tự kế toán khoản phải trả người bán.
- Khi mua hàng hoá vật tư hoặc tài sản cố định nhập kho nhưng chưa trả tiền cho người bán kế toán ghi.
Nợ TK 156; 152;153; 211. Nợ TK 133.
Có TK 331.
Trong tháng có các nghiệp vụ phát sinh .
NV1: Ngày 26/4 mua công cụ dụng cụ của công ty cơ khí Hà Nội trị giá 30.700.000đ (Thuế VAT 10%). Công ty chưa trả tiền cho người bán.
NV2:13/6. Một số chi phí khác công trình sóc sơn chưa trả tiền trịgiá 12.321.360.
Căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, giá trị CC.DC nhập kho và các chứng từ khác kế toán gh. Nợ TK 153 30.700.00 Nợ TK133 3.070.000 Có TK 331 33.770.000 Nợ TK 627 12.321.360 Có TK 331 12.321.360
NV3: Phiếu nhập kho số 28 ngày 17/5 mua nguyên vật liệu của công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội giá cả thuế 615.915.242 (thuế VAT15%) đơn vị chưa thanh toán.
Nợ TK 152 : 586.585.994,8 Nợ TK133 : 29.329.347,24
Có TK 331 : 615.915.242,4
NV4 : Phiếu nhập kho số 08 ngày 25/4 mua NVL của Công ty kinh doanh thép Hà Nội với giá cả thuế : 134.724.823 thuế VAT 10% đơn vị chưa thanh toán.
Nợ TK152 : 122.477.147,3 Nợ TK133 : 12.247.714,73
Có TK 331 : 134.724.862,3
NV5 : Phiếu chi số 101 ngày 26/4 trả tiền thép góc + tròn ngày25/4 Nợ TK 331 : 134.724.862,3
Có TK111 : 134.724,862,3
NV6 : Phiếu chi số 190 ngày 18/5 trả tiền thép V + L, tròn giá trị : 615.915.242,4
Nợ TK331 : 615.915.242,4
Có TK 111 : 615.915.2449
NV7 : Phiếu nhập kho số 512 ngày 1/6 mua thép tấm làm văn phòng giá trị cả thuế VAT 10% 38.452.880 đơn vị chưa thanh toán.
Nợ TK 152 : 36.621.790,48 Nợ TK 133 : 1.831.089,52
NV8 : Chứng từ số 378 ngày 31/5 thuê nhân công, NVL và các chi phí khác tổng giá trị 147.786.886 đơn vị chưa thanh toán (đơn vị Trần Quang Trung)
Nợ TK 627 : 147.786.886 Có TK 331 : 147.786.886
Sau khi định khoản kế toán tiến hành nên sổ chi tiết về khoản phải trả cho Công ty cơ khí Hà Nội.