IV. Các biện pháp nâng cao hiệu quả của quá trình truyền thơng.
8. Xem truyền thơng như làm ột quá trình liên tục.
Những cơng ty hàng đầu trên thế giới đều thấy rõ rằng truyền thơng cho nhân viên như là một quy trình quản lý quan trọng. Khi truyền thơng,
- Tính ưu tiên hợp lý của các quyết định khi cĩ thay đổi trong tổ chức. - Tính chất đúng lúc.
- Truyền thơng liên tục.
- Đừng ra lệnh nhân viên phải cảm nhận thơng tin như thế nào.
Tĩm tắt.
Để quá trình truyền thơng trong nhĩm và trong tổ chức cĩ hiệu quả, chúng ta cần phải trả lời những câu hỏi sau đây:
1. Tiêu chuẩn hiệu quả của nhĩm hay tổ chức là gì? tốc độ? chính xác hay sự hài lịng của các thành viên? Dựa trên tiêu chuẩn này ta sẽ chọn dạng truyền thơng phù hợp như dạng chuỗi, vịng trịn hay đa hướng. (xem bảng 6.3)
2. Thơng tin chúng ta muốn truyền đi cĩ đặc điểm như thế nào? Mơ hồ hay rõ ràng? Mang tính thường lệ hay bất thường? Từ đĩ chúng ta sẽ quyết định kênh truyền thơng nào sẽ phù hợp như hình 6.4.
3. Trong quá trình truyền thơng cĩ những yếu tố nào gây cản trở, làm cho truyền thơng khơng hiệu quả? Cĩ thể là những yếu tố sau:
- Sàng lọc thơng tin.
- Nhận thức chọn lọc.
- Thơng tin quá tải. - Bất đồng ngơn ngữ.
4. Cĩ cách nào khắc phục những cản trở này hay nâng cao hiệu quả truyền thơng cho tổ chức? Bài 6 đã gợi ý cho chúng ta một số cách giải quyết như sau:
Nhà điều hành cấp cao phải chú trọng đến truyền thơng để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Người quản lý khi nĩi phải đi đơi với làm. Cam kết truyền thơng hai hướng.
Tăng cường truyền thơng trực tiếp khi cĩ những thơng tin mơ hồ. Người quản lý cĩ trách nhiệm chia sẻ thơng tin đến nhân viên. Giải quyết tin xấu.
Thơng điệp phải hướng đến đúng đối tượng cần nghe. Xem truyền thơng như là một quá trình liên tục.
Cuối cùng, tổ chức cũng cần lưu tâm đến các tin hành lang và tin đồn bởi tác hại của nĩ cĩ thể là khơn lường.
Câu hỏi trắc nghiệm
1. Mạng lưới truyền thơng nào rất cần người lãnh đạo? a. Dạng chuỗi. b. Dạng “Y”. c. Dạng Vịng trịn. d. Dạng đa hướng. 2. Tin hành lang cĩ đặc điểm: a. Được nhà quản lý kiểm sốt.
b. Nhân viên nhận thức rằng tin hành lang đáng tin cậy và chính xác hơn thơng tin chính thức được ban lãnh đạo thơng báo.
c. Sử dụng để phục vụ cho lợi ích của nhà quản lý. d. Tất cả đều đúng.
3. Sử dụng kênh truyền thơng bằng các tập báo cáo tài liệu sẽ cĩ đặc điểm:
a. Rõ ràng, mang tính thường lệ và độ phong phú thấp. b. Khơng rõ ràng, mang tính thường lệ và độ phong phú thấp. c. Rõ ràng, khơng mang tính thườngng lệ và độ phong phú thấp.
d. Rõ ràng, mang tính thường lệ và độ phong phú cao.
4. Việc người gửi tiến hành chọn lọc những thơng tin mà người nhận muốn nghe sẽ được coi là yếu tố nào cĩ ảnh hưởng đến quá trình truyền thơng hiệu quả?
a. Nhận thức chọn lọc. b. Sàng lọc.
c. Ngơn ngữ.
d. Thơng tin quá tải.
5. Sau khi nghiên cứu các quản lý tin đồn, nhà quản lý cĩ thể loại bỏ tin đồn trong tổ chức.
a. Đúng b. Sai
“Truyền thơng khơng hiệu quả là lỗi của người gửi?”. Bạn cĩ đồng ý với câu phát biểu này khơng? Giải thích?
Gợi ý thảo luận
Truyền thơng khơng hiệu quả cĩ nhiều nguyên nhân: - Do mã hĩa của người gửi.
- Lựa chọn kênh truyền thơng khơng phù hợp. - Do giải mã của người gửi và thiếu phản hồi.
- Do những khác biệt về văn hĩa, giới tính, nhận thức, hiểu biết....
Bài 7:
NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO, QUYỀN LỰC VÀ MÂU
THUẪN
Các bạn thân mến,
Bài 7 này rất dài, các bạn chuẩn bị tinh thần tập trung cao độ nhé. Nội dung bài này cũng khá khĩ, tuy nhiên các bạn đừng nản lịng vì nĩ lại rất thú vị. Sinh viên khi học bài này rất thích và thường đặt nhiều câu hỏi. Chúng tơi sẽ đưa ra một số câu hỏi của sinh viên liên quan đến bài này vì cĩ thể đĩ cũng là những vấn đề các bạn đang quan tâm. Hãy cố gắng nhé. Chúng tơi luơn ở cạnh các bạn để chia sẻ khĩ khăn và hỗ trợ bạn học tập.
Các bạn đều biết rằng trong một nhĩm làm việc hay trong một tổ chức, khơng thể thiếu người đứng đầu và điều khiển cơng việc. Đĩ chính là vai trị của người lãnh đạo. Ngồi ra xây dựng quyền lực cho nhĩm và cho mỗi người trong tổ chức là mối quan tâm của tất cả chúng ta. Bên cạnh đĩ, làm việc chung với nhau thì mâu thuẫn là khơng thể tránh khỏi. Mục tiêu của bài này là giúp bạn trả lời được 3 câu hỏi như sau:
1. Trong một nhĩm và trong tổ chức người cĩ vai trị lãnh đạo thường áp dụng phong cách lãnh đạo nào?
2. Làm thế nào để cĩ thể xây dựng quyền lực trong nhĩm hay trong tổ chức?