1. Yếu tố sàng lọc.
Sàng lọc được định nghĩa là cách thức người gửi chọn lọc thơng tin mà người nhận muốn nghe. Nhiều thơng điệp khi truyền lên cấp trên hay xuống cấp dưới thường được sàng lọc hoặc chặn lại. Nhân viên hay người giám sát thường dùng cách sàng lọc khi truyền thơng nhằm mục đích tạo cho mình ấn tượng tốt với cấp trên. Một tổ chức mà cơ cấu ngành dọc càng cao thì cơ hội xảy ra sàng lọc càng lớn. Ví dụ, chúng ta thường gặp trường hợp cấp dưới báo cáo lên cấp trên những mặt mạnh, điểm tốt của phịng ban mình và che dấu các khuyết điểm hay sai sĩt trong cơng việc. Hay cấp dưới sẽ chọn lọc thơng tin để báo cáo nhằm nhận được sựđồng ý của cấp trên như họ mong muốn.
2. Yếu tố nhận thức chọn lọc.
Yếu tố này xảy ra khi người nhận thơng điệp trong quá trình truyền thơng sẽ xem xét hoặc lắng nghe một cách cĩ chọn lọc, dựa trên nhu cầu, động cơ, kinh nghiệm, chuyên mơn và những đặc tính cá nhân khác của mình. Người nhận thơng điệp cũng chịu ảnh hưởng bởi sở thích, kỳ vọng của mình trong quá trình giải mã thơng điệp. Ví dụ, khi đưa ra một vấn đề khĩ khăn của doanh nghiệp để thảo luận và giải quyết, thơng thường phịng kế tốn sẽ quan tâm đến những gì liên quan đến chuyên mơn của mình, phịng marketing sẽ nhìn nhận vấn đề theo kinh nghiệm của người làm marketing, phịng sản xuất sẽ chọn lọc những thơng tin liên quan đến nghiệp vụ của phịng….
Học giả hành vi tổ chức Stephen P. Robbins đã nĩi: “ý nghĩa của các từ khơng nằm ở chính các từ đĩ mà nằm trong mỗi chúng ta”. Điều này cĩ nghĩa là tuổi tác, trình độ học vấn, văn hĩa là những nhân tố tác động đến ngơn ngữ mà con người sử dụng và cũng tác động đến những định nghĩa từ ngữ mà họ dùng. Như vậy, khi các từ ngữ và cử chỉ được truyền đi, người gửi phải chắc chắn rằng người nhận cũng hiểu được. Nếu thiếu sự hiểu biết qua lại thì thơng điệp sẽ bị sai lệch. Cĩ hai rào cản ngơn ngữ dẫn đến hiểu lầm là từ chuyên mơn và sự mơ hồ trong ngơn ngữ. Ví dụ, khi sử dụng các từ chuyên mơn như kinh tế vi mơ, kinh tế vĩ mơ, người truyền thơng điệp phải biết người nhận cĩ hiểu được khơng, nếu khơng thì phải dùng một cách giải thích khác.
5. Thơng tin quá tải.
Thơng tin quá tải xảy ra khi số lượng thơng tin gửi đến người nhận vượt quá khả năng xử lý của họ. Mỗi nhân viên chỉ cĩ khả năng xử lý thơng tin ở một mức độ nhất định trong khoảng thời gian nhất định. Khi sự quá tải về thơng tin xảy ra sẽ kéo theo hiện tượng sai lệch khi diễn giải thơng tin nhận được do nhân viên xử lý các thơng tin khơng đủ nhanh. Hiện tượng này cũng là nguyên nhân phổ biến gây ra căng thẳng thần kinh (stress). Lấy một ví dụ đơn giản, một ngày nào đĩ khi kiểm tra hộp thư email của mình, bạn nhận thấy cĩ cả trăm bức thư cần phải đọc và trả lời trong ngày. Bạn sẽ làm gì?