Cĩ lẽ, khi đọc tiêu đề này các bạn sẽ thắc mắc : xây dựng văn hĩa như thế nào? và tại sao lại cần phải duy trì? Thật ra, văn hĩa tổ chức sau khi được hình thành thì cần phải duy trì theo một quy trình như hình 9.1. Theo quy trình này yếu tố hình thành nên văn hĩa chính là triết lý của người sáng lập, cịn những yếu tố duy trì gồm: (1) các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên, (2) ban quản lý cấp cao và (3) quá trình hội nhập để giúp nhân viên mới vào cĩ thể thích ứng được văn hĩa tổ chức.
1. Yếu tố hình thành: Triết lý của người sáng lập ra tổ chức
Người sáng lập ra tổ chức cĩ ảnh hưởng rất lớn đến văn hĩa tổ chức trong thời kỳ đầu. Văn hĩa tổ chức cĩ thể dựa trên quan điểm của những người sáng lập. Ví dụ như cơng ty Microsoft cĩ văn hĩa chịu ảnh hưởng rất lớn từ tính cách của Bill Gates. Bill Gates là một người rất năng nổ, cĩ tính cạnh tranh và rất kỷ luật. Do vậy, chúng ta dễ dàng tìm thấy những đặc điểm tính cách này trong văn hĩa tổ chức của Microsoft.
Hình 9.1 Sơ đồ hình thành văn hĩa tổ chức
Triết lý của
người sáng lập Tiêu chutuyển dụng ẩn
Quản lý cấp cao
Hội nhập
Văn hĩa tổ
2. Yếu tố duy trì
- Tiêu chuẩn tuyển dụng
Đây là một trong những yếu tố gĩp phần làm cho văn hĩa tổ chức tồn tại. Khi tổ chức quyết định tuyển dụng một nhân viên, ngồi những tiêu chuẩn về kiến thức, kỹ năng, khả năng thực hiện cơng việc thì cịn cần phải cĩ xem xét tính phù hợp của ứng viên này với tổ chức. Do đĩ, khi đăng tuyển, tổ chức cần cung cấp đầy đủ thơng tin về mình. Điều này sẽ giúp cho những ứng viên biết về tổ chức và nhận thức được mâu thuẫn giữa giá trị của họ và giá trị của tổ chức, để đi đến quyết định nộp đơn hay khơng. Ngồi ra, trong quá trình tuyển dụng, tổ chức cùng cần phải loại bỏ những ứng viên cĩ thể cơng kích hoặc phá hoại những giá trị cốt lõi của tổ chức.
- Quản lý cấp cao
Người điều hành tổ chức chính là người đề ra những chuẩn mực buộc cấp dưới áp dụng. Các chuẩn mực này cĩ thể liên quan đến cơng việc, cách ăn mặc, cách khen thưởng, tăng lương…Như vậy, hành động của người điều hành cấp cao sẽ ảnh hưởng rất lớn đến văn hĩa tổ chức. Ví dụ, Tổng giám đốc cơng ty SamSung Jong-Young Yun, hàng tháng khi gửi thư cho nhân viên vẫn khơng ngừng nhắc nhở việc cơng ty cĩ thể rơi vào khủng hoảng vì các sản phẩm chủ yếu của cơng ty đều bị xuống giá và đối thủđe dọa cạnh tranh lớn nhất của Samsung là Trung quốc. Khơng bao lâu nữa Trung Quốc cĩ thể tự thiết kế và sản xuất những bộ vi mạch nhớ và màn hình LCD. Do đĩ mỗi nhân viên trong cơng ty SamSung đều ý thức việc cơng ty phải đi đầu trong cải tiến sản phẩm, cĩ những nhân viên khơng chịu về nhà sau giờ làm việc, bám trụ tại nơi làm việc cho
phần duy trì văn hĩa dám nghĩ, dám làm của cơng ty (Kinh tế Sài Gịn, 2005: 52).
- Quá trình hội nhập
Tổ chức cần cĩ quá trình giúp nhân viên mới được tuyển dụng hội nhập vào văn hĩa của tổ chức. Quá trình hội nhập này chia làm 3 giai đoạn:
(1) Giai đoạn trước khi bắt đầu, nhân viên sẽ được học tập về tổ chức và những cơng việc của họ.
(2) Giai đoạn cọ xát, trong giai đoạn hai, nhân viên sẽ làm việc thực tế, họ cĩ dịp so sánh giữa những điều mình kỳ vọng về đồng nghiệp, về cấp trên, về tổ chức với những gì thực sự thấy được. Cĩ thể khi kỳ vọng của mình khác xa với thực tế, nhân viên sẽ khơng hội nhập được hoặc họ sẽ thơi việc.
(3) Giai đoạn thay đổi. Giai đoạn cuối cùng này là lúc thay đổi diễn ra. Khi phát hiện ra những vấn đề gặp phải ở giai đoạn hai, cĩ thể nhân viên nhận thấy mình cần thay đổi.
Quá trình hội nhập được coi là kết thúc khi nhân viên mới được tuyển dụng cảm thấy thoải mái với cơng việc và với tổ chức. Nĩi cách khác, quá trình này gĩp phần cải thiện năng suất, cam kết gắn bĩ của nhân viên và giảm hành vi thuyên chuyển.