- Khai thác tài liệu lưu trữ để xây dựng các bộ phim, các tập ảnh theo chuyên đề
1.4.2 nghĩa của website lưu trữ a) Ý nghĩa đối với người sử dụng
a) Ý nghĩa đối với người sử dụng
Có ý kiến cho rằng tài liệu lưu trữ nếu không được đưa ra khai thác sử dụng thì còn tệ hơn một đống sắt vụn. Chính vì vậy trong những năm gần đây Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm chỉ đạo từ việc ban hành chủ trương đến thể chế hóa thành hệ thống pháp luật, cũng như đầu tư cơ sở vật chất nguồn nhân lực nhằm triển khai thực hiện công tác lưu trữ nói chung góp phần phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Thực tiễn cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, cụ thể là việc cung cấp thông tin tài liệu qua mạng internet đã thể hiện được những ưu điểm vượt trội so với các loại hình truyền thống. Việc cung cấp thông tin tài liệu qua mạng internet có ý nghĩa và tác dụng to lớn về nhiều mặt đối với nhiều đối tượng có liên quan. Trước hết là đối tượng độc giả, những người trực tiếp khai thác và sử dụng thông tin tài liệu qua mạng internet.
Thứ nhất, với hình thức cung cấp thông tin tài liệu qua mạng internet sẽ giúp cho người đọc được tiếp xúc với một dung lượng thông tin lớn, loại hình thông tin phong phú và đa dạng. Đó có thể là thông tin dưới dạng chữ viết, tranh ảnh, âm thanh, các đoạn video, phim tài liệu….Các loại hình thông tin phong phú như vậy sẽ đáp ứng được phần nào nhu cầu thông tin ngày càng lớn của độc giả. Mặt khác sẽ góp phần làm giảm sự nhàm chán khi tiếp xúc với duy nhất một loại hình thông tin là chữ viết như trước đây, người sử dụng sẽ cảm thấy thích thú khi được tìm hiểu và tiếp cận thông tin dưới nhiều dạng thức khác nhau.
Thứ hai, việc cung cấp thông tin tài liệu qua mạng internet sẽ giúp quá trình tương tác thông tin diễn ra một cách nhanh chóng và không gặp trở ngại. Qúa trình truyền tải và tiếp cận thông tin không bị trở ngại về không gian, thời gian, biên giới Quốc gia, lãnh thổ. Trong các hình thức tổ chức, sử dụng tài liệu truyền thống ở lưu trữ nước ta cũng như một số nước trên thế giới thì hình thức phòng đọc là phổ biến nhất. Hình thức này có hạn chế là để tiếp cận tài liệu lưu trữ độc giả bắt buộc phải trực tiếp đến cơ quan lưu trữ vào giờ hành chính. Đồng thời độc giả còn phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính cần thiết (cũng có thể là không cần thiết thậm chí là rườm rà mất thời gian), có khi phải mất một khoảng thời gian chờ đợi mới có thể thiếp cận được thông tin trong tài liệu lưu trữ. Chính vì vậy cung cấp thông tin tài liệu qua mạng internet có thể tối giản hóa các khâu, các thủ tục rườm rà không cần thiết. Độc giả chỉ cần ngồi trước một chiếc máy vi tính có nối mạng là có thể tiếp cận thông tin lưu trữ (thông tin cấp hai hoặc cũng có thể là thông tin cấp
một) từ bất cứ nơi nào trên thế giới, vào bất cứ thời điểm nào chỉ sau vài động tác kích chuột.
Thứ ba, cung cấp thông tin tài liệu qua mạng internet sẽ phục vụ được nhiều đối tượng độc giả cùng một lúc, tại cùng một điểm. Nếu như tại phòng đọc truyền thống, với 1 nội dung thông tin nhất định, tại một thời điểm nhất định thì chỉ có một đối tượng độc giả có thể tiếp xúc với nguồn thông tin đó. Tuy nhiên, với hình thức cung cấp thông tin tài liệu trên mạng internet thì việc tiếp cận thông tin sẽ diễn ra một cách nhanh chóng, thuận lợi, tài liệu sẽ phục được nhiều đối tượng độc giả hơn, không chỉ độc giả trong nước mà cả bạn đọc nước ngoài.
Thứ tư, với hình thức cung cấp thông tin tài liệu qua mạng internet, độc giả có thể trực tiếp gửi các ý kiến phản hồi, những ý kiến đóng góp tới người quản trị website, tới cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, góp phần hoàn thiện website của lưu trữ Việt Nam về cả nội dung và hình thức.
Thứ năm, website của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ra đời có nghĩa rất lớn trong việc cung cấp các thông tin nghiệp vụ về lưu trữ và về TLLT.
Thông qua các thông tin được đăng tải trên mạng, người đọc có thể cập nhật liên tục và đầy đủ các văn bản của nhà nước quy định về công tác lưu trữ. Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ, họ có thể hoàn thiện hơn các nghiệp vụ về lưu trữ của mình nhờ các thông tin nghiệp vụ được đăng tải trên website.
Sự ra đời của hình thức cung cấp tài liệu qua mạng internet đã mở ra một diễn đàn nghiệp vụ cho phép các cán bộ trong ngành trao đổi các thông tin nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm trong công việc. Mặt khác nó còn mở ra cơ hội để cán bộ lưu trữ Việt Nam có thể trao đổi học hỏi kinh nghiệm của cán bộ làm lưu trữ các nước trên thế giới.
Cung cấp thông tin tài liệu qua mạng internet góp phần làm giảm áp lực trong công việc cho cán bộ làm công tác lưu trữ. Website của lưu trữ đã đăng tải một cách đầy đủ những thông tin cần thiết, những thủ tục khai thác sử dụng tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ. Điều này sẽ giúp độc giả tiếp cận một cách nhanh chóng với tài liệu lưu trữ và cán bộ lưu trữ không phải tốn
nhiều thời gian, công sức trong việc hướng dẫn các thủ tục khai thác sử dụng tài liệu cho các đối tượng độc giả.
Hình thức cung cấp thông tin TLLT trên website đã góp phần đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng TLLT. Cùng với các hình thức khai thác sử dụng TLLT truyền thống như: công bố, giới thiệu TLLT, triển lãm… thì sự ra đời của hình thức cung cấp thông tin TLLT trên website lưu trữ đã đánh dấu một bước phát triển mới trong hoạt động khai thác sử dụng TLLT ở nước ta. Góp phần đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng, đưa thông tin trong TLLT đến được vói đông đảo quần chúng nhân dân để TLLT ngày càng phát huy được giá trị của nó.