- Khai thác tài liệu lưu trữ để xây dựng các bộ phim, các tập ảnh theo chuyên đề
THẾ GIỚI VÀ VIỆT NAM
2.1.1 Website lưu trữ của Nhật Bản
Website Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản có địa chỉ website tại:
http://www.archives.go.jp/.
Khi truy cập vàowebsite lưu trữ Quốc gia Nhật Bản chúng tôi thấy có cả phần sử dụng bằng tiếng anh, đây là điều thuận lợi giúp cho người sử dụng có thể sử dụng bằng 2 ngôn ngữ: Tiếng Anh hoặc Tiếng Nhật.
Trên thanh công cụ của trang chủ có 5 mục cơ bản: Giới thiệu chung, vài nét về lưu trữ Quốc gia Nhật Bản, hướng dẫn sử dụng, tổ chức của lưu trữ, triển lãm TLLT
.
giới thiệu
\ Giới thiệu
chung Vài nét về LTQG Nhật Bản Hướng dẫn sử dụng
Tổ chức LT
Triển lãm TLLT
(Trang chủ của Website lưu trữ Nhật Bản)
• Giới thiệu chung: Cập nhật những thông tin về hoạt động của ngành lưu trữ trên phạm vi toàn quốc. Các hội thảo, diễn đàn, các sự kiện liên quan đến ngành lưu trữ Quốc gia đều được thể hiện ở đây.
Ví dụ:
Hội thảo về Luật Quản lý lưu trữ ( IP) và quản lý lưu trữ hành chính.
(公文書管理法制セミナーの開催（（財）行政管理ー究センタ）
Làm thế nào để tiết kiệm giấy vào lưu trữ lịch sử. (紙媒ーのー史公文
書等の保存方法について)
Hội nghị lần thứ 10 của EASTICA và hội thảo tổ chức tại Tokyo Hội nghị bàn tròn lần thứ 43 về Lưu trữ quốc tế tổ chức tại Tây Ban Nha.
• Vài nét về lưu trữ Quốc gia Nhật Bản: Trong mục này có các nội dung chủ yếu sau:
- Lời chào từ Thủ tướng Nhật (館長ーー) - Tầm nhìn của ngành lưu trữ (事業理念)
- Phác thảo tài liệu lưu trữ Quốc gia (ー立公文書館ー要) - Chức năng của tài liệu lưu trữ Quốc gia (業務.活動) - Tìm kiếm và nghiên cứu (刊行物ご紹介)
- Hội nghị, hội thảo, đào tạo (情報公開等) - Trao đổi hợp tác quốc tế
- Xuất bản phẩm
(Toàn văn lời chào của thủ tướng Nhật Bản)
- Tại mục: “Lời chào từ Thủ tướng Nhật (館長ーー)” là hình ảnh của Thủ tướng Nhật Bản và toàn văn lời chào của ông gửi tới độc giả ghé thăm Website. Xin được trích dẫn một đoạn trong toàn văn lời chào của Thủ tướng Nhật Bản: “Chào mừng bạn đến với wesite của chúng tôi. Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản, một hành chính có tính chất độc lập, là một tổ chức được hình thành để phục vụ cho bảo quản tài liệu Chính phủ và các hồ sơ quan trọng phản ánh quá trình hoạt động của các tổ chức Chính phủ. Công chúng có thể tiếp cận với các tài liệu này thông qua các dịch vụ khác nhau như tổ chức phòng đọc, các cuộc triển lãm. Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản được thành lập vào tháng 7 năm 1971 như là một tổ chức thuộc Văn phòng Thủ tướng Chính phủ (nay là Văn phòng Nội các). Sau cải cách hành chính của chính
phủ, nó đã trở thành một tổ chức hành chính độc lập vào tháng tư năm 2001. Kể từ sau đó, Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản đã phấn đấu chủ động trong hoạt động để đạt được kết quả tốt nhất. Chúng tôi đã đặt ra mục tiêu mới và đặt ưu tiên hàng đầu về bảo đảm dịch vụ phục vụ công chúng đạt chất lượng tốt nhất. Là một trong những phương tiện quan trọng để đạt được mục tiêu, chúng tôi xây dựng website này là với phương trâm là người bạn thân thiện và toàn diện để tất cả các bạn có thể truy cập dễ dàng và tìm hiểu về lưu trữ của chúng tôi. Từ tháng tư năm 2005, website đã được cải tiến với hệ thống lưu trữ kĩ thuật số với độ phân giải cao nội dung website phong phú bao gồm các tài liệu được xem như là sản phẩm văn hóa quan trọng của Nhật Bản. Hệ thống lưu trữ kỹ thuật số này cho phép truy cập website một cách nhanh chóng, dễ dàng, và an toàn cho bất cứ ai, từ bất cứ nơi nào, và tại bất cứ thời điểm nào mà không mất bất kì một khoản chi phí nào cả… Xin vui lòng gửi bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu của bạn có liên quan đến các hoạt động của chúng tôi và trang web này thông qua Internet.”
- Tại mục: Tầm nhìn của ngành lưu trữ (事業理念) là những định hướng phát triển của ngành Lưu trữ Nhật Bản trong tương lai.
Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản phấn đấu để trở thành một "lưu trữ công cộng" và mọi người có thể truy cập miễn phí thông qua Internet và thậm chí từ xa. Đây là những cam kết của Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản đối với người truy cập website: tiếp tục thúc đẩy việc thu thập và bảo quản các tài liệu lịch sử quan trọng của chính phủ và các hồ sơ lưu trữ; tiếp tục thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào lưu trữ, thúc đẩy việc mở rộng và nâng cao hơn nữa Trung tâm lưu trữ Quốc gia , giữ lại cho châu Á nói chung và Nhật Bản (JACAR) nói riêng những tài liệu lịch sử có giá trị làm cơ sở cho việc học tập suốt đời và giáo dục xã hội; mở rộng cơ hội tiếp xúc với với TLLT của dân thông qua triển lãm và các hoạt động khác; tăng cường hợp tác với các tổ chức có liên quan, bao gồm cả chính quyền địa phương, các viện nghiên cứu, và các tổ chức xã hội; mở rộng vòng tròn giao lưu quốc tế với lưu trữ và các chuyên gia ở nước ngoài; thực hiện các hoạt động về lưu trữ với một cam kết cung cấp các dịch vụ theo định hướng người sử dụng.
Mục đích mà lưu trữ Quốc gia Nhật Bản hướng đến là: đảm bảo rằng các tài liệu của chính phủ và các hồ sơ và Lưu trữ Quốc gia thuộc về tất cả mọi người, để đóng góp vào sự phát triển của dân chủ và thực hiện có chất lượng cao của cuộc sống thông qua việc bảo tồn và sử dụng tài liệu lưu trữ công cộng như là tài sản chung của nhân dân. Góp phần đưa website lưu trữ Quốc gia hoạt động như một cơ sở hấp dẫn mà bất cứ ai cũng muốn sử dụng.
- Tại mục tìm kiếm và nghiên cứu (刊行物ご紹介): Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản thực hiện nghiên cứu sự cần thiết để đánh giá tầm quan trọng của tài liệu chính phủ và các hồ sơ tài liệu lịch sử thông qua đó thiết lập các tiêu chuẩn chung về phạm vi, và các phương pháp bảo quản, các tài liệu của chính phủ và các hồ sơ được lưu giữ tại Lưu trữ Quốc gia. Lưu trữ Quốc gia còn tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu làm thế nào để cung cấp cho người sử dụng thông tin về vị trí cách sắp xếp của các hồ sơ lịch sử được bảo quản tại Lưu trữ Quốc gia và các tổ chức chịu trách nhiệm trong việc bảo quản và sử dụng tài liệu. Lưu trữ Quốc gia tiến hành dự án nghiên cứu và điều tra về các
hệ thống thông tin mới nhất được sử dụng trong kho lưu trữ công cộng ở nước ngoài bằng cách trao đổi ý tưởng và ý kiến, thu thập tài liệu liên quan, vv… Lưu trữ Quốc gia cũng thường xuyên thu thập thông tin qua Internet và sách tham khảo.
- Tại mục trao đổi hợp tác quốc tế phản ánh những hoạt động sau: Tổ chức hội nghị hàng năm để tham vấn lẫn nhau về tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ và để đảm bảo thực hiện một cách thuận lợi nhất Luật lưu trữ; đối với đội ngũ nhân viên lưu trữ hàng năm được tổ chức các cuộc hội thảo về lưu trữ để đào tạo các vấn đề cơ bản liên quan đến bảo quản và sử dụng tài liệu chính phủ và các hồ sơ quan trọng như tài liệu lịch sử
Một khóa học đào tạo hàng năm cho các thành viên chuyên gia nhân viên lưu trữ của chính phủ trung ương và địa phương đã được tổ chức từ năm 1998, nhằm bồi dưỡng các chuyên gia phù hợp với phụ trách các hoạt động cốt lõi trong kho lưu trữ công cộng, bằng cách họ học hỏi kiến thức đặc biệt cần thiết cho nhân viên chuyên môn, theo quy định tại khoản 2, Điều 4 của Luật lưu trữ lưu trữ công cộng.
Về bảo quản và sử dụng tài liệu chính phủ và các hồ sơ quan trọng như tài liệu lịch sử, một hội nghị nghiên cứu hàng năm của các thành viên chuyên gia nhân viên lưu trữ đã được tổ chức từ năm 1993. Hội nghị này được dành để thảo luận về việc làm thế nào để nâng cao kiến thức từ các khóa đào tạo do chính phủ tổ chức cho đội ngũ nhân viên làm lưu trữ chuyên nghiệp.
- Tại mục xuất bản phẩm là nơi giới thiệu và bày bán các ấn phẩm và các xuất bản phẩm của lưu trữ Nhật Bản.
- Tại mục phục vụ lưu trữ tương lai là nơi bạn có thể xem các đoạn video sinh động giới thiệu về lưu trữ Nhật Bản, cách thức bảo quản TLLT tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia …Đặc biệt là bạn được tiếp cận và tìm hiểu về một hình thức lưu trữ rất mới ở Nhật Bản, đó là lưu trữ kĩ thuật số.
Dưới đây là một số hình ảnh chúng tôi chụp lại trong đoạn video giới thiệu về lưu trữ Quốc gia Nhật Bản.
• Hướng dẫn sử dụng:
Mục này quy định thời gian mở cửa ( 9h – 17h), ngày đóng cửa là thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ theo quy định của pháp luật, cuối năm và các ngày lễ năm mới (28 tháng 12 - 4 tháng 1); hướng dẫn việc tra tìm tài liệu, đọc tài liệu; quy định trong phòng đọc; quy định mượn các loại tài liệu hạn chế tiếp cận….đặc biệt với lưu trữ kĩ thuật số là dịch vụ trực tuyến của lưu trữ Quốc gia , người đọc còn có thể nắm được danh mục các tài liệu mà lưu trữ Quốc gia Nhật Bản hiện đang quản lý.
Mục bản đồ: hướng dẫn đường đến Trung tâm lưu trữ Quốc gia Nhật Bản.
• Tổ chức của ngành lưu trữ: Chia thành 3 nhánh: Lưu trữ chính, Lưu trữ chính sách cũ, Lưu trữ văn hóa.
• Triển lãm: Giới thiệu các triển lãm được tổ chức trên toàn quốc
Nhận xét: Có thể thấy website lưu trữ Quốc gia Nhật Bản đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản trong việc phục vụ người đọc. Các thông tin được cập nhật thường xuyên, có hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng phòng đọc, thủ tục mượn tài liệu… Điều này giúp cho người sử dụng nắm được các bước cơ bản để tránh gặp các vấn đề trục trặc khi có nhu cầu mượn tài liệu. Đặc biệt, thông tin về việc sao chụp tài liệu, sử dụng tài liệu hạn chế tiếp cận cũng được nêu rõ trong website, điều này khẳng định ngành Lưu trữ Nhật Bản có những quy định chặt chẽ để quản lý ngành một cách thống nhất và có tổ chức. (Ví
dụ: đối với tài liệu lịch sử đã có dấu vết của sự hư hỏng thì hạn chế việc tiếp cận bản gốc;…). Đồng thời, lưu trữ Nhật Bản đều có các mẫu văn bản để phục vụ việc mượn tài liệu, bồi thường việc làm hư hỏng tài liệu… và các thông tin này đều có trong website của lưu trữ Quốc gia Nhật Bản. Đặc biệt khi tiếp xúc với website lưu trữ Nhật Bản độc giả còn được xem những video rất sinh động giới thiệu về lưu trữ nước này. Đây là một trong những điểm nổi bật của website lưu trữ Nhật Bản.
Về cơ bản, website lưu trữ Quốc gia Nhật Bản làm tốt nhiệm vụ của mình trong việc để tạo điều kiện tốt nhất cho độc giả có thể tiếp cận tài liệu lưu trữ. Website của Lưu trữ Quốc gia sẽ là một địa chỉ hấp dẫn để mọi người có thể truy cập ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Lưu trữ Quốc gia phấn đấu để đưa một bộ phận tài liệu lưu trữ trở thành "tài liệu lưu trữ công cộng", nơi mọi người có thể truy cập miễn phí qua mạng Internet và thậm chí từ xa. Trong tương lai, lưu trữ Nhật Bản sẽ cố gắng không ngừng để làm cho lưu trữ Quốc gia trở thành một trung tâm thông tin nơi mọi người có thể liên lạc, trao đổi, hợp tác.
Qua những thông tin cơ bản về trang web của lưu trữ Quốc gia Nhật Bản, ta có thể thấy, ngành lưu trữ Nhật Bản được quan tâm chú trọng rất nhiều, đặc biệt là việc hướng nguồn thông tin của trang web tới mọi người dân. Trang web của lưu trữ Quốc gia Nhật Bản còn thể hiện được quy mô và sự thống nhất trong việc quản lý công tác lưu trữ. Ngành lưu trữ Nhật Bản có thể được xem như là hình mẫu để lưu trữ các Quốc gia khác học hỏi kinh nghiệm.