- Về giao diện của website lưu trữ Việt Nam có điểm tương đồng với giao diện của website lưu trữ các nước khác ở các điểm như: giao diện đẹp
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN WEBSITE LƯU TRỮ CỦA VIỆT NAM
3.2 Đối với Ban biên tập website
Thứ nhất, cần cải tiến website cả về hình thức và nội dung để nó có nhiều tiện ích và tính năng ưu việt hơn. Cụ thể là: xây dựng và hoàn thiện hơn nữa giao diện của website sao cho sinh động, đẹp mắt và thu hút sự chú ý của độc giả, xây dựng và hoàn thiện nội dung thông tin của website.
Cải tiến và nâng cấp website để tra tìm được những từ khóa dài, cập nhật nhiều hơn nữa những thông tin mới, có nhiều văn bản về chuyên môn
nghiệp vụ được đăng tải, vấn đề về tình trạng nhân lực hiện nay của ngành, các thông tin liên quan đến việc tuyển dụng – việc làm cũng cần được cập nhật thường xuyên. Để làm được điều này thì nhà quản lý cấn có sự liên hệ với các các cơ quan, công ty có nhu cầu tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ.
Thứ hai, bổ sung cơ sở dữ liệu và thông tin vào các mục còn thiếu thông tin trên website như: thống kê lưu trữ, từ điển… Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm thông tin TLLT một cách nhanh chóng và có hiệu quả. Đặc biệt là Cục VTLTNN cần có những chỉ đạo thường xuyên trong quá trình xây dựng hệ thống dịch vụ công phục vụ khai thác trực tuyến TLLT nằm trong Đề án Phát huy giá trị của TLLT với các nội dung: các cơ sở dữ liệu TLLT (thông tin cấp 1 và cấp 2); hệ thống phần cứng (hệ thống máy chủ; hệ thống an ninh, bảo mật; hệ thống thiết bị truyền thông…); hệ thống phần mềm (hệ điều hành, phần mềm phát triển hệ thống; phần mềm ứng dụng đáp ứng yêu cầu khai thác phục vụ trực tuyến…).
Thứ ba, nghiên cứu và xây dựng hình thức bán hàng online, triển lãm online…, cần có nhiều hơn nữa các sản phẩm và ấn phẩm lưu trữ được bày bán trên mạng. Qua việc tìm hiểu nghiên cứu trang web lưu trữ của các nước nêu trên, chúng tôi nhận thấy lưu trữ Australia đã làm rất tốt vấn đề này. Cùng với Australia thì Trung Quốc cũng là một Quốc gia thực hiện khá hiệu quả hình thức triển lãm online. Ở các tỉnh của Trung Quốc, nhiều kho lưu trữ sử dụng tài liệu của lưu trữ để đưa vào triển lãm lịch sử có liên quan đến sự phát triển và biến thiên của thành phố, để quần chúng hiểu biết hơn nữa về lịch, văn hóa, phong tục, tập quán, nơi mình đang sống như: triển lãm trực tuyến:
“nhìn lại thời tem phiếu của Bắc Kinh”, “những câu chuyện từng có – phong vị của Bắc Kinh xưa”… Tổ chức hội trại “đến với lưu trữ để hiểu biết hơn về Thanh Hải”, liên kết với trường cấp ba đưa kho lưu trữ trở thành nơi học tập thực tiễn về xã hội, lớp học thứ hai cho học sinh… Những hoạt động này đã
phát huy một cách tích cực chức năng giáo dục của hoạt động lưu trữ, kéo gần lại khoảng cách giữa lưu trữ với quần chúng, để quần chúng cảm nhận được vẻ đẹp văn hóa của tài liệu lưu trữ bằng cách tạo ra những sản phẩm của văn hóa lưu trữ. Đây là một cách làm hiệu quả mà ngành lưu trữ Việt Nam mà cần học tập và noi theo.
Thứ tư, xây dựng thêm chuyên mục về việc nghiên cứu, bảo quản tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ. Năm 2007, khu Lao Sơn, thành phố Thanh Đảo, Trung Quốc đã lập hồ sơ cho 3000 hộ gia đình. Tại quảng trường thư giãn của khu đã tổ chức triển lãm mẫu về tài liệu lưu trữ gia đình có tên gọi “xây dựng tài liệu lưu trữ gia đình làm hài hòa xã hội”, cả khu có 40 gia đình tham gia vào cuộc triển lãm trưng bày các loại tài liệu như: thư từ, gia phả, bản thảo, chứng từ quản lý tài sản gia đình….Một thành phố của tỉnh Hà Bắc cũng cho in cuốn chỉ nam về tài liệu lưu trữ, thiết kế hộp tài liệu lưu trữ gia đình, làm CD tuyên truyền về tài liệu lưu trữ gia đình, mở chuyên mục xây dựng tài liệu lưu trữ gia đình trên website lưu trữ, tổ chức các buổi tạo đàm về lưu trữ gia đình… Đây là một trong những điểm tiến bộ mà lưu trữ Trung Quốc đã thực hiện được, cũng là bài học để lưu trữ nước ta học tập làm theo.
Thứ năm, mở rộng việc liên kết website của cục lưu trữ nhà nước với trang web của lưu trữ các nước trên thế giới và liên kết website với các lưu trữ địa phương.
Thứ sáu, quan tâm, chú trọng tới marketing tài liệu lưu trữ, PR xây dựng hình ảnh tích cực của ngành lưu trữ trong lòng độc giả. Cũng như trong bất cứ một ngành kinh tế nào khác, muốn sản phẩm của mình đến được với nhân dân cần có những biện pháp để tạo dựng hình ảnh, thương hiệu và gây được tầm ảnh hưởng tới nhân dân. Lưu trữ không được coi là một ngành kinh tế, và tài liệu lưu trữ cũng không được coi là sản phẩm để mua bán, nhưng để nhân dân biết nhiều hơn đến ngành lưu trữ, hiểu và thấy được giá trị của tài
liệu lưu trữ thì bản thân những cán bộ lưu trữ cần phải thực hiện các hoạt động nhằm giới thiệu, khuếch trương tầm ảnh hưởng của mình tới nhân dân. Việt Nam là một Quốc gia chưa có thói quen sử dụng và tiếp cận tài liệu lưu trữ một cách thường xuyên, nên dù có làm tốt công tác lưu trữ và đưa tài liệu ra phục vụ nhân dân thì hiệu quả đem lại cũng không cao. Do đó, vấn đề đặt ra là làm thế nào để thông qua các hoạt động của mình, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia và các trung tâm lưu trữ ở địa phương kéo gần khoảng cách với nhân dân hơn. Điều này vừa giúp cho tài liệu lưu trữ phát huy được giá trị của mình, vừa giúp cho các Trung tâm lưu trữ nâng cao được hoạt động chuyên môn. Website lưu trữ chính là phương tiện để đưa hình ảnh của ngành lưu trữ và tài liệu lưu trữ đến với độc giả. Nhưng chỉ dừng lại ở việc đăng tải thông tin trên trang web là chưa đủ, để đưa thông tin trong tài liệu lưu trữ đến được nhiều hơn với đối tượng độc giả thì nhà quản lý có thể liên kết Website với các mạng xã hội như facebook, twitter, youtube…
Thứ bảy, có thể xây dựng thêm chuyên mục giáo dục cộng đồng về giá trị của TLLT, tầm nhìn của lưu trữ Quốc gia trong tương lai để người đọc thấy được tiềm năng phát triển của ngành trong tương lai.
Thứ tám, nghiên cứu xây dựng thêm bản đồ bố trí tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ và bản đồ chỉ dẫn đường đến các trung tâm lưu lưu trữ Quốc gia. Điều này không chỉ phục vụ cho độc giả trong nước mà nó rất cần thiết với các độc giả nước ngoài có nhu cầu đến các Trung tâm lưu trữ để khai thác tài liệu.
Thứ chín, ban điều hành website cần xem xét và xây dựng tính năng tương tác giữa website với người sử dụng và thống kê hiệu quả hoạt động của website.
Thứ mười, cần liên tục cập nhật các thông tin về hoạt động lưu trữ trong nước để đăng tải lên website, đảm bảo tính cập nhật và mới mẻ của thông tin mới có thể thu hút được các đối tượng độc giả.
Mười một, ban biên tập website có thể xây dựng các đoạn video giới thiệu về hoạt động của ngành lưu trữ chúng ta trong quá khứ, hiện tại và tầm nhìn lưu trữ trong tương lai. Thông qua website, người xem sẽ có những hiểu biết nhất định về hoạt động lưu trữ của Việt Nam, tiềm năng phát triển của ngành lưu trữ chúng ta trong tương lai.