- Khai thác tài liệu lưu trữ để xây dựng các bộ phim, các tập ảnh theo chuyên đề
THẾ GIỚI VÀ VIỆT NAM
2.2.2 Nhận xét về website lưu trữ Việt Nam * Ưu điểm
* Ưu điểm
Trang web có đầy đủ nội dung về các lĩnh vực của một ngành để bạn đọc có thể tìm hiểu những vấn đề cơ bản nhất về ngành lưu trữ, đó là những mục về văn thư lưu trữ, công bố học, sử liệu học, ứng dụng công nghệ thông tin, trao đổi nghiên cứu… đặc biệt là các bạn có thể tham gia làm thành viên của website. Bên cạnh đó, độc giả có thể tham gia trao đổi, bình luận về những bài viết đăng tải trên website, có thể đặt những câu hỏi về vấn đề thắc mắc….
Tra tìm theo từ khóa được những thông tin mình cần có. Cụ thể là khi độc giả muốn tìm kiếm một thông tin liên quan đến lĩnh vực chuyên ngành văn thư, lưu trữ thì độc giả sẽ gõ từ khóa vào (từ khóa có tối thiểu 3 ký tự và tối đa là 20 ký tự), lập tức trang web sẽ hiện ra các bài có liên quan mà độc giả muốn tìm. Ví dụ bạn muốn tìm thông tin liên quan về thu thập tài liệu thì bạn chỉ cần gõ từ khóa là “thu thập tài liệu” khi đó trang web sẽ hiện ra những bài có liên quan đến lĩnh vực thu thập tài liệu để bạn lựa chọn. Chẳng hạn như ta có thể tìm thấy một số bài như “thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ”, “tổ chức lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan”. Hay độc giả muốn tìm về “công bố tài liệu” ta có thể tìm được các bài liên quan như “tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan tổ chức”, “mấy ý kiến bước đầu về văn bản học trong công bố tài liệu văn kiện”…
Tra tìm được theo vấn đề, nội dung mà độc giả mong muốn, ví dụ độc giả có thể tra tìm về vấn đề chỉnh lý tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, bảo quản tu bổ tài liệu…trong mục lưu trữ.
Độc giả luôn cập nhật được những thông tin mới hiện nay vì các thông tin đăng tải trên website luôn được câp nhật rất đầy đủ và kịp thời. Ví dụ các thông tin về dạng tài liệu điện tử, bảng định dạng PDF. Đây được xem là một thông tin mới trong sự phát triển của ngành hiện nay hay những bài viết liên quan đến các lĩnh vực diễn đàn – trao đổi rất phong phú và đa dạng so với
những trang web khác. Hay tại mục văn bản pháp quy thì bạn cũng có thể thấy được các văn bản “hot” của ngành. Các thông tin trong bài đưa ra luôn được cập nhật cùng với sự phát triển của ngành.
Đặc biệt website lưu trữ của Cục Văn thư Lưu trữ Việt Nam mới xây dựng thêm mục tra cứu hồ sơ cán bộ đi B với 55.712 hồ sơ cán bộ đi B được đăng tải trên 1.115 trang, trong số này có cả thông tin của các cán bộ là người Lào,Campuchia, Thái Lan, Trung Quốc. Thông tin về hồ sơ cán bộ đi B được phân loại và sắp xếp theo tên gọi địa dư (tên tỉnh, hay thành phố là nơi sinh ra hoặc quê quán của cán bộ).
Trong từng tỉnh, thành, hồ sơ được xếp theo thứ tự bảng chữ cái tên gọi của cán bộ; có thể tìm kiếm hồ sơ theo tên cán bộ, hoặc năm sinh, quê quán, năm đi B. Ngoài các thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, ngày đi B, quê quán, cơ quan trước khi đi B, hồ sơ còn thể hiện các chi tiết như bí danh, nơi trú quán, các tài liệu về lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, đoàn viên, công đoàn và các kỷ vật như huân, huy chương, kỷ niệm chương, bằng khen, giấy khen, phim ảnh… Điều này sẽ tạo thuận lợi cho các cá nhân, gia đình tìm và nhận lại được hồ sơ, kỷ vật của mình trong chiến tranh và là những tài liệu quan trọng làm cơ sở giải quyết chế độ, chính sách cho người hoạt động cách mạng, thương binh, bệnh binh, liệt sĩ, người tham gia kháng chiến.
(Tra cứu hồ sơ cán bộ đi B)
* Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm như nêu trên, website của Cục Văn thư Lưu trữ Việt Nam vẫn còn rất nhiều hạn chế. Cụ thể như sau:
Về mặt giao diện của website còn khá đơn giản, chưa có nhiều hình ảnh để tăng thêm tính sinh động và thu hút hút sự chú ý của độc giả.
Về mặt nội dung:
Thứ nhất, chưa thể tra tìm theo từ khóa dài, đây là một điểm mà ta thấy là trang web vẫn chưa có được sự tiện ích như Google, vì giới hạn của mỗi từ khóa chỉ được nhập tối đa 20 kí tự nếu ta muốn tìm những từ khóa quá dài là không thể.
Thứ hai, chưa thể tra tìm được những thông tin đã có từ lâu.
Thứ ba, sẽ khó khăn cho những đối tượng chưa sử dụng thành thạo công nghệ thông tin.
Thứ tư, có một số mục còn chưa có dữ liệu như mục thống kê lưu trữ, từ điển, đây là một trong những thiếu sót mà nhà quản lý cần bổ sung.
Thứ năm, các xuất bản phẩm mà nhà quản lý cung cấp trên trang web chưa thực sự phong phú và thông tin về nó cũng nhiều, không có bảng giá cho mỗi ấn phẩm, chính vì vậy mà hình thức mua hàng online trên mạng chưa được thực hiện.
Thứ sáu, việc công bố giới thiệu tài liệu, triển lãm tài liệu trên mạng còn rất ít, các hình thức triển lãm online, triển lãm du lịch hầu như chưa xuất hiện. Đây là một trong những hạn chế lớn của website lưu trữ Việt Nam.
Thứ bảy, website hầu như chỉ đề cập đến các lưu trữ mang tính chất chuyên ngành, lưu trữ của Quốc gia và các nước trên thế giới mà rất ít và hầu như không đề cập giới thiệu về lưu trữ cá nhân, lưu trữ gia đình, dòng họ. Đây cũng là một thiếu sót không nhỏ.
Thứ tám, các thông tin được đăng tải trên website còn mang tính chất rời rạc, rời lẻ. Các tài liệu được công bố trên website phần lớn mới chỉ dừng lại ở việc truyền đạt bản văn của tài liệu, chỉ rõ nơi bảo quản của tài liệu và một vài thông tin khác. Điều này tuy rất quan trọng nhưng chưa đủ.
Thứ chín, các thông tin trên website của Cục Văn thư Lưu trữ Việt Nam hầu hết là các thông tin về hoạt động của lưu trữ trung ương và rất ít bài viết đề cập đến hoạt động lưu trữ ở cấp cơ sở. Đây là một trong những nguyên nhân gây khó khăn trong việc quản lý chặt chẽ thống nhất hệ thống lưu trữ từ trung ương đến địa phương.
Thứ mười, trong mục liên kết website, mới chỉ có sự liên kết của website lưu trữ Việt Nam với website của lưu trữ tám nước trên thế giới, có thể thấy số lượng trang liên kết còn quá ít. Điều này gây khó khăn cho độc giả khi muốn tìm hiểu về website của lưu trữ các nước không được liên kết. Bên cạnh đó trang web lưu trữ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước chưa có sự liên kết với website của lưu trữ cấp cơ sở. Ví dụ như website của lưu trữ các tỉnh (thành phố)… Vì vậy mà độc giả sẽ khó nắm bắt được thông tin hoạt động lưu trữ một cách toàn diện và đầy đủ nhất. Vấn đề xây dựng trang web cho từng trung tâm lưu Quốc gia cũng nên xem xét và nghiên cứu thực hiện.
Thứ mười một, vấn đề marketting tài liệu lưu trữ, PR xây dựng hình ảnh tích cực của ngành lưu trữ trong lòng độc giả là vấn đề chưa thực sự quan tâm.
Thứ mười hai, vấn đề giáo dục nhận thức cho người dân, đặc biệt là thế hệ trẻ chưa được đề cập tới trong website. Đây là một hạn chế rất lớn của ngành lưu trữ nước ta.
Thứ mười ba, website lưu trữ nước ta không có bản đồ về việc bố trí tài liệu tại Trung tâm lưu trữ để thuận lợi cho độc giả tìm hiểu trước trước khi đến khai thác TLLT tại trung tâm.
Thứ mười bốn, website lưu trữ của nước ta hạn chế hơn so với website các nước ở việc chưa xây dựng được bản đồ chỉ dẫn đường đến Trung tâm lưu trữ, vì vậy mà độc giả muốn đến KTSD TLLT cũng gặp không ít khó khăn vì phải tìm đường.
Thứ mười năm, chưa xây dựng được mối liên hệ tương giữa độc giả và người quản trị website. Cụ thể là các mục như hỏi đáp, góp ý văn bản, xin ý kiến độc giả chưa sử dụng được.
Thứ mười sáu, thông về hoạt động lưu trữ cung cấp trên website chưa đảm bảo tính cập nhật và mới mẻ, chưa phản ánh một cách toàn diện và tổng hợp hoạt động lưu trữ của Quốc gia.
Thứ mười bảy, việc truy cập vào website còn chậm và mất thời gian, các phần mềm tiện ích được cung cấp trên website chưa nhiều.
Nguyên nhân của hạn chế
Nhà nước chưa thực sự đầu tư thích đáng cho việc xây dựng website của lưu trữ Quốc gia, điều này xuất phát từ việc nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ chưa cao. Cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cụ thể là Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước chưa có kế hoạch phát triển dài hạn trong toàn ngành về hoạt động KTSD TLLT trên mạng internet. Chưa đầu tư thích đáng về tài chính để mua các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin để phuc vụ cho việc cung cấp TLLT trên website.
Trình độ của người thiết kế web còn nhiều hạn chế và sự kiểm duyệt thông tin gắt gao của bộ văn hóa thông tin, do đó số lượng trang web liên kết với các nước còn ít. Mặt khác cán bộ làm tại trung tâm tin học của cục văn văn thư lưu trữ chuyên ngành chính là về công nghệ thông tin, các kiến thức về lưu trữ chưa thực sự sâu vì vậy mà việc cung cấp thông tin TLLT trên website chưa thực sự phát huy hết được hiệu quả của nó.
Người KTSD TLLT vẫn mang tính chất khai thác một cách thụ động không có sự phản hồi với cơ quan lưu trữ khi gặp khó khăn trong quá trình khai thác thông tin TLLT trên mạng, chính vì vậy mà cơ quan quản lý về lưu trữ và nhà quản trị website không biết những hạn chế và thiếu sót để khắc
phục. Hay nói cách khác sự tương tác thông tin giữa người đọc và nhà quản lý chưa cao.
Các cơ quan quản lý về lưu trữ chưa có sự quan tâm trong việc tổ chức các cuộc hội thảo, các cuộc họp bàn để nghiên cứu về việc nâng cao hiệu quả của hình thức cung cấp thông tin TLLT trên website.