- Về giao diện của website lưu trữ Việt Nam có điểm tương đồng với giao diện của website lưu trữ các nước khác ở các điểm như: giao diện đẹp
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN WEBSITE LƯU TRỮ CỦA VIỆT NAM
3.1 Đối với cơ quan quản lý Nhà nước
Thứ nhất, cần có sự đầu tư thích đáng cho hoạt động lưu trữ nói chung và khai thác sử dụng thông tin TLLT trên mạng internet nói riêng. Mà đầu tư trước hết đó là việc cung cấp kinh phí để duy trì phí tên miền hàng năm, cung cấp kinh kinh phí mua hosting lưu trữ website. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất như hệ thống máy tính, các phần mềm tiện ích để phục vụ việc cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ trên mạng internet. Tăng cường chi phí cho đầu tư xây dựng và nâng cấp các phần mềm của website Lưu trữ; lắp đặt đường truyền kết nối Internet để bảo đảm hoạt động thường xuyên, mở rộng và phát triển website Lưu trữ Quốc gia, tích hợp dữ liệu; nâng cao mức thưởng và nhuận bút, thù lao cộng tác viên, biên tập viên và nhân viên của website lưu trữ Quốc gia để tạo động lực và khuyến khích tinh thần làm việc.
Thứ hai, cần quán triệt các nhiệm vụ chính trị mà đảng và nhà nước đã giao cho ngành văn thư lưu trữ, từ đó xác định nhiệm vụ trọng tâm của website trong từng giai đoạn cho phù hợp. Cụ thể là việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện…
Thứ ba, đầu tư kinh phí và thời gian để đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác quản trị và điều hành website không chỉ giỏi về công nghệ thông tin mà còn am hiểu sâu sắc các thông tin nghiệp vụ lưu trữ.
Yếu tố con người luôn giữ vai trò chủ đạo trong tất cả các lĩnh vực hoạt động. Sự đầu tư thông minh nhất và đem lại hiệu quả cao nhất đó là đầu tư chất xám có nghĩa là đầu tư cho việc nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ. Mặc dù đội ngũ cán bộ làm việc tại trung tâm tin học Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước được đào tạo bài bản về chuyên ngành công nghệ thông tin và trúng tuyển trong các kỳ thi của cơ quan. Tuy nhiên, nhu cầu nâng cao kiến thức lý luận và hiểu biết về chuyên ngành lưu trữ là vô cũng quan trọng để các cán bộ làm tốt công việc của mình, giúp cho việc đưa thông tin lên website lưu trữ của nhà nước được thực hiện một cách chính xác và có hiệu quả, Do đó, đầu tư về thời gian và kinh phí để đào tạo đội ngũ cán bộ giỏi là vấn đề luôn được đặt ra với các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.
Thứ tư, tăng cường và đây mạnh hợp tác quốc tế về lưu trữ. Theo hình thức này, một mặt giới thiệu, phát huy được giá trị của liệu lưu trữ Việt Nam tới bè bạn quốc tế, mặt khác tăng cường hợp tác, hiểu biết lẫn nhau trong quan hệ quốc tế về lưu trữ. Hợp tác quốc tế trong việc KTSD TLLT cũng như cung cấp thông tin TLLT trên mạng internet sẽ giúp ta tiếp thu được kinh nghiệm và thừa hưởng một số thành tựu mà các Quốc gia đi trước đã thực hiện. Hiện nay, Việt Nam không ngừng đẩy mạnh quan hệ hợp tác với nhiều nước trên thế giới đặc biệt là trở thành thành viên của Hiệp hội Lưu trữ Đông Nam Á (SARIBICA) và Hội đồng Lưu trữ quốc tế… Cục VTLTNN đã tích cực tha gia nhiều Hội nghị, Hội thảo quốc tế về công tác lưu trữ. Thông qua đó sẽ giúp chúng ta học tập được những bài học kinh nghiệm có giá trị trong việc xây dựng và hoàn thiện website về lưu trữ nói riêng và phát huy hiệu quả của hoạt động lưu trữ nói chung.
Thứ năm, đối với các Trung tâm lưu trữ Quốc gia cần căn cứ vào thành phần, nội dung tài liệu của từng Trung tâm mà thiết kế các sản phẩm cho phù hợp để giới thiệu trên website của lưu trữ Quốc gia. Hiện nay số lượng sản phẩm lưu trữ được trưng bày trên website lưu trữ Quốc gia không nhiều, chính vì vậy các Trung tâm lưu trữ Quốc gia cần tăng cường việc cung cấp các xuất bản phẩm, các sản phẩm về lưu trữ đến cho ban quản trị website để trưng bày lên trang web. Cách làm này sẽ có hiệu quả rất lớn trong việc quảng bá các sản phẩm của lưu trữ và nâng cao vai trò của hoạt động lưu trữ trong đời sống xã hội. Mặt khác, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia phải thường xuyên cung cấp cho website Lưu trữ Việt Nam (ít nhất một quý một lần) các thông tin chỉ dẫn lưu trữ và các thông tin khác nhằm giới thiệu tài liệu lưu trữ, hướng dẫn và thu hút độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Thứ sáu, cơ quan quản lý cần tiến hành sơ kết, tổng kết hàng năm, đánh giá những ưu điểm đã đạt được và hạn chế còn tồn tại để rút kinh nghiệm trong hoạt động của ban biên tập website trong giai đoạn tiếp theo. Xem xét và có chế độ khen thưởng theo quy định của Nhà nước đối với các thành viên Ban Biên tập, các cán bộ, công chức, viên chức có nhiều đóng góp cho hoạt động của website. Đồng thời Xử lý kỷ luật nghiêm minh theo quy định hiện hành của Nhà nước đối với những cán bộ, công chức, viên chức thiếu trách nhiệm và vi phạm pháp luật.