- Khai thác tài liệu lưu trữ để xây dựng các bộ phim, các tập ảnh theo chuyên đề
1.4 Vai trò và ý nghĩa của website lưu trữ 1 Vai trò của website lưu trữ
1.4.1 Vai trò của website lưu trữ
Từ khi chính thức đi vào hoạt động (ngày 18/3/2003) đến nay, trang web của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đã đăng hàng nghìn bài viết, hàng chục nghìn tin ảnh phản ảnh sinh động kịp thời những hoạt động trong ngành. Những vấn đề, nhưng thông tin được đăng tải trên trang web đã đóng góp không nhỏ vào sự phát triển. lớn mạnh của ngành văn thư lưu trữ. Điều này được thể hiện cụ thể như sau:
Một là, phổ biến tuyên truyền nhằm thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, nhà nước và pháp luật. Website luôn quán triệt các văn bản của Đảng và nhà nước, để tuyên truyền phổ biến một cách kịp thời, nhờ vậy đã góp phần tích cực vào việc thực hiện chủ trương đường lối chính sách của Đảng, đưa pháp luật vào cuộc sống.
Hai là, thông tin, tuyên truyền về vai trò, vị trí của công tác lưu trữ trong xã hội. Website lưu trữ đã chú ý đăng tải những bài, thông tin, trao đổi về vai trò, vị trí của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý và trong việc phục vụ nhu cầu nhiều mặt của xã hội. Qua đó đã góp phần nhân cao nhận thức trong xã hội, hiểu đúng, hiểu rõ về vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong công cuộc bảo vệ và xây dựng đất nước, tạo sự chuyển biến cơ bản từ nhận thức đến hành động không chỉ của toàn bộ đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, công tác văn phòng mà của toàn xã hội, góp phần đáng kể vào sự trưởng thành của ngành.
Ba là góp phần xây dựng và từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, phổ biến, tuyên truyền các văn bản mới ban hành. Thông tin đăng tải trên website đã trợ giúp các cơ quan có thẩm quyền, cơ quan quản lý ngành nắm bắt kịp thời, đầy đủ và khá toàn diện những vấn đề đặt ra trong thực tiễn để làm cơ sở cho việc xây dựng và từng bước hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; hướng dẫn và giải đáp những vướng mắc, góp phần thiết thực để hoàn thiện các quy chuẩn, quy định pháp luật và đưa chúng vào cuộc sống.
Bốn là tổng kết thực tiễn, cung cấp cơ sở khoa học để các nhà khoa học quản lý ngành chỉ đạo, điều hành và đề ra chính sách, kế hoạch một cách đúng đắn. Với những bài phản ánh thực trạng, tổng kết công tác lưu trữ ở các cơ quan TW và địa phương… website đã kịp thời cung cấp thông tin giúp các nhà quản lý trong ngành có cơ sở khoa học để chỉ đạo, điều hành, nghiên cứu và đề ra những chính sách, kế hoạch công tác một cách phù hợp, sát thực, khả thi. Việc đăng tải thông tin từ hoạt động lưu trữ là một trong những biện pháp hữu hiệu để cơ quan quản lý ngành năm bắt thực trạng và kiểm tra tình hình công tác lưu trữ, qua đó kịp thời điều chỉnh, giải quyết những vướng mắc, góp phần nâng cao chất lượng công tác này.
Năm là góp phần xây dựng, củng cố và hoàn thiện hệ thống lý luận, nghiệp vụ và giải quyết các vấn đề đạt ra từ thực tiễn. Các vấn đề quản lý nhà nước về lưu trữ, về xây dựng và hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ trong cả nước,… đã được trao đổi qua nhiều bài phân tích sâu sắc, chất lượng. Hiện nay, sự phát triển của khoa học, công nghệ, đã đặt ra cho ngành lưu trữ nhiều vấn đề mới như: Vấn đề tiêu chuẩn hóa và việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO vào quy trình quản lý và thực tiễn công tác, lưu trữ, vấn đề giao dịch điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ… Tất cả những vấn đề trên đều được website tập trung đăng tải nhờ vậy, đã góp tiếng nói tích cực để thu hút sự quan tâm, chú ý của những
nhà quản lý ngành, các nhà khoa học, góp phần gợi mở và thúc đẩy việc giải quyết những vấn đề này.
Sáu là phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. “Công bố - Giới thiệu tài liệu lưu trữ” là một chuyên mục đặc thù của website. Những tài liệu quý hiếm đang bảo quản, những tài liệu mới được biếu, tặng hay mới sưu tầm, thu thập và bảo quản trong các lưu trữ có giá trị trên nhiều phương diện đã được công bố, giới thiệu trên website từ rất sớm. Việc đăng tải những bài công bố, giới thiệu tài liệu, giới thiệu triển lãm…được xác định là một trong những hình thức tốt để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Qua đăng tải như vậy, website đã đóng vai trò người cổ động, người hướng dẫn sử dụng tài liệu lưu trữ. Các nhà nghiên cứu, giáo viên, sinh viên, những bạn đọc gần xa trên mọi miền đất nước không có điều kiện đến các Trung tâm lưu trữ để nghiên cứu tài liệu, chỉ cần qua những cái kích chuột đã tìm thấy trên website những tài liệu chính xác, quý báu và bổ ích. Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả đã, đang và sẽ được website góp phần truyền tải.
Bảy là hỗ trợ cho công tác nghiên cứu khoa học lưu trữ. Thông tin trên website là những tri thức, kinh nghiệp quý báu trong việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ của các đồng nghiệp Việt Nam và quốc tế,…có thể nói website là nguồn tư liệu phong phú, bổ ích đóng vai trò hướng dẫn và hỗ trợ trong quá trình nghiên cứu khoa học công nghệ lưu trữ. Việc tham khảo thông tin các bài viết, góp phần rút ngăn thời gian hoàn thành các đề tài, các công trình nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
Tám là góp phần nâng cao trình độ cho các bộ, công chức, viên chức trong ngành trong việc thực hiện công việc chuyên môn. Thông tin trên website đã cung cấp những tri thức cần thiết, những thông tin bổ ích về nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức, viên chức trong ngành.
Chín là góp phần bổ trợ nội dung cho hệ thống giao trình chuyên ngành; phục vụ quá trình nghiên cứu, học tập của các thế hệ nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên ngành lưu trữ. Website là nguồn tư liệu quan trọng để
nghiên cứu về nghiệp vụ công tác lưu trữ cũng như về lịch sử phát triển của ngành.
Mười là, thông tin kịp thời về hoạt động lưu trữ của các tổ chức lưu trữ trong khu vực và trên thế giới. Những bài giới thiệu về công tác lưu trữ của các tổ chức lưu trữ quốc tế như: Hội đồng lưu trữ quốc tế ICA, lưu trữ ủy ban Châu Âu, lưu trữ các Quốc gia phương đông, SARBICA, lưu trữ các nước châu Á, hội những nhà lưu trữ Hoa Kỳ…Những thông tin đăng tải trên website sẽ giúp các cán bộ, công chức, viên chức, văn thư lưu trữ Việt Nam mở rộng tầm nhìn và nâng cao sự hiểu biết về hoạt động chuyên ngành, cũng như quan điểm của các đồng nghiệp nước ngoài để học hỏi và áp dụng cho mình. Hơn nữa thông tin về khoa học nghiệp vụ lưu trữ ở các nước không phải dễ dàng tiếp cận. Vì vậy việc đăng tải, giới thiệu chúng trên website góp phần làm phong phú thêm nguồn tư liệu về nghiệp vụ cho cán bộ viên chức trong ngành và bạn đọc tham khảo.
Bên cạnh đó, website lưu trữ Quốc gia Việt Nam đã phát huy hiệu quả trong việc cung cấp thông tin, tra cứu hồ sơ cán bộ đi B.
Tóm lại sự ra đời của website lưu trữ Quốc gia đã đánh dấu bước phát triển mới trong công tác lưu trữ cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này. Website chứa đựng đầy đủ các thành phần và nội dung thiết yếu của một website thông thường, đồng thời nó cũng phát huy tính ưu việt trong việc cung cấp thông tin nghiệp vụ lưu trữ một cách nhanh chóng và chính xác nhất.