3.3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty 3.3.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế toán trưởng: Là người giúp đỡ Ban Giám Đốc Công ty và là người đứng đầu trong bộ máy kế toán chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế. Kế toán trưởng có nhiệm vụ:
Tổ chức công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh nghiệp một cách hợp lí. THỦ QUỸ TIỀN MẶT KẾ TOÁN THU CHI KẾ TOÁN CÔNG NỢ NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THÀNH PHẨM KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU KẾ TOÁN VẬT TƯ CCDC KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TSCĐ
Mức định vốn lưu động, huy động vốn, quan sát việc sử dụng vốn của công ty. Kiểm tra tài chính, phân tích thống kê.
Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc và Nhà nước về hoạt động kế toán.
Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, khách quan, đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán tổng hợp: Lập báo cáo thống kê tổng hợp theo yêu cầu của Nhà nước và Công ty.
Trợ lý cho Kế Toán Trưởng, giúp đỡ các bộ phận khác khi cần thiết.
Giữ sổ cái cho Công ty, tổ chức lưu trữ tài liệu của kế toán.
Phân tích kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành dịch vụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý của Công ty.
Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập – xuất tiêu thụ hàng hoá, các loại vốn, loại quỹ của Công ty, xác định kết quả lãi lỗ, ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán thuộc phần việc của mình phụ trách.
Thủ quỹ tiền mặt: Là một bộ phận độc lập, có trách nhiệm thu tiền, xuất tiền theo lệnh của Ban Giám Đốc và Kế Toán Trưởng.
Có nhiệm vụ mở các sổ chi tiết cho từng loại tiền mặt, ghi chép chi tiết từng nghiệp vụ thu tiền, chi tiền phát sinh trong ngày.
Nắm vững tiền mặt tại công ty, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ thu, chi tiền phát sinh trong ngày.
Theo dõi chặt chẽ các khoản thu, chi tạm ứng và báo cáo kịp thời tình hình công nợ cho Kế toán tổng hợp cũng như Kế toán trưởng. Theo dõi các khoản nợ của khách hàng cũng như nội bộ công ty. Mở sổ chi tiết ghi nhận việc thanh toán công nợ và vốn bằng tiền. Cuối ngày báo cáo tiền mặt tồn quỹ.
Tiến hành công tác kế toán theo đúng qui định Nhà nước.
Lập báo cáo kế toán thống kê theo đúng qui định và kiểm tra sự chính xác của báo cáo do các phòng ban lập.
Giúp Ban Giám Đốc hướng dẫn chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện ghi chép đúng chế độ, phương án, tổ chức công tác và thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên, hướng dẫn thường xuyên việc kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ công tác tài chính trong phạm vi toàn công ty.
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, số liệu kế toán đúng qui định.
Kế toán thu, chi: Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán.
Giữ các sổ sách, báo biểu có liên quan đến tài khoản thanh toán.
Lập báo cáo theo yêu cầu của Nhà nước và Công ty.
Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ: tiến hàng các nghiệp vụ nhập xuất vật tư, công cụ dụng cụ; mở thẻ theo dõi các nghiệp vụ xuất – nhập – tồn kho các loại vật tư, công cụ dụng cụ về mặt số lượng, cuối kì tiến hành đối chiếu giữa kế toán vật tư với kế toán bán hàng
Kế toán công nợ ngân hàng: hàng ngày lập các chứng từ thu, chi và theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng thiếu doanh nghiệp cũng như những khoản vay ngân hàng của doanh nghiệp, các tổ chức tài chính và những người cung cấp.
Kế toán thành phẩm: theo dõi và tập hợp các tài khoản chi phí phát sinh cho quá trình sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Kế toán nguyên vật liệu: Tổ chức, ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, tình hình thực hiện thu mua về các mặt như số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp.
3.3.3.3. Tổ chức thông tin kế toán tại công ty a. Hình thức sổ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật kí chung.
b. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Cổ phần Thủy sản Sóc Trăng hiện tại không có chi nhánh nên mô hình tổ chức là mô hình kế toán tập trung.
c. Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty Cổ phần Thủy sản Sóc Trăng sử dụng hệ thống tài khoản đúng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/06/2006 của Bộ Tài Chính.
d. Tổ chức sử dụng chế độ chứng từ kế toán
Công ty Cổ phần Thủy sản Sóc Trăng sử dụng chứng từ kế toán đúng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/06/2006 của Bộ Tài Chính.
e. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo ở Công ty gồm: - Báo cáo tài chính.
- Báo cáo tài chính giữa niên độ.
f. Tổ chức sử dụng chế độ sổ sách kế toán
Để phù hợp với hình thức chế độ sổ sách kế toán và thuận lợi trong công tác hạch toán kế toán, công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật kí chung gồm có các loại sổ sách kế toán như sau:
- Bảng tổng hợp chứng từ - Sổ, thẻ kế toán chi tiết - Sổ Nhật kí chung - Sổ cái
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung
Chú giải:
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu
g. Các phương pháp kế toán cơ bản tại công ty
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền cuối tháng Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao theo đường thẳng Phương pháp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
h. Tổ chức trang thiết bị các phương tiện công nghệ phục vụ công tác kế toán
Hòa mình vào sự phát triển của khoa học kĩ thuật, công ty đã đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán và điều đó đã mang lại hiệu quả đáng kể. Việc sử dụng máy vi tính trong công việc kế toán không làm thay đổi cấu trúc và hình thức kế toán của công ty, nó vẫn biểu hiện quá trình tiêu thụ, xử lý và tổng
Sổ Nhật ký đặc biệt
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh SỔ CÁI SỔ NHẬT KÍ CHUNG Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết
SỔ KẾ TOÁN
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
hợp thông tin qua các khâu: chứng từ - sổ sách - báo cáo. Điều khác biệt là hệ thống sổ cũng như những việc cụ thể khác được truy xuất thông tin qua màn hình và in các loại sổ khi cần thiết. Vì vậy nó được xem như là cánh tay đắc lực cho kế toán trong việc thu nhập và xử lý thông tin một cách chính xác, giúp cho kế toán viên giảm nhẹ công việc kế toán, các số liệu lưu trữ an toàn hơn, thông tin kế toán được cập nhật nhanh khi cần thiết.
i. Phần mềm kế toán sử dụng tại công ty
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Hero 2000. Phần mềm này có ưu điểm là quản lý số liệu nhanh, đồng bộ, mỗi người phụ trách một mảng kế toán và dùng chung dữ liệu, không phải nhập đi nhập lại nhiều lần giúp các bộ phận kế toán có thể tiết kiệm được nhiều thời gian.
Sơ đồ 3.4. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kì thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ, và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kì. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
3.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ĐẠT ĐƯỢC TRONG 3 NĂM (2010 – 2012)
Qua 3 năm 2010 - 2012, công ty đã đạt được những kết quả tốt đẹp. Được sự hỗ trợ của Nhà nước cũng như các ban ngành có liên quan, công ty đã không ngừng tìm hiểu để mở rộng thị trường. Bên cạnh việc duy trì các thị trường truyền thống, công ty luôn tìm hiểu nhu cầu của các thị trường mới, đem đến cho khách hàng sự đa dạng và hài lòng về sản phẩm của công ty. Tuy nhiên, cũng như nhiều doanh nghiệp xuất khẩu khác trên cả nước, công ty cũng luôn đối mặt với những khó khăn, thách thức làm giảm giá trị xuất khẩu. Việc các doanh nghiệp xuất khẩu tôm thường xuyên bị trả lại do trong hàng xuất khẩu có nhiễm chất kháng sinh hoặc gặp rào cản thương mại từ các nước nhập khẩu là chuyện khá bình thường, và công ty cũng không ngoại lệ. Thêm vào đó, nguyên liệu đầu vào của công ty cũng chưa thật sự ổn định, vì vậy công ty phải dự trữ tôm nguyên liệu hoặc phải nhập khẩu nguyên liệu, điều này đã đẩy giá thành của hàng xuất khẩu lên cao, khó cạnh tranh về giá với nhiều nước xuất khẩu khác, làm ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của công ty. Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.1. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM (2010 – 2012)
ĐVT: Triệu đồng
Tên chỉ tiêu
Mã
số Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chênh lệch 2011 so với 2010
Chênh lệch 2012 so với 2011
Giá trị % Giá trị %
Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 1.577.331 2.088.538 2.234.886 511.207 32,41 146.348 7,00
Các khoản giảm trừ 02 13.360 35.144 39.610 21.784 163,05 4.466 12,71
Doanh thu thuần (10 = 01 - 02) 10 1.563.971 2.053.394 2.195.276 489.423 31,29 141.882 6,91 Giá vốn hàng bán 11 1.479.602 1.949.020 2.070.114 469.418 31,72 121.094 6,21 Lợi nhuận gộp (20 = 10 – 11) 20 84.369 104.374 125.162 20.005 23,71 20.788 19,92
Doanh thu tài chính 21 34.369 56.944 18.152 22.575 65,68 (38.792) (68,12)
Chi phí tài chính 22 14.007 47.205 29.485 33.198 237,01 (17.720) (37,54)
Chi phí bán hàng 24 64.163 74.306 84.015 10.143 15,81 9.709 13,07
GVHD: Hồ Hữu Phương Chi SVTH: Đặng Thị Thanh Nhã
(Nguồn: phòng Kế toán)
Tên chỉ tiêu
Mã
số Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chênh lệch 2011 so với 2010
Chênh lệch 2012 so với 2011
Giá trị % Giá trị %
Lợi nhuận hoạt động kinh doanh (30 = 20 + 21- 22 - 24 - 25) 30 24.755 25.495 14.879 740 2,99 (10.616) (41.63) Thu nhập khác 31 817 280 917 (537) (65,73) 637 227,50 Chi phí khác 32 96 198 277 102 106,25 79 39,90 Lợi nhuận khác (40 = 31 +32) 40 721 82 640 (639) (88,63) 558 680,49
Tổng lợi nhuận trước thuế (50 = 30 +40)
50
25.476 25.577 15.519 101 0,40 (10.058) (39.32)
Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 1.116 623 550 (493) (44,18) (73) (11,72)
Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 - - - -
Lợi nhuận sau thuế (60 = 50 – 51 – 52)
60
* Nhận xét: tình hình sản xuất kinh doanh của công ty qua ba năm có nhiều biến động, cụ thể như sau:
Về doanh thu:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: tăng đều qua các năm, cụ thể năm 2011 là 2.088.538 triệu đồng, tăng 511.207 triệu đồng so với năm 2010, với tỷ lệ là 32,41%, do công ty mở rộng được thị trường để tiêu thụ sản phẩm và gặp nhiều thuận lợi trong việc mua tôm nguyên liệu đầu vào. Đến năm 2012 lại tăng thêm 146.384 triệu đồng, khoảng 7% so với năm 2011. Doanh thu không còn tăng mạnh như năm 2011 do năm 2012 tình hình khó khăn, công ty duy trì các đối tác cũ và chỉ mở rộng thêm một số khách hàng mới.
Doanh thu từ hoạt động tài chính: năm 2010 là 34.369 triệu đồng, sang năm 2011 tăng thêm 22.575 triệu đồng với tỷ lệ là 65,68%. Đến năm 2012, doanh thu tài chính lại giảm với tỷ lệ đáng kể là 68,12%, chỉ còn 18.152 triệu đồng. Nguyên nhân của sự giảm đáng kể này là do năm 2012, công ty không gởi tiền gởi tiết kiệm vì thế không có lãi tiền gởi ngân hàng.
Doanh thu từ hoạt động khác: thu nhập khác chiếm phần nhỏ trong tổng doanh thu của công ty. Cụ thể năm 2010, thu nhập khác của công ty là 817 triệu đồng, đến năm 2011 giảm xuống còn 280 triệu đồng, tỷ lệ giảm là 65,73%. Qua năm 2012, khoản thu nhập khác tăng thêm 637 triệu đồng so với năm 2011, đạt được 917 triệu đồng. Năm 2011, khoản thu nhập giảm là do trong năm không có hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, làm thu nhập khác giảm.
Về chi phí:
Giá vốn hàng bán: tăng mạnh trong năm 2011 và tăng không nhiều trong năm
2012. Năm 2011 tăng 31,72% tương ứng với một khoản là 469.418 triệu đồng. Nguyên nhân là do năm 2011, nguồn nguyên liệu dồi dào, đồng thời, công ty tìm kiếm được thêm nhiều đơn đặt hàng từ đó phải đẩy mạnh sản xuất. Sang năm 2012, giá vốn hàng bán chỉ tăng nhẹ so với năm 2011, cụ thể là tăng thêm 121.094 triệu đồng, tỷ lệ tăng 6,21%.
Chi phí bán hàng: tăng đều qua các năm. Trong ba năm 2010, 2011, 2012, chi phí bán hàng lần lượt là 64.163 triệu đồng; 74.306 triệu đồng và 84.015 triệu đồng. Năm 2011 tăng 15,81% so với năm 2010 và năm 2012 tăng 13,07% so với năm 2011. Nguyên nhân tăng là do giá xăng dầu trong tăng mạnh trong hai năm qua đã ảnh hưởng đến chi phí bán hàng của công ty.
Chi phí quản lý doanh nghiệp: nhìn chung ít biến động. Năm 2010 là 15.813
triệu đồng. Đến năm 2011, con số này chỉ còn 14.312 triệu đồng, giảm 9,49%. Năm 2012, có tăng nhưng tăng với một lượng không đáng kể là 627 triệu đồng, tương ứng 4,38%.
Chi phí tài chính: chi phí tài chính năm 2010 là 14.007 triệu đồng, năm 2011 là 47.205 triệu đồng, tăng 237,01%, do lãi vay tại các ngân hàng cao. Đến năm 2012, chi phí này giảm mạnh với tỷ lệ giảm là 37,54%, chỉ còn 29.485 triệu đồng. Nguyên nhân là do chi phí tiền lãi vay trong năm 2011 tăng mạnh, ngoài ra, khoản lỗ từ chênh lệch tỷ giá cũng khá cao, ảnh hưởng nhiều đến chi phí tài