3.3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG ĐẦU TƯ PHÒNG KĨ THUẬT XƯỞNG ĐÔNG LẠNH TÂN LONG PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH XƯỞNG ĐÔNG LẠNH PHÁT ĐẠT
3.3.2. Chức năng các phòng ban Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty Cổ Phần Thủy Sản Sóc Trăng. Đại hội đồng cổ đông có các quyền hạn sau:
Thông qua bổ sung, sửa đổi điều lệ.
Thông qua định hướng phát triển Công ty, thông qua báo cáo tài chính hàng năm, các báo cáo của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.
Quyết định mức cổ tức được thanh toán hàng năm. Quyết định số lượng thành viên của Hội đồng quản trị.
Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, phê chuẩn Hội đồng quản trị, bổ nhiệm Tổng giám đốc và các quyền hạn khác được quy định tại điều lệ.
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị của công ty gồm 5 thành viên, là cơ quan có đầy đủ quyền hạn thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty, trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông mà không được ủy quyền. Hội đồng quản trị có các quyền hạn sau:
Quyết định cơ cấu tổ chức của công ty
Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty
Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, đề xuất các loại cổ phiếu có thể phát hành và tổng số cổ phiếu phát hành của từng loại.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của Ban Tổng Giám Đốc và các cán bộ quản lý trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty.
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 3 thành viên thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. Theo quy định tại Điều lệ Công ty, Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những công việc thực hiện theo quyền hạn và trách nhiệm sau:
Kiểm tra các báo cáo tài chính hàng năm, sáu tháng và hàng quý trước khi trình Hội đồng quản trị
Các quyền hạn khác được quy định tại Điều lệ
Ban giám đốc:
Là những người đại diện cho công nhân quản lý công ty theo luật doanh nghiệp, có quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch và phù hợp với pháp luật của nhà nước, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty
Hiện tại, ban giám đốc gồm của công ty gồm 4 người:
- Tổng giám đốc: phụ trách chung mọi hoạt động của công ty - Ba phó tổng giám đốc : được phân công nhiệm vụ như sau:
+ Một phó tổng giám đốc: phụ trách nhiệm vụ về hoạt động sản xuất kinh doanh, tham mưu cho tổng giám đốc về các hoạt động kinh doanh.
+ Hai phó tổng giám đốc phụ trách đầu tư, thu mua: chịu trách nhiệm về công tác đầu tư và thu mua nguyên liệu từ các hộ nuôi, tham mưu cho tổng giám đốc về các hoạt động đầu tư, thu mua.
Phòng đầu tư:
Chức năng của phòng đầu tư là kiểm soát mô hình nuôi và đầu tư cho các hộ nuôi thủy sản, bao tiêu sản phẩm, mua thức ăn, hóa chất.
Phòng kĩ thuật:
Phòng kĩ thuật có chức năng quản lý tất cả các quy trình sản xuất, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình theo tiêu chuẩn HACCP, SSOP,… Ngoài
ra, bộ phận kĩ thuật còn thực hiện việc kiểm nghiệm vi sinh cho các lô hàng xuất khẩu.
Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh thực hiện chức năng trao đổi thông tin, tiếp xúc và làm việc với khách hàng trong và ngoài nước, kí kết hợp đồng mua bán, lập chứng từ bán hàng, tham dự các kì hội chợ mà công ty tham gia nhằm giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm đối tác mới, mở rộng thị trường xuất khẩu. Bên cạnh đó phòng kinh doanh còn chịu trách nhiệm lập các biểu kế hoạch sản xuất, tiêu thụ thực phẩm, thực hiện việc mua nguyên liệu để đáp ứng cho nhu cầu chế biến của xưởng đông lạnh.
Phòng kế toán:
Chịu trách nhiệm quản lý tài chính của công ty: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày theo đúng quy định của Nhà nước, thống kê các khoản chi phí, có kế hoạch chi trả hợp lý để đảm bảo cung cấp kịp thời các khoản chi tiêu hằng ngày, kiểm tra chứng từ kế toán, các chứng từ có liên quan đến thanh toán tín dụng, các hoạt động kinh tế. Bên cạnh đó phòng kế toán còn có trách nhiệm tham mưu, báo cáo định kì cho tổng giám đốc về lãi, lỗ và hiệu quả kinh doanh, đề xuất các quyết định tài chính để lựa chọn một phương án tối ưu cho công ty về huy động và sử dụng vốn,… Ngoài ra, bộ phận kế toán còn có trách nhiệm báo cáo các biểu kiểm tra cho cơ quan ban ngành theo đúng quy định của pháp luật.
Phòng tổ chức – hành chính có hai chức năng:
Chức năng quản trị hành chính: tiếp nhận, phát hành công văn, hướng dẫn khách đến làm việc tại công ty, thực hiện việc đưa đón khách đến làm việc tại công ty.
Chức năng quản trị nhân sự: tính toán chi trả tiền lương cho người lao động theo đúng quy định. Giải quyết các chế độ chính sách, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho người lao động. Tuyển dụng và đào tạo lao động cho các bộ phận của công ty, đồng thời phối hợp với xưởng đông lạnh tổ chức điều động nhân sự hợp lý theo dây chuyền chế biến.
Xí nghiệp đông lạnh Tân Long, An Phú, Phát Đạt:
Nhiệm vụ của các xí nghiệp này là sản xuất và chế biến các mặt hàng đông lạnh theo đúng quy trình của khách hàng đưa ra và kế hoạch sản xuất của công ty.
3.3.3. Nguồn nhân lực tại công ty 3.3.3.1. Tổ chức lao động
Trong hoạt động sản xuất tại công ty, để xác định rõ khả năng nhiệm vụ của từng người, công ty phân biệt rõ ràng nhiệm vụ, nâng cao tinh thần trách nhiệm, đảm bảo hoàn thành trách nhiệm được giao.
Đối với người lao động gián tiếp: được tổ chức theo từng bộ phận, mỗi bộ phận đều có một trưởng phòng và phó phòng trực tiếp quản lý toàn bộ các nhận viên phòng ban.
+ Thời gian làm việc: mỗi ngày 8 tiếng. Buổi sáng: từ 7h đến 11h.
Buổi chiều: từ 13h đến 17h.
Đối với lao động trực tiếp: chủ yếu gồm các công nhân phân xưởng, họ được
tổ chức lao động theo nhóm, tổ. Mỗi nhóm trung bình từ 20 – 30 người tùy theo phân xưởng.
+ Thời gian làm việc (kể cả bộ phận quản lý phân xưởng): làm việc theo ca, mỗi ca 8 tiếng.
Ca 1: từ 6h đến 14h. Ca 2: từ 14h đến 22h
Giữa ca được nghỉ 30 phút ăn và nghỉ ngơi.
3.3.3.2. Tình hình lao động tại công ty
Sau nhiều năm hoạt động, công ty đã có đội ngũ cán bộ lãnh đạo giàu kinh nghiệm trong kinh doanh, đội ngũ nhân viên quản lý nghiệp vụ có chuyên môn cao, đảm bảo hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu được tiến hành thuận lợi và
có hiệu quả. Công ty thường tổ chức tập huấn, nâng cao tay nghề, bồi dưỡng cho lực lượng công nhân, nhân sự mới phù hợp với nhu cầu. Hiện nay, tổng số lao động hiện tại công ty là 2.151 người, trong đó, số người lao động gián tiếp là 70 người. Việc thực hiện chính sách quản lý rất thông thoáng, bố trí sắp xếp đúng người, đúng việc, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề và cơ sở lý luận cho cán bộ công nhân viên. Tuy nhiên, vào thời điểm hiện tại, công ty vẫn đang tuyển thêm người do chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế.
3.3.4.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 3.3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty 3.3.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế toán trưởng: Là người giúp đỡ Ban Giám Đốc Công ty và là người đứng đầu trong bộ máy kế toán chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế. Kế toán trưởng có nhiệm vụ:
Tổ chức công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh nghiệp một cách hợp lí. THỦ QUỸ TIỀN MẶT KẾ TOÁN THU CHI KẾ TOÁN CÔNG NỢ NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THÀNH PHẨM KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU KẾ TOÁN VẬT TƯ CCDC KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TSCĐ
Mức định vốn lưu động, huy động vốn, quan sát việc sử dụng vốn của công ty. Kiểm tra tài chính, phân tích thống kê.
Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc và Nhà nước về hoạt động kế toán.
Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, khách quan, đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán tổng hợp: Lập báo cáo thống kê tổng hợp theo yêu cầu của Nhà nước và Công ty.
Trợ lý cho Kế Toán Trưởng, giúp đỡ các bộ phận khác khi cần thiết.
Giữ sổ cái cho Công ty, tổ chức lưu trữ tài liệu của kế toán.
Phân tích kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành dịch vụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý của Công ty.
Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập – xuất tiêu thụ hàng hoá, các loại vốn, loại quỹ của Công ty, xác định kết quả lãi lỗ, ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán thuộc phần việc của mình phụ trách.
Thủ quỹ tiền mặt: Là một bộ phận độc lập, có trách nhiệm thu tiền, xuất tiền theo lệnh của Ban Giám Đốc và Kế Toán Trưởng.
Có nhiệm vụ mở các sổ chi tiết cho từng loại tiền mặt, ghi chép chi tiết từng nghiệp vụ thu tiền, chi tiền phát sinh trong ngày.
Nắm vững tiền mặt tại công ty, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ thu, chi tiền phát sinh trong ngày.
Theo dõi chặt chẽ các khoản thu, chi tạm ứng và báo cáo kịp thời tình hình công nợ cho Kế toán tổng hợp cũng như Kế toán trưởng. Theo dõi các khoản nợ của khách hàng cũng như nội bộ công ty. Mở sổ chi tiết ghi nhận việc thanh toán công nợ và vốn bằng tiền. Cuối ngày báo cáo tiền mặt tồn quỹ.
Tiến hành công tác kế toán theo đúng qui định Nhà nước.
Lập báo cáo kế toán thống kê theo đúng qui định và kiểm tra sự chính xác của báo cáo do các phòng ban lập.
Giúp Ban Giám Đốc hướng dẫn chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện ghi chép đúng chế độ, phương án, tổ chức công tác và thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên, hướng dẫn thường xuyên việc kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ công tác tài chính trong phạm vi toàn công ty.
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, số liệu kế toán đúng qui định.
Kế toán thu, chi: Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán.
Giữ các sổ sách, báo biểu có liên quan đến tài khoản thanh toán.
Lập báo cáo theo yêu cầu của Nhà nước và Công ty.
Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ: tiến hàng các nghiệp vụ nhập xuất vật tư, công cụ dụng cụ; mở thẻ theo dõi các nghiệp vụ xuất – nhập – tồn kho các loại vật tư, công cụ dụng cụ về mặt số lượng, cuối kì tiến hành đối chiếu giữa kế toán vật tư với kế toán bán hàng
Kế toán công nợ ngân hàng: hàng ngày lập các chứng từ thu, chi và theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng thiếu doanh nghiệp cũng như những khoản vay ngân hàng của doanh nghiệp, các tổ chức tài chính và những người cung cấp.
Kế toán thành phẩm: theo dõi và tập hợp các tài khoản chi phí phát sinh cho quá trình sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Kế toán nguyên vật liệu: Tổ chức, ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, tình hình thực hiện thu mua về các mặt như số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp.
3.3.3.3. Tổ chức thông tin kế toán tại công ty a. Hình thức sổ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật kí chung.
b. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Cổ phần Thủy sản Sóc Trăng hiện tại không có chi nhánh nên mô hình tổ chức là mô hình kế toán tập trung.
c. Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty Cổ phần Thủy sản Sóc Trăng sử dụng hệ thống tài khoản đúng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/06/2006 của Bộ Tài Chính.
d. Tổ chức sử dụng chế độ chứng từ kế toán
Công ty Cổ phần Thủy sản Sóc Trăng sử dụng chứng từ kế toán đúng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/06/2006 của Bộ Tài Chính.
e. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo ở Công ty gồm: - Báo cáo tài chính.
- Báo cáo tài chính giữa niên độ.
f. Tổ chức sử dụng chế độ sổ sách kế toán
Để phù hợp với hình thức chế độ sổ sách kế toán và thuận lợi trong công tác hạch toán kế toán, công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật kí chung gồm có các loại sổ sách kế toán như sau:
- Bảng tổng hợp chứng từ - Sổ, thẻ kế toán chi tiết - Sổ Nhật kí chung - Sổ cái
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung
Chú giải:
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu
g. Các phương pháp kế toán cơ bản tại công ty
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền cuối tháng Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao theo đường thẳng Phương pháp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
h. Tổ chức trang thiết bị các phương tiện công nghệ phục vụ công tác kế toán
Hòa mình vào sự phát triển của khoa học kĩ thuật, công ty đã đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán và điều đó đã mang lại hiệu quả đáng kể. Việc sử dụng máy vi tính trong công việc kế toán không làm thay đổi cấu trúc và hình thức kế toán của công ty, nó vẫn biểu hiện quá trình tiêu thụ, xử lý và tổng
Sổ Nhật ký đặc biệt
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh SỔ CÁI SỔ NHẬT KÍ CHUNG Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết
SỔ KẾ TOÁN
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
hợp thông tin qua các khâu: chứng từ - sổ sách - báo cáo. Điều khác biệt là hệ thống sổ cũng như những việc cụ thể khác được truy xuất thông tin qua màn