III. Sự cần thiết phải thực hiện 5S tại XN.
TỦ HỒ SƠ
1.5. Thực hành 5S trên diện rộng theo đúng qui trình.
Tiến hành 5S theo các bước như đã được thực hiện tại khu vực mẫu.
Công việc quan trọng nhất và cũng phải thực hiện đầu tiên đó là đào tạo các chuyên gia đánh giá về 5S. Chuyên gia đánh giá là yếu tố quan trọng nhất trong cả quá trình đánh giá. Vì vậy, phải có những yêu cầu khá khắt khe với các chuyên gia này, đòi hỏi một quá trình đào tạo bài bản,chuyên nghiệp:
-Trước hết, những người đánh giá phải hiểu 5S là gì, ý nghĩa và quá trình thực hiện các hoạt động 5S đó.
-Phải nắm được các nội quy, quy định của công ty, tổ chức đối với việc thực hiện 5S.
-Phải hiểu được các tiêu chí đánh giá và cánh thức đánh giá cho từng bộ phận, phòng ban khác nhau. Sau khi đã lựa chọn được một đội ngũ chuyên gia đánh giá đạt được các yêu cầu trên, nhóm chuyên gia này sẽ phải thực hiện các công việc chính sau:
-Lập kế hoạch đánh giá, xây dựng các tiêu thức đánh giá riêng cho từng bộ phận, phòng ban cụ thể.
-Xây dựng các kế hoạc sử dụng nguồn lực hợp lý, sắp xếp khoảng thời gian thích hợp cho việc tiến hành đánh giá.
Trong quá trình này, tốt nhất là nên sử dụng các phương pháp đánh giá trực quan, chụp ảnh những khu vực đã được đánh giá qua để có được những bằng chứng xác thực, làm cơ sở cho các kết luận, kiến nghị đưa ra và so sánh trong quá trình cải tiến.
c.Một số nội dung quan trọng được đánh giá:
Mọi cán bộ, nhân viên trong tổ chức có thấy yêu thích và tự hào về nơi làm việc của mình hay không ?
Nơi làm việc có sạch sẽ, an toàn và ngăn nắp không?
Máy móc, thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng thường xuyên không, có còn tình trạn bụi bẩn, lem nhem dầu mỡ hay không
Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không?
Các hồ sơ có được sắp xếp hợp lý nhằm giảm thiểu thời gian lấy ra, cất vào không?
Tất cả các đồ vật, nền nhà có đảm bảo sạch sẽ không?
Việc làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác và thường xuyên không?
Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/ quần áo sạch sẽ, gọn gàng theo qui định hay không?
Mọi người có ý thức tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không?
Hệ thống tiêu chuẩn đã được xây dựng ở phần trên được thực hiện như thế nào?
Mỗi phòng ban sẽ được các chuyên gia lập một bảng hỏi hay danh mục các câu hỏi, cách thức đánh giá và cho điểm riêng. Có thể tính trên thang điểm 5 hoặc 10. Và mức độ áp dụng 5S tại mỗi phòng ban sẽ là căn cứ để cho điểm. Các chuyên gia sau khi cho điểm sẽ tiến hành so sánh, tổng hợp kết quả đạt được. Từ kết quả đó,tổ chức tiến hành khen thưởng, kỷ luật hợp lý và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Việc sử dụng các tiêu chuẩn, giám sát và quản lý này có thể kiểm tra hiệu quả và xác định sự vi phạm; thực hiện đánh giá 5S thường xuyên để đo lường điều kiện tổng thể của hệ thống. Nên xây dựng cơ chế điểm số 5S để tiện cho việc đánh giá và theo dõi. Các điểm số này có thể được dán tại nơi làm việc và xem xét bởi Nhóm đánh giá để tìm ra cơ hội cải tiến liên tục trước lần đánh giá kế tiếp. Lịch trình đánh giá này cũng phải được tiêu chuẩn hoá. Bước duy trì săn sóc là bước tạo ra sự chuyển đổi góp phần làm 5S trở thành một công việc thường ngày không thể thiếu của tổ chức. Dĩ nhiên, bước này đòi
hỏi phải có sự tham gia của mọi thành viên. Có thể tham khảo 2 bảng đánh giá sau:
Bảng 3.3: Ví dụ về cách lập phiếu hỏi và tính điểm
Hạng mục STT Các hạng mục cần phải đánh giá Điểm Sàn nhà 1 Sàn nhà có sạch sẽ và gọn gàng
không 5 4 3 2 1
2 Có rác, vật liệu thừa hoặc mảnh sàn vỡ không? Máy móc (Phân xưởng) 3 Máy móc có được dán nhãn, đánh số đúng cách, … để dễ nhận diện không?
4 Có dính dầu mỡ, bụi bẩn không? 5 Dấu hiệu nguy hiểm được dán ở tất
cả những nơi/bộ phận nguy hiểm. 6 Có hệ thống bảo dưỡng đầy đủ và
thích hợp.
Bàn làm việc 7 Có những thứ không cần thiết trên bàn làm việc không
8 Bàn làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không
Bảng 3.4: Ví dụ về thang cho điểm
Điểm Mô tả
1 Chưa áp dụng các nguyên tắc thực hành tốt 5S 2 Đã có bằng chứng của việc áp dụng một vài nguyên
tắc thực hành tốt 5S
3 Việc áp dụng 5S khá tốt và có những kết quả cụ thể 4 Việc thực hiện 5S tốt, việc thực hiện được qui định rõ
ràng và tuân thủ tốt
5
Việc áp dụng 5S được thực hiện rất tốt, ý thức của nhân viên cao trong việc tuân thủ các qui định chung và việc thực hiện được duy trì
Duy trì các kết quả tích cực đã đạt được và không ngừng cải tiến. Có sự khen thưởng, kỷ luật kịp thời với những nhóm làm tốt hay chưa tốt.Xây dựng thành các nguyên tắc xuyên suốt trong toàn tổ chức chứ không phải dừng lại sau khi đã đạt được kết quả. Nhằm đạt được hiệu quả thiết thực trong kinh doanh.
Sơ đồ 3.1: Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn
Từ chương trình 5S đầu tiên, chúng ta không thể dừng lại để tận hưởng thành công mà phải bắt tay ngay vào một vòng 5S khác với tiêu chuẩn cao hơn. Đây có thể coi là giai đoạn: "được ăn cả, ngã về không ". Nghĩa là nếu chúng ta lại đi theo một lịch trình khác cao hơn, thì môi trường làm việc cũng như năng suất của Xí Nghiệp sẽ ngày càng được hoàn thiện. Còn nếu không thì tất cả lại trở về vạch xuất phát ban đầu.