Tổ chức tổng vệ sinh

III. Sự cần thiết phải thực hiện 5S tại XN.

TỦ HỒ SƠ

1.3. Tổ chức tổng vệ sinh

1.3.1. Xây dựng và công bố các tiêu chuẩn loại bỏ đối với các vật không cần thiết. cần thiết.

Đây sẽ là bước sơ bộ để chúng ta có thể bắt tay vào thực hiện 5S dễ dàng hơn. Trong ngày này, toàn thể cán bộ công nhân viên sẽ phải làm vệ sinh nơi làm việc và môi trường xung quanh. Làm cho mọi nơi cơ bản trở nên sạch sẽ và gọn gàng.

1.3.2. Thông báo ngày tổng vệ sinh, trách nhiệm của mỗi đơn vị, và chuẩn bị các trang thiết bị, điều kiện càn thiết. bị các trang thiết bị, điều kiện càn thiết.

Thông báo ngày tổng vệ sinh và yêu cầu sự có mặt đầy đủ của mọi người. Ban chỉ đạo cần phải khéo léo phát động làm sao để mọi người đi vào 5S một cách tự nhiên nhất, với không khí tưng bừng như ngày hội và nhiệt huyết tăng cao. Để dần dần mọi người sẽ thấy công việc này trở thành một thói quen tốt, hay tuyệt vời hơn nữa là làm cho họ cảm thấy đây như là một sở thích, một điều gì đó thúc giục họ phải làm. Như vậy thì chương trình 5S của chúng ta coi như đã thành công 1 nửa.

Trong bước này phải đảm bảo rằng tất cả mọi vật dụng và nguồn lực đều đã sẵn sàng cho công việc mới.

1.4.Tiến hành 5S thử nghiệm trong một số khu vực mẫu

1.4.1. Sàng lọc

Quan sát kỹ nơi làm việc của mình để có thể phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc mình đang làm. Sau đó thì vứt bỏ (hủy) những cái không cần thiết. Đừng tiếc mà giữ lại những thứ gì không cần thiết đó. Tuy nhiên nếu ta không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó có còn cần thiết cho công việc hay không thì hãy đánh dấu sẽ hủy kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi

Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không. Nếu sau 3 tháng mà không thấy ai cần đến, tức là cái đó

không còn cần cho công việc nữa. và chắc chắn là chúng sẽ phải sớm rời bỏ nơi làm việc trong một khoảng thời gian gần nhất.

Bảng 3.2: Bảng phân cấp và xử lý các khoản vật

Phân cấp Tần suất sử dụng Kết quả xử lý

Không dùng Không dùng được nữa Không cần dùng nữa

Rất ít dùng Có thể còn dùng đến (trong 1 năm) 6 tháng đến 1 năm dùng một lần

Ít dùng đến 1 tháng đến 3 tháng dùng một lần cất giữ trong kho Thường

xuyên dùng Mỗi ngày, mỗi tuần đều dùng Để gần khu vực làm việc Cần phải lưu ý khi thực hiện bước này đó là không được quên những gì để trong ngăn tủ, gầm bàn hay trong góc nhà. Tất cả mọi nơi trong khu vực cần phải được xem xét kỹ.

Việc hủy những cái không cần thiết có thể là:

 Bán cho đồng nát

 Giao cho các đơn vị khác nếu họ cần

 Vứt bỏ

Khi hủy những thứ thuộc tài sản chung, cần phải báo cáo cho lãnh đạo biết.

Trong công việc sắp xếp này, ta có thể sử dụng một số kỹ thuật dùng thẻ để xem vật gì cần thiết và không cần thiết.

Có 2 loại thẻ:

 Thẻ đỏ: loại bỏ trong 1 tuần

 Thẻ vàng: loại bỏ trong 1 tháng

Cách dán thẻ cho các loại khoản vật khác nhau cũng khác nhau: – Vật liệu + chi tiết tại kho

 Hơn 1 năm không sử dụng: Thẻ đỏ

 Hơn 3 tháng không sử dụng: Thẻ vàng – Bán thành phẩm + Vật liệu tại phân xưởng

 Không sử dụng trong một tháng: Thẻ đỏ

 Không sử dụng trong một tuần: Thẻ vàng – Thành phẩm

 Hơn 1 năm: Thẻ đỏ

 Hơn 1 tháng: Thẻ vàng

– Máy móc, khuôn, đồ gá, dụng cụ

 Hơn 1 năm không sử dụng: Thẻ đỏ

 Hơn 3 tháng không sử dụng: Thẻ vàng

 Đồ gá, dụng cụ hỏng không sửa được hơn 1 năm: Thẻ đỏ

 Đồ gá, dụng cụ hỏng không sửa được hơn 3 tháng: Thẻ vàng – Vật dụng văn phòng tại phân xưởng:

 Không sử dụng trong một tháng: Thẻ đỏ

 Không sử dụng trong một tuần: Thẻ vàng

1.4.2. Sắp xếp.

Chúng ta cần phải chắc chắn rằng mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc.

Việc chúng ta cần phải làm trong bước này đó là phải sắp xếp các khoản vật còn lại sao cho hợp lý, khoa học nhất, giảm thiểu các thao tác thừa. sao cho công việc được tiến hành trôi chảy nhất. Một số tiêu chuẩn sắp xếp cụ thể đã được nêu ra trong phần tiêu chuẩn phía trên.

Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng hơn thì để xa hơn. Nên phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện.

Một điều cần lưu ý nữa là cách sắp xếp nên theo một chuẩn mực nào đó, hoặc có nêu rõ các tra cứu tìm kiếm ngay cạnh nơi để khoản vật. Tốt nhất là nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ, có ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.

Chú ý:

 Mục đích của SEITON - SẮP XẾP là làm cho nơi làm việc của bạn đựợc an toàn, hiệu quả khi làm việc. Vì vậy những vật như rèm, màn che để dấu những vật dụng ở phía sau là không cần thiết.

 Nên xây dựng được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu.

 Sắp xếp những thứ cần thiết: – Xác định vị trí đặt

– Dùng ký hiệu, nhãn hiệu, màu sắc để nhận biết

 Dùng biểu đồ Paretto để xác định tần suất sử dụng đối với máy móc, vật liệu, giá, kệ, đồ gá, khuôn...

– Thường xuyên: Cạnh máy, dây chuyền – Không thường xuyên: tại phân xưởng

– Sử dụng kết hợp với các vật dụng khác: đặt tại trung tâm để quản lý dễ dàng

– Sử dụng hàng giờ: để gần tầm tay, dế lấy – Sử dụng hàng ngày: để nơi dễ tìm, dễ lấy

– Thỉnh thoảng sử dụng: cũng phải được sắp xếp sao cho dễ tìm, tốt nhất là nên sử dụng các loại bảng, ký hiệu màu…

Trên nền nhà nên sử dụng các đường kẻ để phân chia vị trí rõ ràng như sau:

1.4.3. Sạch sẽ

Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc chế tạo sản phẩm. Như vậy Seiso (sạch sẽ) phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày.

 Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ đồ đạc V.V… một cách thường xuyên làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.

 Giành 3 phút mỗi ngày để làm Seiso.

 Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc

 Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng.

 Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là bạn hãy tạo ra môi trường đó.

 Đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch sẽ.

 Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra.

 Điều này rất quan trọng đối với các nhà máy, công xưởng.

 Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu ngay từ hôm nay

Ngoài 3 phút hàng ngày cho Seiso, tất cả mọi người nên tạo cho mình có thói quen làm Seiso trong tuần, trong tháng. Cái lợi do Seiso mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ ra.

1.4.4. Săn sóc

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được 3S.

Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi làm việc; cần có lịch làm vệ sinh.

Phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.

Lưu ý khi tiến hành săn sóc:

• Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc. • Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội) 5S của đơn vị thực hiện.

• Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng động viên.

1.4.5. Sẵn sàng

 Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay lẽ sống.

 Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.

 Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. Muốn vậy cần phải chú ý:

 Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn

 Nhận thức được công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và gia đình bạn.

 Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ thoải mái dễ chịu như ở nhà.

Để nâng cao sẵn sàng của nhân viên trong Xí Nghiệp thì vai trò của người phụ trách là cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.