Công tác tổ chứcđấu thầuở công ty không chỉ là nhiệm vụ của riêng tổ chuyên gia giúp việcđấu thầu trực thuộc ban quản lý dự án mà còn là sự phối hợp của các phòng ban có liên quan. Mỗi khi có gói thầu được tổ chức, do số lượng thành viên trong tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu quá ít nên công ty thường phảiđiều động các cán bộ từ các phòng ban khác có liên quan. Vì vậy, giữa các phòng ban cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng, thống nhất, có sự chia sẻ và phân công công việc.
Các phòng ban cần có trách nhiệm hoạt động theo phương châm tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ đắc lực cho nhau vì sự nghiệp phát triển chung. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban sẽ giúp giảm tối đa thời gian, nhân lực và chi phí cho mội công việc. Ví dụ như trong công tác thẩm định các văn bản pháp luật có liên quan đến tổ chức đấu thầu, các tổ chức thẩm định cần tạo điều kiện và chỉ dẫn cho các đơn vị thành viên khi
các văn bản trên chưa hợp lệ để tránh hiện tượng phải điều chỉnh đi điều chỉnh lại, gây lãng phí thời gian và nhân lực.
Mặt khác lãnh đạo Công ty nên thường xuyên theo dõi hoạt động của các đơn vị, đưa đoàn các bộ đi thực tế để xem xét những vướng mắc ở mỗi phòng ban, đơn vị từ đó kịp thời đưa ra các giải pháp để cải thiện tình hình, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban. Đồng thời tích cực khuyến khích tính tự chủ của các cá nhân trong việc thông báo về những vướng mắc, đề xuất những giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức của Công ty, hoàn thiện cơ chế làm việc nhằm giảm tối đa sự lãng phí về thời gian.
Công ty nên phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng ban để các phòng ban hiểu được vai trò của mình. Từ đó có trách nhiệm với công việc và có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, giúp cho việc tổ chức đấu thầu được thực hiện nhanh hơn và đảm bảo chất lượng. .