5. Kết cấu nội dung khoỏ luận
2.2.2.6.2.Kế toỏn quỏ trỡnh thanh toỏn giữa cụng ty và đơn vị giao ủy thỏc
Thụng thường ở những cụng ty cú nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thỏc sẽ theo dừi quỏ trỡnh thanh toỏn với bờn giao uỷ thỏc theo từng bước chi tiết từ khi xỏc định số tiền phải thu hộ cho bờn uỷ thỏc cho đến khi bờn giao uỷ thỏc chuyển trả tiền phớ uỷ thỏc cho mỡnh. Tuy nhiờn tại cụng ty chỉ theo dừi và phản ỏnh việc thanh toỏn phớ uỷ thỏc và cỏc khoản chi hộ cho bờn uỷ thỏc xuất khẩu.
Chứng từ hạch toỏn
- Biờn bản thanh lớ hợp đồng UTXK. - Húa đơn GTGT về hoa hồng ủy thỏc.
- Cỏc chứng từ chi hộ cho bờn UTXK cỏc khoản như phớ ngõn hàng, phớ giỏm định hải quan, chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, nõng hạ, kiểm đếm, ...
- Phiếu thu, giấy bỏo cú, ...
Tài khoản sử dụng
- TK 1311 “Phải thu ngắn hạn khỏch hàng” phản ỏnh mối quan hệ thanh toỏn với đơn vị ủy thỏc xuất khẩu về cỏc khoản sau :
+ Số phớ ủy thỏc xuất khẩu phải thu của đơn vị ủy thỏc xuất khẩu.
+ Cỏc khoản phớ liờn quan đến hoạt động ủy thỏc XK đó chi hộ cho đơn vị ủy thỏc xuất khẩu.
- Cỏc TK khỏc như: TK 111, TK 112, ...
Trỡnh tự ghi sổ
Từ cỏc chứng từ liờn quan, kế toỏn nhập số liệu vào mỏy theo đường dẫn:
Cập nhật số liệu → Tổng hợp → Phiếu kế toỏn, mỏy tớnh sẽ tự động chuyển vào
sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 1311, sổ cỏi TK 131, sổ chi tiết và sổ cỏi cỏc TK khỏc liờn quan.
Vớ dụ 2 : Xột quan hệ thanh toỏn giữa cụng ty và cụng ty cổ phần cao su
Đà Nẵng trong nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thỏc mặt hàng lốp ụtụ nhón hiệu DRC theo hợp đồng số 01/10/UTXK.
Sau khi hoàn thành nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thỏc theo hợp đồng số 01/10/UTXK đối với cụng ty cổ phần cao su Đà Nẵng, căn cứ biờn bản thanh lý hợp đồng kế toỏn xỏc định số tiền phải thu từ cụng ty cổ phần cao su Đà Nẵng và định khoản như sau:
a, Nợ TK 131: 11.556.000 Cú TK 5113: 10.505.455 Cú TK 3331: 1.050.545 b, Nợ TK 131: 1.500.000 Cú TK 6418: 1.500.000
Sau đú từ cỏc chứng từ liờn quan kế toỏn nhập số liệu theo đường dẫn:
Cập nhật số liệu → Tổng hợp → Phiếu kế toỏn, mỏy tớnh sẽ tự động chuyển vào
sổ Nhật ký chung (Biờ̉u 2.21), sổ chi tiết TK 1311 (Biờ̉u 2.22), sổ cỏi TK 131 (Biờ̉u 2.23), và sổ chi tiết cựng sổ cỏi cỏc TK liờn quan.
Biểu 2.21. Trớch sổ Nhật ký chung
Biểu 2.22. Sổ chi tiết Phải thu khỏch hàng – mó khỏch DRC
CễNG TY CP XNK NGHỆ AN Mẫu S31-DN
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản 1311- Phải thu của khỏch hàng
Đối tượng: Cụng ty cổ phần cao su Đà Nẵng- Mó khỏch : DRC Từ ngày 01/01/2011 đến ngày 31/01/2011
Đơn vị tớnh: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phỏt sinh
Ngày Số PS Nợ PS Cú Số dư đầu thỏng - 28/01 PKT 06 Phớ uỷ thỏc HĐ 01/10/2010 UTXK 5113 333111 10.505.455 1.050.545 28/01 PKT 06 Phớ L/C chi hộ 6418 1.500.000 Cộng PS thỏng 13.056.000 Số dư cuối thỏng 13.056.000 Ngày 31 thỏng 01 năm 2011 Người ghi sổ Kế toỏn trưởng
CễNG TY CP XNK NGHỆ AN Mẫu số S03a-DN
(Trớch) SỔ NHẬT Kí CHUNG
Từ ngày 01/01/2011 đến ngày 31/01/2011
Đơn vị tớnh: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phỏt sinh
Ngày Số Nợ Cú … …. ... ... … ... 24/01 HĐ0000001 Mua củ hành đỏ 1561 331 714.000.000 24/01 HĐ0000001 Mua củ hành đỏ 133 331 35.700.000 … …. ... ... … ... 26/01 HĐ0000003 Xuất củ hành đỏ theo HĐ 01-2011/UNI-SIL 6321 1561 1.442.000.000 26/01 HĐ0000003 Xuất củ hành đỏ theo HĐ 01-2011/UNI-SIL 1311 5111 1.436.560.160 … …. ... ... … … 28/01 PKT 06 Phớ uỷ thỏc HĐ 01/10/2010 UTXK 1311 5113 333111 10.505.455 1.050.545 28/01 PKT 06 Phớ L/C chi hộ 1311 6418 1.500.000 … …. ... ... … ...
Cộng chuyển trang sau 65.098.261.188
Ngày 31 thỏng 01 năm 2011 Người ghi sổ Kế toỏn trưởng
Biểu 2.23. Sổ cỏi Phải thu khỏch hàng
2.2.3. Kế toỏn xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa
Sau mỗi thương vụ xuất khẩu hoàn thành, để phục vụ yờu cầu của nhà quản lý, kế toỏn cụng ty cú nhiệm vụ tớnh hiệu quả của lụ hàng xuất khẩu đú. Toàn bộ cụng việc tớnh hiệu quả được thực hiện trờn bảng Exel.
Cụng thức xỏc định
Lợi nhuận gộp = Tổng Doanh thu xuất khẩu - Tổng chi phí xuṍt khõ̉u. Tổng chi phớ xuṍt khõ̉u = Giỏ vốn + Phớ ngõn hàng + Lói suất ngõn hàng + Chi phớ vận chuyển + Chi phớ khỏc.
Trong đú:
- Tổng chi phớ: Bao gồm tất cả cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh xuất
khẩu như giỏ vốn, lói suất ngõn hàng, chi phớ vận chuyển, chi phớ kiểm dịch, kiểm định, chi phớ làm tờ khai hải quan, bốc dỡ, phớ chuyển tiền,...
CễNG TY CP XNK NGHỆ AN Mẫu S03b-DN
SỔ CÁI
Tài khoản 131- Phải thu khỏch hàng Từ ngày 01/01/2011 đến ngày 31/01/2011
Đơn vị tớnh: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phỏt sinh
Ngày Số PS Nợ PS Cú
Số dư đầu thỏng -
13/01 BC1NT SIL thanh toỏn tiền hoa hồi 11223 172.299.855
26/01 HĐ 0000003 Xuất củ hành đỏ theo HĐ 01- 2011/UNI-SIL 51111 1.436.560.160 … ... … … … 28/01 PKT 06 Phớ uỷ thỏc HĐ 01/10/2010 UTXK 5113 333111 10.505.455 1.050.545 28/01 PKT 06 Phớ L/C chi hộ 6418 1.500.000 … ... … … … Cộng PS thỏng 6.038.850.376 4.642.846.988 Số dư cuối thỏng 6.468.282.560 Ngày 31 thỏng 01 năm 2011 Người ghi sổ Kế toỏn trưởng
- Giá vụ́n: Sụ́ tiờ̀n Cụng ty bỏ ra đờ̉ thu mua hàng hóa đõ̀u vào.
- Phí ngõn hàng: Chi phí ngõn hàng thu khi cung cṍp dịch vụ cho Cụng ty.
- Lói suất ngõn hàng: Cụng ty chủ yếu dựng vốn vay ngõn hàng để thu mua
hàng húa để xuất khẩu, do đú tiền lói vay là một khoản chi phớ xuất khẩu.
Lãi suṍt ngõn hàng = Số tiền vay * Lãi suṍt cho vay * Thời hạn vay.
Vớ dụ 1: Bảng tớnh hiệu quả của lụ hàng hành đỏ xuất khẩu theo hợp đồng
SHAL 01-2011/UNI-SIL.
Biểu 2.24. Bảng tính hiợ̀u quả kinh doanh mặt hàng hành đỏ BẢNG TÍNH HIậ́U QUẢ KINH DOANH MẶT HÀNG HÀNH ĐỎ
Tờ khai sụ́ 8083/XK ngày 26 tháng 01 năm 2011 Hợp đụ̀ng SHAL 01-2011/UNI-SIL ngày 20/01/2011
Khách hàng: PT.SIAN LIEP BUMI PERSADA 56 tṍn x 1355 USD = 75.880 USD
STT Chỉ tiờu Sụ́ tiờ̀n Ghi chú
I Tụ̉ng doanh thu 1.567.995.210
1 Khách hàng thanh toán 1.097.446.878 53.086 * 20.673 2 Khách hàng thanh toán 470.548.332 22.734 * 20.698
II Tụ̉ng chi phí 1.517.802.331
A Giá vụ́n 1.442.000.000
1 Củ hành đỏ (28 tṍn) HĐ 01-2011/UN-HH 714.000.000 25.500.000(đ/tṍn) 2 Củ hành đỏ (28 tṍn) HĐ 02-2011/UN-HH 728.000.000 26.000.000(đ/tṍn)
B Chi phí 75.802.331
1 NH thu phí 783.998
2 Lãi suṍt 20.428.333
3 Vọ̃n tải 54.030.000
4 Chi phí khử trùng 560.000
III Lợi nhuọ̃n gụ̣p 50.192.879
Cuối mỗi quớ, kế toỏn tiến hành thực hiện cỏc thao tỏc xỏc định kết quả kinh doanh trờn phần mềm kế toỏn được lập trỡnh sẵn với trỡnh tự sau:
Thực hiện bỳt toỏn phõn bổ tự động
Cập nhật số liệu → Tổng hợp → Bỳt toỏn phõn bổ tự động
Thực hiện cỏc bỳt toỏn kết chuyển tự động
Cập nhật số liệu → Tổng hợp → Bỳt toỏn kết chuyển tự động
Xem và in bỏo cỏo tài chớnh
Bỏo cỏo tài chớnh → BCTC theo QĐ15-2006/QĐ-BTC → Chọn BCTC
Xuất khẩu là một trong nhiều hoạt động kinh doanh của Văn phũng cụng ty. Cuối mỗi quỹ, phần mềm kế toỏn xỏc định kết quả của tất cả cỏc hoạt động kinh doanh của Văn phũng chứ khụng tớnh riờng được cho hoạt động xuất khẩu. Sở dĩ do hệ thống tài khoản và tiểu khoản chỉ chi tiết tài khoản 511 “Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ” cho cỏc hoạt động :
- TK 5111 “Doanh thu bỏn hàng húa”
+ TK 51111 “Doanh thu hàng húa xuất khẩu” + TK 51112 “Doanh thu hàng húa nhập khẩu” + TK 51113 “Doanh thu thuờ tài sản”
+ TK 51114 “Doanh thu hàng húa bỏn nội địa”
- TK 5112 “Doanh thu bỏn thành phẩm” + TK 51121 “Doanh thu cụng trỡnh”
+ TK 51122 “Doanh thu sản phẩm sản xuất”
- TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
- TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giỏ’
- TK 5117 “Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư”
Cũn cỏc TK khỏc như 632, 641, 642,... đặc biệt là TK 911 “Xỏc định kết quả kinh doanh” khụng mở chi tiết cho cỏc hoạt động kinh doanh.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HểA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CễNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NGHỆ AN 3.1. Đỏnh giỏ thực trạng kế toỏn xuất khẩu hàng hoỏ và xỏc định kết quả xuất khẩu tại Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An
3.1.1. Thuận lợi
Sau 6 năm tiến hành cổ phần húa (2004-2010), Cụng ty đó lớn mạnh khụng ngừng về mọi mặt trong quản lý sản xuất núi chung cũng như trong cụng tỏc kế toỏn núi riờng. Cựng với sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể nhõn viờn trong Cụng ty, tập thể phũng kế toỏn khụng ngừng trau dồi nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ của mỡnh trở thành cụng cụ đắc lực trong cụng tỏc hạch toỏn của cụng ty.
Kế toỏn xuất khẩu hàng hoỏ và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng hoỏ ở Cụng ty được dựa trờn căn cứ khoa học, dựa trờn đặc điểm, tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty và vận dụng sỏng tạo chế độ kế toỏn hiện hành. Cụng ty đó quản lý và đỏnh giỏ kết quả xuất khẩu hàng hoỏ chớnh xỏc, theo dừi quỏ trỡnh thanh toỏn của từng khỏch hàng, tập hợp đầy đủ cỏc khoản chi phớ nhờ đú mà cung cung cấp mọi thụng tin một cỏch chớnh xỏc và kịp thời phục vụ tốt cho cụng tỏc quản lý, phõn tớch, lập kế hoạch và cụng tỏc lónh đạo. Để đạt được những kết quả đú là do cụng tỏc kế toỏn của cụng ty cú những thuận lợi sau:
Thứ nhất: Về bộ mỏy kế toỏn.
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức khỏ khoa học, gọn nhẹ, hợp lý đem lại hoạt động cú hiệu quả, đỏp ứng yờu cầu quản lý. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức vừa tập trung vừa phõn tỏn là phự hợp với điều kiện thực tế tại cụng ty. Phũng Kế toỏn tài chớnh của Văn phũng cụng ty cú 4 nhõn viờn cú trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ cao, cú tinh thần trỏch nhiệm trong cụng việc; Mỗi
nhõn viờn được phõn cụng từng phần hành đảm bảo tớnh chuyờn mụn húa cụng việc nờn đạt hiệu quả và tớnh chớnh xỏc cao nờn trong những năm qua phũng Kế toỏn tài chớnh luụn hoàn thành nhiệm vụ được giao, cung cấp thụng tin chớnh xỏc cho lónh đạo Cụng ty để đưa ra cỏc giải phỏp kinh doanh phự hợp.
Thứ hai: Về đội ngũ nhõn viờn kế toỏn
Đội ngũ nhõn viờn kế toỏn của Cụng ty cú đủ trỡnh độ chuyờn mụn và kinh nghiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mỡnh. Bờn cạnh đú luụn cú tinh thần thỏi độ và trỏch nhiệm làm việc cao, khụng ngừng họ hỏi trau dồi nõng cao kiến thức.
Thứ ba: Về hệ thống chứng từ và luõn chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ về cơ bản tuõn thủ đỳng theo mẫu biểu qui định của Bộ tài chớnh, sử dụng nhất quỏn và đồng bộ trong toàn cụng ty. Quỏ trỡnh lập và luõn chuyển chứng từ được thực hiện một cỏch hợp lý, phự hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như hỡnh thức sổ kế toỏn mà cụng ty đang ỏp dụng; trước khi đưa vào lưu trữ, tất cả chứng từ được sắp xếp, phõn loại, hệ thống húa theo nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian; chứng từ được đúng thành tập, theo từng nhúm kinh doanh và được sắp xếp theo từng thỏng, quý để khi cần thiết cú thể tỡm được ngay thuận tiện cho việc sử dụng lại chứng từ.
Thứ tư: Về hệ thống tài khoản.
Hệ thống tài khoản sử dụng trong cụng ty là hệ thống tài khoản doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh. Theo đú cỏc tài khoản cấp 1 cú nội dung kết cấu theo qui định. Đồng thời cũn mở thờm cỏc tài khoản chi tiết thuận tiện cho việc ghi chộp, phản ỏnh cỏc nghiệp vụ phỏt sinh, cung cấp thụng tin kế toỏn một cỏch chớnh xỏc và kịp thời.
Thứ năm: Về hệ thống sổ sỏch kế toỏn.
Cụng ty đang sử dụng hỡnh thức kế toỏn "Nhật kớ chung" phự hợp với khối lượng chứng từ phỏt sinh liờn tục, thuận tiện cho vận dụng tin học vào theo dừi.
Với hệ thống sổ sỏch kế toỏn chi tiết và hệ thống sổ kế toỏn tổng hợp đảm bảo cung cấp thụng tin chớnh xỏc và đầy đủ cỏc đối tượng quan tõm.
Thứ sỏu: Về phần mềm kế toỏn.
Đơn vị đó ỏp dụng việc ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn mỏy, sử dụng phần mềm kế toỏn " Totalsoft " (Version 01.09) nờn cụng việc được san sẻ, khối lượng cụng việc kế toỏn được giảm bớt, nhanh chúng, hạn chế sai sút. Số lượng sổ sỏch lưu trữ ớt, cụng tỏc kiểm tra kế toỏn tiến hành thuận lợi. Mỗi kế toỏn viờn đảm nhiệm phần hành kế toỏn của mỡnh trờn phần mềm đều cú một mật khẩu riờng và quản lý số liệu của mỡnh. Kế toỏn trưởng là người cú mật khẩu chung của tất cả mọi phần hành. Như vậy cụng tỏc kế toỏn của đơn vị được đảm bảo an toàn.
Thứ bảy: Về cơ sở vật chất.
Cơ sở vật chất được trang bị tương đối đầy đủ: mỗi kế toỏn viờn cú một mỏy tớnh làm việc riờng, trong phũng cú mỏy in, mỏy fax, điện thoại phục vụ trong quỏ trỡnh làm việc.
Nhỡn chung cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty đó đạt được cỏc thành tựu nhất định, đảm bảo tuõn thủ chế độ kế toỏn hiện hành.
3.1.2. Khú khăn
Bờn cạnh những thành quả đạt được trong tổ chức hạch toỏn kế toỏn cụng ty cũn cú những tồn tại cần khắc phục nhằm đỏp ứng tốt hơn yờu cầu quản lý:
Thứ nhất: Về bộ mỏy kế toỏn.
Với quy mụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An thỡ cụng tỏc kế toỏn núi chung là rất phức tạp. Tuy nhiờn nhõn viờn trong phũng kế toỏn của cụng ty cũn hạn chế về số lượng nờn mỗi kế toỏn cũn phải đảm nhận nhiều cụng tỏc khỏc nhau. Chớnh vỡ vậy kế toỏn cũn làm tắt cụng việc và rất dễ xảy ra sai sút.
Thứ hai: Về đội ngũ nhõn viờn kế toỏn
Với đặc thự của lĩnh vực xuất nhập khẩu, yờu cầu cỏc nhõn viờn kế toỏn phải cú trỡnh độ ngoại ngữ tốt để giao dịch cũng như xử lý chứng từ. Tuy nhiờn, số nhõn viờn kế toỏn Cụng ty thành thạo ngoại ngữ chưa nhiều. Điều này đó làm hạn chế hiệu quả hoạt động của cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty.
Thứ ba: Về phần phõn cụng lao động kế toỏn.
Cụng ty đó ỏp dụng kế toỏn mỏy trong việc tổ chức hạch toỏn kế toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Tuy nhiờn, do cú sự phõn cụng lao động kế toỏn nờn mỗi nhõn viờn kế toỏn chỉ đảm nhận phần hành kế toỏn của mỡnh. Mỗi kế toỏn viờn phải cập nhật số liệu và khụng biết quy trỡnh cập nhật số liệu ở cỏc phần hành khỏc nờn vụ hỡnh chung làm ảnh hưởng đến tiến trỡnh chung của cụng ty. Kế toỏn viờn khụng cú đủ điều kiện để nắm bắt được tỡnh hỡnh kế toỏn của cỏc phần hành kế toỏn khỏc.
Thứ tư: Về phần mềm kế toỏn.
Cụng ty đang sử dụng phần mềm Totalsoft phiờn bản năm 2009, hiện nay phiờn bản này đó cũ và cú nhiều hạn chế trong việc hạch toỏn của kờ toỏn.
Thứ năm: Về cụng tỏc thu mua hàng húa đầu vào.