5. Kết cấu nội dung khoỏ luận
2.2.2.3. Thủ tục xuất khẩu
Thủ tục xuất khẩu được tiến hành tựy thuộc vào phương thức xuất khẩu. 2.2.2.3.1. Đối với phương thức xuất khẩu trực tiếp
Quy trỡnh xuất khẩu trực tiếp gồm cỏc bước như sau:
Bước 1: Nghiờn cứu thị trường, xỏc định mặt hàng xuất khẩu
Nghiờn cứu mặt hàng thị trường đang cần là một trong những yếu tố tiờn phong cho hoạt động thành cụng của cụng ty. Để tiến hành một thương vụ xuất khẩu, trước hết phũng kinh doanh XNK tiến hành cử cỏn bộ đi nghiờn cứu thị trường về dung lượng, giỏ cả cỏc loại hàng hoỏ và cỏc nhõn tố ảnh hưởng. Căn cứ vào cỏc kết quả của việc nghiờn cứu thị trường, cụng ty sẽ tiến hành lựa chọn phương thức giao dịch và đối tỏc để tiến hành giao dịch.
Dựa trờn cơ sở nắm chắc nhu cầu của thị trường trờn thế giới, cụng ty tiến hành nghiờn cứu và xỏc định được cỏc nguồn hàng để thoả món nhu cầu, đồng thời phự hợp với nguồn lực và cỏc điều kiện hiện cú để tiến hành kinh doanh.
Bước 2: Lập phương ỏn kinh doanh
Trờn cơ sở những kết quả thu được trong quỏ trỡnh nghiờn cứu tiếp cận thị trường và xác định mặt hàng xuṍt khõ̉u, phũng kinh doanh XNK sẽ lập phương ỏn kinh doanh. Phương ỏn này là kế hoạch hoạt động của Cụng ty nhằm đạt đến những mục tiờu xỏc định.
Việc xõy dựng phương ỏn kinh doanh bao gồm cỏc bước sau:
Đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thị trường và đối tỏc: Cỏn bộ phũng XNK rỳt ra những nột tổng quỏt và phõn tớch thuận lợi, khú khăn trong kinh doanh.
Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh
Đề ra mục tiờu: Những mục tiờu đề ra trong một phương ỏn kinh doanh bao giờ cũng là một mục tiờu cụ thể như: sẽ thõm nhập vào thị trường nào, sẽ bỏn được bao nhiờu hàng hoỏ, với giỏ cả bao nhiờu, …
Đề ra biện phỏp thực hiện: Những biện phỏp này là cụng cụ để đạt được mục tiờu đề ra. Bao gồm biện phỏp trong nước và ngoài nước.
• Những biện phỏp trong nước: Đầu tư vào sản xuất, cải tiến bao bỡ, ký hợp đồng kinh tế, tăng giỏ thu mua…
• Những biện phỏp ngoài nướ: Đẩy mạnh quảng cỏo, lập chi nhỏnh ở nước ngoài, mở rộng mạng lưới đại lý.
Sơ bộ đỏnh giỏ hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh: Việc đỏnh giỏ hiệu quả kinh doanh được thụng qua một số chỉ tiờu chủ yếu sau: Chỉ tiờu tỷ suất ngoại tệ hàng xuất khẩu hoặc hàng nhập khẩu; Chỉ tiờu thời gian hoàn vốn; Chỉ tiờu tỷ suất lợi nhuận; Chỉ tiờu hoà vốn.
Sau khi phương ỏn kinh doanh đó được đề ra, phũng kinh doanh XNK sẽ cố gắng tổ chức thực hiện phương ỏn thụng qua việc quảng cỏo, bắt đầu chào hàng chuẩn bị hàng hoỏ….
Bước 3:Giao dịch, đàm phỏn ký kết hợp đồng (Hợp đồng ngoại)
Cụng ty tiến hành kớ kết hợp đồng kinh tế với bạn hàng nước ngoài thụng qua hỡnh thức đàm phỏn trực tiếp với khỏch hàng. Người tiến hành đàm phỏn là Tổng giỏm đốc hoặc người được tổng giỏm đốc ủy quyền như phú tổng giỏm đốc hoặc trưởng phũng kinh doanh xuṍt nhọ̃p khõ̉u.
Hợp đồng xuất khẩu thường bao gồm cỏc nội dung sau :
Số hợp đồng; Ngày và nơi ký hợp đồng.
Tờn và đại chỉ của cỏc bờn ký kết.
Cỏc điều khoản của hợp đồng như: Điều khoản về hàng húa (Tờn hàng, quy cỏch phẩm chất, số lượng, bao bỡ, ký mó hiệu); Giỏ đơn vị, tổng giỏ trị hợp đồng; Điều khoản về đúng gúi; Thời hạn và địa điểm giao hàng, điều kiện giao nhận; Phương thức thanh toỏn; Bảo hiểm; Điều khoản về vận chuyển; Chữ ký của hai bờn; Điều kiện khiếu nại kiểm tra và bồi thường do vi phạm hợp đồng…
Hợp đồng được lập bằng hai thứ tiếng, thụng thường là tiếng Anh và tiếng Việt, mỗi thứ tiếng được lập thành hai bản, mỗi bờn giữ một bản cơ sở phỏp lớ của sự kớ kết và thực hiện hợp đồng.
Bước 4:Mở L/C
Sau khi kớ hợp đồng và trước khi giao hàng, trờn cơ sở giấy tờ, số liệu được xỏc nhận và giấy phộp xuất khẩu, phũng kinh doanh chuyển sang phũng kế toỏn, kế toỏn cụng ty phải tiến hành cỏc thủ tục đề nghị đối tỏc mở thư tớn dụng L/C vỡ nếu L/C mở chậm sẽ gõy khú khăn cho cụng ty trong việc giao hàng. Sau khi nhận được L/C từ ngõn hàng, nhõn viờn kế toỏn cụng ty kiểm tra L/C cú phự hợp với cỏc điều kiện trong hợp đồng đó kớ khụng để ra quyết định chấp nhận hay đề nghị khỏch hàng sửa lại L/C đú.
Bước 5: Chuẩn bị hàng húa
Việc thu mua chuẩn bị hàng húa tạo nguồn hàng để xuất khẩu được thực hiện ngay sau khi xỏc định L/C hoàn toàn phự hợp.
Đối với những hợp đồng cú quy định rừ việc kiểm tra hàng húa XK thỡ cụng ty cần làm cỏc thủ tục chứng nhận số lượng, trọng lượng, phẩm chất của hàng húa. Kết thỳc quỏ trỡnh kiểm tra, cụng ty lập bản chứng nhận đó kiểm tra chất lượng lụ hàng XK thành 2 bản (một bản tiếng Anh, một bản tiếng Việt). Sau đú cụng ty đưa hàng về đúng gúi, ghi mó kớ hiệu hoặc từ kho của đơn vị được thu mua, đúng gúi hàng vào container để đưa tới cảng xếp hàng theo quy định trong hợp đồng.
Tựy theo hợp đồng kớ kết mà cụng ty cú thể thuờ phương tiện vận tải cho lụ hàng xuất khẩu. Cụng ty thường mua bảo hiểm cho hàng húa nhằm giảm thiểu những rủi ro cú thể gặp phải trong quỏ trỡnh vận chuyển cũng như lưu kho bói.
Bước 6: Làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan đối với hàng xuất khẩu gồm cỏc bước sau:
Khai và nộp hồ sơ hải quan.
Đại diện cụng ty khai bỏo chi tiết về hàng húa lờn hồ sơ hải quan để trỡnh lờn cơ quan hải quan. Hồ sơ hải quan bao gồm:
• Tờ khai hải quan: nộp 02 bản chớnh.
• Hợp đồng mua bỏn hàng húa hoặc cỏc giấy tờ cú giỏ trị phỏp lý tương đương hợp đồng: nộp 01 bản sao. Hợp đồng mua bỏn hàng hoỏ phải là bản tiếng Việt hoặc bản tiếng Anh, nếu là ngụn ngữ khỏc thỡ người khai hải quan phải nộp kốm bản dịch ra tiếng Việt và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về nội dung bản dịch.
• Húa đơn thương mại, Húa đơn GTGT.
Tuỳ trường hợp cụ thể dưới đõy, người khai hải quan nộp thờm, xuất trỡnh cỏc chứng từ sau:
• Bản kờ chi tiết hàng hoỏ đối với trường hợp hàng hoỏ cú nhiều chủng loại hoặc đúng gúi khụng đồng nhất: nộp 01 bản chớnh.
• Giấy phộp xuất khẩu đối với hàng húa phải cú giấy phộp xuất khẩu theo quy định của phỏp luật: nộp 01 bản chớnh nếu xuất khẩu một lần hoặc bản sao khi xuất khẩu nhiều lần và phải xuất trỡnh bản chớnh để đối chiếu, lập phiếu theo dừi trừ lựi.
• Cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan theo quy định của phỏp luật: nộp 01 bản chớnh.
Trường hợp hàng hoỏ thuộc đối tượng được miễn thuế xuất khẩu, ngoài cỏc giấy tờ nờu trờn, phải cú thờm:
• Danh mục hàng húa miễn thuế kốm theo phiếu theo dừi trừ lựi đó được đăng ký tại cơ quan hải quan.
• Giấy tờ khỏc chứng minh hàng húa XK thuộc đối tượng miễn thuế.
• Bảng kờ danh mục, tài liệu của hồ sơ đề nghị miễn thuế.
Xuất trỡnh hàng húa để cơ quan hải quan kiểm tra.
Nộp thuế, thực hiện cỏc nghĩa vụ tài chớnh và nhận lại tờ khai hải quan đó cú xỏc nhận từ cơ quan hải quan.
Sau khi thực hiện cỏc thủ tục hải quan, cụng ty đó cú đầy đủ cỏc điều kiện phỏp lớ để xuất khẩu hàng húa cho đối tỏc nước ngoài.
Bước 7: Thanh toỏn tiền hàng
Trỡnh tự thanh toỏn được thực hiện theo đỳng hợp đồng đó kớ kết. 2.2.2.3.2. Đối với phương thức xuất khẩu uỷ thỏc
Bước 1: Kớ kết hợp đồng ủy thỏc xuất khẩu (Hợp đồng nội)
Khi một tổ chức kinh tế cú nhu cầu xuất khẩu một số mặt hàng nào đú nhưng họ lại chưa cú đủ điều kiện để được nhà nước cấp phộp cho kinh doanh
XNK, khi đú họ sẽ giao ủy thỏc cho cụng ty tiến hành xuất khẩu hộ. Hai bờn sẽ tiến hành kớ kết hợp đồng ủy thỏc xuất khẩu (hợp đồng nội) theo đỳng quy định.
Hợp đồng ủy thỏc xuất khẩu thụng thường bao gồm cỏc điều khoản sau :
• Điều khoản chung: Tiờu chuẩn chất lượng, số lượng, giỏ cả,…
• Điều kiện giao hàng: Địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng,…
• Trỏch nhiệm của cỏc bờn: Quy định về quyền và nghĩa vụ của cụng ty và bờn giao ủy thỏc.
• Khiếu nại và bồi thường: Quy định về cỏc điều kiện và thực hiện nếu cú tranh chấp, khiếu nại.
• Điều kiện thanh toỏn: Quy định về phương thức, thời hạn thanh toỏn. Cỏc điều khoản khỏc…
Bờn giao ủy thỏc là đơn vị chủ hàng, được phộp hạch toỏn doanh thu bỏn hàng xuất khẩu, được quyền sử dụng số ngoại tệ thu được từ xuất khẩu đồng thời phải chịu thuế xuất khẩu, phải thanh toỏn tiền hoa hồng xuất khẩu cho cụng ty. Cụng ty (bờn nhận uỷ thỏc) là bờn đứng ra thay mặt bờn ủy thỏc ký kết hợp đồng với bờn nước ngoài. Hợp đồng này được thực hiện thụng qua hợp đồng uỷ thỏc và chịu sự điều chỉnh của luật kinh doanh trong nước. Sau khi ký kết hợp đồng ủy thỏc xuất khẩu cụng ty sẽ đúng vai trũ là một bờn của hợp đồng mua bỏn ngoại thương. Do vậy cụng ty sẽ phải chịu sự điều chỉnh về mặt phỏp lý của luật kinh doanh trong nước, luật kinh doanh của bờn đối tỏc và luật buụn bỏn quốc tế. Cỏc chi phớ phỏt sinh liờn quan đến xuất khẩu ủy thỏc như chi phớ thủ tục, chi phớ vận chuyển… sẽ do bờn giao ủy thỏc thanh toỏn hoặc nhờ cụng ty chi hộ.
Cỏc bước 2, 3, 4, 5, 6, 7 tương tự trường hợp xuất khẩu trực tiếp. Tuy nhiờn với phương thức này sau khi bờn nhập khẩu thanh toỏn cụng ty cũn phải thờm một bước đú là:
Sau khi khỏch hàng nước ngoài thanh toỏn tiền hàng, cụng ty lập Biờn bản thanh lớ hợp đồng ủy thỏc, đồng thời thụng bỏo về cỏc khoản chi hộ và tiền hoa hồng ủy thỏc mà cụng ty được hưởng gửi cho bờn giao ủy thỏc. Cụng ty phải chuyển cho bờn ủy thỏc cỏc chứng từ sau :
• Bản thanh lý hợp đồng.
• Hoỏ đơn thương mại (Invoice) xuất cho nước ngoài (1 bản sao).
• Tờ khai hàng hoỏ xuất khẩu cú xỏc nhận thực xuất và đúng dấu của cơ quan hải quan cửa khẩu (1 bản sao).
• Hoỏ đơn GTGT về hoa hồng uỷ thỏc.
Cỏc bản sao phải được cụng ty sao và ký, đúng dấu. Trường hợp cụng ty cựng l lỳc XK hàng húa uỷ thỏc cho nhiều đơn vị, khụng cú hoỏ đơn XK hàng húa và tờ khai hải quan riờng cho từng đơn vị thỡ vẫn gửi bản sao cho cỏc đơn vị uỷ thỏc nhưng phải kốm theo bảng kờ chi tiết hàng hoỏ, số lượng, đơn giỏ và doanh thu hàng xuất cho từng đơn vị.
Khi biờn bản thanh lớ hợp đồng được hai bờn thụng qua, cụng ty tiến hành thanh toỏn cho bờn ủy thỏc thụng qua ngõn hàng.
2.2.2.4. Chứng từ hạch toỏn
2.2.2.4.1. Đối với phương thức xuất khẩu trực tiếp
Để thực hiện hạch toỏn nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp phũng kế toỏn yờu cầu cần phải cú hợp đồng ngoại thương (Foreign Trade Contract) và bộ chứng từ xuất khẩu, bao gồm:
• Húa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ cơ bản khõu thanh toỏn, yờu cầu người mua phải trả số tiền ghi trờn hoỏ đơn.
• Vận đơn đường biển (Bill of lading – B/L) hoặc đường hàng khụng (Bill of air – B/A): Là giấy chứng nhận của đơn vị vận tải về số lượng, loại hàng, nơi đến, nơi đi.
• Phiếu đúng gúi (Parking list).
• Thư tớn dụng (Letter of credit).
• Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).
• Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality).
• Giấy chứng nhận số lượng / trọng lượng (Certificate of quantity / weight).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of original).
• Giấy chứng nhận kiểm dịch đối với hàng nụng sản, thực phẩm.
• Một số cỏc chứng từ cần thiết khỏc như hối phiếu (Bill of exchange), tờ khai hải quan, biờn lai thuế và phớ cỏc loại,…
Ngoài ra kế toỏn nghiệp vụ xuất khẩu cũn phải sử dụng những chứng từ như: Phiếu nhập kho, hoỏ đơn GTGT, cỏc chứng từ vận chuyển bốc dỡ hàng hoỏ trong nước, giấy bỏo Nợ, giấy bỏo Cú, phiếu thu, phiếu chi…
Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hoỏ do cỏc cỏn bộ nghiệp vụ kinh doanh tại phũng kinh doanh XNK của cụng ty lập theo đỳng mẫu quy định của nhà nước. Tuỳ theo yờu cầu của hợp đồng mà số lượng chứng từ cú thể khỏc nhau.
Thụng thường bộ chứng từ XK được lập làm 4 bộ, trong đú cụng ty giữ lại 2 bộ cũn giao khỏch hàng 2 bộ. Trỡnh tự luõn chuyển bộ chứng từ XK như sau :
1 bộ đưa về lưu tại cụng ty.
1 bộ chuyển về phũng kế toỏn của cụng ty làm cơ sở ghi chộp.
1 bộ sẽ giao cho ngõn hàng để làm thủ tục thanh toỏn thu tiền hàng sau đú ngõn hàng sẽ giao lại bộ chứng từ cho người NK.
1 bộ chuyển thẳng cho người nhập khẩu. 2.2.2.4.2. Đối với phương thức xuất khẩu uỷ thỏc
Trong trường hợp cụng ty nhận UTXK cho đơn vị khỏc, về cơ bản bộ chứng từ dựng để hạch toỏn giống như bộ chứng từ trong trường hợp XK trực tiếp. Ngoài ra cũn cú thờm hợp đồng UTXK và cỏc chứng từ hạch toỏn khỏc:
• Húa đơn GTGT đối với hoa hồng ủy thỏc.
• Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ do bờn ủy thỏc lập.
• Húa đơn GTGT với thuế suất 0% do bờn ủy thỏc lập.
• Cỏc chứng từ hạch toỏn tiền hàng cho đơn vị giao ủy thỏc như ủy nhiệm chi, giấy bỏo Nợ, giấy bỏo Cú, phiếu thu, phiếu chi,….
2.2.2.5. Kế toỏn nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp
2.2.2.5.1. Khai bỏo chung
Việc xõy dựng cỏc danh mục được thực hiện tại thời điểm phần mềm bắt đầu đưa vào sử dụng và trong quỏ trỡnh hoạt động cỏc danh mục sẽ được mở rộng thờm tuỳ thuộc vào tỡnh hỡnh kinh doanh của cụng ty.
Khai bỏo danh mục tài khoản
Cụng ty ỏp dụng hệ thống tài khoản kế toỏn theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC. Tài khoản phục vụ cụng tỏc kinh doanh xuất gồm cỏc TK chủ yếu sau: TK 156 (Chi tiết 1561, 1562), TK 632, TK 511 (Chi tiết 5111), TK131, TK 333,…
Khai bỏo danh mục sổ kế toỏn
Hệ thống sổ sỏch tuõn theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC của Bộ tài chớnh. Sau khi kế toỏn tiến hành cập nhập số liệu thỡ số liệu sẽ tự động chuyển vào sổ chi tiết và sổ cỏi cỏc tài khoản tương ứng liờn quan.
Sổ chi tiết gồm: Sổ chi tiết tựy chọn kế toỏn TK 5113, 632, 131… Sổ tổng hợp: Sổ cỏi cỏc TK 511, 632, 131…
Khai bỏo danh mục hàng húa
Từ giao diện chớnh màn hỡnh, kế toỏn chọn: Cập nhật số liệu → Danh mục
→ Danh mục hàng hoỏ vật tư. Tại đõy ta cú thể thờm mới tờn hàng húa với cỏc
Biểu 2.2. Giao diện đường dẫn khai bỏo danh mục hàng hoỏ
2.2.2.5.2. Kế toỏn giỏ vốn hàng húa xuất khẩu
Chứng từ hạch toỏn
- Húa đơn GTGT hàng húa mua vào. - Húa đơn GTGT cỏc chi phớ thu mua. - Húa đơn thương mại.
Tài khoản sử dụng
- TK 156 “Hàng húa”
Chi tiết: + TK 1561 “Giỏ mua hàng húa”.
+ TK 1562 “Chi phớ thu mua hàng húa”. - TK 632 “Giỏ vốn hàng bỏn”.
Trường hợp hàng húa mua đem xuất khẩu thẳng khụng nhập kho, kế toỏn khụng sử dụng TK 157 để hạch toỏn mà vẫn hạch toỏn vào TK 156, mặc dự thực tế khụng cú sự nhập xuất hàng húa tại kho của cụng ty.
Phương phỏp hạch toỏn giỏ vốn
Cụng ty sử dụng phương phỏp tớnh giỏ xuất kho theo phương phỏp nhập trước xuất trước, phương phỏp này đó được mỏy mặc định trong phần mềm. Khi mua hàng hoỏ về xuất khẩu, căn cứ cỏc chứng từ kốm theo kế toỏn mua bỏn hàng