5. Kết cấu nội dung khoỏ luận
2.1.2.2.1. Tổ chức bộ mỏy quản lý
Để phự hợp với đặc điểm của Cụng ty là kinh doanh nhiều mặt hàng và cú nhiều đơn vị phụ thuộc, Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An đó khụng ngừng củng cố và điều chỉnh mụ hỡnh quản lớ gồm cỏc phũng ban gọn nhẹ mà vẫn chuyờn sõu để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ. Cụng ty hoạt động theo mụ hỡnh cụng ty cổ phần khụng cú vốn Nhà nước, đứng đầu là hội đồng quản trị. Do đú bộ mỏy quản lớ được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng như sau:
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ mỏy quản lớ của cụng ty
(Nguồn : Website : http://www.unimexna.com.vn) 2.1.2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Hội đồng quản trịã
HĐQT là cơ quan quản lý cao nhất của Cụng ty, cú toàn quyền nhõn danh cụng ty để quyết định cỏc vấn đề liờn quan đến mục đớch, quyền lợi của cụng ty phự hợp với phỏp luật Việt Nam và nghị quyết của đại hội đồng cổ đụng.
Phũng ban
- Phũng tổ chức hành chớnh.
- Phũng kế toỏn – tài vụ. - Phũng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Đơn vị thành viờn
- Chi nhỏnh ngoại thương Diễn Chõu.
- Inter shop rượu nhập khẩu. - Siờu thị mỹ phẩm.
- Salon & trung tõm dịch vụ ụ tụ UNIMEX.
- Tổng kho ngoại thương. - Trung tõm thương mại Vinh. - Xớ nghiệp kim khớ điện mỏy. - Xớ nghiệp sản xuất bao bỡ.
Liờn doanh
- Liờn doanh khai thỏc và chế biến đỏ xuất khẩu. - Hợp doanh cung cấp lắp đặt, bảo hành, bảo trỡ thang mỏy.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Ban giỏm đốc
BGĐ chịu trỏch nhiệm quản trị doanh nghiệp và nằm dưới sự lónh đạo của hội đồng quản trị.
Cỏc phũng ban chức năng
Phũng tổ chức hành chớnh
- Thực hiện cụng tỏc bảo quản hồ sơ, con dấu.
- Thực hiện chế độ bảo hiểm cho người lao động, theo dừi và bảo quản hồ sơ của người lao động, hồ sơ đất đai và cỏc tài sản thuộc quyền sở hữu hợp phỏp của cụng ty.
- Theo dừi, quy hoạch về cụng tỏc đào tạo nhõn sự và lập hồ sơ về cụng tỏc xõy dựng cơ bản.
Phũng Kế toỏn tài chớnh
- Tổ chức quản lý tài chớnh, quản lý vốn, cung ứng vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn cụng ty. Theo dừi, kiểm tra, giỏm sỏt cỏc khoản tiền vốn, tiền vay, cỏc biến động tài sản, hàng hoỏ, vật tư, cõn đối tiền - hàng kịp thời, chớnh xỏc.
- Kiểm tra việc thực hiện cỏc nghiệp vụ liờn quan tới hoạt động kinh tế tài chớnh trong toàn Doanh nghiệp, kiểm tra tớnh trung thực, đầy đủ, chớnh xỏc, hợp lý, hợp lệ của chứng từ theo quy định của phỏp luật và tớnh chất cụng việc cụ thể, thực hiện nghiệp vụ kế toỏn tài chớnh, kế toỏn quản trị theo đỳng yờu cầu của phỏp luật và cụng tỏc quản lý trong toàn cụng ty.
- Chịu trỏch nhiệm theo dừi, kiểm tra việc hạch toỏn của cỏc đơn vị thành viờn, hoàn thành cỏc bỏo cỏo thống kờ, tài chớnh theo quy định.
- Phõn bổ và lập kế hoạch nộp cỏc khoản thuế phỏt sinh đỳng chế độ và thời hạn theo quy định.
- Thực hiện thanh quyết toỏn, thu chi tài chớnh theo chế độ đối với cỏc hoạt động tài chớnh và cỏc thương vụ kinh doanh của cỏc phũng, ban.
Phũng kinh doanh xuất nhập khẩu
- Khảo sỏt, nghiờn cứu thị trường, khai thỏc tỡm kiếm cỏc mặt hàng trong phạm vi ngành hàng đăng ký của cụng ty để tổ chức kinh doanh đảm bảo hoàn thành chỉ tiờu kế hoạch giao. Cụ thể: Cụng tỏc Marketting, tiếp thị thị trường tiờu thụ sản phẩm, tỡm kiếm khỏch hàng, đơn hàng, ký kết hợp đồng XNK,…
- Tham mưu cho ban giỏm đốc về diễn biến giỏ cả thị trường trong và ngoài nước cỏc mặt hàng, ngành hàng kinh doanh. Hướng dẫn, hỗ trợ, tư vấn cho cỏc đơn vị, phũng ban về chớnh sỏch, chế độ, cỏc thủ tục chứng từ hàng hoỏ XNK theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện giao dịch, đàm phỏn và lập phương ỏn kinh doanh theo chỉ đạo của lónh đạo cụng ty để tiến hành ký kết hợp đồng XNK và cú thể ký hợp đồng theo uỷ quyền của giỏm đốc cụng ty. Chịu trỏch nhiệm giao nhận, giỏm sỏt chất lượng, số lượng hàng hoỏ XNK theo hợp đồng đó ký và hoàn tất cỏc thủ tục, chứng từ liờn quan. Theo dừi thanh quyết toỏn cỏc hợp đồng XNK đó thực hiện.
- Thực hiện cỏc dự ỏn đầu tư liờn doanh.
Cỏc đơn vị thành viờn
Cỏc đơn vị thành viờn là đơn vị cơ sở của cụng ty, cú chức năng, nhiệm vụ riờng. Tuy nhiờn mỗi đơn vị cú thể tự khai thỏc cỏc mặt hàng khỏc. Khi cú khỏch hàng ngoài thỡ vẫn được phộp kinh doanh trựng với ngành của đơn vị khỏc nhưng giỏ nội, giỏ ngoại phải thống nhất trong toàn cụng ty, khụng được phỏ giỏ và cạnh tranh lẫn nhau.
Liờn doanh
- Hợp doanh khai thỏc và chế biến đỏ XK được liờn doanh theo hỡnh thức hợp đồng hợp tỏc kinh doanh trong lĩnh vực khai thỏc, chế biến và xuất khẩu đỏ theo giấy phộp đầu tư của UBND Nghệ An.
2.1.3. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Để đảm bảo cụng tỏc kế toỏn được thực hiện trỏnh sự trồng chộo và giảm khối lượng cụng việc cho cỏc nhõn viờn kế toỏn, đồng thời để phự hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh đa ngành nghề, địa bàn hoạt động kinh doanh rộng, Cụng ty đó xõy dựng bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh vừa tập trung vừa phõn tỏn. Theo mụ hỡnh này, ở đơn vị cú tổ chức kế toỏn riờng được thành lập phũng kế toỏn cơ sở để thực hiện toàn bộ cụng việc kế toỏn phỏt sinh ở đơn vị mỡnh và định kỳ lập bỏo cỏo tài chớnh để gửi về phũng Kế toỏn tài chớnh ở Văn phũng cụng ty. Cũn ở đơn vị kế toỏn cấp cơ sở khụng tổ chức hạch toỏn riờng thỡ phũng Kế toỏn Văn phũng cụng ty bố trớ nhõn viờn kế toỏn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toỏn, thu nhận và kiểm tra chứng từ để cuối kỳ kế toỏn gửi cỏc chứng từ về phũng Kế toỏn Văn phũng cụng ty.
Chỳ thớch: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn
(Nguồn : Phũng Kế toỏn tài chớnh - Cụng ty CP XNK NA)
Kế toỏn Trưởng Kế toỏn văn phũng cụng ty KT tổng hợp KT vốn TS CĐ KT kho, mua bỏn hàng KT ngõn hàng Trạm Diễn Chõu XN bao bỡ TT TM vinh …. Kế toỏn cỏc ĐV trực thuụ̣c
Cụng tỏc kế toỏn được phõn cụng cụ thể theo cụng tỏc quản lý và cụ̀ng tác nghiệp vụ:
Theo cụng tỏc quản lý
- Kế toỏn trưởng: Là người chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc Cụng ty và phỏp luật, nhà nước về mọi hoạt động của phũng, tham mưu và giỳp việc cho Tổng giỏm đốc Cụng ty trờn cỏc lĩnh vực kế toỏn tài chớnh.
Nhiệm vụ của kế toỏn trưởng: Phụ trỏch toàn bộ cụng tỏc tài chớnh – kế toỏn, điều hành mọi hoạt động của phũng Kế toỏn tài chớnh, tham gia đỏnh giỏ tớnh hiệu quả, lựa chọn phương ỏn đầu tư, tham mưu về giỏ cả trong ký kết hợp đồng, theo dừi và chỉ đạo trực tiếp bộ phận thanh toỏn tiền mặt và tiền quỹ, ngõn hàng; xem xột những vấn đề về chế độ kế toỏn tài chớnh, bỏo cỏo quyết toỏn, xõy dựng kế hoạch tài chớnh; đề xuất ý kiến tham mưu giỳp lónh đạo cụng ty về vấn đề huy động vốn, quản lý tài chớnh; ký duyệt chứng từ thanh toỏn.
- Kế toỏn tổng hợp: Thực hiện cỏc nghiệp vụ kế toỏn tổng hợp; kiểm tra cỏc bộ phận nghiệp vụ về tớnh chớnh xỏc trong hạch toỏn, kiểm tra sổ chi tiết cỏc tài khoản, thực hiện kết chuyển và phõn bổ chi phớ; theo dừi cụng nợ nội bộ; theo dừi tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm TSCĐ; kiểm tra, đối chiếu số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp; lập bỏo cỏo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo cụng tỏc nghiệp vụ
-Kế toỏn vốn, TSCĐ:Phụ trỏch theo dừi và quản lý tỡnh hỡnh sử dụng vốn,
vốn bằng tiền đồng thời theo dừi và kiểm soỏt tỡnh hỡnh TSCĐ và cụng nợ.
- Kế toỏn kho, mua bỏn hàng: Theo dừi việc nhập, xuất kho vật tư, hàng húa và cỏc nghiệp vụ liờn quan đến việc tiờu thụ hàng húa.
- Kế toỏn ngõn hàng: Theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm về tiền gửi ngõn hàng, trực tiếp giao dịch với ngõn hàng về cỏc nghiệp vụ liờn quan đến thanh toỏn với ngõn hàng bằng hỡnh thức chuyển khoản. Đồng thời là bộ phận kế toỏn thực hiện cỏc nghiệp vụ về vay vốn của cụng ty.
- Kế toỏn tại cỏc đơn vị trực thuộc: Hàng quý cú nhiệm vụ lập bỏo cỏo của đơn vị và gửi lờn phũng kế toỏn cụng ty để tổng hợp và lập bỏo cỏo kế toỏn toàn cụng ty.
2.1.3.2. Chế độ kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty
- Chế độ kế toỏn ỏp dụng: Cụng ty ỏp dụng chế độ kế toỏn doanh nghiệp
ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh với đầy đủ hệ thống 26 chuẩn mực kế toỏn Việt Nam.
- Niờn độ kế toỏn: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc vào ngày 31/12
dương lịch hàng năm.
- Kỳ kế toỏn: Xỏc định theo từng quý, mỗi quý phũng Kế toỏn tài chớnh
cụng ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập bỏo cỏo theo quy định của BTC.
- Đợn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn: Theo đồng Việt Nam, tỉ giỏ qui đổi
ngoại tệ theo tỉ giỏ của Ngõn hàng Cụng Thương Việt Nam tại cỏc thời điểm.
- Phương phỏp tớnh thuế GTGT: Phương phỏp khấu trừ.
- Phương phỏp kế toỏn HTK: Phương pháp kờ khai thường xuyờn.
- Phương phỏp tớnh giỏ HTK :
+ Xỏc định giỏ trị HTK cuối kỳ: phương phỏp giỏ mua thực tế.
+ Xỏc định trị giỏ vốn hàng xuất kho: phương phỏp nhập trước xuất trước.
- Phương phỏp kế toỏn TSCĐ:
+ Đỏnh giỏ TSCĐ theo nguyờn giỏ và giỏ trị cũn lại của TSCĐ.
+ Sử dụng phương phỏp khấu hao đường thẳng căn cứ theo quyết định số 206/2003/QĐ- BTC ban hành ngày 12 tháng 12 năm 2003, của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh.
- Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng : Kế toỏn trờn mỏy vi tớnh theo hỡnh thức Nhật ký
chung. Phần mềm kế toỏn Cụng ty sử dụng là Phần mềm Totalsoft ( Version
Chỳ thớch: : Nhập số liệu hàng ngày
: Ghi cuối thỏng hoặc định kỳ
: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3. Qui trỡnh ghi sổ phần theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung
2.1.3.3. Giới thiệu phần mềm kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty
Totalsoft là sản phẩm do Cụng ty Cổ phần Totalsoft nghiờn cứu và phỏt
triển, được bảo hộ bởi luật sở hữu trớ tuệ. Trụ sở: 7B - Mai Hắc Đế - TP Vinh - Nghệ An. Phần mềm kế toỏn Totalsoft là sự kết hợp giữa khả năng cụng nghệ với trỡnh độ nghiệp vụ và qui trỡnh triển khai ứng dụng nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao phục vụ cụng tỏc kế toỏn của DN. Totalsoft đó ra đời cỏc phiờn bản 16.08, 10.08 và 01.09, phiờn bản mới nhất Totalsoft 2011 đó ra đời hứa hẹn khắc phục được những nhược điểm của cỏc phiờn bản trước đú. Hiện cụng ty
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT Kí CHUNG Sổ, thẻ KT chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cõn đối số phỏt sinh
đang sử dụng phiờn bản hiện hành là Totalsoft 01.09. Sau đõy là giao diợ̀n phõ̀n mờ̀m:
Biểu 2.1. Giao diện phần mềm kế toỏn Totalsoft 01.09
2.1.3.4. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toỏn và hệ thống bỏo cỏo tài chớnh
2.1.3.4.1. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toỏn
Sổ kế toỏn sử dụng
- Nhật ký chung; Nhật ký bỏn hàng. - Sổ chi tiết cỏc TK 131, 511, 333. - Sổ cỏi cỏc TK 131, 511, 333.
Sơ đồ luõn chuyển:
Căn cứ vào chứng từ ban đầu là Húa đơn GTGT kế toỏn nhập số liệu vào mỏy theo đường dẫn: Cập nhật số liệu → Bỏn hàng → Húa đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho.
Sau đú phần mềm mỏy tớnh sẽ tự kết chuyển số liệu sang cỏc sổ chi tiết và sổ tổng hợp liờn quan.
Chỳ thớch: : Nhập số liệu hàng ngày
: Mỏy tớnh tự động kết chuyển
: Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4. Qui rỡnh ghi sổ phần hành kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu
2.1.3.4.2. Tổ chức hệ thống bỏo cỏo tài chớnh
Hệ thống BCTC của Cụng ty được lập theo chuẩn mực và Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ tài chớnh về chế độ kế toỏn DN, phản ỏnh cỏc thụng tin kinh tế tài chớnh chủ yếu của cụng ty.
Cỏc bỏo cỏo tài chớnh được sử dụng: - Bảng cõn đối kế toỏn: Mẫu số B01-DN.
- Bỏo cỏo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Mẫu số B02-DN. - Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DN.
- Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh: Mẫu số B09-DN.
Thời điểm lập bỏo cỏo: Cuối mỗi quớ và 31/12 hàng năm dương lịch.
HOÁ ĐƠN GTGT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TOTALSOFT (01.09) HỆ THỐNG BÁO CÁO - Bỏo cỏo tài chớnh. - Bỏo cỏo quản trị - Sổ NKC, NK bỏn hàng. - Sổ cỏi TK 131, 511, 333, 632 và cỏc TK liờn quan. - Sổ chi tiết TK 131, 511, 333, 632 và cỏc TK liờn quan.
2.2. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa tại Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An xuất khẩu hàng húa tại Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An
2.2.1. Đặc điểm hoạt động xuất khẩu hàng húa tại Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An khẩu Nghệ An
2.2.1.1. Đặc điểm hàng húa xuất khẩu
Cụng ty cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh XNK. Đối tượng xuất khẩu chủ yếu của cụng ty là cỏc mặt hàng nụng sản thụ và một số đặc sản của địa phương. Hiện nay, cụng ty đang xuất khẩu một số nhúm mặt hàng sau:
- Hàng nụng sản: Gạo đồ; Hoa hồi khụng cuống; Sắn lỏt, tinh bột sắn; Sản phẩm làm từ sợi đay bụng len; Dầu dừa, vừng, đậu, gừng, nghệ, ớt, …; Cafộ, hạt điều, hạt tiờu trắng, hạt tiờu đen, chố xanh, chố đen…
- Sản phẩm cụng nghiệp: Sản phẩm gốm sứ, mõy tre đan lỏt, dệt may.
- Khoỏng sản: Cỏc sản phẩm đỏ: Đỏ Block, đỏ ốp lỏt, đỏ xẻ, bột đỏ siờu mịn, và cỏc sản phẩm đỏ trắng mỹ nghệ khỏc; Quặng: Sắt, thiếc, Elminhit, Mangan, Zricon, …
- Sản phẩm gỗ xõy dựng và dõn dụng: Đồ gỗ và thủ cụng mỹ nghệ.
- Hải sản: Mực, tụm, cỏ…
- Một số mặt hàng khỏc: Dược phẩm, sản phẩm nhựa, bao bỡ, thựng cacton, sản phẩm nilong( PE) dựng trong ngành nụng nghiệp...
Kinh doanh XK khụng chỉ đem lại lợi ớch cho cỏc doanh nghiệp mà cũn gúp phần thỳc đẩy mạnh sản xuất trong nước nhờ tớch lũy từ khoản thu ngoại tệ cho đất nước, phỏt huy tớnh sỏng tạo của cỏc đơn vị kinh tế thụng qua cạnh tranh quốc tế. Kinh doanh XK cũn là phương tiện để khai thỏc cỏc lợi thế về tự nhiờn, vị trớ địa lý, nhõn lực và cỏc nguồn lực khỏc. Ngoài ra XK cũn thỳc đẩy quan hệ hợp tỏc quốc tế giữa cỏc nước và đẩy mạnh tiến trỡnh hội nhập nờn