5. Kết cấu nội dung khoỏ luận
1.2.5. Hệ thống sổ kế toỏn trong kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất
1.2.5. Hệ thống sổ kế toỏn trong kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa quả xuất khẩu hàng húa
Sổ kế toỏn là hỡnh thức của phương phỏp đối ứng tài khoản trờn thực tế vận dụng, là phương tiện vật chất cơ bản cần thiết để kế toỏn viờn ghi chộp, hệ
thống húa thụng tin từ cỏc chứng từ gốc theo từng đối tượng và theo thời gian. Thực hiện ghi sổ kế toỏn là cụng việc cú khối lượng lớn, phải tiến hành thường xuyờn, liờn tục. Vỡ vậy, cần phải tổ chức một cỏch khoa học, hợp lý, phự hợp với đặc điểm, quy mụ hoạt động cũng như cỏch thức tổ chức quản lý, trỡnh độ và năng lực của cỏn bộ kế toỏn tại doanh nghiệp mà lựa chọn hỡnh thức ghi sổ kế toỏn cho phự hợp.
Hệ thống sổ kế toỏn bao gồm: hệ thống sổ kế toỏn tổng hợp và hệ thống sổ kế toỏn chi tiết. Số lượng và kết cấu sổ phụ thuộc vào hỡnh thức sổ kế toỏn ỏp dụng tại doanh nghiệp. Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chớnh ban hành ngày 20 thỏng 3 năm 2006, cú 5 hỡnh thức sổ kế toỏn:
- Hỡnh thức Nhật ký chung - Hỡnh thức Nhật ký - sổ cỏi - Hỡnh thức Nhật ký - chứng từ - Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ - Hỡnh thức Kế toỏn trờn mỏy vi tớnh Hỡnh thức Nhật ký chung:
Đõy là hỡnh thức kế toỏn đơn giản, thớch hợp với mọi đơn vị hạch toỏn, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng mỏy vi tớnh để xử lý thụng tin kế toỏn. Theo hỡnh thức này, tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đú. Sau đú lấy số liệu trờn cỏc sổ Nhật ký để vào Sổ Cỏi cỏc tài khoản liờn quan.
Cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cỏi; Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
Trỡnh tự ghi sổ:
Chỳ thớch: : Nhập số liệu hàng ngày
: Ghi cuối thỏng hoặc định kỳ
: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.13. Qui trỡnh ghi sổ phần theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung
Hỡnh thức Kế toỏn trờn mỏy vi tớnh:
Hiện nay, cựng với sự phỏt triển ngày càng cao của cụng nghệ thụng tin, mỏy múc thiết bị thỡ việc ỏp dụng mỏy vi tớnh và phần mềm kế toỏn vào cụng tỏc kế toỏn là một việc hết sức cần thiết và hợp thời.
Cụng việc kế toỏn được thực hiện theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo nguyờn tắc của một
Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT Kí CHUNG Sổ, thẻ KT chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp
chi tiết Bảng cõn đối
số phỏt sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
trong bốn hỡnh thức kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn đõy. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Cỏc loại sổ của Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh: Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo Hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhưng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Trỡnh tự ghi sổ:
Chỳ thớch: Nhập số liệu : Tự động kết chuyển :
Đối chiếu, kiểm tra :
Sơ đồ 1.14. Qui trỡnh ghi sổ phần theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại Sổ kế toỏn -Sổ chi tiết - Sổ cỏi TK
Bỏo cỏo tài chớnh
Phần mềm kế
toỏn
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HểA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ XUẤT KHẨU HÀNG HểA TẠI CễNG TY
CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NGHỆ AN 2.1. Tổng quan về Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An
2.1.1. Lịch sử hỡnh thành và phỏt triển Cụng ty Cổ phần XNK Nghệ An
2.1.1.1. Giới thiệu
- Tờn Doanh nghiệp: Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An
- Tờn tiếng Anh: Nghe An Import – Export Joint Stock Company
- Tờn viết tắt: Unimex Nghe An
- Thương hiệu:
- Địa chỉ : Số 15- Đường Quang Trung - Thành phố Vinh - Nghệ An. - Điện thoại : 038.3845928/3844842 - Fax : 038.3842778
- Email : Unimexna@hn.vnn.vn
- Website : http://www.unimexna.com.vn
- Loại hỡnh doanh nghiệp : Cụng ty cổ phần khụng cú vốn Nhà nước. - Mó số thuế: 2900326093
- Cỏc đơn vị thành viờn :
+ Chi nhỏnh ngoại thương Diễn Chõu
Đ/C: Diễn Thịnh - Diễn Chõu - Nghệ An + Inter shop rượu nhập khẩu
+ Siờu thị mỹ phẩm
Đ/C: Số 40 - Đường Lờ Lợi - TP Vinh + Salon& Trung tõm dịch vụ ụ tụ UNIMEX
Đ/C: Số 50 - Đường Nguyễn Trói - TP Vinh. + Tổng kho ngoại thương
Đ/C: Số 8 - Đường Trường Chinh - TP Vinh + Trung tõm thương mại Vinh
Đ/C: Số 1 - Đường Quang Trung - TP Vinh + Xớ nghiệp kim khớ điện mỏy
Đ/C: Số 40 - Đường Lờ Lợi - TP Vinh + Xớ nghiệp sản xuất bao bỡ
Đ/C: Ngó 3 Quỏn Bàu - Đường Nguyễn Trói - TP Vinh.
2.1.1.2. Lịch sử hỡnh thành và phỏt triển
Tiền thõn là Cụng ty Phỏt triển hàng hoỏ xuất nhập khẩu trực thuộc Bộ ngoại thương được thành lập từ năm 1955.
Sau hơn 20 năm hoạt động, do quỏ trỡnh tỉnh Nghệ Tĩnh được tỏch thành hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh nờn năm 1987 Cụng ty chuyển thành Liờn hiệp xuất nhập khẩu Nghệ An.
Cựng với quỏ trỡnh đổi mới và những chớnh sỏch mở cửa của nhà nước cho phộp đẩy mạnh hoạt động ngoại thương, ngày 13/12/1992 Cụng ty Xuất nhập khẩu Nghệ An chớnh thức được thành lập theo Quyết định 1858QĐ/UV của UBND tỉnh Nghệ An.
Do yờu cầu của việc hội nhập và mục tiờu xõy dựng nước ta thành nước cụng nghiệp nờn Đảng - Nhà nước ta thực hiện chớnh sỏch cổ phần hoỏ DN. Căn cứ nghị định số 64/2002/NĐ-CP ngày 19/06/2002 của Chớnh phủ về chuyển DNNN thành Cụng ty Cổ phần, thụng tư số 79/2002/TT-BTC ngày 12/09/2002 của Bộ tài chớnh về hướng dẫn xỏc định giỏ trị DN khi cổ phần hoỏ DNNN cụng ty từng bước tiến
hành cổ phần hoỏ. Ngày 20/8/2004, Cụng ty được đổi thành Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An theo quyết định số 5018/QĐ-UV với vốn điều lệ là 5 tỷ đồng.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh
2.1.2.1.1. Chức năng
Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An là một đơn vị cú tư cỏch phỏp nhõn tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành nghề. Cỏc lĩnh vực hoạt động của cụng ty gồm: xuất nhập khẩu tổng hợp, sản xuất hàng húa, đầu tư, phõn phối, đại lý, khai thỏc, dịch vụ,... trong đú chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp và thương mại dịch vụ dưới hỡnh thức bỏn buụn, bỏn lẻ 2.1.2.1.2. Nhiệm vụ
- Xõy dựng và tổ chức thực hiện cỏc kế hoạch sản xuất kinh doanh nhằm khụng ngừng đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng và yờu cầu phỏt triển của cụng ty.
- Quản lý tốt đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn chức đồng thời thực hiện phõn phối thu nhập hợp lớ nhằm chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho người lao động.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý, kỹ thuật nõng cao trỡnh độ tay nghề cho cỏn bộ cụng nhõn viờn và nhiều lao động khỏc.
- Kinh doanh cỏc mặt hàng đó đăng ký, đa dạng hoỏ cỏc mặt hàng nhằm cung cấp cho khỏch hàng trong và ngoài tỉnh.
- Thực hiện nghiờm tỳc nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thực hiện đỳng chế độ về bỏo cỏo định kỳ theo quy định và chịu trỏch nhiệm về tớnh xỏc thực của bỏo cỏo đú.
- Hợp tỏc đầu tư liờn doanh liờn kết với nước ngoài, mở rộng bạn hàng, thị trường, mạng lưới kinh doanh trong khu vực và trờn toàn thế giới.
- Kiểm tra giỏm sỏt việc quản lý và sử dụng vốn, tài sản, thực hiện cỏc chế độ, chớnh sỏch, phương thức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của
văn phũng cụng ty và cỏc đơn vị thành viờn theo điều lệ của cụng ty đó được phờ chuẩn và theo quy định hiện hành của phỏp luật.
2.1.2.1.3. Ngành nghề kinh doanh
- Mua bỏn hàng Nụng - Lõm - Hải sản, hàng tiờu dựng, hàng kim khớ điện mỏy, điện tử - điện lạnh, hàng cụng nghiệp, mỏy múc thiết bị, phương tiện vận tải-du lịch, vật tư nụng nghiệp, vật liệu xõy dựng, trang trớ nội thất, xăng dầu, sơn cỏc loại, chất phụ gia, hoỏ chất (trừ hoỏ chất nhà nước cấm), cao su và cỏc sản phẩm từ cao su, bột giấy, cỏc sản phẩm bằng đỏ, thạch cao, xi măng, amiăng, mica, đồ gốm, thuỷ tinh, đồng nhụm, chỡ, mỏy cơ khớ và phụ tựng thay thế.
- Lắp rỏp cỏc loại động cơ diezen dạng CKD, IKD.
- Xõy dựng cỏc cụng trỡnh dõn dụng và cụng nghiệp, giao thụng. thuỷ lợi. - Kinh doanh bất động sản, dịch vụ nhà hàng khỏch sạn, du lịch, vận tải, dịch vụ quỏ cảnh, kho bói.
- Mua bỏn, sản xuất, chế biến thực phẩm, rượu, bia, nước giải khỏt, bỏnh kẹo, cỏc sản phẩm plastic, cỏc sản phẩm bằng đỏ, xi măng, sắt, thiếc.
- Mua bỏn, lắp đặt cầu thang mỏy, thang cuốn; mua bỏn cỏc thiết bị viễn thụng, văn phũng phẩm, thiết bị văn phũng; dịch vụ in ấn thương mại; dịch vụ massage, xụng hơi, vật lý trị liệu; Đầu tư xõy dựng, kinh doanh chợ, siờu thị, trung tõm thương mại, kho bói; Dịch vụ vho thuờ văn phũng, mặt bằng, quầy hàng; Dịch vụ kho vận, bốc xếp, giữ xe, quảng cỏo, xỳc tiến thương mại; Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế.
- Mua bỏn: mỹ phẩm, nước hoa và chế phẩm sinh học, lụng vũ, giày dộp, phõn bún, thức ăn gia sỳc.
- Kinh doanh đại lý, ký gửi, mua bỏn: Các loại xe máy và phụ tùng; Cỏc loại xe ụ tụ và săm lốp, phụ tựng, nội thất, thiết bị xe ụ tụ cỏc loại; Dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng, sữa chữa, trang trớ nội thất ụ tụ; Cho thuờ xe ụ tụ tự lỏi; Dịch vụ rửa xe; Dịch vụ thể dục thẩm mỹ…
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý
2.1.2.2.1. Tổ chức bộ mỏy quản lý
Để phự hợp với đặc điểm của Cụng ty là kinh doanh nhiều mặt hàng và cú nhiều đơn vị phụ thuộc, Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An đó khụng ngừng củng cố và điều chỉnh mụ hỡnh quản lớ gồm cỏc phũng ban gọn nhẹ mà vẫn chuyờn sõu để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ. Cụng ty hoạt động theo mụ hỡnh cụng ty cổ phần khụng cú vốn Nhà nước, đứng đầu là hội đồng quản trị. Do đú bộ mỏy quản lớ được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng như sau:
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ mỏy quản lớ của cụng ty
(Nguồn : Website : http://www.unimexna.com.vn) 2.1.2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Hội đồng quản trịã
HĐQT là cơ quan quản lý cao nhất của Cụng ty, cú toàn quyền nhõn danh cụng ty để quyết định cỏc vấn đề liờn quan đến mục đớch, quyền lợi của cụng ty phự hợp với phỏp luật Việt Nam và nghị quyết của đại hội đồng cổ đụng.
Phũng ban
- Phũng tổ chức hành chớnh.
- Phũng kế toỏn – tài vụ. - Phũng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Đơn vị thành viờn
- Chi nhỏnh ngoại thương Diễn Chõu.
- Inter shop rượu nhập khẩu. - Siờu thị mỹ phẩm.
- Salon & trung tõm dịch vụ ụ tụ UNIMEX.
- Tổng kho ngoại thương. - Trung tõm thương mại Vinh. - Xớ nghiệp kim khớ điện mỏy. - Xớ nghiệp sản xuất bao bỡ.
Liờn doanh
- Liờn doanh khai thỏc và chế biến đỏ xuất khẩu. - Hợp doanh cung cấp lắp đặt, bảo hành, bảo trỡ thang mỏy.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Ban giỏm đốc
BGĐ chịu trỏch nhiệm quản trị doanh nghiệp và nằm dưới sự lónh đạo của hội đồng quản trị.
Cỏc phũng ban chức năng
Phũng tổ chức hành chớnh
- Thực hiện cụng tỏc bảo quản hồ sơ, con dấu.
- Thực hiện chế độ bảo hiểm cho người lao động, theo dừi và bảo quản hồ sơ của người lao động, hồ sơ đất đai và cỏc tài sản thuộc quyền sở hữu hợp phỏp của cụng ty.
- Theo dừi, quy hoạch về cụng tỏc đào tạo nhõn sự và lập hồ sơ về cụng tỏc xõy dựng cơ bản.
Phũng Kế toỏn tài chớnh
- Tổ chức quản lý tài chớnh, quản lý vốn, cung ứng vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn cụng ty. Theo dừi, kiểm tra, giỏm sỏt cỏc khoản tiền vốn, tiền vay, cỏc biến động tài sản, hàng hoỏ, vật tư, cõn đối tiền - hàng kịp thời, chớnh xỏc.
- Kiểm tra việc thực hiện cỏc nghiệp vụ liờn quan tới hoạt động kinh tế tài chớnh trong toàn Doanh nghiệp, kiểm tra tớnh trung thực, đầy đủ, chớnh xỏc, hợp lý, hợp lệ của chứng từ theo quy định của phỏp luật và tớnh chất cụng việc cụ thể, thực hiện nghiệp vụ kế toỏn tài chớnh, kế toỏn quản trị theo đỳng yờu cầu của phỏp luật và cụng tỏc quản lý trong toàn cụng ty.
- Chịu trỏch nhiệm theo dừi, kiểm tra việc hạch toỏn của cỏc đơn vị thành viờn, hoàn thành cỏc bỏo cỏo thống kờ, tài chớnh theo quy định.
- Phõn bổ và lập kế hoạch nộp cỏc khoản thuế phỏt sinh đỳng chế độ và thời hạn theo quy định.
- Thực hiện thanh quyết toỏn, thu chi tài chớnh theo chế độ đối với cỏc hoạt động tài chớnh và cỏc thương vụ kinh doanh của cỏc phũng, ban.
Phũng kinh doanh xuất nhập khẩu
- Khảo sỏt, nghiờn cứu thị trường, khai thỏc tỡm kiếm cỏc mặt hàng trong phạm vi ngành hàng đăng ký của cụng ty để tổ chức kinh doanh đảm bảo hoàn thành chỉ tiờu kế hoạch giao. Cụ thể: Cụng tỏc Marketting, tiếp thị thị trường tiờu thụ sản phẩm, tỡm kiếm khỏch hàng, đơn hàng, ký kết hợp đồng XNK,…
- Tham mưu cho ban giỏm đốc về diễn biến giỏ cả thị trường trong và ngoài nước cỏc mặt hàng, ngành hàng kinh doanh. Hướng dẫn, hỗ trợ, tư vấn cho cỏc đơn vị, phũng ban về chớnh sỏch, chế độ, cỏc thủ tục chứng từ hàng hoỏ XNK theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện giao dịch, đàm phỏn và lập phương ỏn kinh doanh theo chỉ đạo của lónh đạo cụng ty để tiến hành ký kết hợp đồng XNK và cú thể ký hợp đồng theo uỷ quyền của giỏm đốc cụng ty. Chịu trỏch nhiệm giao nhận, giỏm sỏt chất lượng, số lượng hàng hoỏ XNK theo hợp đồng đó ký và hoàn tất cỏc thủ tục, chứng từ liờn quan. Theo dừi thanh quyết toỏn cỏc hợp đồng XNK đó thực hiện.
- Thực hiện cỏc dự ỏn đầu tư liờn doanh.
Cỏc đơn vị thành viờn
Cỏc đơn vị thành viờn là đơn vị cơ sở của cụng ty, cú chức năng, nhiệm vụ riờng. Tuy nhiờn mỗi đơn vị cú thể tự khai thỏc cỏc mặt hàng khỏc. Khi cú khỏch hàng ngoài thỡ vẫn được phộp kinh doanh trựng với ngành của đơn vị khỏc nhưng giỏ nội, giỏ ngoại phải thống nhất trong toàn cụng ty, khụng được phỏ giỏ và cạnh tranh lẫn nhau.