- Tự tin: Quá lo lắng vì sự lúng túng là điều thường thấy ở thuyết trình
1. Lập kế hoạch và vai trò của việc lập kế hoạch
1.1. Lập kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu cần đạt được của tổ chức, cá nhân hình thành các chiến lược chung để đạt được những mục tiêu đó, và xây dựng các phương pháp chi tiết để kết hợp và điều phối công việc của tổ chức.
Lập kế hoạch được hiểu là việc chọn lựa trước một phương án hành động trong tương lai cho tổ chức, cá nhân trên cơ sở xác định các mục tiêu cần đạt được và phương pháp đạt được mục tiêu đó
1.2.Vai trò của việc lập kế hoạch
- Lập kế hoạch sẽ giúp cho tổ chức, cá nhân ứng phó tốt hơn với những tình huống bất định.
- Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên trong tổ chức.
- Lập kế hoạch giúp giảm thiểu những trùng lặp, lãng phí cho cá nhân, tổ chức trong quá trình thực hiện công việc.
- Lập kế hoạch sẽ giúp cho việc xây dựng các mục tiêu, tiêu chuẩn được sử dụng trong quá trình kiểm tra.
1.3. Các loại kế hoạch
- Theo thời gian: kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn
- Theo cấp kế hoạch (phạm vi hoạt động): kế hoạch chiến lược (kế hoạch tổng thể), kế hoạch tác nghiệp
- Theo hình thức: chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc, chương trình, ngân quỹ.
2. Quy trình lập kế hoạch
2.1. Căn cứ lập kế hoạch
Căn cứ chủ yếu để lập kế hoạch là các dự báo về môi trường thực hiện kế hoạch trong tương lai (các nguy cơ, điểm mạnh, điểm yếu, sự biến động về kinh tế - xã hội nói chung,…), các điều kiện hiện có của cá nhân, tổ chức, điều kiện về vốn, cơ sở vật chất, thời gian,…
2.2. Các nguyên tắc lập kế hoạch
- Phải chủ động lập kế hoạch tạo ra môi trường làm việc cho cá nhân hay tổ chức.
- Cần có sự tham gia ý kiến của nhiều người, như vậy kế hoạch sẽ bám sát thực tế và khi triển khai thực hiện sẽ có thuận lợi hơn.
- Các mục tiêu của kế hoạch phải cụ thể và có sự liên kết thành một mạng lưới mục tiêu: bộ phận và tổng thể, ngắn hạn và dài hạn.
- Kế hoạch phải có tính linh hoạt, để phù hợp với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
- Các hoạt động thực hiện kế hoạch phải rõ ràng, nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch phải được xem xét cẩn thận.
- Phải có cơ chế kiểm tra việc thực hiện kế hoạch trên thực tế, có thể phát hiện sớm các sai lệch và đề ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
2.3. Phương pháp lập kế hoạch
Thông thường có hai phương pháp xây dựng kế hoạch:
- Phương pháp truyền thống: các kế hoạch do người quản lý cấp cao đề
xuất rồi truyền đạt xuống các cấp khác của tổ chức. Khi các kế hoạch được chuyển xuống các cấp chúng được điều chỉnh theo nhu cầu của từng bộ phận.
- Phương pháp tham gia: nhân viên tại mỗi cấp tự xây dựng kế hoạch
quan trọng như thế nào khi họ tham gia vào quá trình này. Các bản kế hoạch có thể sử dụng để điều hành, điều phối công việc.
Thực tế, các tổ chức thường kết hợp cả hai cách lập kế hoạch truyền thống và tham gia (Từ trên xuống và từ dưới lên).
2.4. Quy trình lập kế hoạch
- Đánh giá cơ hội: Việc nhận thức các cơ hội là bước đầu tiên của quá
trình lập kế hoạch. Cá nhân hay tổ chức phải nhận thức được mình đang đứng trước những cơ hội nào (thuận lợi, khó khăn,…) tức là đánh giá những tác động từ môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…). Để làm được điều này đòi hỏi họ phải trả lời các câu hỏi: mình đang có những cơ hội gì? mỗi cơ hội đòi hỏi cần có những điều kiện, tiền đề gì? cơ hội đó sẽ mang đến những kết quả như thế nào? ưu thế của mình ra sao?.
Phương pháp đánh giá cơ hội có thể là kinh nghiệm, phân tích logic hay phương pháp chuyên gia.
- Xác định mục tiêu: các mục tiêu chỉ ra điểm kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch sẽ đi đến đâu, đạt đến trình độ nào trong điều kiện khả năng như vậy. Khi xác định mục tiêu kế hoạch cần phải đạt được sự phù hợp giữa mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể, giữa mục tiê dài hạn và mục tiêu ngắn hạn.
- Xem xét các tiền đề cơ bản: các tiền đề cơ bản chính là những dự báo về môi trường thực hiện kế hoạch trong tương lai cùng với những đánh giá về điều kiện, khả năng hiện tại của bản thân.
- Xây dựng các phương án: dựa vào mục tiêu và các điều kiện tiền đề để xây dựng các phương án đạt được mục tiêu đó. Có thể xây dựng nhiều phương án để có cơ sở lựa chọn phương án tối ưu. Tuy nhiên không nên xây dựng quá nhiều phương án (không quá 5) vì tốn kém nguồn lực, thời gian có thể bị mất cơ hội.
- Đánh giá phương án: Phải đánh giá phương án xây dựng được để lựa chọn phương án tối ưu làm kế hoạch. Có 2 nhóm phương pháp cơ bản để đánh giá:
+ Phương pháp định tính: sử dụng các kinh nghiệm, phương pháp phân tích suy luận để đánh giá một sự vật, hiện tượng. Các biện pháp này là cần thiết nhưng chưa thật đầy đủ để giúp người ta có thể lựa chọn phương án tối
ưu vì nó chỉ cho phép đánh giá sơ bộ các phương án nhằm loại trừ các phương án kém khả thi nhất.
+ Phương pháp định lượng: lượng hóa phương án và dựa vào các chỉ tiêu cụ thể.
- Lựa chọn phương án kế hoạch: đây là thời điểm đưa ra quyết định. Cá nhân hay tổ chức phải lựa chọn phương án tối ưu theo tiêu chuẩn đề ra cho từng trường hợp.
- Xây dựng kế hoạch phụ trợ: một kế hoạch chính thường cần có những kế hoạch phụ trợ mà nhiều khi các kế hoạch phụ trợ lại quyết định thành công khi thực hiện kế hoạch chính. Xây dựng kế hoạch phụ trợ tùy thuộc vào nội dung, các bước thực hiện kế hoạch chính.
- Ngân quỹ hóa kế hoạch: đối với các kế hoạch sản xuất kinh doanh, người quản lý có thể biết được cần phải đầu tư bao nhiêu tiền vào thời điểm nào hoặc có bao nhiêu thời gian để thực hiện kế hoạch, nhu cầu vật tư là bao nhiêu từ đó xây dựng mô hình dự trữ vật tư cho phù hợp cũng như các nguồn vốn để thực hiện kế hoạch đề ra.
3. Thực hành: Giảng viên cho sinh viên lập kế hoạch theo chủ đề tự
chọn. Ví dụ lập kế hoạch học tập trong một học kỳ.
Bài 10: KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.Tổ chức sự kiện và ý nghĩa của tổ chức sự kiện
1.1. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là quá trình kết hợp các hoạt động lao động với tư liệu lao động nhằm thực hiện có hiệu quả các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện nào đó trong một không gian, thời gian nhất định nhằm chuyển tới đối tượng tham dự thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu.
1.2. Ý nghĩa của tổ chức sự kiện
- Đối với một công ty: tổ chức sự kiện là công việc góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
- Đối với cá nhân: tổ chức sự kiện sẽ giúp cho cá nhân thực hiện mục đích của mình trong công việc. Ví dụ: giải trí, làm từ thiện,…
1.3. Phân loại sự kiện
Có nhiều cách phân chia sự kiện, thông thường người ta phân chia sự kiện thành các nhóm:
- Sự kiện nội bộ công ty
Đối tượng của thể loại sự kiện này được xác định dựa trên các mối quan hệ của công ty như nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông,… như: họp mặt, hội nghị khách hàng, họp báo, động thổ, khánh thành, tiệc tối cho nhân viên,…
Mục đích của các sự kiện này có thể là tăng sự gắn kết của các thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cố hình ảnh của công ty trong mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hình ảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông.