- Tự tin: Quá lo lắng vì sự lúng túng là điều thường thấy ở thuyết trình
3. Tiến hành thuyết trình
3.1. Các bước tiến hành thuyết trình.
- Xây dựng kế hoạch bài thuyết trình (Lựa chọn phương pháp thuyết
trình; Lựa chọn phong cách trình bày; Phân bổ thời gian thuyết trình…): Kế hoạch thuyết trình là vô cùng quan trọng để buổi thuyết trình có hiệu quả. Gạch ra những ý chính giống như một đề cương cho bài thuyết trình. Thông qua việc lên kế hoạch, bạn có thể đảm bảo các vấn đề có liên quan với nhau, vì thế cấu trúc bài thuyết trình sẽ rõ ràng và logic hơn
- Tạo mối quan hệ ấn tượng đối với thính giả. Để gây ấn tượng và xây dựng mối liên hệ với thính giả bạn cần lưu ý những điểm sau.
+ Trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh, kiểm tra lại đầu tóc, quần áo trước khi xuất hiện trước thính giả
+ Tư thế: Tư thế thể hiện uy quyền, phong thái tự tin.
+ Sắc mặt, ánh mắt: Sắc mặt tươi tỉnh, hồng hào, nét mặt vui tươi
+ Giới thiệu thân thiện: Trước khi bắt đầu giới thiệu nên giới thiệu về bản thân mình và đề tài buổi nói chuyện. Phần giới thiệu nên không quá 2 phút, trừ những trường hợp đặc biệt.
+ Có đầy đủ độ tin cậy, tự tin: Khi bắt đầu thuyết trình cần tự tin và nói tự tin, cố gắng giảm thiểu việc phụ thuộc vào văn bản đã chuẩn bị sẵn, chứng tỏ bạn vững vàng kiến thức nắm được vấn đề. Cần giữ được ánh mắt nhìn vào thính giả.
+ Đưa ra những vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình để thính giả có thể đánh giá bài thuyết trình của bạn đáp ứng được yêu cầu như thế nào.
+ Cần nhớ tên nhanh nhiều thính giả, điều này gây nên được tình cảm, thiện cảm tốt với mọi người.
+ Hình thành phong cách: Cùng với sự tích lũy kinh nghiệm, bạn có thể lợi dụng tất cả các công cụ tiếng nói, ngoại hình, các từ ngữ mà bạn đã dùng thuyết trình cho đạt hiệu quả nhất.
+ Lưu lại ấn tượng: Bạn muốn để lại cho thính giả một ấn tượng tốt khó quên về cuộc nói chuyện của bạn thì khi chuẩn bị bạn phải dành thời gian nghiên cứu vào câu tổng kết cuối cùng cho tốt. Trong câu tổng kết cần kết hợp các bí quyết ngôn ngữ như ngừng nghỉ, biến đổi âm điệu, để lưu lại cho thính giả ấn tượng khó quên.
- Trình bày nội dung thuyết trình (Trình bày phần mở đầu thuyết trình; Trình bày phần thân bài ; Trình bày phần kết luận)
+ Phần mở bài cần phải cho thính giả biết những nội dung chính mà bạn sẽ trình bày. Cần phải thể hiện được bản chất của vấn đề, để người nghe muốn nghe tiếp phần sau. Trước khi bắt đầu bài thuyết trình bạn nên bắt đầu chào người tham dự, nhằm giúp giới thiệu mình là ai và bạn đến từ đâu.
+ Trình bày phần thân bài: Có thể trình bày với sự kết hợp nhiều hình
thức: Đọc bản thảo; Đọc thuộc lòng; Nói tùy hứng; Nói ứng biến
+ Trình bày phần kết luận: Phần kết luận nó có vài trò cực kì quan trọng, chính vì thế phải chắc chắn phần kết luận trong bài thuyết trình của bạn thật sự ấn tượng để nó có thể lưu lại những dấu ấn trong lòng thính giả
- Đặt và trả lời câu hỏi đối với thính giả
+ Trả lời câu hỏi đối với thính giả: Phần hỏi đáp luôn xuất hiện trong quá trình thuyết trình trước công chúng, dù là họp báo, bảo vệ kế hoạch kinh doanh, hay bài tập trên lớp. Câu hỏi có thể được đưa ngay trong lúc trình bày hoặc được để dành sau khi người nói kết thúc thuyết trình. Dù là hoàn cảnh nào những câu trả lời có thể quyết định ấn tượng sau cùng.
+ Chuẩn bị phần hỏi đáp: Dự kiến câu trả lời cho câu hỏi có khả năng xảy ra; Luyện tập cách trả lời câu hỏi
Thực hiện phần này cần chú ý: Tiếp cận câu hỏi với thái độ tích cực; Lắng nghe cẩn thận; Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả; Chân thành và thẳng thắn; Kiểm soát thời gian
- Đánh giá kết quả thuyết trình
Sau buổi thuyết trình, diễn giả cần tìm mọi cách để đánh giá kết qủa của buổi thuyết trình, có thể tự đánh giá hoặc phát biểu đánh giá cho người nghe theo kiểu trắc nghiệm. Bạn nên theo dõi các thông tin phản hồi, góp ý của người nghe, kết quả triển khai sau đó, hiệu quả của việc thực hiện các vần đề trình bày. Bạn cần thấy rõ những sai sót, nhược điểm trong quá trình thuyết trình. Từ đó rút kinh nghiệm và bài học để thuyết trình tốt hơn ở những buổi sau.
3.2. Các kỹ năng trong thuyết trình
- Kiểm soát sự hài lòng: Trước khi thuyết trình người thuyết trình
thường rơi vào tâm trạng lo lắng, căng thẳng, hồi hộp, và kì vọng vào buổi thuyết trình thành công. Bởi vậy cần phải kiểm soát được các trạng thái lo lắng, căng thẳng…để buổi thuyết trình được thành công.
- Sử dụng ngôn ngữ:
Khi sử dụng ngôn ngữ cần chú ý: Sử dụng từ ngữ chính xác; Sử dụng từ ngữ rõ ràng; Sử dụng ngôn ngữ sinh động; Sử dụng từ ngữ thích hợp; Phù hợp với hoàn cảnh nói; Sự phù hợp với khán giả; Phù hợp với chủ đề; Phù hợp với người nói.
- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể: Trong bất kỳ quá trình giao tiếp nào, nhất là
đối với người thuyết trình đều có sự hiện diện của ngôn ngữ không lời hay còn gọi là ngôn ngữ cơ thể. Ngôn ngữ cơ thể:
+ Giao tiếp bằng mắt
Có rất nhiều những hành vi được thể hiện trong giao tiếp bằng mắt. Vậy khi đứng trên sân khấu người thuyết trình sẽ phải sử dụng quá trình giao tiếp bằng mắt như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất?
Bắt đầu bằng việc đưa ánh mắt quan sát xung quanh phòng, khi đó sẽ tạo sự lôi cuốn chú ý của thính giả.
Đưa ánh mắt chú ý tới một nhóm thính giả khi bạn bắt đầu những câu nói đầu tiên. Khi bạn đã tạo thiện cảm tốt với thính giả, khi bạn quan sát họ chăm chú, điều đó sẽ giúp bạn tăng sự tự ti và cảm hứng cho bạn.
Di chuyển ánh mắt của mình đến tất cả thính giả có mặt trong buổi thuyết trình, làm như vậy thính giả sẽ hiểu rằng bạn đang quan tâm tới tất cả mọi người.
+ Biểu lộ nét/khuôn mặt
Bạn luôn phải chuẩn bị cho mình: Một khuôn mặt tự tin, thoải mái; Nét mặt vui tươi nhưng phải phù hợp với buổi thuyết trình; Giữ gìn sức khoẻ thật tốt trước buổi thuyết trình 2 đến 3 ngày.
+ Cử chỉ: Tạo một cử chỉ rất tự nhiên, bộc lộ rõ ràng; Đi cùng với lời diễn đạt; Có thể kết hợp cùng một lúc nhiều cử chỉ; Tập luyện nhuần nhuyễn, thuần thục.
+ Dáng điệu, tư thế, phong thái. Khi tiếp xúc với thính giả, tư thế đẹp nhất đó là:
Đứng thẳng hơi hướng về phía trước để tạo sự gần gũi, cởi mở, khích lệ và cổ vũ thính giả.
Đầu ở tư thế cao và thẳng với ánh mắt nhìn về phía thính giả. Lưng và bụng thẳng tạo sự tự nhiên.
Mông ngay ngắn và chân đứng thẳng tự nhiên.
Hai mũi bàn chân đứng hình chữ V, tạo một thế đứng vững chắc cho bạn.
Hai tay buông xuống, lực dồn đều về hai chân.
- Di chuyển: Sẽ rất tẻ nhạt nếu người thuyết trình chỉ đứng ở một vị trí
duy nhất, không linh động trong việc di chuyển. Vậy như thế nào được coi là di chuyển hợp lý?
Di chuyển nhịp nhàng với sự kết hợp của việc hướng ánh mắt vào những minh họa trên bảng biểu cũng như đến đối tượng thính giả, đồng thời việc thuyết trình phải liên tục.
Khi di chuyển đến thính giả thì khoảng cách lý tưởng gần khán giả là 1m.
Di chuyển đến nhiều vị trí thính giả khác nhau, tạo sự đột biến đến nhiều đối tượng.
- Trao đổi với thính giả:
+ Nắm bắt diễn biến của thính giả,
+ Xử lý/trả lời các câu hỏi của thính giả: Xử lý và trả lời câu hỏi như thế nào để thuyết phục được người hỏi?
Trước hết là bình tĩnh và chăm chú lắng nghe câu hỏi của thính giả, có những phán đoán ban đầu về ý định của người hỏi;
Sau đó, ghi câu hỏi ra giấy, điều này làm cho thính giả đánh giá bạn là người rất chuyên nghiệp;
Nên để cho nhiều câu hỏi rồi mới trả lời, nên khống chế những câu hỏi để kiểm soát được thời gian cũng như những vấn đề hỏi đặt ra. Nếu không rất dễ bạn rơi vào trạng thái không thể trả lời hết được vì câu hỏi quá nhiều;
Khi trả lời bạn không nên chọn những câu nào dễ trả lời trước và đi thẳng vào chủ đề, điều này tăng thêm sự tự tin cho bạn trong những câu trả lời tiếp theo. Đối với những câu phức tạp bạn nên gạch đầu dòng các ý cần trả lời.
Những thông tin trả lời cần được bám sát vào chủ đề thuyết trình có tính tổng quát cao, điều này sẽ làm cho thính giả tâm phục khẩu phục bạn.
+ Đặt câu hỏi cho thính giả. Khi đặt câu hỏi cho thính giả cần phải chú ý: Câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và không quá khó; Nội dung câu hỏi phải gắn với phần nội dung bạn vừa trình bày; Khi hỏi thính giả nên có sự gợi mở; Bạn cần phải kiểm soát tốt câu hỏi đó; Động viên khi thính giả trả lời đúng
- Sử dụng các kỹ năng thuyết phục: Trong tất cả các loại phát biểu
trước công chúng, thuyết phục khó hơn cả. Khi bạn nói để thuyết phục, nhiệm vụ của bạn như là bán một chương trình, bảo vệ một ý kiến, phản đối một quan điểm…Với loại diễn thuyết nhằm mục đích thuyết phục nào thì sự thành công đều phụ thuộc vào việc thông điệp mà bạn đưa ra chiếm được bao nhiêu lòng tin của khán giả.