- Tự tin: Quá lo lắng vì sự lúng túng là điều thường thấy ở thuyết trình
4. Thực hành kỹ năng thuyết trình: Lựa chọn chủ đề theo tháng.
2.2. Lắng nghe có hiệu quả
Để trở thành người có kỹ năng lắng nghe chủ động, bạn cần đặt sự tập trung và quyết tâm. Thói quen cũ rất khó để phá vỡ, và nếu thói quen tổn hại đến nhiều mối quan hệ, thì bạn nên từ bỏ chúng và tạo nên một thói quen mới đột phá hơn! Hãy luôn nhắc nhở mình để thực sự nghe những gì người khác nói. Bỏ qua một bên tất cả những suy nghĩ khác và tập trung vào thông điệp. Đặt câu hỏi, phản ánh, và diễn giải để đảm bảo bạn hiểu được thông điệp.
- Tập trung vào quá trình giao tiếp.
+ Cởi mở đón nhận thông tin mới dựa trên tinh thần hiểu biết và tôn
trọng nhau. Hãy tự hỏi bản thân: Khi một người nào đó nói, bạn có thực sự nghe được những gì họ nói không? Bạn nắm được bao nhiêu phần trăm nội dung cuộc giao tiếp của người đối diện?
+ Đừng chú trọng phong cách của người nói bằng cách hãy tự hỏi rằng
người nói biết được điều gì mà bạn không biết.
+ Hãy khách quan khi lắng nghe để bạn giảm được ảnh hưởng của cảm
xúc khi nghe và kiên nhẫn cho đến khi bạn nghe được toàn bộ thông tin.
+ Hãy lắng nghe để nắm được những khái niệm và tư tưởng cũng như
các sự kiện; biết được sự khác biệt giữa sự kiện và nguyên tắc, ý kiến và ví dụ, bằng chứng và lập luận. Hãy xem lại những điểm quan trọng. Nó có ý nghĩa không? Những khái niệm có được minh họa bằng sự kiện không?
+ Chú ý lắng nghe không chỉ vào nội dung được trình bày mà còn ở
ngữ điệu, giọng điệu, cử chỉ điệu bộ để nắm tốt hơn các thông tin, ẩn ý mà người nói muốn đưa đến.
+ Nên lặp lại và tóm tắt nội dung của người nói sau khi họ nói xong. - Tôn trọng người nói
+ Không nên có thái độ lộ ra.
+ Không để chuông điện thoại làm ngắt quãng quá trình giao tiếp. + Giao tiếp bằng mắt trong khi giao tiếp.
+ Tuyệt đối không nói chuyện riêng hay ngắt lời người nói.
+ Một người nghe tốt phải biết dành thời gian cho người khác bày tỏ ý
giây lát. Điểm dừng này cho phép chúng ta xem xét lại những gì vừa trình bày cũng như người nói xem xét cách lắng nghe của chúng ta.
+ Cho người nói biết chúng ta đang chú ý lắng nghe bằng những từ,
cụm từ như: "à", "ừ", "thế à", "sau đó thế nào?"…
+ Khi phán đoán hay phê bình thì hãy phán đoán và phê bình nội dung
chứ không phải phê bình người nói. Chỉ nhận xét khi người nói trình bày hết quan điểm của họ.
- Đặt câu hỏi, hưởng ứng người nói
+ Hãy đưa ra ý kiến phản hồi bằng những câu hỏi nếu còn vấn đề nào
đó bạn chưa sáng tỏ, hoặc nếu không chắc về những điều được trình bày. Cách tốt nhất là ghi nhớ câu hỏi đó và sau khi người nói đã nói hết những điều họ muốn thì bạn hãy đặt câu hỏi. Trong lúc lắng nghe, bạn cũng không nên suy nghĩ xem đến phiên mình bạn sẽ nói gì. Vì nếu như vậy thì bạn sẽ không tập trung vào những gì người kia đang nói.
+ Đôi lúc khi bạn muốn khuyến khích người nói tiếp tục, hãy tỏ ra rằng
bạn vẫn đang rất chú tâm tới câu chuyện của họ chỉ bằng cách nói: "Vậy ý của bạn là..." hay "Để xem tôi có hiểu đúng ý bạn không..." Và lặp lại những gì bạn nghĩ là mình đã nghe. Đây cũng là một cách hướng người nói sang chủ đề mới mà ngay chính họ cũng không định nói đến.
- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp, đúng lúc
+ Nhìn thẳng người nói để hiểu được những tín hiệu không lời. Nhìn
người nói giúp họ biết rằng chúng ta đang thật sự lắng nghe và vì thế mà truyền đạt tốt hơn.
+ Đáp lại người nói bằng cách gật đầu, hướng người về phía trước hay mỉm cười. Những dấu hiệu này cho thấy sự lắng nghe một cách chăm chú.
+ Vẻ mặt chú ý lắng nghe nhằm chứng tỏ người nghe không xao nhãng hoặc thờ ơ với vấn đề.
+ Không nên khoanh tay trước ngực, hướng ra xa người nói, quay mặt đi chỗ khác, nhìn vào những thứ xung quanh trong phòng, hoặc liếc nhìn màn hình máy tính hay đọc sách báo. Hãy thực sự chú tâm vào người nói.
2.3. Chu trình lắng nghe
- Tập trung: Yếu tố đầu tiên để lắng nghe hiệu quả đối tác giao tiếp là
tập trung. Tập trung có nghĩa là trong một thời điểm chỉ làm một việc. Nhiều người giao tiếp không thành công vì trong khi lắng nghe người khác truyền tải thông điệp thì để các công việc khác xen vào. Kết quả là thông điệp được truyền tải từ người nói đến người nghe không có chung một cách hiểu như nhau. Tập trung lắng nghe cũng là biểu hiện tôn trọng người nói, giúp người nói có thêm sự tin tưởng để giao tiếp một cách cởi mở hơn.
- Tham dự: Người nói phải có người nghe, người gửi phải có người
nhận. Tham dự trong lắng nghe được biểu hiện bằng sự chú ý của đôi mắt, những cái gật đầu của người nghe. Về ngôn từ là những từ điệm như: dạ, vâng ạ, thế ạ, thật không?...
- Hiểu: Nhiều cuộc giao tiếp diễn ra trong bối cảnh ông nói gà, bà nói
vịt vì không hiểu được thông điệp của giao tiếp. Để hiểu được thông điệp của người gửi, yêu cầu người nghe phải xác định lại thông điệp bằng cách trình bày lại nội dung của người nói theo cách hiểu của mình hoặc bằng cách đặt câu hỏi để xác nhận như: Tôi hiểu như thế này có đúng không? Hoặc ý anh là thế này…?
- Ghi nhớ: Cái gì cũng chép cũng ghi, không biết thì hỏi tự ti làm gì là
nguyên tắc cơ bản của giao tiếp. Để ghi nhớ thông điệp của quá trình giao tiếp bạn không thể nhớ hết tất cả những gì mà người nói truyền tải. Bạn phải biết chọn lọc những thông điệp chính mà người nói muốn truyền tải. Cách tốt nhất để bạn không quên đi những thông tin cơ bản của một cuộc giao tiếp là trước
mỗi cuộc giao tiếp bạn nên chuẩn bị cho mình một cuốn sổ và một cây bút. Đó là những công cụ quan trọng nhất giúp bạn ghi nhớ những thông tin quan trọng của một cuộc giao tiếp.
- Hồi đáp: Giao tiếp là một quá trình tương tác hai chiều giữa người gửi
và người nhận. Sau khi nhận thông điệp, người nhận giải mã thông điệp bước tiếp theo cần có sự hồi đáp với người gửi. Có đi có lại mới toại lòng nhau, mới có thể hoàn chỉnh quá trình giao tiếp cũng như lắng nghe.
- Phát triển:Giao tiếp không phải là một thời điểm là là một quá trình.
Quá trình hồi đáp là sự chấm dứt cho một chu trình giao tiếp và tìm hiểu thông điệp. Phát triển sẽ giúp cho quá trình giao tiếp được bước sang một chu trình mới. Chu trình lắng nghe được mô tả như trên là một mô hình khép kín và diễn ra liên tục theo chiều xoáy trôn ốc đi lên.
3. Thực hành: Giảng viên cho sinh viên thực hành theo tình huống tự
chọn (Đóng vai lắng nghe hiệu quả và lắng nghe không hiệu quả…)
Bài 9: KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH - TỔ CHỨC CÔNG VIỆC