- Kỹ năng tạo thiện cảm
Giao tiếp chính là cầu nối đưa con người và con người đến gần nhau hơn. Tạo thiện cảm trong giao tiếp, nhất là lúc sơ giao, là điều không phải ai cũng dễ dàng làm được. Làm thế nào để tạo được thiện cảm trong giao tiếp?
Hãy thành thật chú ý tới họ. Nếu bạn thành thật quan tâm họ thì chỉ trong vòng 2 tháng bạn sẽ có rất nhiều bạn thân. Điều đó tuyệt vời hơn hẳn việc bạn cứ chạy theo và níu kéo người khác quan tâm bạn trong suốt 2 năm trời.
Hãy nhớ tên người đối thoại. Cái tên của người ta chính là âm thanh êm đềm nhất, quan trọng hơn bất cứ âm thanh nào khác.
Hãy giữ nụ cười trên môi. Nụ cười không làm nghèo người cho đi nó mà lại làm giàu có cho người đươc nhận lấy nó.
Hãy biết lắng nghe người khác nói và khuyến khích họ nói về chính họ. Hãy đặt những câu hỏi mà họ thích thú trả lời.
Hãy thành thật làm cho họ thấy rằng: họ quan trọng.
- Kỹ năng lắng nghe hiệu quả
Trong giao tiếp, nhiều người chỉ thích nói mà không thích nghe! Đó có phải là một thói quen không? Đó là biểu hiện “hợm mình”. Người như vậy thường cho rằng mình là quan trọng, hiểu biết hơn người. Lại có người trong khi nghe người khác nói thường nói chen vào và cắt ngang câu chuyện của người khác. Có thể nói, những người như vậy là vô duyên nhất! Trong giao tiếp, kỹ năng nghe là rất cần thiết. Khi nghe người khác nói chuyện, bạn nên
tập trung chú ý lắng nghe, đó là biểu hiện sự tôn trọng và khuyến khích người nói. Bạn đừng vội nói về mình. Những tiếng: “Thật thế sao?”, “Thú vị nhỉ?” thật ra không có thông điệp quan trọng nhưng nhiều khi lại làm cho cuộc nói chuyện thêm rôm rả, làm cho người nói và người nghe trở nên gần gũi, thân thiện.
- Thấu hiểu tâm lý
Hàng ngày chúng ta phải chung sống, làm việc, giao lưu, hợp tác với rất nhiều người cùng những tính tình khác nhau của họ. Vậy làm thế nào để hiểu tâm lý người khác, để được yêu mến, để có cách ứng xử tốt hơn, có hiệu quả hơn trong cuộc sống và trong công việc?
Trước hết là tập hợp đầy đủ các thông tin cần thiết, đánh giá chính xác về con người. Những quyết định cảm tính không dựa trên các thông tin cần thiết sẽ khiến bạn lầm lẫn và lâm vào tình trạng khó khăn. Tuy nhiên, khả năng nắm bắt của bạn về con người có thể bị hạn chế bởi thời gian tiếp xúc giữa bạn với họ quá ngắn, không đủ thông tin để đánh giá. Lúc này, có khả năng phán đoán tâm lý để hiểu người khác là điều cần thiết.
Khả năng phán đoán tâm lý để hiểu người khác. Bạn sẽ phải học cách nghe bằng việc sử dụng đôi mắt, chứ không chỉ đôi tai. Nắm vững cách quan sát những biểu hiện nhỏ nhất ở đối phương. Đây là những phản ứng cảm xúc do tiềm thức hé lộ. Chúng chỉ kéo dài trong giây lát và cảm xúc thực của một người thường biểu lộ trong giao tiếp cơ thể. Vì tiềm thức kiểm soát các hoạt động bên trong, bao gồm nhịp đập tim, hơi thở và nét mặt, như một hệ thống điều khiển tự động. Sự điều khiển nội bộ này không thể nói dối, từ đó giải thích tại sao trong giao tiếp, các phản ứng cử chỉ tiềm thức luôn đáng tin cậy hơn lời nói vốn được xây dựng một cách có ý thức. Xem xét các dấu hiệu hoài nghi, xác định mức độ kháng cự cao hay thấp và khả năng nhượng bộ của đối phương sẽ như thế nào. “Ứng phó linh hoạt, bản lĩnh hơn người”. Thành công của bạn sẽ phụ thuộc vào khả năng thấu hiểu những mối quan tâm, đồng ý hay khước từ của đối phương. Phán đoán tâm lý để hiểu người khác sẽ giúp bạn có
cách ứng xử tốt hơn, thuyết phục hơn, có hiệu quả hơn trong cuộc sống và trong công việc.
- Nghi thức trong giao tiếp: Chào hỏi, bắt tay, đưa card
+ Chào hỏi: Trong giao tiếp, việc xưng hô, chào hỏi thể hiện tính lịch sự hay không lịch sự , tính đúng mực hay không đúng mực, có văn hóa hay thiếu văn hóa. Khi giao tiếp lần đầu khi đối tượng giao tiếp chưa hiểu về nhau thì chào hỏi được coi như bước đầu để giao tiếp, giữ đúng nguyên tắc nhập gia tùy tục. Trong chào hỏi cần chú ý: Nam chào nữ trước, người ít tuổi chào người nhiề tuổi hơn, khách chào chủ nhà trước, nhân viên chào thủ trưởng.
+ Bắt tay: Trong giao tiếp bắt tay là một thói quen có từ lâu, thường được sử dụng khi giới thiệu, làm quen, gặp mặt. Dù là cử chỉ hỗ trợ cho lời nói nhưng bắt tay cũng có nguyên tắc nhất định cần tuân theo:
• Người đưa tay trước thường là chủ nhân, phụ nữ, người lớn tuổi, người có địa vị cao, cấp trên…
• Thời gian bắt tay không nên quá lâu nhưng cũng không nên quá ngắn. • Không bắt tay quá chặt nhưng cũng không nên hời hợt.
• Nếu mang găng tay nên bỏ găng tay trước khi bắt tay. • Khi bắt tay nên nhìn thẳng vào người đối thoại và chào hỏi.
• Khi đồng thời có nhiều người thì không nên đưa tay cùng một lúc
+ Giới thiệu: Một xu hướng phổ biến trong giao tiếp là các đối tượng luôn luôn được rộng mở và làm quen. Với một đối tượng mới do người thư ba giới thiệu đôi khi chúng ta cũng phải tự giới thiệu. Khi giới thiệu môt ai đó trước hết phải biết hai bên có muốn làm quen với nhau không? Nên phân biệt trước sau như thế nào?
Khi tự giới thiệu phải quan sát xem đối tượng có quan tâm đến mình không? Giới thiều về mình: Họ tên, nghề nghiệp, sở thích chung chung…bày tỏ quan điểm muốn làm quen và gợi ý cho họ tự giới thiệu về mình. Khi giới thiệu cần chú ý những điểm sau:
Giới thiệu người ít tuổi với người cao tuổi, Người địa vị thấp với người có địa vị cao; Người nam với người nữ; Một cô gái với một người đàn bà..
+ Trao danh thiếp: Danh thiếp vừa thể hiện phong cách giao tiếp lịch sự, vừa có giá trị chứng nhận tư cách chủ nhân. Mặt khác danh thiếp vừa giúp con người đỡ vất vả vì phải nhớ tên, chức vụ, địa chỉ…Khi có nhu cầu trao đổi công việc là khi cần đến những thông tin trên danh thiếp. Thông thường danh thiếp được trao trực tiếp dù là giao tiếp chính thức hay không chính thức
- Giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp diễn ra thường xuyên trong cuộc sống hàng ngày cũng như trong kinh doanh, là hình thức giao tiếp tiện lợi nhanh chóng, vượt không gian và thời gian. Trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại có kỹ năng tiếp nhận điện thoại gọi đến và kỹ năng gọi điện thoại đi.
+ Kỹ năng tiếp nhận điện thoại gọi đến: Người gọi sẽ rất bực mình nếu gọi điện thoại đến phải chờ lâu mới có người nghe máy. Nghệ thuật nghe không chỉ đơn giản là việc im lặng lắng nghe. Người ở đầu dây bên kia không nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Họ chỉ cảm thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc thảo luận, như: “vâng, tôi đang nghe” hoặc đơn giản là những câu ậm ừ cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối, người kia sẽ nghĩ họ đang độc thoại. Dù không nói chuyện trực tiếp nhưng giọng nói sẽ giúp bạn thể hiện hình ảnh của mình một cách khá sinh động. Hãy tươi cười, nụ cười dù không được nhìn thấy vẫn giúp giọng nói tươi vui hơn. Hãy thể hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bạn. Đừng nói quá to, cũng đừng thì thầm khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại. Cũng đừng gào vào máy vì người ta sẽ nghĩ bạn đang quát vào tai người ta. Hãy trả lời thẳng vào vấn đề. Cuối buổi nói chuyện hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi đẻ xem hai người đã thống nhất hoặc chưa thống nhất với nhau điều gì để có thể đưa ra cách giải quyết thích hợp.
+ Kỹ năng gọi điện thoại đi: Để cuộc nói chuyện có hiệu quả, ta nên chọn thời điểm gọi cho thích hợp, đó là thời điểm mà người nghe không bận bịu, tâm trạng dễ chịu. Thời điểm cần tránh gọi điện đó là vào giờ ăn cơm, nghỉ trưa, trước giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về, giờ có phim hay, có đá
bóng hay. Khi bạn gọi điện đến thì câu đầu tiên là chào hỏi, tự xưng danh và xin lỗi nếu không hẹn trước. Đi thẳng vào vấn đề cần nói và nói rõ ràng, ngắn gọn, nhẹ nhàng. Khi kết thúc câu chuyện nên để cho khách hàng gác máy trước.