Quy trình tín dụng là bảng tổng hợp mô tả công việc của CTTC từ khi tiếp nhận hồ sơ vay vốn của một khách hàng cho đến khi quyết định cho vay, giải ngân, thu nợ và thanh lý hợp đồng tín dụng.
Việc xác lập một quy trình tín dụng và không ngừng hoàn thiện nó có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với một CTTC.
Về mặt hiệu quả, một quy trình tín dụng hợp lý sẽ giúp cho CTTC nâng cao chất lượng tín dụng và giảm thiểu RRTD.
Về mặt quản lý, quy trình tín dụng có tác dụng:
Làm cơ sở cho việc phân định quyền, trách nhiệm cho các bộ phận trong hoạt động tín dụng.
Làm cơ sở để thiết lập các hồ sơ, thủ tục vay vốn.
Hoàn thiện một quy trình tín dụng là biện pháp mang tính chất lâu dài đòi hỏi sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và nhân viên của CTTC.
Hiện tại, Công ty tài chính chưa xây dựng một quy trình tín dụng cụ thể. Việc cho vay dựa trên một quy trình chung chung, vì vậy việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm định hồ sơ, quyết định cho vay, kiểm tra sau cho vay và thu hồi vốn vay còn nhiều lỏng lẻo, chưa theo một quy trình thống nhất. Để quy trình này chặt chẽ và đạt được hiệu quả cần phải thực hiện các công việc sau:
Bước này do CBTD thực hiện ngay sau khi tiếp xúc khách hàng. Một bộ hồ sơ vay vốn cần phải thu thập các thông tin về năng lực pháp lý, năng lực hành vi dân sự của khách hang, khả năng sử dụng vốn vay, khả năng hoàn trả nợ vay (vốn vay + lãi) …các thông tin này có được chủ yếu từ khách hàng cung cấp.
Nguồn thông tin do khách hàng cung cấp có thể không khách quan, nhất là trong trường hợp khách hàng cố ý làm sai nên để tránh gặp những rủi ro thông tin, Công ty cần có sự kết hợp giữa thông tin khách hàng cung cấp và thông tin thu thập được từ các nguồn khác (từ cơ quan thuế, trung tâm thông tin tín dụng của Ngân hàng nhà nước (CIC), phỏng vấn trực tiếp khách hàng vay và một số đối tượng liên quan…) để nắm bắt tính xác thực của thông tin.
Một rủi ro khác có thể xảy ra trong giai đoạn này là sự chủ quan hoặc cố ý đưa ra nhận định chủ quan của cán bộ tín dụng trong việc nhận xét về các khía cạnh của khách hàng từ thông tin thu thập được. Để hạn chế tình trạng này, cần xây dựng một hệ thống chấm điểm xếp loại tín dụng doanh nghiệp và cá nhân với nhiều thang điểm, nhiều chỉ tiêu để có sở cho vay khách quan.
Giai đoạn Phân tích tín dụng
Phân tích tín dụng là xác định khả năng hiện tại và tương lại của khách hàng trong việc sử dụng vốn vay + hoàn trả nợ vay.
Mục tiêu:
- Tìm kiếm những tình huống có thể xảy ra dẫn đến rủi ro cho TCTD, dự đoán khả năng khắc phục những rủi ro đó, dự kiến những biện pháp giảm thiểu rủi ro và hạn chế tổn thất cho TCTD.
- Phân tích tính chân thật của những thông tin đã thu thập được từ phía khách hàng trong bước 1, từ đó nhận xét thái độ, thiện chí của khách hàng làm cơ sở cho việc ra quyết định cho vay.
Thẩm định tín dụng chính xác góp phần rất lớn vào hiệu quả cho vay và hạn chế RRTD.
Trong nội dung thẩm định, ngoài thẩm định tư cách, năng lực pháp lý, quản lý sản xuất, quản lý điều hành, uy tín của khách hàng, cán bộ tín dụng cần quan tâm đến một số nhân tố khác về kinh tế, chính trị, xã hội. Đặc biệt cần quan tâm đến tính xác thực phần vốn tự của khách hàng tham gia vào phương án kinh doanh. Vì đây là vấn đề quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện phương án, vốn tự có tham gia vào phương án càng lớn thì doanh nghiệp càng có tinh thần trách nhiệm hơn, nhờ đó hiệu quả vốn tín dụng càng được nâng cao.
Một khía cạnh rất quan trọng khác trong việc thẩm định cho vay, đó là cán bộ tín dụng phải nắm rõ nguồn trả nợ, hay nói cách khác là mức sinh lời của phương án vay vốn và các nguồn thu khác mà khách hàng cam kết trả nợ cho Công ty khi nguồn trả nợ từ phương án có vấn đề. Hiện các khoản cho vay của Công ty chủ yếu là cho vay tín chấp, hoặc cầm cố bằng lô hàng, cầm cố, thế chấp tài sản hình thành từ vốn vay. Do đó, Công ty cần tăng cường tài sản đảm bảo cho các khoản vay để hạn chế tổn thất khi rủi ro xảy ra.
Giai đoạn ra quyết định tín dụng
Trong khâu này, CTTC sẽ ra quyết định đồng ý hoặc từ chối cho vay đối với một hồ sơ vay vốn của khách hàng. Đây là công việc cực kỳ quan trọng. Nó không chỉ ảnh hưởng đến tiến trình hoạt động của khách hàng, mà còn ảnh hưởng đến cả uy tín của CTTC. Trong giai đoạn này CTTC có thể gặp hai loại sai lầm. Thứ nhất, quyết định cho vay nhưng sau đó khách hàng không trả được nợ, trường hợp này sẽ làm giảm lợi nhuận, có thể mất vốn và giảm uy tín. Thứ hai, quyết định không chấp thuận cho vay khách hàng tốt. Trường hợp này CTTC sẽ mất cơ hội tăng thu nhập và mở rộng thị phần.
Để ra quyết định cho vay đúng đắn, người ra quyết định cho vay (Tổng giám đốc, hội đồng quản trị đối với món vay vượt 10% vốn điều lệ) ngoài căn cứ vào kết quả thẩm định của giai đoạn trước cần phải dựa vào thông tin cập nhật từ thị trường, các cơ quan có liên quan, chính sách tín dụng của TCTD, những qui định hoạt động tín dụng của nhà nước…để có cái nhìn hệ thống và rủi ro có thể xảy ra trong một bối cảnh cụ thể trước khi quyết định. Cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi quyết định cho
vay, nếu kiểm tra sơ sài và quyết định theo đề nghị của cán bộ tín dụng hiệu quả phòng ngừa rủi ro sẽ không cao.
Giai đoạn kiểm tra sử dụng vốn sau khi cho vay
Mục tiêu của giai đoạn này là kiểm tra việc thực hiện các điều khoản đã cam kết theo hợp đồng tín dụng, bao gồm: khách hàng có sử dụng vốn đúng mục đích không, theo dõi thực hiện các điều khoản cụ thể đã thỏa thuận trong hợp đồng để kịp thời phát hiện những sai phạm để có những xử lý kịp thời, kiểm soát mức độ rủi ro tín dụng phát sinh trong quá trình sử dụng vốn tín dụng.
Giai đoạn này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phòng ngừa rủi ro và giảm thiểu rủi ro trước khi nó xảy ra, gây hậu quả nặng nề với phần vốn vay. Tuy nhiên, hiện nay công tác kiểm tra sau cho vay ở CTTC vẫn còn thực hiện một cách hình thức mang tính chất đối phó nên hiệu quả chưa cao. Để nâng cao hiệu kiểm tra sau cho vay, cần thực hiện tốt các công việc sau đây:
- Phân tích báo cáo tài chính theo định kỳ: định kỳ yêu cầu khách hàng gửi báo cáo tài chính để phân tích. Qua phân tích tình hình tài chính của khách hàng có thể thấy được những thay đổi đáng chú ý trong khả năng trả nợ của khách hàng. Nội dung phân tích cũng tương tự khi xét cho vay ở giai đoạn thẩm định tín dụng. Kết quả phân tích có thể cho thấy những dấu hiệu lmaf khả năng hoàn trả bị giảm sút hoặc vi phạm hợp đồng. Tùy vào mức độ CBTD có thể trực tiếp hoặc thông qua các cấp quản trị để đề ra biện pháp ngăn ngừa.
- Thường xuyên kiểm tra thực tế hoạt động kinh doanh của khách hàng. Khi viếng thăm khách hàng trong thời gian vay vốn chúng ta sẽ thu được những thông tin bổ ích như sự duy trì ý muốn trả nợ, thực trạng tổ chức sản xuất kinh doanh, thực trạng dự trữ tồn kho, dòng thu dòng chi, tình hình tài sản đảm bảo… có thể tiến hành kiểm tra theo định kỳ hay khi có thông tin về khách hàng gây bất lợi cho CTTC.
- So sánh thực tế với dự kiến ban đầu như: tình hình các yếu tố đầu vào, thị trường tiêu thụ, tình hình cơ sở vật chất…
- Kiểm tra đảm bảo tiền vay: cần tăng cường việc kiểm tra tài sản đảm bảo, kiểm tra việc sử dụng tài sản hợp lý đúng như cam kết trong hợp đồng. Cần kết hợp kiểm tra trực tiếp tài sản với các báo cáo thường kỳ của khách hàng về tình trạng của tài sản để có cái nhìn chân thực về tài sản thế chấp. Trong trường hợp tài sản bị rủi ro như cháy, sạt lở, giá thị trường biến động mạnh, CTTC cần phải kịp thời điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp với điều kiện mới. Tùy thuộc vào loại tài sản mà Công ty cần qui định cụ thể điều kiện bảo quản, định kỳ kiểm tra… để đảm bảo an toàn cho CTTC.
- Ngoài việc kiểm tra trực tiếp khách hàng cần giám sát khách hàng qua những thông tin khác: như Công ty phân tích những thông tin từ cơ quan thuế, phương tiện thông tin đại chúng, …
- Ngoài ra cần quan tâm đến những thay đổi trong hoạt động kinh doanh, bộ máy quản lý (khách hàng doanh nghiệp), tình trạng gia đình, nguồn thu nhập (khách hàng cá nhân). Đánh giá ảnh hưởng của các yếu tố này đến khả năng trả nợ…
Việc kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay cần phải được thực hiện một cách nghiêm túc và thường xuyên có như vậy cán bộ tín dụng mới thấy được hiệu quả vay vốn cũng như sự thay đổi môi trường kinh doanh của khach hàng. Khi thấy có dấu hiệu bất thường cần báo cáo ngay cho lãnh đạo để có hướng giải quyết kịp thời và thích hợp.