II, Về hệ thống kiểm soỏt nội bộ:
Kết luận kiểm toỏn
2.2.3.2. Khỏi quỏt về quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh Tiền lương và nhõn viờn do Cụng ty kiểm toỏn HVAC thực hiện
2.2.3.1 Giai đoạn 1: .Chuẩn bị kiểm toỏn
Phõn cụng cụng việc:
Để tiến hành kiểm toỏn chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn hay bất kỡ một chu trỡnh nào khỏc thỡ cũng cần phải phõn cụng nhiệm vụ về người sẽ thực hiện cỏc bước cụng việc. Thụng thường thỡ tại HVAC thỡ phu phụ thuộc vào quy mụ và tớnh chất của cuộc kiểm toỏn mà phõn cụng số lượng kiểm toỏn viờn và trợ lớ kiểm toỏn viờn thực hiện, thưũng thường là từ 4 đến 7 người, trong đú, việc kiểm toỏn chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn sẽ do 1 kiểm toỏn viờn thực hiện.
Thu thập cỏc thụng tin về khỏch hàng:
Theo chuẩn mực kiểm toỏn số 230, "Hồ sơ kiểm toỏn là những thụng tin cơ sở, cú ý nghĩa quan trọng và thưũng được lưu trữ trong tài liệu kiểm toỏn dựng làm tư liệu cho cỏc cuộc kiểm toỏn tiếp theo". Như vậy đối với việc kiểm toỏn một khỏch hàng cũ thỡ cỏc kiểm toỏn viờn cú thể xem xột về hồ sơ kiểm toỏn năm trước và hồ sơ kiểm toỏn chung để cú những thụng tin cơ sở về khỏch hàng phục vụ cho cụng tỏc kiểm toỏn sắp thực hiện.
HVAC lưu giữ hồ sơ kiểm toỏn thường xuyờn đối với mỗi khỏch hàng. Hồ sơ này bao gồm cỏc bản sao của cỏc tài liệu như : sơ đồ tổ chức bộ mỏy, điều lệ cụng ty, chớnh sỏch tài chớnh, kế toỏn của cụng ty khỏch hàng…
Trong bước cụng việc này thỡ kiểm toỏn viờn thực hiện xem xột lại về ngành nghề kinh doanh của khỏch hàng, về lĩnh vực mà khỏch hàng hoạt động, cơ cấu tổ chức sản xuất cũng như những đặc điểm tổ chức khỏc. Đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn thỡ kiểm toỏn viờn sẽ tỡm hiểu những thụng tin về cỏch thức trả lương, phõn cụng lao động, cơ cấu tổ chức sản xuất ( chia tổ lao đụng trong phõn xưởng, quản lớ theo mụ hỡnh tập trung hay phõn tỏn, hỗn hợp…)
Khụng chỉ vậy, kiểm toỏn viờn cũn cú thể nắm được những thụng tin
như cỏc cuộc họp của đại hội đồng cổ đụng, của Ban giỏm đốc để thấy được những thay đổi trong những chớnh sỏch lương hay cỏch thức trả tiền lương. Ngoài ra xem xột cỏc hợp đồng hay kớ kết quan trọng cú thể dẫn tới những biến động quan trọng trong việc sử dụng lao động dẫn tới sự biến động về chi phớ tiền lương trong thời gian sau khi cuộc kiểm toỏn năm trước kết thỳc.
Tỡm hiểu về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng và hệ thống kế toỏn :
Theo Liờn đoàn kế toỏn Quốc tế (IPAC), hệ thống kiểm soỏt nội bộ là một hệ thống chớnh sỏch và thủ tục nhằm bốn mục tiờu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của cỏc thụng tin, bảo đảm việc thực hiện của cỏc chế độ phỏp lý, và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Nếu khỏch hàng cú một hệ thống kiờm rsoỏtkiểm soỏt nội bộ cú hiệu quả thỡ sẽ ngăn ngừa và hạn chế được rủi ro trong hoạt động và ngược lại, điều này sẽ quyết định số lượng bằng chứng kiểm toỏn mà kiểm toỏn viờn cần phải thu thập.
Thụng thường, tại HVAC thỡ Kiểm toỏn viờn sử dụng bảng cõu hỏi để
thuận lợi trong việc đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ . Đối với cụng việc kiểm toỏn chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn viờn thỡ Kiểm toỏn viờn sử dụng cỏc thủ tục kiểm toỏn cơ bản như sau đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn như sau:
Cỏc quyết định và hợp đồng lao động cú đuợc phờ chuẩn hay khụng?
Cụng tỏc tuyển dung dụnglao động và quản lớ lao động lao động do bộ phận nào thực hiện?
Xem xột về cụng tỏc lập và lưu trữ cỏc dữ liệu về nhõn viờn trong hồ sơ nhõn sự
Tớnh độc lập của người theo dừi thời gian lao động
Vai trũ và trỏch nhiệm của trưỏng bộ phận phờ duyệt bảng chấm cụng
Việc phờ duyệt mức lương cơ bản và cỏc khoản trợ cấp
Xem xột cỏch thức chấm cụng và cỏch tớnh cụng làm thờm giờ Cũn đối với cỏc khỏch hàng cũ thỡ Kiểm toỏn viờn cú thể đỏnh giỏ thụng qua hồ sơ kiểm toỏn năm trước và ý kiến của kiểm toỏn viờn tiền nhiệm đồng thời phỏng vấn nhõn viờn cụng ty khỏch hàng để thấy được những thay đổi về hệ thống kiểm soỏt nội bộ đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn trong thời gian sau khi kết thỳc cuộc kiểm toỏn trước.
Riờng đối với hệ thống kế toỏn đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn của cụng ty khỏch hàng cần chỳ ý tới cỏc nội dung như sau:
Cỏch thức tớnh lương bao gồm hỡnh thức trả lương ỏp dụng cho cỏc bộ phận ( trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm hay theo lương khoỏn…)
Cỏch thức tớnh cỏc khoản trớch theo lương thực hiện như thế nào? Xỏc đinhđịnh mức trọng yếu và rủi ro
Xỏc định mức trọng yếu
Trọng yếu là khỏi niệm về quy mụ (hay tầm cỡ) và bản chất của cỏc sai phạm( kể cả bỏ sút) của cỏc thụng tin tài chớnh hoặc là đơn lẻ, hoặc là từng nhúm mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vào cỏc thụng tin này để xột đoỏn thỡ khụng đỳng hoặc đưa ra những quyết định sai lầm.
Ước lượng mức trọng yếu là cụng việc quan trọng để từ đú KTV xỏc định được con số mà cú thể nhận định rằng ở mức đú cỏc Bỏo cỏo cú thể sai lệch nhưng chưa ảnh hưởng đến cỏc quyết định của người sử dụng thụng tin tài chớnh.
Tại HVAC, việc xỏc định mức trọng yếu phụ thuộc vào kinh nghiệm của KTV Và thụng thường căn cứ vào quy mụ và số lượng sai phạm cú thể xảy ra. Đối với mỗi khỏch hàng khỏc nhau thỡ việc ước lượng mức trọng yếu cũng khỏc nhau. Cỏc KTV tớnh mức trọng yếu chung cho cả Bỏo cỏo tài chớnh. Trờn cơ sở đú phõn bổ theo phương phỏp hệ số để phõn bổ mức trọng yếu cho cỏc khoản mục tiền lương.
Xỏc định mức rủi ro
Theo định nghĩa trong chuẩn mực Kiểm toỏn Việt Nam số 400, "Rủi ro kiểm toỏn là rủi ro mà Cụng ty kiểm toỏn và Kiểm toỏn viờn đưa ra ý kiến nhận xột khụng thớch hợp khi bỏo cỏo tài chớnh đó được kiểm toỏn cũn cú những sai sút trọng yếu"
Việc đỏnh giỏ và xỏc định mức rủi ro sẽ giỳp kiểm toỏn viờn cú thể ước đoỏn được số bằng chứng kiểm toỏn thu thập. Riờng đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn thỡ mức độ rủi ro cú thể xem xột qua loại hỡnh kinh doanh của cỏc khỏch hàng, nếu doanh nghiệp khỏch hàng hoạt động
trong cỏc lĩnh vực như xõy lắp, cỏc cụng ty xõy dựng…thỡ mức độ rủi ro đối với chu trỡnh này cao hơn vỡ vấn đề sử dụng lao động trong cỏc cụng ty nay này rất phức tạp, cụng nhõn hoạt động theo mựa vụ, số lượng nhõn sự khụng ổn định, rất khú xỏc minh; Hoặc đối với những khỏch hàng cú mụ hỡnh sản xuất lớn chia làm nhiều phõn xưởng, tổ, đội thỡ cụng tỏc tớnh lương cũng rất phức tạp nờn mức độ rủi ro đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn thường cao hơn.
Thiết lập chương trỡnh kiểm toỏn chi tiết
Chương tỡnh kiểm toỏn chi tiết là những dự kiến chi tiết về cụng việc kiểm toỏn cần thực hiện, thời gian hoàn thành và sự phõn cụng lao động giữa cỏc kiểm toỏn viờn cũng như dự kiến về những tư liệu, thụng tin liờn quan cần sử dụng về thu thập.
Ở HVAC, trong quỏ trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn thỡ Kiểm toỏn viờn thưũng thiết lập một chương trỡnh kiểm toỏn cho chu trỡnh này như ở bảng 2.1hư sau:
CễNG TY TNHH KIỂM TOÁN HÙNG VƯƠNG