chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn
Hạch toỏn là một cụng việc quan trọng đối với tất cả cỏc chu trỡnh của đơn vị. Riờng đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn thỡ việc hạch toỏn sẽ đảm bảo phản ỏnh chớnh xỏc số lượng và chất lượng lao động, của sản phẩm và khối lượng cụng việc hoàn thành của từng người, từng bộ phận cũng như là căn cứ để tớnh lương, tớnh thưởng và kiểm tra sự phự hợp tiền lương phải trả so với số lao động trờn thực tế, tớnh toỏn, xỏc định năng suất lao động, kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp.
Tài khoản:
Hệ thống tài khoản chủ yếu sử dụng đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn bao gồm:
Tài khoản sử dụng để hạch toỏn tổng hợp tiền lương, tiền thưởng về tỡnh hỡnh thanh toỏn đối với người lao động
• Tài khoản 3382: “ Kinh phớ cụng đoàn” • Tài khoản 3383: “ Bảo hiểm y tế” • Tài khoản 3384: “ Bảo hiểm xó hội”
Chứng từ
Đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn thỡ Cụng tỏc hạch toỏn thường bao gồm: hạch toỏn số lượng lao động, hạch toỏn sử dụng thời gian lao động và hạch toỏn kết quả lao động,
•Hạch toỏn số lượng lao động:
Chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyờn chuyển cụng tỏc, nõng bậc, thụi việc…như là hợp đồng, cỏc quyết định thuyờn chuyển, thụi việc…Cỏc chứng từ trờn đại bộ phận do phũng quản lớ nghiệp vụ lao động và tiền lương lập mỗi khi tuyển dụng, thụi việc, nõng bậc…
•Hạch toỏn sử dụng thời gian lao động
Hạch toỏn thời gian sử dụng lao động cú ý nghĩa rất lớn trong việc quản lớ lao động, kiểm tra việc chấp hành kỉ luật lao động, làm căn cứ tớnh lương, thưởng chớnh xỏc cho từng người lao động.
Chứng từ ban đầu và rất quan trọng để hạch toỏn thời gian lao động là “Bảng chấm cụng” ( Mẫu số 01a- LĐTL chế độ chứng từ kế toỏn). Bảng chấm cụng được sử dụng để ghi chộp thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động theo từng ngày. Bảng chấm cụng lập riờng cho từng bộ phận( tổ sản xuất, phũng ban…) và dựng trong vũng 1 thỏng ( tương ứng với kỡ tớnh lương). Tổ trưởng tổ sản xuất hay trưởng cỏc phũng ban là người trực tiếp thực hiện ghi vào bảng chấm cụng. Bảng chấm cụng là căn cứ để tớnh lương và tớnh thưởng cho từng lao động và để tổng hợp thời gian lao động.
Để hạch toỏn kết quả lao động trong doanh nghiệp, kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ ban đầu khỏc nhau tuỳ thuộc vào loại hỡnh và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Chứng từ ban đầu được sử dụng phổ biến để hạch toỏn kết quả lao động là “Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành”.( Mẫu số 05- LĐTL chế độ chứng từ kế toỏn), “hợp đồng giao khoỏn” (Mẫu số 08- LĐTL chế độ chứng từ kế toỏn)…
Phiếu xỏc nhận sản phẩm hay cụng việc hoàn thành là chứng từ xỏc nhận số sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành của từng đơn vị hoặc cỏ nhõn người lao động. Phiếu này do người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. Phiếu được chuyển cho phũng kế toỏn để tớnh lương và tớnh thưởng( hỡnh thức trả lương theo sản phẩm)
Trong trường hợp giao khoỏn cụng việc thỡ chứng từ ban đầu là “Hợp đồng giao khoỏn”. Hợp đồng này là bản kớ kết giữa người giao khoỏn và người nhận khoỏn về khối lượng cụng việc, thời gian làm việc, trỏch nhiệm và quyền lợi mỗi bờn khi thực hiện cụng việc đú. Chứng từ này là cơ sở để thanh toỏn tiền cụng lao động của người nhận khoỏn.
Sổ sỏch
Đơn vị sử dụng “Sổ danh sỏch lao động” để theo dừi về số lượng cụng nhõn viờn của đơn vị mỡnh. Sổ danh sỏch lao động khụng chỉ lập chung cho toàn bộ doanh nghiệp mà cũn lập riờng cho từng bộ phận, phũng ban để nắm chắc về số lao động hiện cú của cỏc bộ phận trực thuộc cũng như của toàn doanh nghiệp.
Để hạch toỏn về cỏc nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong chu trỡnh thỡ kế toỏn thực hiện như sau:
Tuỳ thuộc vào mỗi hỡnh thức ghi sổ của mỗi đơn vị mà việc vào sổ cũng sẽ khỏc nhau. Tuy nhiờn việc hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản liờn quan đến chi phớ tiền lương thỡ được thực hiện thụng qua cỏc loại sổ sau:
- Sổ chi tiết chi phớ theo từng đối tượng ( Theo bộ phận hay theo từng mục sản phẩm )
- Sổ cỏi cỏc tài khoản 334, 3382, 3383, 3384, 622, 627, 641, 642 là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để theo dừi sự biến động của việc phỏt sinh chi phớ lương tương ứng với cỏc chi phớ khỏc.