Trong bất kỡ một doanh nghiệp nào thỡ chức năng kiểm tra kiểm soỏt cũng đúng vai trũ hết sức quan trọng trong quỏ trỡnh quản lớ và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soỏt nội bộ của doanh nghiệp.
Theo liờn đoàn Kế toỏn Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soỏt nội bộ là một hệ thống chớnh sỏch và thủ tục nhằm đảm bảo bốn mục tiờu: Bảo vệ tài sản của đơn vị; Đảm bảo độ tin cậy của cỏc thụng tin; Bảo đảm việc thực hiện cỏc chế độ phỏp lớ; Và bảo đảm hiệu quả hoạt động.
Đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn thỡ cỏc loại hỡnh kiểm soỏt nội bộ sẽ được thiết lập để thực hiện cỏc chức năng của chu trỡnh.
- Nghiệp vụ phờ chuẩn: Để phũng nhõn sự tuyển đỳng người, đỳng việc thỡ Ban quản lớ cần đưa ra cỏc tiờu thức tuyển dụng lao động rừ ràng, cụ thể và thớch hợp, phự hợp với tỡnh hỡnh và điều kiện của đơn vị. Nếu khụng thỡ chỉ chọn được những ngưũi kộm năng lực, lóng phớ khi sử dụng nguồn lực đồng thời cụng ty phải tăng chi phớ đào tạo, phải tốn những chi phớ khụng đỏng cú hoặc cũng cú thể bị phạt do nhõn viờn của mỡnh kộm năng lực dẫn đến vi phạm phỏp luật hay bản thõn cụng ty vi phạm hợp đồng với người lao đụng do phải đào thải cụng nhõn.
Ngoài ra, Cụng ty cũng cần cú chớnh sỏch tuyển dụng rất cụ thể và
hiệu quả vỡ nú quyết định nhõn tố con người trong sự phỏt triển của đơn vị. Cỏc chớnh sỏch này phải cụ thể hoỏ bằng văn bản và cần duy trỡ một hệ thống sổ nhõn sự để cập nhật mọi thụng tin về nhõn sự trong cụng ty.
Mặt khỏc, Ban giỏm đốc cũng cần phải phỏng vấn và theo dừi, đụn đốc
những người tham gia quỏ trinh tuyển dụng hay cụng tỏc nhõn sự. Tất cả mọi khoản lương, thưởng, khấu trừ… phải được Ban giỏm đốc phờ chuẩn nhằm trỏnh tỡnh trạng sẽ phỏt sinh những khoản chi phớ khụng hợp lớ.
Bờn cạnh đú, thỡ Ban quản lớ cũng nờn sử dụng và duy trỡ một danh
cụng ty sử dụng như căn cứ vào bậc thợ, số năm kinh nghiệm và bằng cấp…
- Ghi sổ kế toỏn về tiền lương: Việc ghi sổ sẽ giỳp theo dừi từng nghiệp vụ phỏt sinh một cỏch hiệu quả nhất. Nhưng sai phạm dễ gặp là cỏc khoản nghiệp vụ cú thể bị bỏ sút một cỏch vụ tỡnh hay cố ý hoặc cú thể hạch toỏn sai khi ghi sổ.
Để kiểm soỏt việc ghi chộp sai thỡ Ban quản lớ thực hiện sử dụng một sơ đồ hạch toỏn và cỏc thủ tục phõn bổ chi phớ nhõn cụng. Đồng thời cũng cần phải phõn bổ một cỏch hợp lớ cỏc bảng tớnh lương, bảng tổng hợp tiền lương, sổ nhật kớ tiền lương và sổ cỏi.
-Thực chi: Để trỏnh những khoản chi khụng cú thật mà vẫn được ghi vào sổ thỡ Ban quản lớ phai kiểm soỏt một cỏch chặt chẽ bằng cỏch theo dừi cỏc phiếu chi lương phải là những phiếu chi cho cỏc cụng việc đó thật sự hoàn thành trờn thực tế. Ban quản lớ kiểm soỏt cỏc cỏc khoản chi lương mà chưa được phờ duyệt bằng cỏch yờu cầu tất cả cỏc bờn liờn quan phải kớ vào cỏc phiếu chi bất thương hay những phiếu chi cú số lượng tiền lớn.
- Tiếp cận hệ thống sổ sỏch:
Nhằm cú thế kiểm soỏt cỏc khoản chi khụng đỳng chỗ và những chi phớ nhõn cụng khụng được thụng qua thỡ Ban quản lớ cần đưa ra cỏc chớnh sỏch hạn chế tiếp cận hệ thống sổ sỏch nhõn sự và kế toỏn tiền lương ở một số người cú thẩm quyền.
-Phõn chia trỏch nhiệm: Để đảm bảo một cỏch thoả đỏng về việc phõn chia tỏch bạch cỏc trỏch nhiệm thỡ bộ phận nhõn sự cần phải tỏch khỏi trỏch nhiệm tớnh toỏn lương, thưởng, lập bảng lương, thưởng và chi lương, chi thưởng hay giỏm sỏt thời gian lao động hoặc dịch vụ hoàn thành. Nếu khụng thỡ dễ xảy ra sự múc nối, thụng đồng làm thiệt hại chi phớ của doanh nghiệp.