Khi sử dụng vật tư tại cụng trường xõy dựng, sẽ xảy ra trường hợp mà một số vật tư đó sử dụng nhưng bước triển khai tiếp theo chưa được xỏc định. Trong trường hợp đú, vật tư phải được bàn giao quay trở lại kho lưu giữ. Sau đú phõn
loại vật tư thành “Vật tư đó qua sử dụng” hầu như là sẽ được sử dụng lại, và “Vật tư để thanh lý” khụng được sử dụng nữa.
i. Trong cụng trỡnh xõy dựng được vật tư từ bờn ngoài, sử dụng bỏo cỏo kế hoạch vật tư của theo hồ sơ thiết kế và v.v., và
ii. Quản lý trực tiếp tại cụng trường qua sử dụng tài liệu cỏc vật tư sử dụng, việc tiếp nhận vật tư đú phải được xỏc nhận và sau đú phải được đăng ký với hệ thống quản lý vật liệu.
(3) Hệ thống quản lý vật tư
Khi quản lý vật tư, bắt buộc phải tuõn theo những bước dưới đõy. a) Kiểm kờ hàng hoỏ
“Kiểm kờ” là việc xỏc nhận tỡnh hỡnh kiểm kờ chớnh xỏc về vật tư tại một thời điểm nhất định bằng cỏch xem xột bảng cõn đối (khối lượng và giỏ trị) và khối lượng thực tế lưu kho, nhằm mục đớch duy trỡ sự chớnh xỏc của việc kiểm kờ và đưa giỏ trị chớnh xỏc trong bản kiểm kờ vào cỏc bỏo cỏo tài chớnh. Trong trường hợp này, thiệt hại về vật tư thực tế, chất lượng giảm sỳt, sự thiếu hụt và dụi ra về số lượng phải được kiểm tra và xỏc nhận.
Người cú trỏch nhiệm lưu giữ vật liệu thực hiện việc kiểm kờ thực tế ớt nhất mỗi thỏng một lần.
Việc kiểm kờ bao gồm kiểm kờ từng phần và kiểm kờ toàn bộ.
Việc khối lượng dụi ra và thiếu hụt hay những bất thường khỏc xuất hiện trong kiểm kờ hàng hoỏ, phải thực hiện cỏc bước xỏc minh để duy trỡ sự thống nhất giữa sổ sỏch và việc kiểm kờ thực.
Về phần vật tư đó phõn bổ, để quản lý vật tue này cần kiểm tra cỏc hoỏ đơn và cỏc bản kờ thanh toỏn, cỏc hoỏ đơn và tỡnh trạng hàng hoỏ khi kiểm kờ cần phải xỏc nhận để phục vụ cụng tỏc thanh toỏn sau này.
b) Thay đổi kho lưu trữ vật tư
“Thay đổi kho lưu trữ vật tư” cần cú cỏc thủ tục thực hiện thay đổi kho lưu trữ vật tư, trong trường hợp này cần cú xỏc nhận từ trung tõm kho lưu trữ tới cỏc cỏc kho dự trữ địa phương hay việc chuyển giữa cỏc kho dự trữ địa phương.. c) Cỏc vật tư bổ sung
Cỏc vật tư bổ sung là cỏc vật tư mới mua vẫn chưa được sử dụng trong cụng ty và vẫn cũn lưu trữ bổ sung, thậm chớ được chuyển sang sử dụng với mục đớch khỏc. Chỳng phải được văn phũng chớnh chấp thuận. Cỏc vật tư này sẽ được chuyển thành vật tư chờ thanh lý.
d) Vật tư chờ thanh lý
“Vật tư chờ thanh lý” là cỏc vật tư được bỏn ra ngoài cụng ty. Chỳng khụng cần thiết sử dụng trong hoạt động của doanh nghiệp, về nguyờn tắc được thanh lý bởi cỏc phũng vật tư của văn phũng địa phương và .v.v. Trong trường hợp đặc biệt, vẫn cú việc “bỏn vật tư tại hiện trường” và “bỏn vật tư theo hợp đồng xõy lắp”.
Bỏn vật tư tại hiện trường: Cỏc vật tư mà người quản lý hiện trường cú thể bỏn đi là cỏc vật tư cú tiờu chuẩn, và phạm vi quyết định cú thể bản vật tư của ngưũi quản lý hiện trường : Tài chớnh < 20.000 Yờn hoặc < 20 Tấn/1lần bỏn.
Bỏn vật tư theo hợp đồng xõy lắp: Khi thực hiện hợp đồng xõy lắp, Văn phũng chớnh/địa phương và cỏc nhà thầu phải thổng nhất qui trỡnh bỏn hàng tại hiện trường xõy lắp phải được bự giỏ bởi giỏ cụng trỡnh. Trong trường hợp bự giỏ, yờu cầu thanh toỏn phải được kốm hoỏ hơn như căn cứ phỏp lý. e) Điều chỉnh vật tư khụng sử dụng
Cỏc vật tư được xem như cỏc vật tư đó phõn bổ mà được sử dụng thớch hợp trong năm hiện tại và sẽ khụng được sử dụng, bởi vỡ việc thay đổi kế hoạch xõy lắp hay hàng hoỏ sẽ vẫn khụng được sử dụng trong thời gian chuyển tiếp hoặc kết thỳc năm tài khoỏ, cần phải thay đổi trạng thỏi phõn loại vật tư lưu kho sau khi thực hiện thủ tục “điều chỉnh vật tư khụng sử dụng”.
14. Tổ chức hội đồng giỏm sỏt cho cụng ty đường sắt (gồm cả Tập đoàn Đường sắt Nhật bản-JR Group)