Cần cú một nguồn tài chớnh, kế hoạch giải ngõn, chi phớ cỏc hạng mục thiết bị, thuế phự hợp để đầu tư cú hiệu quả vào việc mua sắm mỏy múc, thiết bị và sửa chữa trong khuụn khổ thớch hợp.
Trong quỏ trỡnh giải ngõn, cú rất nhiều cỏc thủ tục như tiền mặt, tiền đặt cọc, cỏc văn bản ghi nhớ... Cơ chế quản lý thớch hợp, chịu trỏch nhiệm, sử dụng và tuõn thủ theo cỏc qui định.
Chỳng tụi muốn giới thiệu thủ tục về chi phớ và phớ tổn của cụng việc quản lý
(1) Phỏc thảo về quản lý tài chớnh.
“Lợi nhuận thực”, “ Trỏch nhiệm xó hội” “Quyền lợi và trỏch nhiệm của ngưũi lao động” là mục tiờu của hoạt đụng kinh doanh. Lợi nhuõn doanh nghiệp đạt được trong quỏ trỡnh hoạt động doanh nghiệp và “ Nộp thuế” như là một nghĩa vụ và trỏch nhiệm của doanh nghiệp mà cũn là “ quyền lợi và trỏch nhiệm” của ngưũi lao động. Lưu ý rằng, lợi nhuận là phần rất quan trọng, là mục tiờu của doanh nghiệp.
Lợi nhuận đựoc biểu thị bằng cụng thức sau:
Lợi nhuận=Lợi tức ( Thu nhập)-Giỏ và chi phớ .
Thụng thường, Lợi nhuận của doanh nghiệp được định hàng năm và để đạt được mục đớch, thỡ doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ ngõn sỏch dành cho cỏc chi phớ..
Ở Nhật bản, giỏ và chi phớ thiết bị và cỏc hoạt động của doanh nghiệp thực hiện từ nguồn ngõn sỏch ‘Ngõn quĩ lợi nhuận và thua lỗ”. Ngõn quĩ trờn trờn được quản lý như sau
Chi phớ và phớ tổn cần thiết khi thay ray, tà vẹt và đỏ ballast. Chi phớ và phớ tổn đũi hỏi khi duy tu bảo dưỡng đường.
Chi phớ và phớ tổn yờu cầu khi cần sửa chữa mỏy múc, thiết bị bảo dưỡng đường. Chi phớ và phớ tổn bảo dưỡng cho cầu và hầm.
Chi phớ và phớ tổn cho việc sơn và sơn lại cầu...
(2) Hạn mức ngõn sỏch
1) Hạn mức ngõn sỏch
Hạn mức ngõn sỏch của JR khỏc nhiều so với ngõn sỏch kế hoạch của cỏc Cụng ty, đó được thụng qua kế hoạch hoạt đụng cho mụt năm và khụng phụ thuộc vào giới hạn định mức của ngõn sỏch.. Khụng cú sự quản lý về mặt ngõn sỏch của Chớnh phủ, JR chịu trỏch nhiệmh như một cụng ty Tư nhõn, trỏch nhiệm nặng nề hơn khụng chịu sự chi phối của Ngõn sỏch nhà nước.
Ngõn sỏch năm là kế hoạch tài chớnh cho một giai đoạn cụ thể (1 năm) với mục đớch phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp trong năm. Kế hoạch kinh doanh của JR là 1/4 năm nay-31/3 năm sau.
(3) Cỏc hạng mục về tài chớnh
1) Tài khoản
Tài khoản là một hạng mục được sử dụng để ghi lại quỏ trỡnh thu chi của doanh nghiệp trong khi hoạt động kinh doanh. Trờn thế giới chỳng là cụng cụ để phõn tớch và ghi lại những hoạt đụng “ Lợi tức thu được”, “ Loại chi phớ dó chi tiờu, hoạt động nào sử dụng chi phớ đú”...
2) Thanh toỏn
Xõy dựng hệ thống tài liệu, hoỏ đơn thanh toỏn trong quỏ trỡnh xõy dựng cỏc Phụ lục, điều khoản thanh toỏn, chuơng, mục hồ sơ kốm theo.
Mục đớch hoỏ đơn.
Phõn loại tài chớnh: Xỏc nhận cỏc khoản tài chớnh đó thực hiện, chi phớ cho cỏc hoạt động của doanh nghiệp, chi phớ bao nhiờu cho mục A , cho mục B....
Chuẩn bị cỏc thủ tục chi tiờu bằng sộc, xỏc nhận nguồn ngõn sỏch lói và lỗ, thời điểm hoà vốn xủa doanh nghiệp, chi phớ, lợi tức cảy Cụng ty
3) Vớ dụ về tài khoản.
Cụng việc sửa chũa (Điều khoản) Chớ phớ
hoạt động cụng ty ĐS
(Điều mục) Chi phớ duy tu bảo dưỡng
(Mục) Thuờ nhà thầu ngoài sửa chữa đường
Cụng việc xõy dựng (Điều khoản)
Bỏo cỏo xõy dựng
(Điều mục) Thay thế cỏc thiết bị hư hỏng
( Mục) Hạng mục cụng việc thuờ nhà thầu ngoài 4) Hệ thống tài khoản
(4) Ngõn sỏch dành cho thiết bị.
Chi phớ và phớ tổn phải trảcho cỏc thiết bị là chi phớ cần thiết cho sự bảo trỡ cũng như cải tiến cỏc phương tiện trờn.
Theo thủ tục thanh toỏn, những thiết bị và cấu trỳc đường thườnh được duy tu bảo dưỡng. Việc phõn loại đểquản lý như sau:
Là những tài sản cố định mà giỏ trị giảm bớt theo thời gian sử dụng goi là “ Khấu hao tài sản” phõn biệt với tài sản khụng “khụng khấu hao” như đất, rừng phũng hộ đường sắt, bất động sản, Nhà thuờ cú hợp đồng...
Sự khấu hao sẽ được tớnh vào chi phớ của doanh nghiệp theo cỏc năm nhằm cõn đối lợi nhuận tài chớnh hàng năm. Chi phớ khấu hao tài sản cố định được chia đều cho hàng năm cho tới khi hết khấu hao thỡ khụng cần chia cho cỏc năm.
2) Tài sản lưu động
Những tài sản cố đinh mà cú thể bảo trỡ hặc thay thế số lượng bằng nhau theo cỏc kỳ hàng năm. Hạng mục điển hỡnh của loại nàylà: Ray, Tà vẹt, Ghi...Tài sản thay đổi thuộc phạm vi tài sản khấu hao và được đưa vào thủ tục khấu hao hàng năm.
3) Chi phớ sửa chữa và mua sắm trang thiết bị
Chi phớ liờn quan đến tài sản cố định là chi phớ sửa chữa và chi phớ mua sắm trang thiết bị mới
Chi phớ sửa chữa: Chi phớ để duy tu bảo dưỡng trang thỏi của tài sản cố định hoặc khụi phục vờ trạng thỏi ban đầu.
Chi phớ mua sắm trang thiết bị: Tổng số tiền kộo dài trong quỏ trỡnh sử dụng tài sản cố định hoặc tăng thờm giỏ trị tài sản cố định bằng biờn phỏp cải tạo hoặc sửa chữa.
4) Ngõn sỏch
a) Lợi nhuận và thua lỗ
Ngõn sỏch để thực hiện cỏc hoạt động của doanh nghiệp sao cho cú hiệu quả nhất trong năm tài chớnh của doanh nghiệp.. được phõn loại là chi phớ nhõn sự và chi phớ sửa chữa.
Tỉ lệ chi phớ sửa chữa ở JRE (H. 15 kết quả)
Hạng mục Tổng số tiền Tỉ lệ (%)
Tỉ lệ chung Tỉ lệ sửa chữa
Chi phớ sửa chữa
Chi phớ duy tu bảo dưỡng đường
1004 18 49
Chi phớ duy tu điện 539 10 27
Chi phớ duy tu xe 325 6 16
Cỏc chi phớ sửa chữa khỏc 168 3 8 Dụng cụ 2037 36 100 Chi phớ điện 450 8 Chi phớ vận hành 3148 56 Tổng cộng 5636 100
chi phớ. Trong thành phần chi phớ cho việc sửa chữa, sửa chữa cỏc phương tiện đang sử dụng chiếm 49%.
Trong trường hợp cú kế hoạch bảo dưỡng toàn bộ cỏc thiết bị phục vụ cho an toàn trong quỏ trỡnh chạy tầu. Cần so sỏnh phương ỏn thay mới toàn bộ hay chỉ thay lẻ tẻ phụ thuộc vào thiết bị đó hết hạn/thiết bị cú khuyết tật nhưng khuyết tậ phỏt triển nhanh (Chi tiết xem hỡnh ...).
Phõn chia chi phớ trong duy tu bảo dưỡng.
b) Ngõn sỏch xõy dựng
Cụng ty phải luụn thực hiện qua trỡnh đầu tư cỏc thiết bị đỏp ứng cỏc yờu cầu của sự phỏt triển. Ngõn sỏch đầu tư mau sắm cỏc thiột bị goi là: “Ngõn sỏch xõy dựng”.
Quyết định đầu tư thiết bị
Đầu tư thiết bị cụng nghệ là việc đầu tư quan trọng cú ảnh hường đến hiện tại và tương lai của Cụng ty. Do đú, người chịu trỏch nhiệm cao nhất Chủ tịch HĐQT sẽ là người cú quyền quyờt định cú đầu tư hay khụng
Mục đớch đầu tư
Mục đớch đầu tư nhằm duy trỡ cỏc hoạt động của doanh nghiệp và phỏt triển cụng ty, cú thể là mua mới hoặc cải tiến. Khi sự đầu tư được thực hiện, lợi ớch của việc đầu tư sẽ mang lại lợi nhuận trong tương lai.Tiền sử dụng đầu tư khụng làm ảnh hưởng đền tài chớnh năm. Khi sự đầu tư thực hiện xong. Khấu hao tài sản sẽ được tớnh trong nhiều năm, khấu hao này sẽ được phõn biệt với “Lợi nhuận và thua lỗ” trong năm tài chớnh.
Việc thực hiện đầu tư ảnh hưởng của tỡnh trạng lợi nhuận của năm tài chớnh, ảnh hưởng trực tiếp dến thuế và những người nắm giữ thị phần.
Mục đớch chi phớ mua sắm trang thiết bị
Việc mua sắm trang thiết bị khụng đỳng thời điểm cú thể đưa cụng ty đến chỗ phỏ sản. Vỡ lẽ đú cần cú kế hoạch nghiện cứu xem nhu cầu đầu tư là việc làm cần thiết, cần xem xột cỏc yếu tố: Thời gian đầu tư, ảnh hưởng kinh tế..
(5) Ngõn sỏch thực hiện
1) Nguyờn lý chung tớnh toỏn Lơi nhuận và thua lỗ
Trong ngõn quĩ lợi nhuận và thua lỗ bao gồm: chi phớ nhõn cụng, chi phớ sửa chữa, chi phớ vận hành.
a) Hỡnh thức ngõn sỏch Ngõn sỏch thực hiện Ngõn sỏch tiờu chuẩn
Kế hoạch dự kiến phõn bổ ngõn sỏch b) Kế hoạch ngõn sỏch sửa chữa
Kế hoạch ngõn sỏch bao gụm cỏc yờu tố như bảng dưới.
Theo kế hoạch này cỏc chi nhỏnh cụng ty luụn sẵn sàng cú kế hoạch tài chớnh năm.
Kế hoạch tài chớnh cho chi phớ sửa chữa (Giỏ tiờu chuẩn của cơ quan)
(6) Thanh toỏn tài chớnh